أمر الشراء مقابل الفاتورة - ما هي الاختلافات؟

في معظم الحالات ، يكون إنشاء أمر شراء هو خطوتك الأولى لمعاملة تجارية. يُصدر المشتري أمر شراء ، والذي يسمح للبائع بتقديم خدمة أو منتج بسعر معين. بعد ذلك ، تعتبر الفاتورة الفاتورة ويتم تسليمها للبائع بمجرد اكتمال الخدمة أو المنتج أو تسليمه ، مع شروط دفع مناسبة مثل الاستحقاق عند الاستلام. كلا الوثيقتين ضروريان للإدارات المالية وأصحاب الأعمال الصغيرة. لذلك ، من الجيد التعرف على كلا الخيارين وسبب أهميتهما في مجال الحسابات الدائنة.

ما هو طلب الشراء؟

أمر الشراء أو أمر الشراء هو تأكيدك الرسمي للطلب. يتم إرسال المستند من قبل المشتري إلى البائع ، لإذن الشراء.

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة هي مستند يطلب دفع ثمن الشراء. يتم إرسال الفواتير إلى المشتري من البائع. ما هو الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟

يتمثل الاختلاف الأساسي بين أمر الشراء والفاتورة في كيفية استخدامهما. أنت بحاجة إلى تأكيد أنه تم تقديم الطلب من أمر الشراء. تساعد مستندات الفاتورة في طلب دفع قيمة الطلب. يقدم البائع الفواتير إلى المشتري ، ويتم إرسالها عند اكتمال الطلب ووفقًا لشروط الدفع.

أوجه التشابه بين أوامر الشراء والفواتير

على الرغم من اختلاف الوثائق ، إلا أن هناك بعض أوجه التشابه بينهما. بالطبع ، أمر شراء أي شيء هو عقد ملزم قانونًا ، مثله مثل الفاتورة. لذلك ، لديك اتفاق بين البائع والمشتري ، وهناك إجراءات معينة مطلوبة على النحو المحدد في هذه المستندات.

يتضمن كلا المستندين تفاصيل الطلب ذات الصلة ، بالإضافة إلى معلومات التسعير والبريد. تتكون الفاتورة من رقم الفاتورة ، بالإضافة إلى أي تعديلات للدفع (خصومات / اعتمادات) ، ومعلومات الاتصال بالمورد ، والمبلغ الإجمالي المستحق للبائع ، وجدول الدفع. يمكن أيضًا توفير رقم أمر الشراء (PO) كمرجع.

ما هو رقم طلب الشراء؟

رقم أمر الشراء محدد بوضوح في أمر الشراء وهو رقم فريد. يمكنك استخدامه مرة واحدة فقط لكل طلب ، لذلك يختلف رقم طلب الشراء هذا عن أي رقم آخر. تقوم بعض برامج المحاسبة بإنشاء رقم أمر الشراء تلقائيًا عند إعداد الأمر الجديد. يمكن للبائع والعميل الإشارة إلى هذا الرقم طوال عملية الشراء. ثم يستخدمها البائع لإرسال الفاتورة لاحقًا.

ما هي المعلومات التي يجب عليك تضمينها في طلب الشراء الخاص بك؟

على الرغم من اختلاف كل برنامج ، إلا أن معظم طلبات الشراء تحتوي على معلومات متشابهة. هذا يشمل:

• رقم طلب الشراء
• تاريخ اليوم
• كمية الخدمات أو البضائع
• وصف الخدمات أو البضائع
• معلومات الاتصال بالبائع (يشمل عنوان البريد الإلكتروني)
• الأسعار
• ملاحظات خاصة
• معلومات حول الضرائب

لماذا أوامر الشراء مهمة؟

أمر الشراء ضروري للأسباب التالية:

ملزم قانونا

إنها الاتفاقية الرسمية بين البائع والمشتري. بمعنى ما ، فهذا يعني أن كلا الشركتين (أو الشركة والفرد) تصرحان بهذا الشراء. مع أمر شراء السلع والخدمات ، قد لا تحتاج إلى عقد منفصل للمعاملة المعينة.

أسهل في التتبع

يفضل أصحاب الأعمال استخدام أمر الشراء كأداة طوال المعاملة. يمكنك بسهولة الرجوع إلى رقم أمر الشراء لتحديد مكان العنصر ومتى يجب أن يصل إلى موقع المشتري.

يبسط الفواتير

يمكن للبائع الإشارة بسرعة إلى رقم أمر الشراء على الفاتورة ، مما يوضح أن الخدمات أو المنتجات المقدمة تمت الموافقة عليها مسبقًا.

كيفية استخدام طلب الشراء

بصفتك صاحب عمل ، فإن الأمر متروك لك لاستخدام الأشياء التي تجعل من السهل عليك القيام بعملك. من المحتمل أن يحتوي موقع الويب الخاص بك على شروط وأحكام ، لذلك فمن المنطقي أن تستخدم الفواتير وأوامر الشراء. يوضح هذا ما يدين به المشتري وتاريخ استحقاق السداد ووقت التسليم أيضًا. عندما تقوم بإنشاء قالب لأمر شراء ، فإنه يوفر لك الكثير من الوقت.

عادةً ما يكون لدى الشركات قوالب ، لذلك من السهل إرسال أمر الشراء واستلامه. يحصل كلا الطرفين على البيانات التي يريدونها ويحتاجونها حتى يتمكنوا من التركيز على عمليات الشراء وتجميع المنتجات معًا لإرسالها.

عندما تتحدث إلى شخص ما حول توفير السلع أو الخدمات ، فمن المحتمل أن يكون لديك مكالمات ورسائل بريد إلكتروني مطولة. بمجرد أن يتفق كلاكما على كل شيء ، فأنت تريد وثيقة ملزمة قانونًا تسرد كل ذلك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في الحصول على كراسي مخصصة لعملك ، فسيعكس أمر الشراء جميع المعلومات. أنت تعرف متى سيتم توفير السلع أو الخدمات النهائية ، مما يسمح لك بطلب العناصر لاحقًا إذا لم يتم إرسالها في التاريخ المدرج في الطلب. توضح مستندات أمر الشراء أيضًا موعد استحقاق السداد وترتيبات الدفع الموجودة إن وجدت.

للتأكد من أن المستند قانوني ، يجب على كلا الطرفين التوقيع عليه. بهذه الطريقة ، تعرف متى يحين موعد السداد ، ومتى يجب توفير السلع أو الخدمات ، وكل ما تبقى.

كيفية استخدام الفاتورة

يعمل البائع على توفير المنتجات أو الخدمات ، والتي قد تستغرق أيامًا أو أسابيع. ومع ذلك ، فإن الدفع هو مصدر قلق كبير أيضًا. يحتاج العمل الذي يقدم العناصر أو الخدمات إلى الحصول على أموال مقابل ما فعلته بمجرد استلام العميل لها. لذلك ، يتم إنشاء فاتورة تسرد بعض نفس المعلومات. يمكنك إنشاء فاتورة جديدة في كل مرة ، ولكن قد يكون من المفيد إنشاء نموذج. بهذه الطريقة ، يمكنك طلب الدفع والحصول على نموذج يمكنك استخدامه. يجب أن يتضمن هذا رقم أمر الشراء ، بالإضافة إلى البيانات الأخرى ذات الصلة.

لماذا تستخدم الشركات أوامر الشراء

سواء كنت تدير شركة كبيرة بقسم مشتريات أو شركة صغيرة ، فقد ترغب في استخدام أمر شراء لعدة أسباب.

ضع توقعات واضحة

يسمح أمر الشراء للمشتري بشرح احتياجاته بالكامل للبائع. يمكنك استخدام المستند كمرجع لتحديد ما يجب القيام به والمدة التي لديك. أيضًا ، إذا لم يتم تسليم المنتج كما هو موضح في أمر الشراء ، فلديك دليل على أن الشركة لم تفعل ما ادعت.

إدارة الطلبات

سيكون لدى معظم الشركات طلبات متعددة لملءها مرة واحدة. من الصعب تحديد ما يرغب فيه العملاء إذا لم يكن لديك أمر شراء تعتمد عليه. عندما يتم إصدارها ، سيضمن النظام عبر الإنترنت أن المستند المرسل دقيق وينتقل إلى حساب البريد الإلكتروني الصحيح. تمنح أوامر الشراء فرق المشتريات والعمليات والتمويل الوثائق الرسمية لعمليات التسليم الواردة والمعلقة. وهذا يضمن أيضًا أنهم قادرون على إدارتها وتتبعها بشكل فعال.

لا مشاكل قانونية

إذا كنت لا تستخدم العقود الرسمية غالبًا ، فسيكون أمر الشراء بمثابة مستند ملزم قانونًا. ومع ذلك ، يصبح قانونيًا فقط بمجرد قبول البائع والمورد له.

مسارات المراجعة

يجب على المدققين البحث عن أي تباينات مالية. لذلك ، عند إصدار أوامر الشراء ومعالجتها وتسجيلها ، يكون لديك ما يلزم لتثبت للمراجعين أن حساباتك دقيقة. ويشمل ذلك المدفوعات التي تم سدادها وما تم الاتفاق عليه في ذلك التاريخ المحدد.

بالطبع ، الفوائد المذكورة أعلاه هي في المقام الأول للمشترين ، ولكن أمر الشراء ضروري للبائعين أيضًا. يمكنك استخدامها للمساعدة في معالجة الدفع وتلبية الطلبات. يمكن أن يحميك الحصول على مستند شراء من المشاكل القانونية ويساعدك على تتبع ما تفعله.

لماذا تستخدم الشركات الفواتير

الفاتورة وثيقة أساسية لأسباب عديدة. وتشمل هذه:

القدرة على تحصيل الأموال وإبراز إنفاق الشركة

في بعض الأحيان ، لا يحصل البائعون على أموال مقابل الخدمات أو البضائع حتى يتم إرسال الفاتورة إلى المشتري. بشكل عام ، لا تكفي المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني التي تطلب الدفع. تصف الفاتورة ما تحصل عليه مقابل المال الذي تنفقه. يمنح هذا القسم المالي الخاص بك مزيدًا من الشفافية فيما تشتريه الإدارات.

إدارة المدفوعات دون مشاكل قانونية

بالطبع ، أنت تدفع مقابل ما تحصل عليه ، لكن هذا لا يمكن أن يحدث إذا كنت لا تعرف المبلغ الذي يجب أن تدفعه أو لماذا تدفعه. لذلك ، تُستخدم الفاتورة لإظهار ما تم بيعه ، ومقدار الأموال التي تكلفتها ، وما إذا كان قد تم ترحيل أي دفعة بالفعل ، وما هي الرسوم المستحقة الحالية. بمعنى ما ، تساعد الشركة على تتبع كل شيء بشكل أفضل ، وهي أكثر رسمية من هذا القبيل.

كما هو الحال مع أمر الشراء ، تشبه الفواتير عقدًا قانونيًا. إنه يوضح أن الخدمة أو العنصر قد تم تقديمه ، بالإضافة إلى تكلفة ذلك ومتى يجب دفعه. هذا دليل على أن النشاط التجاري قد تم تحصيله مقابل شيء ما ويمكن استخدامه للاعتراض على مطالبات الدفع عند عدم إجراء أي شيء.

باختصار: أمر الشراء مقابل الفاتورة

عندما يتعلق الأمر بأوامر الشراء والفواتير ، فإن كلاهما ضروري لعملية الشراء. يجب أن تفهم أدوار كلتا الوثيقتين حتى تستخدمهما بشكل صحيح. بالطبع ، هناك اختلافات مختلفة بين الاثنين ، ولكن هناك أيضًا وجهًا أو اثنين من أوجه التشابه. تم تصميم هذه المستندات لحماية المشترين والبائعين الذين ليس لديهم دليل على أنه تم دفع ثمن شيء ما أو شراؤه. يمكن أن تتضمن كلتا الورقتين معلومات مماثلة ، مثل اسم المشتري والبائع ، بالإضافة إلى عناوين البريد الإلكتروني وأشياء أخرى.

أسئلة وأجوبة حول أمر الشراء وفاتورة الشراء وفاتورة المبيعات

ما هي فاتورة الشراء وفاتورة المبيعات؟

يتم إرسال أمر شراء من قبل المشتري إلى البائع ، للسماح بشراء سلع / خدمات محددة. فاتورة الشراء هي فاتورة تُستخدم مع أمر شراء ، يرسلها البائع إلى المشتري: تُستخدم للإشارة إلى المبلغ الذي يدين به المشتري للبائع. غالبًا ما تكون فواتير المبيعات مماثلة لفواتير الشراء ، ولكن يمكن تقديمها قبل تسليم جميع السلع والخدمات - من أجل مشاركة المعلومات مع المشتري.

من يصدر أمر الشراء؟

يصدر المشتري أمر الشراء للبائع.

من يصدر فاتورة الشراء؟

يتم إصدار فاتورة الشراء من البائع / البائع إلى المشتري / العميل.

هل فاتورة الشراء إيصال؟

الفاتورة ليست إيصالاً. يتم إصدار الفاتورة قبل السداد كطريقة لطلب تعويض عن سلع أو خدمات. يتم إصدار الإيصالات بعد الدفع كدليل على المعاملة.