تشغيل كشوف المرتبات بنفسك لمشروع صغير

نشرت: 2020-12-28

عملك ينمو ، والأوقات المثيرة قادمة. أثناء قيامك بتعيين أشخاص ، يجب أن يكون لديك نظام لدفع أجورهم. تحتاج إلى معرفة خصوصيات وعموميات تشغيل كشوف المرتبات بنفسك. غالبًا ما يكون للأعمال التجارية المتنامية قدرة أكبر من القدرة على النقد. لذلك ، غالبًا ما يتعين عليهم اتخاذ الطريق الصعب للقيام بذلك بأنفسهم. يتضمن ذلك تصميم وتنفيذ نظام الرواتب.

لماذا تحتاج إلى نظام الرواتب

السبب الأكثر وضوحًا لاحتياجك إلى واحد هو أن يكون لديك نظام لدفع رواتب موظفيك. هناك أسباب أكبر ، مثل التخفيف من المخاطر وتحسين عمليات عملك. إذا لم يكن لديك نظام في مكانه ، فسيكون لديك الكثير من عمليات الإعداد ووقت الانتهاء لحساب كل مرة تحتاج فيها إلى دفع الأجور.

كيفية تشغيل كشوف المرتبات للشركات الصغيرة

كشركة صغيرة ، لديك الخيارات التالية لتشغيل كشوف المرتبات:

استخدام برنامج كشوف المرتبات - يمكن شراء برنامج كشوف المرتبات كحزمة أو يمكن الوصول إليه عبر السحابة. إنهم يقومون بالحمل الثقيل المتمثل في حساب الرواتب والخصومات ، وإنشاء قسائم الرواتب ، وإنشاء الإقرارات الضريبية ، والاحتفاظ بسجلات الرواتب لك.
عادة ما تقتصر مسؤولية صاحب العمل على مراجعة واعتماد كشوف المرتبات. يبسط برنامج كشوف المرتبات إلى حد كبير عملية صاحب العمل الذي يعتني بكشوف المرتبات بأنفسهم.
تعهيد كشوف المرتبات إلى محاسب - إذا كنت لا ترغب في معرفة كيفية القيام بكشوف المرتبات لشركتك الصغيرة ، فيمكنك الاستعانة بمصادر خارجية للعمل إلى محاسب مزود الخدمة. عادة ما يتم تدريب المحاسب على معالجة كشوف المرتبات ولكن يمكن أن يكون بتكلفة باهظة ، وغالبًا ما تكون أعلى من برامج كشوف المرتبات. الفائدة هنا هي وجود واجهة بشرية للإجابة على أسئلتك أثناء توليهم العملية.
تعيين محاسب داخلي - إذا كنت ترغب في إدارة كشوف المرتبات في المنزل ، فيمكنك أيضًا تعيين محاسب أو تفويض كشوف المرتبات إلى موظف مختص. يمكنك تدريب شخص إداري لتولي العملية منك.
افعل ذلك بنفسك - هذا هو الخيار الذي قد تجد نفسك به إذا كان لديك وقت أكثر من المال. دعونا نناقش هذا الخيار أكثر.

كيف تدير كشوف المرتبات بنفسك

يجد خيار `` افعل ذلك بنفسك '' أفضلية لدى أصحاب الأعمال الصغيرة ، على الأقل في بداية رحلتهم. قد يجد أصحاب الأعمال الصغيرة ذلك أمرًا محبطًا ، ولكنه سيفيدهم ، على المدى الطويل ، لفهم عملية كشوف المرتبات بأنفسهم قبل التوظيف. في الواقع ، المراحل الصغيرة هي أفضل وقت للتعلم حيث تزداد صعوبة عندما تجلب المزيد من الموظفين.

أكبر فائدة لعمل كشوف المرتبات بنفسك هي أنك تحتفظ بالسيطرة على العملية. لديك القدرة على مراجعة الأخطاء وتصحيحها فور حدوثها دون الكثير من التراجع. لا يتعين عليك أيضًا تجربة مفاجآت غير سارة عندما يرتكب مزود الخدمة الخاص بك خطأ.

ومع ذلك ، فإن عيب كشوف رواتب "افعل ذلك بنفسك" هو الوقت الذي يستغرقه الإعداد ، والوقت المتكرر الذي تستغرقه معالجة كل فترة دفع. أيضًا ، لا يفهم الكثير من أصحاب الأعمال النظام الضريبي بالإضافة إلى المحاسبين المدربين. غالبًا ما يكونون في حيرة عند ظهور مخاوف ضريبية ويحتاجون إلى الاقتراب من محاسب خارجي.

المتطلبات الأساسية لتشغيل كشوف المرتبات للشركات الصغيرة

قد تستفيد الشركات الصغيرة مع العديد من الموظفين من الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات. ومع ذلك ، إذا كان لديك عدد قليل من الموظفين وتعتزم الحفاظ على نشاطك التجاري صغيرًا ، فقد يكون من الأفضل لك إدارة كشوف المرتبات بنفسك لأنها ستكون أكثر فعالية من حيث التكلفة.

قبل أن تبدأ حتى في مقابلة الأشخاص ، هناك بعض الأشياء التي يجب إعدادها كصاحب عمل جديد في طريقة عمل كشوف المرتبات بنفسك:

الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) - بصفتك صاحب عمل يدير كشوف المرتبات ، ستحتاج إلى التسجيل للحصول على رقم تعريف صاحب العمل لدى مصلحة الضرائب الأمريكية. إنه رقم تستخدمه مصلحة الضرائب الأمريكية لتتبع ضرائب الرواتب والامتثال. الحصول على رقم تعريف صاحب العمل مجاني ويمكن التقدم بطلب للحصول عليه بسهولة على موقع ويب مصلحة الضرائب.
قم بالتسجيل في نظام دفع الضرائب الفيدرالي الإلكتروني (EFTPS) - من المكونات الكبيرة لتشغيل كشوف المرتبات أن تكون في الوقت المحدد ومحدثة بضرائب الرواتب. EFTPS هي خدمة حكومية مجانية ستساعدك على دفع ضرائب الرواتب الفيدرالية وضرائب البطالة ، وكل ذلك من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
التسجيل كصاحب عمل - هناك متطلبات تسجيل أعمال خاصة بالولاية يجب إجراؤها قبل أن تتمكن من القيام بكشوف المرتبات. كل ولاية لديها إجراءات مختلفة للتسجيل ، لذا تأكد من التحقق من ذلك.
تعلم قوانين العمل الفيدرالية وقوانين الولايات - قبل أن تقوم بكشف الرواتب بنفسك ، من المهم أن تتعرف على قوانين العمل ذات الصلة. العديد من هذه القوانين لها تأثير على عدد المرات التي تعالج فيها كشوف المرتبات ، والحد الأدنى للأجور ، وحساب العمل الإضافي ، ومتطلبات ضريبة الاستقطاع ، والمعلومات التي يجب تضمينها في كشوف رواتب الموظفين.
قم بإعداد أوراق الموظف - عند تعيين موظف جديد ، سيحتاج إلى إكمال بعض الأعمال الورقية الإلزامية للموظف. ستعطيك الأوراق التفاصيل التي ستحتاجها للقيام بكشوف المرتبات لشركتك الصغيرة. تتضمن أهم النماذج التي ستحتاجها للحصول على موظفين جدد لملئها ما يلي:
- نموذج W-4 - يملأ الموظفون نموذج W-4 لإعلام أصحاب العمل بمقدار الضريبة التي يجب اقتطاعها من مدفوعاتهم ، اعتمادًا على المُعالين ، وحالة التسجيل ، والخصومات الضريبية ، وما إلى ذلك. قد ينتهي الأمر بالموظف بدفع المزيد من الضرائب في ذلك الوقت لتقديم الإقرارات الضريبية الخاصة بهم إذا لم يملأوا نموذج W-4 في الوقت المناسب أو بشكل صحيح.
- نموذج التحقق من أهلية العمل I-9 - يتم تعبئة نموذج I-9 لتأكيد هوية الموظف والتفويض القانوني للعمل في الولايات المتحدة. النموذج مطلوب ومفوض من قبل خدمات المواطنة والهجرة بالولايات المتحدة.
- نموذج الاستقطاع الضريبي للولاية - تسمح العديد من الولايات باستخدام النموذج W-4 بمفرده ، ولكن قد يكون لدى بعض الولايات متطلبات استقطاع ضريبي محددة للإفصاح عنها من قبل الموظفين الجدد.
- نموذج تفويض الإيداع المباشر - يمنحك هذا النموذج الإذن بإجراء مدفوعات مباشرة إلى الحساب المصرفي للموظف إذا كنت تخطط لإجراء ودائع مباشرة.
اختر فترة الدفع - عليك أن تقرر عدد المرات التي ستدفع فيها لموظفيك. يمكنك اختيار أسبوعيًا أو نصف شهريًا أو نصف أسبوعيًا أو شهريًا. تريد أن تفكر بعناية في الفترة التي تسمح لك بتحصيل الأموال المطلوبة لإجراء الدفع. ومع ذلك ، يجب أيضًا ألا تترك موظفيك في وضع صعب دون دفع أجر لفترات طويلة بشكل غير معقول. تتطلب بعض الولايات أن يتقاضى العاملون بالساعة رواتبهم على أساس أسبوعي ، لذا تأكد من البحث في متطلبات ولايتك لجدول الرواتب.

عملية لتشغيل كشوف المرتبات بشكل فعال

يتوقع الموظفون تسليم شيك الراتب في الوقت المناسب وبدقة. يمكن أن تؤدي الاضطرابات والأخطاء إلى توقف عمليات عملك. قبل أن ننتقل إلى كيفية حساب كشوف المرتبات ، هناك بعض الأساسيات الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار:

فهم أنواع مختلفة من الأجور - يشير إجمالي الراتب إلى المبلغ الذي يتقاضاه الموظف قبل الخصومات. يشير مكافأة المكافأة إلى أي مدفوعات إضافية يتم تلقيها ، بالإضافة إلى الأجر المعتاد للموظف ، والتي ترتبط عادةً بالأداء العالي. يشير صافي الراتب إلى أجر الموظف الذي يتقاضاه بعد الاستقطاعات. من المهم التفريق بين هذه الأنواع المختلفة ، حتى لا ترتكب أي أخطاء في كشوف المرتبات.
معرفة ساعات العمل الفعلية لكل موظف - لتشغيل كشوف المرتبات بدقة ، يلزم وجود مراقبة مناسبة للموظفين. أسهل طريقة لتتبع ساعات عمل الموظفين هي من خلال جدول بيانات. ومع ذلك ، قد يستغرق ذلك وقتًا طويلاً وقد يتطلب منك المشاركة بشكل غير ملائم ، خاصةً عندما يكون هناك العديد من الموظفين. يمكن أن يكون اختيار برنامج تتبع الوقت القوي الذي يتكامل مع عملية كشوف المرتبات هو المفتاح لأن الطرق اليدوية يمكن أن تؤدي إلى تناقضات.

خطوات تشغيل كشوف المرتبات

هناك عدة خطوات يجب اتباعها لتشغيل كشوف المرتبات:

حساب إجمالي الأجور - لحساب إجمالي الأجور للعاملين بالساعة ، قم ببساطة بضرب معدل الساعة للموظف في عدد الساعات التي عملوا فيها في فترة الدفع. بالنسبة للموظفين الذين يتقاضون رواتب ، ما عليك سوى قسمة راتبهم السنوي على عدد فترات الدفع في السنة للحصول على المدفوعات الشهرية المستحقة لهم. تشمل الأجور الإجمالية المكافآت والإكراميات والعمولات والإجازات المرضية والإجازات والعمل الإضافي.
حساب الخصومات قبل الضريبة - يتم حجب الخصومات قبل الضريبة طواعية من قبل الموظف وتشمل مساهمات التقاعد والمزايا الصحية والتأمين ضد العجز وامتيازات الركاب. يتم طرح هذه الخصومات من إجمالي أجور الموظف قبل الضريبة ولكن تحقق مما إذا كانت تخضع للضرائب أم لا. بعض مزايا الموظفين معفاة من الضرائب.

تشكل الضرائب الفيدرالية والضمان الاجتماعي والضرائب المحلية والرعاية الطبية أيضًا جزءًا من الخصومات قبل الضرائب التي يجب إجراؤها من كشوف رواتب الموظفين.

ضريبة الدخل الفيدرالية وضرائب الرواتب الأخرى

حساب الضرائب الفيدرالية المقتطعة - هناك نوعان رئيسيان من الضرائب الفيدرالية التي يجب اقتطاعها ، أي ضريبة الرواتب FICA وضريبة الدخل الفيدرالية (FIT). يتم تقاسم ضرائب رواتب FICA من قبل صاحب العمل والموظف وتذهب نحو الضمان الاجتماعي للموظف والرعاية الطبية. تقع المسؤولية على صاحب العمل لصرف ضرائب FICA للحكومة وإظهار الطرح في إيصال الدفع. يتم حساب FIT إما على أساس شرائح الأجور أو النسبة المئوية ، اعتمادًا على أرباح الموظف. تعتمد طريقة حسابها ، اعتبارًا من 2020 ، أيضًا على W-4 المقدم من الموظف.
حساب استقطاع ضرائب الولاية - اعتمادًا على قوانين الضرائب المحلية في ولايتك ، قد تحتاج إلى حجب بعض ضرائب الولاية من رواتب الموظفين.
حساب زخارف الأجور - تشير زينة الأجور إلى الخصومات الأخرى التي ليس للموظف رأي فيها ، ويتم خصمها إلزاميًا من الراتب. بعض الأمثلة على ذلك هي الفواتير الطبية غير المدفوعة ، وإعالة الأطفال غير المدفوعة ، والقروض الطلابية المتأخرة ، والضرائب غير المدفوعة. ستخطرك الحكومة عادة إذا كان موظفك لديه حجز على أجره.

سداد مدفوعات الموظف وفترة السداد

بمجرد أن تقوم بحساب صافي الأجر المستحق لكل موظف ، فقد حان الوقت لصرف المدفوعات. لا يشترط القانون الفيدرالي عادةً أن يقدم أصحاب العمل كشوف دفع ، ومع ذلك ، قد تكون هناك بعض المتطلبات الخاصة بالولاية.

وصل الدفع

إذا لم يكن في ولايتك متطلبات كعب الراتب ، فلا يلزمك تقديم كعب رواتب. يمكنك القيام بذلك إذا وافقت أنت وموظفك على ذلك. في معظم الولايات ، تقدم إما كعب رواتب إلكتروني أو مادي لموظفيك. قد يعمل أي منهما طالما كان لدى الموظفين طريقة سهلة لطباعته أو الوصول إليه.

هناك بعض الولايات التي تندرج في فئة حالات التقيد أو إلغاء الاشتراك. في حالات إلغاء الاشتراك ، يُطلب من أصحاب العمل تقديم قسائم رواتب ورقية للموظفين الذين يختارون عدم الاشتراك في قسائم الدفع الإلكترونية. في حالات التقيد ، يوفر أصحاب العمل بذرة ورقية ما لم يختار الموظف على وجه التحديد نموذجًا إلكترونيًا.

يمكن أن يساعد النظام الآلي في توفير ساعات من تشغيل كشوف المرتبات ، خاصة إذا كان لديك أكثر من عدد قليل من الموظفين. ناهيك عن أنه عادةً ما يتم تكوينه أيضًا للعديد من القوانين الفيدرالية المضمنة في النظام. هذا يمكن أن يقلل من الكثير من تعقيد إعداد النظام من البداية.

سجلات الرواتب

يعد الاحتفاظ بسجلات كشوف المرتبات الشاملة والمنظمة أمرًا بالغ الأهمية عندما تتعلم كيفية إجراء كشوف المرتبات بنفسك. يعد تتبع المبلغ الذي دفعته للموظف أمرًا مهمًا في حالة وجود تعارض بين صافي الأجر وما يتوقعون الحصول عليه. السجلات مفيدة أيضًا في حال احتجت في أي وقت إلى الاتصال بمصلحة الضرائب.

يصبح حفظ السجلات مهمًا جدًا لدفع ضرائب الرواتب. عادةً ما تنشئ طرق الدفع الإلكترونية لحساب إجمالي الراتب والخصومات وصافي الأجر سجلات تلقائية يمكن تخزينها بعد ذلك في شكل من أشكال التخزين السحابي.

سوف تتطلب منك الشيكات الورقية والشيكات البريدية الاحتفاظ ببعض أشكال دفاتر الأستاذ أو السجلات. في حين أن الأمر قد يستغرق بضع دقائق فقط لكل موظف ، إلا أن هذه الدقائق يمكن أن تضيف ما يصل إلى تمرين طويل للعديد من الموظفين.

ضرائب صاحب العمل الفيدرالية

بصفتك صاحب عمل ، فأنت مسؤول عن دفع نوعين من الضرائب الفيدرالية: ضرائب الرواتب FICA والبطالة الفيدرالية أو ضرائب الرواتب FUTA.

يدفع صاحب العمل نصف ضريبة الرواتب FICA بينما يلتقي الموظف بالنصف الآخر. تشمل ضرائب رواتب FICA الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. تنطبق مسؤولية صاحب العمل فقط على الضمان الاجتماعي. يتحمل الموظف الميديكير بالكامل.

تذهب ضرائب الرواتب FUTA نحو تأمينات البطالة الفيدرالية. يتم تطبيقه كحد أقصى لأجور الموظف. أبعد من هذا اللوح ، لم يعد صاحب العمل مضطرًا لدفع ضريبة FUTA. قد يؤهلك دفع ضرائب التوظيف في الولاية في الوقت المحدد للحصول على ائتمان أو خصم ، لذا تأكد من التحقق من مزايا الدفع في الوقت المحدد.

بمجرد احتساب الضرائب المستحقة ، سيتعين عليك صرفها للحكومة. إذا لم تكن بحاجة إلى القيام بذلك على الفور ، فمن الأفضل تحويله إلى حساب منفصل لتظل محتجزًا حتى تحتاج إلى سداده.

النماذج الضريبية الربعية والسنوية

المرحلة الأخيرة من إدارة كشوف المرتبات بنفسك هي تطوير وتطبيق نظام لعملك لتقديم هذه العوائد بانتظام في الوقت المحدد. دعونا نناقش نماذج الضرائب هذه بمزيد من التفصيل:

نموذج 941 - نموذج 941 ، الإقرار الضريبي ربع السنوي لصاحب العمل ، مطلوب من صاحب العمل إكماله كل ثلاثة أشهر. يوضح هذا النموذج مصلحة الضرائب عن مقدار الضريبة التي اقتطاعها صاحب العمل من رواتب الموظفين ومقدار ضرائب صاحب العمل التي تم دفعها خلال الربع. يُطلب من معظم أصحاب العمل تقديم نموذج 941 بحلول نهاية الشهر الذي يلي ربع السنة. إذا قام صاحب العمل بسداد جميع مدفوعات ضرائب الرواتب الخاصة به عبر الإنترنت في الوقت المحدد على مدار ربع العام ، فسيحصل صاحب العمل على 10 أيام إضافية لتقديم النموذج.
تُعفى الشركات التي لديها موظفون موسميون وموظفو مزرعة وموظفو منازل وبعض الأشخاص الذين تم إخطارهم من متطلبات تقديم نموذج 941.
نموذج 940 - نموذج 940 ، الإقرار الضريبي الفيدرالي السنوي لصاحب العمل ، مطلوب من صاحب العمل أن يكمله كل عام. يتعين على صاحب العمل تقديم الإقرار إذا استوفى أيًا من الشرطين التاليين:
- دفع صاحب العمل ما لا يقل عن 1500 دولار في الأجور في السنة ، أو
- كان لدى صاحب العمل أي موظف يعمل لمدة 20 أسبوعًا أو أكثر في السنة ، سواء كانت 20 أسبوعًا متتالية أم لا.
من المقرر تقديم النموذج 940 في 31 يناير من كل عام ، ولكن يتم منح 10 أيام إضافية لجميع الموظفين الذين سددوا مدفوعات ضرائب ^FUTA في الوقت المحدد خلال العام.
النموذج W-2 - النموذج W-2 هو نموذج سنوي يتم تقديمه فيما يتعلق بكل موظف. يكشف عن أجور الموظف ، والخصومات ، والاستقطاع الضريبي. يجب تقديمه بحلول ³¹ يناير من كل عام.
يتم إرسال نسخ من النموذج W-2 إلى الموظف ووكالة الضمان الاجتماعي ودائرة الضرائب في المدينة أو الولاية.
نماذج ضرائب الولاية - قد تحتاج أيضًا إلى تقديم نماذج ضريبية ربع سنوية أو سنوية إلى إدارة الضرائب في الولاية. تحقق مع الإدارة المحلية المناسبة للحصول على تفاصيل حول هذا.

اختر الخيار الذي يناسبك

إن تشغيل كشوف المرتبات بنفسك لشركتك الصغيرة سيجعلك تشعر بالثقة في قدراتك ويمنحك إحساسًا بملكية عملك. غالبًا ما يقال إن صاحب العمل يرتدي العديد من القبعات. غالبًا ما تكون إحدى هذه القبعات أقرب إلى المحاسب. بصفتك صاحب عمل ، غالبًا ما يتعين عليك أن تتسخ يديك. لكن لا تقلق ، فأنت قادر تمامًا على القيام بذلك.

في نهاية اليوم ، ابحث عن الخيار الأنسب لك. بعد أن تحصل على مستوى معين من الراحة في عملية إدارة كشوف المرتبات ، يمكنك اختيار الاستعانة بمصادر خارجية لمزود خدمة أو الاستثمار في البرامج. لقد قدمنا لك إيجابيات وسلبيات كل خيار من هذه الخيارات ، إلى جانب خارطة طريق لكيفية إجراء كشوف المرتبات بنفسك. أنت تعرف ما هو الأفضل لك ، لذا اختر الخيار الذي يناسبك.