برنامج إدارة سير عمل المشروع: ما هو؟ ما الأداة المناسبة لك؟
نشرت: 2019-11-27مع نمو عملك ، يصبح إنجاز المهام مرهقًا وصعبًا. تصبح جزءًا من الإحصائيات التي اكتشفها معهد إدارة المشاريع في دراسته لعام 2018: في المتوسط ، أكثر من ثلث المشاريع لا تحقق أهدافها - كما كانت في عام 2012.

المصدر: معهد إدارة المشاريع
وكما يوضح معهد إدارة المشاريع ، فأنت ، مثل أصحاب الأعمال والمديرين في كل مكان ، تدركون أنه عندما تفشل المشاريع ، فإن الأرباح كذلك ، لأن المنظمات أقل احتمالية لتحقيق الأهداف الإستراتيجية.
في دراستها لعام 2017 ، تحدثت شركة PMI مع Barry O'Reilly ، المؤلف المشارك لكتابLean Enterprise: How High Performance Organization Innovate at Scale، وقال: "تقوم الشركات الناجحة باستمرار بتجربة ما يصلح وما لا يصلح. يركزون على تلبية احتياجات العملاء من خلال توضيح الأهداف وتقصير حلقات التعليقات وقياس التقدم بناءً على النتائج بدلاً من المخرجات ".

المصدر: معهد إدارة المشاريع
من الرسم البياني أعلاه ، يمكننا أن نرى أن المؤسسات التي لديها 80٪ أو أكثر من المشاريع المنجزة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ، والتي تلبي أيضًا الأهداف الأصلية ونية العمل ستشهد نضجًا كبيرًا لتحقيق الفوائد. يشير PMI أيضًا في دراستهم لعام 2017 إلى أن "37٪ من المشاريع تفشل بسبب عدم وجود أهداف واضحة ، كما أكد ذلك قادة الأعمال."
قالت شركة IBM (International Business Machines Corporation) نفسها ، "لدى IBM ثلاثة أهداف رئيسية واضحة للمشاريع - الجدول الزمني والميزانية والجودة. فقط 40٪ من المشاريع تحقق هذه الأهداف الرئيسية ".
لذلك ، مثل أي شخص آخر ، قررت دمج الحلول التكنولوجية في عملياتك ، على أمل تنمية عملك بشكل أكثر كفاءة. ولكنك تكتشف بعد ذلك أنه ليس من السهل اختيار الأدوات المناسبة كما كنت تعتقد.
أعني ، ليس هناك نقص في الحلول المتاحة لمساعدتك في إنجاز المهام. اعتمادًا على حجم عملك والعمودي ، قد يكون لديك العشرات (إن لم يكن المئات) من الحلول والخدمات البرمجية للاختيار من بينها.
ولكن ما هي المعايير التي يجب أن تأخذها في الاعتبار ، وكيف من المفترض أن تجد الحلول الأكثر دقة لأهداف وعمليات عملك المحدد؟
إدارة المشروع مقابل إدارة سير العمل
أفادت PMChat بأن "استخدام برامج PM المتاحة تجاريًا يزيد من الأداء والرضا" ، ومع ذلك ، فإن "44٪ من مديري المشاريع لا يستخدمون أي برامج."
إذا كان الأمر كذلك ، فقد يكون الوصول إلى سوق الأدوات المتاحة أمرًا مربكًا. لذا قبل أن نتحدث عن الأدوات والحلول البرمجية ، دعنا نوضح الفرق بين إدارة المشروع وإدارة سير العمل ، لمساعدتك على فهم ما تبحث عنه.
على الرغم من أن المفهومين مرتبطان ، إلا أنهما ليسا متشابهين .كما توحي الأسماء ، أحدهما لإدارة المشاريع ، والآخر يتعلق بإدارة العمليات والعمليات - أو لنقلها بشكل مختلف ، سير العمل.
ومن الغريب أن شركة PWC وجدت أن "برامج إدارة المشاريع الرقمية تزيد من الأداء ووجدت أن 77٪ من المشاريع عالية الأداء تستخدم برامج إدارة المشاريع ، ومع ذلك تم اكتشاف أن 44٪ من مديري المشاريع لا يؤمنون باستخدام البرامج لإدارة المشاريع." علاوة على ذلك ، وجدت مجموعة Access أن 66٪ من مديري المشاريع لاحظوا أن القرار الرئيسي في الاستثمار في البرمجيات يعود إلى المؤسسة. مع هذه الرسائل المختلطة ، يعد اختيار برنامج إدارة المشروع المناسب أمرًا بالغ الأهمية ، ليس فقط لإنهاء مشروعك ولكن أيضًا لإقناع أولئك الذين يستخدمون برنامج إدارة المشروع بأنه يعمل بالفعل. العثور على الأداة الصحيحة هو الفرق بين النجاح والفشل. بعد كل شيء ، "مقابل كل مليار دولار يتم استثمارها في الولايات المتحدة ، تم إهدار 122 مليون دولار بسبب نقص أداء المشروع ،" كما يقول PMI.org. سنقولها مرة أخرى ، سيساعد برنامج إدارة المشروع المناسب عملك على إنهاء أهدافه فقط.
إدارة موظفيك وأعمالك مع Connecteam
Connecteam هو أفضل برنامج لإدارة المشاريع لمساعدة عملك على إنهاء أهدافه. يمكنك بسهولة إدارة المشاريع وتحسين العمليات التنظيمية الجارية أثناء التنقل.
ما هي ادارة المشاريع؟
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع ، فإن إدارة المشروع هي " تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع. "
هل تريد أن ترى ما هو اليوم الذي يبدو عليه في حياة مدير مشروع البناء؟ تحقق من هذا الفيديو القديم ولكن الجيد:
كما ترى في الفيديو ، فإن المشاريع هي عمليات فردية وفريدة من نوعها وعابرة ومحدودة بالوقت والنطاق . لذلك ، غالبًا ما يتم إنشاء أدوات إدارة المشروع للعمل الذي يحتوي على خط بداية وخط نهاية. هدفهم هو مساعدتك في التخطيط وإدارة الصورة الكبيرة لكل مسعى.
هذا هو المكان الذي تختلف فيه عن أدوات إدارة سير العمل.
ما هي إدارة سير العمل؟
تركز إدارة سير العمل على التفاصيل الصغيرة التي تحول الصورة الكبيرة إلى واقع. وفقًا لـ TaskTrakz ، " سير العمل هو ... [أ] سلسلة من المراحل بالإضافة إلى كيفية التنقل بين المراحل ."
تساعدك الأدوات المتخصصة في هذا على إدارة مهام الموظفين الفردية وأعباء العمل ، وإنشاء عمليات أعمال محددة جيدًا تصبح إجراءات روتينية .
الهدف هنا هو إنشاء وأتمتة العمليات المتكررة ، والتي تقوم بتعديلها وتحسينها بمرور الوقت لزيادة الإنتاجية ، وبالتالي زيادة النمو.
يمكنك استخدام هذه الأدوات لإدارة المشاريع بشكل أفضل ولتحسين العمليات التنظيمية الجارية.
تبدو معقدة ...
هنا تصور رائع لإدارة سير العمل. من بين أمور أخرى ، سترى كيف يمكن لممارسي الرعاية الصحية الذين يجمعون مدفوعات 60٪ فقط من فواتيرهم - بسبب التعقيد والبيروقراطية في الصناعة - أن يحصلوا أخيرًا على أموال مقابل كل العمل الذي يقومون به عندما يقومون أخيرًا بتحسين أعمالهم وأتمتتها. العمليات.
الجانب الحرج يفتقر إلى معظم أدوات إدارة المشاريع وإدارة سير العمل
ومن المثير للاهتمام ، أنه على الرغم من أنه لا يمكنك إحياء الصورة الكبيرة لإدارة المشروع بدون التفاصيل الصغيرة التي تتيح لك إدارة سير العمل تحسينها ، فإن إدارة سير العمل في وضع غير مؤات في السوق .
إنه لأمر سيء بما يكفي أن تجد طريقة أكثر منهجيات وأدوات لإدارة المشاريع ، في حين أن حلول إدارة سير العمل غالبًا لا تقدم لك أكثر من قوائم مرجعية مجيدة.
ولكن الأمر المحبط حقًا هو أنه ، كما هو الحال في إدارة المشاريع ، تفتقر معظم أدوات إدارة سير العمل إلى خيارات التعاون والتواصل. تعتمد العديد من الأدوات بشكل كبير على الحلول الخارجية ، مثل البريد الإلكتروني ، للتنسيق والتواصل.
نتيجة لذلك ، ستجد نفسك غالبًا تدير فريقًا حيث يستخدم أشخاص مختلفون أدوات مختلفة للعمل في نفس المسعى . على سبيل المثال ، يستخدم بعض الأشخاص مُحرر مستندات Google لتسهيل التعاون ، بينما لا يزال البعض الآخر متمسكًا ببرنامج Microsoft Word الجيد.
لا عجب أن 62٪ من الشركات تعتقد أن فهم مقدار الوقت والمال الذي يكلفها المشروع هو التحدي الأول لإدارة المشروع.

للتغلب على هذا ، أنت بحاجة إلى نهج شامل للمشاريع وعمليات تشغيل الأعمال. أدخل إدارة سير عمل المشروع.
إدارة سير عمل المشروع: الجمع بين أفضل ما في العالمين من أجل حل شامل
إدارة سير عمل المشروع هي نهج أكثر من كونها فئة برمجية. من خلال تطبيق منهجيات إدارة المشروع على إدارة سير العمل (والعكس صحيح) ، يمكنك الحصول على أفضل ما في العالمين مع أقل عدد ممكن من الأنظمة المعنية.
وهذا بالطبع يعني إنتاجية أعلى ونمو أسرع وأرباح أكبر.
وفقًا لـ Dan Epstein ، الذي يتمتع بخبرة تزيد عن 25 عامًا في الصناعة ، فإن أحد الأسباب التي تجعل إدارة سير عمل المشروع فعالة للغاية هو أنها تخلق إدارة خالية من الأخطاء . شاهد البرنامج التعليمي على الويب بالكامل حول الموضوع هنا:
كيفية اختيار أفضل أداة لإدارة سير عمل المشروع من أجلك
لحسن الحظ ، هناك منتجات برمجية تتيح لك تحسين كل من إدارة المشروع وإدارة سير العمل ، مع الحفاظ على المرونة والتنوع ، بطريقة فعالة من حيث التكلفة.
تتيح لك هذه الأدوات التواصل مع الفرق بغض النظر عن مكان تواجد الجميع ، وتعيين المهام والمهام الفرعية ذهابًا وإيابًا ، والتعاون مع أعضاء الفريق بشكل أسرع وأكثر فعالية. وهذا بدوره يترجم إلى توفير في التكاليف وزيادة نمو الأعمال.
ما يحتاج كل برنامج إدارة سير عمل مشروع عظيم إلى تقديمه
تمنحك معظم أدوات إدارة سير العمل مجموعة من قوائم المراجعة المتكررة ، ولكن هذا لا يكفي لكي يُعتبر منتج البرنامج حقًا أداة لإدارة سير عمل المشروع.
بدلاً من ذلك ، تحتاج الأداة إلى توفير منظور أكثر شمولية والقدرة على توضيح كيفية عمل المهام معًا كجزء من خارطة طريق المشروع ، مع أهداف واعتراضات ومهام محددة. يجب أن يكون البرنامج قادرًا على توفير المساءلة على مستوى الموظف الفردي وتقديم هذه الأفكار بطريقة سهلة الفهم. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون الأداة قادرة على توفير حل شامل لتعاون الفريق في مشروع معين وعبر المشاريع أيضًا.
5 اعتبارات مهمة أخرى لضمان اختيار أداة دقيقة لإدارة سير عمل المشروع لعملك
- احتياجاتك. حددها أولاً ، ثم اختر البرنامج الذي يساعدك على تحقيق أولوياتك القصوى.
- ميزانيتك. اختر منتجًا يتناسب مع تدفقاتك النقدية ومقدار الوقت الذي ستوفره.
- كم من الوقت تستغرق؟ ما مدى سهولة أو تعقيد ذلك؟
- سهولة الاستعمال. اسمح لفريقك بتجربته أثناء الإصدار التجريبي المجاني للتأكد من أنه مناسب تمامًا.
- الموثوقية والخبرة. تعرف على الأشخاص الآخرين الذين يخدمون في مجالك المحدد. اقرأ الشهادات ودراسات الحالة من زملائك.
أدوات إدارة سير عمل المشروع المفضلة لدينا: مقارنة
لتسهيل الحصول على الإنتاجية ، قررنا القيام بكل الرفع الثقيل وتزويدك بمقارنة بين أدوات إدارة سير عمل المشروع المفضلة لدينا.
التسعير
مدة التجربة المجانية
تطبيق
الموثوقية والخبرة

74-149 دولارًا في الشهر. أكثر للمؤسسات ، أقل للشركات الناشئة في مراحلها الأولى. خصم 20٪ على المشتريات السنوية.
30 يوما

يقدم قاعدة معرفية رائعة (تتضمن مقاطع فيديو) لتبدأ.
تشمل قصص النجاح LinkedIn و Siemens و OkCupid.
29 دولارًا - 49 دولارًا شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا ، بالإضافة إلى أنه يمكنك إضافة المزيد من المستخدمين وهناك خطة Enterprise. Connecteam مثالي للموظفين الذين ليس لديهم مكاتب.
14 يومًا ، بالإضافة إلى خطة مجانية إلى الأبد لما يصل إلى 10 مستخدمين
جلسات فردية على متن الطائرة ، ومركز المساعدة ، والبرامج التعليمية المضمنة ، ومشاركات المدونات.
تشمل قصص النجاح Sodastream و FOX Group و Centennial Sweeping و Canada Restoration و SodexoMAGIC و

33-111 دولارًا شهريًا للإصدار السحابي. أكثر إذا كان لديك أكثر من 100 مستخدم. خصومات الشراء السنوية المتاحة. إصدارات الخادم: 559-2،239 دولارًا لمرة واحدة. أكثر إذا كان أكثر من 100 مستخدم.
14 يوما
تتضمن قاعدة المعرفة ثروة من الأدلة.
تشمل قصص النجاح Gita Technologies و World Innovation Technologies و Lear Corporation.

احسب سعرك عن طريق اختيار عدد أعضاء الفريق والضيوف ومديري المشاريع وأولئك الذين لديهم تصريح وصول كامل ، بالإضافة إلى طول الاشتراك. تبدأ الخصومات باشتراك لمدة 3 أشهر.
14 يوما
تقدم قاعدة المعرفة أدلة المستخدم والبرامج التعليمية (بما في ذلك دروس الفيديو).
تشمل قائمة العملاء CLH و Repsol و Loewe و Elavon.

التسعير
74-149 دولارًا في الشهر. أكثر للمؤسسات ، أقل للشركات الناشئة في مراحلها الأولى. خصم 20٪ على المشتريات السنوية.
مدة التجربة المجانية
30 يوما
تطبيق
يقدم قاعدة معرفية رائعة (تتضمن مقاطع فيديو) لتبدأ.
الموثوقية والخبرة
تشمل قصص النجاح LinkedIn و Siemens و OkCupid.
التسعير
29 دولارًا - 49 دولارًا شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا ، بالإضافة إلى أنه يمكنك إضافة المزيد من المستخدمين وهناك خطة Enterprise. Connecteam مثالي للموظفين الذين ليس لديهم مكاتب.
مدة التجربة المجانية
14 يومًا ، بالإضافة إلى خطة مجانية إلى الأبد لما يصل إلى 10 مستخدمين
تطبيق
جلسات فردية على متن الطائرة ، ومركز المساعدة ، والبرامج التعليمية المضمنة ، ومشاركات المدونات.
الموثوقية والخبرة
تشمل قصص النجاح Sodastream و FOX Group و Centennial Sweeping و Canada Restoration و SodexoMAGIC و

التسعير
33-111 دولارًا شهريًا للإصدار السحابي. أكثر إذا كان لديك أكثر من 100 مستخدم. خصومات الشراء السنوية المتاحة. إصدارات الخادم: 559-2،239 دولارًا لمرة واحدة. أكثر إذا كان أكثر من 100 مستخدم.
مدة التجربة المجانية
14 يوما
تطبيق
تتضمن قاعدة المعرفة ثروة من الأدلة.
الموثوقية والخبرة
تشمل قصص النجاح Gita Technologies و World Innovation Technologies و Lear Corporation.

التسعير
احسب سعرك عن طريق اختيار عدد أعضاء الفريق والضيوف ومديري المشاريع وأولئك الذين لديهم تصريح وصول كامل ، بالإضافة إلى طول الاشتراك. تبدأ الخصومات باشتراك لمدة 3 أشهر.
مدة التجربة المجانية
14 يوما
تطبيق
تقدم قاعدة المعرفة أدلة المستخدم والبرامج التعليمية (بما في ذلك دروس الفيديو).
الموثوقية والخبرة
تشمل قائمة العملاء CLH و Repsol و Loewe و Elavon.
هل أنت مستعد لتنمية عملك بكفاءة؟
استخدم الإرشادات التي وضعناها هنا اليوم وأنت تحلل كيف يمكن لكل منتج من منتجات إدارة سير عمل المشروع أن يخدم عملك وفريقك. إذا لم تكن متأكدًا ، ففكر في تجربة أكثر من واحد منهم.
بعد ذلك ، تحدث إلى فريقك واحصل على ملاحظاتهم حول ما هو الأفضل لإنتاجيتهم وتعاونهم.
نفِّذ الأدوات ، وعيِّن العمليات ، واختبرها وحسِّنها كما تذهب. قبل مضي وقت طويل ، سيصل فريقك إلى مستويات جديدة من الكفاءة ، وسوف ينمو عملك أكثر من أي وقت مضى.
Connecteam: تطبيق واحد لإدارة موظفيك وأعمالك
Connecteam هي أداتك لإدارة مشاركة الموظفين وتطويرهم وعلاقاتهم. يمكنك تبسيط الاتصال ، ومنح موظفيك منصة لسماع صوتهم ، وتعزيز المشاركة ، وتقوية ثقافة الشركة ، ومواءمة الموظفين مع سياسات الشركة ، وتبسيط العمليات اليومية ، وبناء المهارات المهنية وغير ذلك الكثير.