كيف تطلب الدفع من عميلك دون أن تكون وقحًا

لسوء الحظ ، يتعين على المستقلين ورجال الأعمال المنفردين تعلم كيفية طلب الدفع دون الوقاحة لأن الفواتير غير المدفوعة شائعة في الصناعة. بغض النظر عن مدى جودة الخدمة التي تقدمها ، سيكون هناك دائمًا عميل يختبر صبرك.

فيما يلي دليل شامل حول كيفية طلب المدفوعات بشكل احترافي ، دون الوقاحة. سوف تكتشف بعض النصائح حول كيفية القيام بذلك قبل استحقاق الدفع وبعده. يمكنك أيضًا الوصول إلى البرامج النصية المفيدة للهاتف والبريد الإلكتروني.

إلى جانب طلب المدفوعات ، سوف تكتسب بعض الأفكار حول ما يجب القيام به في حالة رفض عميلك الدفع. أخيرًا ، سوف تكتشف كيف يمكنك تجنب أو على الأقل تقليل فرص العمل مع العملاء الذين لا يدفعون.

ما الوقح في طلب السداد المستحق؟

تأتي المدفوعات المتأخرة مع الكثير من الإحباطات. يؤثر على التدفق النقدي ويمكن أن يغير عمليات عملك بالكامل.

ومع ذلك ، يجب ألا تدع الإحباط يحصل على أفضل ما لديك عند طلب المدفوعات. أولاً ، تجنب استخدام الكلمات القاسية وغير المهنية. يعد الحفاظ على العلاقات المهنية مع العملاء أمرًا ضروريًا حتى عندما لا يدفعون في الوقت المحدد.

استخدام الكلمات القاسية والتهديدات والاتهامات لا يؤدي إلا إلى تنفير العميل.

وتذكر أن عميلك قد يواجه مشكلة مالية. لذا فإن آخر شيء تريده هو إفساد العلاقة مع عميل لا يمر إلا بانتكاسة مؤقتة.

هل تحتاج إلى مزيد من العملاء؟

احصل على المزيد من العمل المستقل مع كتابنا المجاني: 10 عملاء جدد في 30 يومًا . أدخل بريدك الإلكتروني أدناه وسيصبح كل شيء لك.

التحميل الان

ما يجب عليك فعله بدلاً من ذلك هو أن تظل مهذبًا. ونعم ، يمكنك أن تطلب مدفوعاتك بشكل مباشر ومتسق دون أن تكون وقحًا.

نصائح حول كيفية طلب الدفع دون الوقاحة

يفكر معظم المستقلين ورجال الأعمال المنفردين في القتال من أجل المدفوعات كجزء من الوظيفة. هذا هو مدى انتشار هذه المشكلة. إليك بعض النصائح حول كيفية طلب الدفعات بأدب:

تأكد من تسليم الفاتورة

قبل إرسال عدة رسائل بريد إلكتروني تطلب الدفع ، تأكد من أن العميل قد استلم فاتورتك. إذا كنت تمثل شركة صغيرة مع قسم حسابات ، فتحدث إلى موظفيك وتأكد من إرسال الفاتورة.

إذا كنت تعمل بالقطعة ، فراجع سجلاتك. ضع في اعتبارك الاستثمار في تطبيق أو برنامج فاتورة لضمان إرسال فواتيرك دائمًا في الوقت المحدد.

أرسل طلب دفع

بمجرد أن تؤكد أن العميل قد استلم فاتورتك ، فقد حان الوقت لطلب الدفع. تفضل معظم الشركات رسائل البريد الإلكتروني لأنها أكثر احترافًا.

إذا بدأت نشاطًا تجاريًا عبر الإنترنت وكانت وسائط الاتصال الوحيدة لديك هي البريد الإلكتروني والهاتف ، فالتزم بالقنوات نفسها. من ناحية أخرى ، إذا كنت تتواصل أيضًا مع عملائك من خلال رسائل SMS ، فلا ضرر من طلب الدفع عبر الرسائل القصيرة. فقط تأكد من أنك تحتفظ بسجل للرسائل.

أيًا كانت القناة التي تختارها ، تأكد من أن تظل مهذبًا طوال رسالتك. وهنا بعض الأشياء أن نأخذ في الاعتبار:

كن ودود

يجب أن تكون نبرة رسالتك ودية ومهنية. يجب أيضًا أن تذكر للعميل أنك تتطلع إلى القيام بمزيد من المشاريع معًا.

تكون مباشرة

يجب أن يكون طلبك مباشرًا قدر الإمكان دون الحاجة إلى إلحاح مفرط.

قم بإنشاء رسالة قصيرة ومباشرة. إذا كانت لديك أي مسألة أخرى تحتاج إلى مناقشتها مع العميل ، فحددها في وقت مختلف.

إرفاق الفاتورة

من الممارسات الجيدة إرفاق الفاتورة في كل مرة تطلب فيها دفعة. هذا يسهل على العميل معرفة الدفعة التي تتحدث عنها والمبلغ المستحق لك.

ضع في اعتبارك هذا المثال:

مرحبًا [اسم العميل]

اتمني ان يكون كل شئ علي مايرام. هذه مجرد تنبيه سريع بأن الفاتورة [رقم الفاتورة] ، بإجمالي [المبلغ] ، مستحقة الدفع بعد سبعة أيام من الآن. لقد أرفقت نسخة من الفاتورة للرجوع إليها.

يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة بخصوص الفاتورة أو طرق الدفع.

شكرًا لك ، [اسم العميل] !

مع أطيب التحيات،

[اسمك]

نص البريد الإلكتروني يحدد كل المربعات. إنه مباشر للغاية ، مما يترك مساحة صغيرة للإلهاء. النغمة دافئة وودية أيضًا.

قم بمتابعات الدفع

تعتبر عمليات المتابعة ضرورية عندما يكون تاريخ الاستحقاق قاب قوسين أو أدنى ، ولم يقم العميل بالدفع بعد. يجب أن تنقل رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة إحساسًا بالإلحاح بينما تظل محترفًا.

يمكنك استخدام رسائل المتابعة الإلكترونية لتذكير العميل بشروط الدفع المتفق عليها. إذا كان لديك ، على سبيل المثال ، رسوم جزائية ، فذكر العميل بالرسوم وتاريخ دخولها حيز التنفيذ.

كيف تطلب الدفع دون أن تكون فظًا بمجرد تأخر الوقت

لقد أجريت متابعات لا حصر لها ، لقد تجاوزت تاريخ الاستحقاق ؛ ماذا الآن؟ في هذه المرحلة يبدأ معظم الناس في فقدان هدوئهم.

لا تدع ذلك يحدث.

ابدأ بإرسال رسالة بريد إلكتروني أخرى للتذكير بالدفع ، وهذه المرة تسلط الضوء على حقيقة أن الدفعة مستحقة بالفعل. إنه أيضًا الوقت المثالي لذكر رسوم العقوبة إذا كان لديك واحدة.

مرحبًا [اسم العميل]

أتمنى أن تحظى بيوم رائع. هذا تذكير سريع بأن الفاتورة [رقم الفاتورة] كانت مستحقة منذ أسبوعين. يرجى ملاحظة أنه سيتم فرض غرامة تأخير على السداد بنسبة 3٪ شهريًا اعتبارًا من [التاريخ] وفقًا لشروط الدفع.

يرجى مسح الفاتورة في أقرب وقت ممكن لتجنب الرسوم المتأخرة.

يسعدني تقديم المساعدة إذا كنت تواجه مشكلات في معالجة دفعتك.

شكرًا. أطيب التحيات،

[اسمك]

إذا لم يرد العميل على البريد الإلكتروني ، فاتصل بالهاتف. تعتبر المكالمة الهاتفية مباشرة للغاية ، بالإضافة إلى أنها تمنع العميل من الاختباء خلف الكمبيوتر.

في المكالمة ، ابدأ بتقديم نفسك. أخبرهم باسمك والمشروع الذي عملت عليه. من المفيد الإشارة إلى التواريخ أيضًا.

بعد ذلك ، اذكر بإيجاز رسائل المتابعة التي أرسلتها.

لا تتهم العميل بتجاهل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. بدلاً من ذلك ، استخدم شيئًا مثل ، " أعتقد أنك فاتتك طلبات الدفع الخاصة بي للمشروع الذي عملنا عليه ". إنه أكثر ودية ويمرر الرسالة بنفس الفعالية.

إليك مثال رائع على نص الهاتف:

مرحبًا [اسم العميل] . هذا [اسمك] . لقد عملنا معًا في [اسم المشروع] حول [متى تعاونت] . لقد أرسلت العديد من رسائل البريد الإلكتروني بخصوص الدفع مقابل المشروع ، لكنني أعتقد أنك فاتتك. لقد استخدمت عنوان البريد الإلكتروني التالي عند التواصل معك ؛ [عنوان بريدك الإلكتروني] .

أن تكون محترفًا وودودًا أثناء المكالمة سيساعدك في الحصول على نتيجة إيجابية دون إفساد العلاقة. بمجرد الانتهاء من المكالمة ، أرسل بريدًا إلكترونيًا آخر.

قم بالإشارة إلى المكالمة الهاتفية التي أجريتها للتو وأرسل الفاتورة مع تفاصيل الدفع مرة أخرى.

قوالب لكيفية طلب الدفع دون الوقاحة

بشكل عام ، أنت بحاجة إلى نوعين من القوالب. الأول مخصص لتذكيرات البريد الإلكتروني المرسلة قبل تاريخ الاستحقاق. القوالب الأخرى للمتابعة بعد تاريخ الاستحقاق.

فيما يلي بعض البرامج النصية التي يمكنك استخدامها:

النموذج 1

استخدم هذا القالب قبل أسبوع واحد من تاريخ الاستحقاق.

مرحبًا [اسم العميل] ،

أتمنى أن تقضي يومًا رائعًا. هذا مجرد تذكير سريع بأن دفعة [اسم المشروع] مستحقة بعد أسبوع واحد من الآن فصاعدًا [DUE DATE] .

تجدون طيه الفاتورة للرجوع اليها.

لا تتردد في التواصل معي إذا كان لديك أي أسئلة.

شكرًا. أطيب التحيات،

[اسمك]

النموذج 2

أرسل تذكيرًا آخر بالدفع إذا كان هذا هو تاريخ الاستحقاق ولم يدفع العميل بعد. إليك نص بريد إلكتروني يمكنك استخدامه.

مرحبًا [اسم العميل] ،

آمل أن يكون كل شيء على ما يرام هناك. لقد استمتعت حقًا بالعمل معك في [اسم المشروع] .

هذا لتذكيرك بأن فاتورة [رقم الفاتورة] مستحقة الدفع اليوم. يمكنك إجراء الدفع من خلال أي من الطرق الموضحة في الفاتورة.

لقد أرفقت أيضًا نسخة من الفاتورة لتسهيل الأمر عليك.

يرجى الاتصال إذا كان لديك أي أسئلة إضافية.

أنك [اسم العميل] .

أطيب التحيات،

[اسمك]

النموذج 3

إذا لم يدفع العميل بعد عدة أيام من تاريخ الاستحقاق ، فقد حان الوقت لإيجاد إحساس بالإلحاح في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إليك طريقة واحدة للقيام بذلك:

مرحبًا [اسم العميل] .

اتمنى انك تبلي جيدا. هذا تذكير بأن دفع الفاتورة [رقم الفاتورة] كان مستحقًا في [التاريخ] .

يرجى مسح الدفع بأسرع ما يمكن.

شكرًا لك،

[اسمك]

النموذج 4: أسبوع واحد بعد تاريخ الاستحقاق

يجب أن تكون حازمًا من هذه النقطة فصاعدًا. لذا أشر إلى أن السداد متأخر.

مرحبًا [اسم العميل] ،

اتمني ان يكون كل شئ علي مايرام. بناءً على سجلاتي ، لم أتسلم دفعة الفاتورة [رقم الفاتورة] . يرجى ملاحظة أن الدفعة كانت مستحقة منذ أسبوع.

يرجى إرسال الدفعة في أسرع وقت ممكن ،

لقد أرفقت الفاتورة بالمبلغ المستحق وطريقة الدفع من أجل راحتك.

شكرًا لك. أطيب التحيات،

[اسمك]

النموذج 5: شهر واحد بعد تاريخ الاستحقاق

حان الوقت لنكون أكثر جدية. اذكر عقوبة التأخير وإذا كانت الرسوم نشطة بالفعل ، فامنح العميل الفاتورة المحدثة. هذا نص لك:

مرحبًا [اسم العميل] ،

أتمنى أن تكون بخير. وفقًا لسجلاتي ، تأخر سداد الفاتورة [رقم الفاتورة] شهرًا واحدًا. تمت إضافة غرامة رسوم تأخير تبلغ [PENALTY FEE] . وبذلك يصل المبلغ الإجمالي المستحق إلى [المبلغ المعدل] .

يرجى إعلامي بموعد الدفع. أنا متواجد إذا كان لديك أي أسئلة.

شكرًا لك. أطيب التحيات،

[اسمك] .

النموذج 6: نص رسالة نصية

إليك نص برمجي يمكنك استخدامه إذا كنت ترغب في طلب الدفع عبر الرسائل القصيرة.

مرحبًا [اسم العميل] . إنه [اسمك] هنا. لقد عملت معك في [اسم المشروع] . أردت فقط التواصل معك فيما يتعلق بالدفع المتأخر للمشروع. هل هذا هو الوقت المناسب؟

النموذج 7: برنامج نصي للمكالمات الهاتفية

ضع في اعتبارك هذا البرنامج النصي إذا كنت تريد إجراء مكالمة هاتفية.

مرحبًا [اسم العميل] . إنه [اسمك] هنا. لقد عملت معك في [اسم المشروع] . لقد أرسلت عدة رسائل بريد إلكتروني حول الدفع لهذا المشروع. أعتقد أنك ربما فاتتكهم.

الآن بعد أن تلقيت مكالمة معك ، سيكون من الرائع مناقشة الدفع مقابل المشروع. في الوقت الحالي ، أنا مدين بمبلغ [المبلغ] . كان هذا رائعًا منذ [DATE] . هل واجهت مشاكل في السداد؟

هل هناك أي شيء يمكنني القيام به للمساعدة في تسهيل هذا الدفع؟

هدفك هو الحصول على تاريخ دفع مؤكد وبعض الخطوات التالية الواضحة. يساعد ذلك على تحديد التوقعات. قد تختار تسجيل هذه المكالمة إذا كنت تخطط لاتخاذ إجراءات قانونية في وقت لاحق.

لنفترض أنك فعلت كل هذا ، وفشل العميل في الدفع ؛ ماذا ستفعل لاحقا؟

نصائح للحصول على الأموال في الوقت المحدد

التعامل مع العملاء الذين لا يدفعون هو استنزاف عاطفي. ناهيك عن أنه مكلف بلا داع ويمكن أن يشل عملك.

للأسف ، لا توجد طريقة مضمونة لتجنب العملاء الذين لا يدفعون الثمن تمامًا. ومع ذلك ، يمكن أن تقلل عدة خطوات من مخاطر العمل مع العميل الذي يعاني من مشاكل. هنا هو ما يمكنك القيام به:

إجراء بحث شامل عن العميل

تجنب معظم مشكلات عدم الدفع عن طريق إجراء فحص أمني لكل عميل جديد. اتصل بالإنترنت وابحث عن الشركة أو اسم العميل. إذا كانت شركة كبيرة ، فتحقق من تصنيفها على Better Business Bureau.

يمكنك أيضًا استخدام شبكاتك للحصول على مزيد من التفاصيل حول العميل.

ما الذي يجب أن تبحث عنه أثناء البحث؟

أولاً ، تحقق مما إذا كانت هناك أية شكاوى تتعلق بالتأخر في السداد أو عدم السداد. ثانيًا ، ابحث عن أي تفاصيل قد تشير إلى أن العميل يمر بصعوبات مالية.

لاحظ أنه لمجرد أن العميل لديه عدة شكاوى من تأخر السداد لا يعني أنه يجب عليك تجنبها. البحث فقط لتقييم المخاطر. لذلك عليك أيضًا أن تسأل نفسك عن مقدار المخاطرة التي ترغب في تحملها.

ثانيًا ، هل هناك طريقة لتقليل المخاطر؟

إنشاء عقد قانوني

سيساعد وجود عقد قانوني ساري المفعول في ضمان حصولك على أموال. لا تفترض أن العميل شركة كبيرة جدًا بحيث لا يمكنها الدفع في الوقت المحدد. الحصول على الاتفاق في الكتابة.

العقد القانوني يجعل اتفاقيتك رسمية وتوضح بعض التفاصيل الهامة. حل نزاعات الفواتير وغيرها من القضايا أسهل أيضًا عندما يكون هناك عقد مكتوب.

يجب أن يحتوي العقد على التفاصيل التالية:

• تفاصيل العمل المتعاقد عليه - يجب أن توضح نوع العمل الذي من المفترض أن تقوم به.
• مصطلح الدفع - ما هو موعد الدفع المتوقع بعد إصدار الفواتير؟ تأكد من تغطية هذه المعلومات في العقد.
• طريقة الدفع - ما هي طريقة الدفع التي سيتم استخدامها؟
• الموعد النهائي - ما هو تاريخ استحقاق الدفع بالضبط؟
• رسوم السداد المتأخر - إذا كانت لديك سياسة دفع متأخر ، فقم بتضمينها في العقد.

أضف أي تفاصيل أخرى تنطبق على نموذج عملك المحدد. إذا كان لديك ، على سبيل المثال ، جدول دفع ، فقم بتضمين هذه المعلومات.

تقديم خيارات دفع مرنة

يمكنك تجنب بعض مشكلات عدم الدفع من خلال خيارات الدفع المرنة.

لنفترض أنك تعمل في مشروع بقيمة 20000 دولار. بدلاً من طلب المبلغ بالكامل عند الانتهاء ، قسّمه إلى أقساط. على سبيل المثال ، المدفوعات الشهرية.

يمكنك أيضًا استخدام معالم المشروع. على سبيل المثال ، يمكنك الموافقة على استلام الدفعة الأولى بمجرد اكتمال 30٪ من المشروع. وهلم جرا.

يقلل هذا النهج من العبء على العميل ، مما يسهل عليه مواكبة المدفوعات. كما أنه يضمن لك تدفق نقدي ثابت. يقلل نموذج المعلم من المخاطر ويزيد من فرصة الحصول على الأموال.

ضع في اعتبارك طلب إيداع

ضع في اعتبارك طلب إيداع قبل أن تبدأ العمل في المشروع. إنها دائمًا علامة جيدة إذا دفع العميل الإيداع دون أي مشاكل. الوديعة تقلل من المخاطر. وإذا تبين أنهم يمثلون مشكلة ، فعلى الأقل لن تطارد 100٪ من الدفعة.

إذا لم تتمكن من طلب إيداع ، ففكر في نموذج السداد المرن بالتقسيط.

استحداث عقوبات في وقت متأخر

أخيرًا ، يمكنك استخدام العقوبات المتأخرة لدفع العملاء إلى تصفية الفواتير في الوقت المحدد.

إذا كانت لديك سياسة عقوبة متأخرة ، فأبلغها إلى عميلك مسبقًا. يجب عليك أيضًا ذكرها في البريد الإلكتروني الخاص بمتابعة طلب الدفع.

افكار اخيرة

في هذه المقالة ، غطينا أربعة مواضيع رئيسية. أولاً ، تعلمت كيف تطلب الدفع دون أن تكون وقحًا. لقد أخذتك من خلال نصائح حول كيفية طلب السداد قبل وبعد تاريخ الاستحقاق.

في كلتا الحالتين ، أبرزت أهمية الحفاظ على هدوئك ولطفك. تساعدك الإستراتيجية في الحصول على الأموال المستحقة عليك مع الحفاظ على علاقة عمل مع العميل.

بعد ذلك ، أعطيتك قوالب حول كيفية طلب المدفوعات من خلال المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني. لا تتردد في استخدام هذه النماذج وتعديلها حسب الضرورة.

ثم نظرنا إلى ما يمكنك فعله في حالة عدم قيام العميل بالدفع في الوقت المحدد. هناك ثلاثة خيارات هنا. استعن بوكالة تحصيل ، أو قم برفع دعوى في محكمة دعاوى صغيرة ، أو قلل من خسائرك وأطلق سراح العميل.

أخيرًا ، ناقشنا ما يمكنك فعله بشكل مختلف للمضي قدمًا لتجنب العملاء الذين لا يدفعون. لقد شاركت ست نصائح عملية يسهل تنفيذها. مع كل هذه المعلومات في متناول اليد ، أنا واثق من أنك ستفعل بشكل أفضل عند طلب المدفوعات من عملائك.

استمر بالحديث...

يجري أكثر من 10000 منا محادثات يومية في مجموعتنا المجانية على Facebook ونود أن نراك هناك. انضم إلينا!