ما هو نظام إدارة السلامة؟ دليل المبتدئين
نشرت: 2022-07-05جميع المهارات والمؤهلات المهنية في العالم لن تمنع وقوع الحوادث المحتملة. عندما يتم قول وفعل كل شيء ، فأنت بحاجة إلى سياسات وإجراءات مفصلة للحفاظ على سلامة زملائك في العمل والعملاء.
ولكن هذا هو الشيء - يُعد الرابط الكبير من أدلة وبروتوكولات السلامة طريقة غير فعالة للغاية وعفا عليها الزمن لتطبيق بروتوكولات السلامة في أي شركة. والأسوأ من ذلك كله ، أنه يتحول من العثور على المعلومات ذات الصلة إلى كابوس أثناء حدث السلامة.
وهنا يأتي دور نظام إدارة السلامة. هذه المجموعة المتنوعة من الإجراءات والسياسات تحافظ على استعداد فريقك لمواجهة أي خطر محتمل. ولكن ما هو نظام إدارة السلامة؟ ما هي الفوائد التي تجلبها ، وكيف يمكنك تنفيذها؟
ما هو نظام إدارة السلامة؟
نظام إدارة السلامة (SMS) هو نهج رسمي على مستوى المؤسسة لمساعدة الأعمال على تحقيق مستوى مقبول من السلامة في مكان العمل. يجب على المؤسسات التعامل مع رسائل SMS الخاصة بهم بنفس مستوى الأولوية مثل جميع العمليات التجارية الهامة الأخرى.
يمكن عادةً تقسيم الرسائل القصيرة المنظمة إلى سياسات وإجراءات وهياكل ومسؤوليات ، والتي يمكنك قياسها بناءً على حجم مؤسستك.
عادة ، يمكن تنفيذ الرسائل القصيرة لتلبية المتطلبات الفيدرالية مثل العنوان 14 من قانون اللوائح الفيدرالية الأمريكية (CFR) ، الذي تفرضه إدارة الطيران الفيدرالية (FAA).
الغرض من نظام إدارة السلامة
باختصار ، الغرض الرئيسي من نظام إدارة السلامة هو الحفاظ على سلامة الموظفين والعملاء. لكنه يذهب أعمق من ذلك. يوفر هذا النوع من النظام للمؤسسة هيكلًا لإدارة مخاطر مكان العمل ، مع الأخذ في الاعتبار جميع العمليات والعمليات التي تكون فيها السلامة ذات أهمية قصوى.
الهدف الآخر للرسائل النصية القصيرة هو تعزيز ثقافة السلامة في مكان العمل. يعد هذا المجال من إدارة الأعمال جزءًا لا يتجزأ من الصناعات عالية المخاطر مثل البحرية والطيران والبناء ، على سبيل المثال لا الحصر.
فوائد نظام إدارة السلامة
في حين أن تنفيذ نظام إدارة السلامة يمكن أن يكون عملية معقدة ومعقدة ، فإنه يوفر مجموعة واسعة من الفوائد ، على المدى القصير والمدى الطويل. وتشمل هذه:
- تحسين ثقافة الاتصال والسلامة : تتواصل الفرق وتعمل بشكل عام بشكل أفضل معًا عند تنفيذ رسالة SMS.
- تبسيط إدارة مخاطر السلامة : تساعد الرسائل القصيرة الموظفين على تحديد المخاطر والمخاطر بسهولة أكبر ، مما يضمن تطبيق تدابير الرقابة في وقت مبكر.
- يتم توثيق كل شيء : باستخدام SMS ، يتم توثيق كل عملية تفتيش وإجراء وعملية وإتاحتها للرجوع إليها في المستقبل ، مما يؤدي إلى تحسين المساءلة على المدى الطويل.
تشمل المزايا الأخرى لأنظمة إدارة السلامة ما يلي:
المكونات الأساسية لنظام إدارة السلامة
وفقًا لإدارة الطيران الفيدرالية ، تحتاج أنظمة إدارة السلامة دائمًا إلى تضمين أربعة مكونات رئيسية:
- سياسات وأهداف السلامة
- إدارة مخاطر السلامة
- ضمان السلامة
- تعزيز السلامة.
ضمن هذه المكونات ، هناك 12 عنصرًا يضمن التنفيذ الناجح وصيانة الرسائل القصيرة. يتضمن كل مكون عناصر محددة. وفقًا لمنظمة الطيران المدني الدولي (ICAO) ، يمكن تقسيم هذه المكونات والعناصر على النحو التالي:
سياسات وأهداف السلامة
يجب أن يتم دمج السلامة في كل جزء من عمليات الشركة ، مع تحديد أهداف السلامة المحددة والوفاء بها في جميع الأوقات. يجب أن تؤخذ المساءلة والواجبات المنسوبة إلى السلامة بجدية مثل أي مجال عمل آخر. إنها مهمة المدير والتزامه بالتأكد من اتخاذ تدابير المخاطر عندما يفترض أن تفعل ذلك.
بمجرد أن تحدد الشركة مديري السلامة ، يجب وضع وثائق السلامة حيث يلزم إجراء مراجعات منتظمة. تنص إدارة الطيران الفيدرالية أيضًا على أنه يمكن إضافة وثائق SMS إلى عمليات حفظ السجلات الحالية أو تحويلها إلى دليل مفرد.
عناصر سياسات وأهداف السلامة هي:
- التزام الإدارة
- مساءلة ومسؤوليات السلامة
- تعيين موظفي السلامة الرئيسيين
- تنسيق تخطيط الاستجابة للطوارئ
- توثيق نظام إدارة السلامة
إدارة مخاطر السلامة
يجب تعليم الموظفين المعينين كيفية إجراء العمليات ذات الصلة لإدارة ومراقبة جميع مخاطر السلامة. هناك خمس خطوات تلعب دورًا رئيسيًا في تنفيذ الإدارة الفعالة لمخاطر السلامة:
- وصف النظام / تحليل المهام : يستخدم لإبراز التفاصيل الأساسية حول ظروف وأنشطة مكان العمل ، مثل الطقس ، والمعدات ، والبيئة ، وما إلى ذلك. يقوم الموظف المعين بتحليل العوامل التي يمكن أن تسهم في مخاطر السلامة.
- تحديد المخاطر : أي شيء يمكن أن يسبب إصابة أو مرض أو وفاة شخص أو يمكن أن يؤدي إلى تلف المعدات أو الممتلكات ، هو خطر محتمل (مخاطر موقع البناء ، على سبيل المثال). يمكن أن تكون الظروف المتعلقة بالخطأ البشري ، مثل نقص المعرفة وضغط الوقت ، من العوامل المساهمة أيضًا.
- تحليل المخاطر : يتضمن ذلك تحديد فرص وشدة العواقب المنسوبة للمخاطر.
- تقييم المخاطر : تحديد ما إذا كانت مخاطر السلامة مقبولة أم لا وإعطاء الأولوية لمخاطر السلامة التي تستحق المعالجة للإبلاغ عن تخصيص دقيق للموارد (مثل تقييمات مخاطر العامل المنفرد).
- التحكم في المخاطر : يشار إليه أيضًا باسم تخفيف المخاطر ، وهو تنفيذ تدابير للحفاظ على سلامة الموظفين والممتلكات والمعدات. يمكن أن تساعد هذه التدابير في تقليل احتمالية المخاطر والأخطاء.
العنصران اللذان يشكلان إدارة مخاطر السلامة هما تحديد المخاطر وتقييم مخاطر السلامة والتخفيف من حدتها.
ضمان السلامة
يدور مكون SMS هذا حول الإشراف على ضوابط المخاطر في منتصف العمليات. كما يتضمن تقييم فعالية الضوابط. التحقيقات والتدقيق وإعداد التقارير هي وظائف نموذجية لضمان السلامة.
ثم يتم تحليل جميع المعلومات الحيوية ومقارنتها باتجاهات وأنماط المخاطر الحالية. يجب اتخاذ الإجراءات التصحيحية في حالة عدم عمل ضوابط المخاطر. يمكن القيام بذلك غالبًا من خلال عمليات مثل صيانة المعدات والإشراف والتدريب الإضافي على السلامة والمزيد. من المتوقع أيضًا أن يلعب المديرون دورًا حيويًا في ضمان السلامة.
يمكن تقسيم ضمان السلامة إلى ثلاثة عناصر. هذه هي مراقبة وقياس أداء السلامة ، وإدارة التغيير ، والتحسين المستمر للرسائل القصيرة.
تعزيز السلامة
يشار إليها أيضًا باسم ثقافة السلامة ، يلمح ترويج السلامة إلى الأنشطة التي يتم إجراؤها لتنفيذ الرسائل القصيرة داخل الشركة. وتشمل هذه مشاركة المعرفة والتدريب والتواصل الداخلي. إن قيام كل موظف بتطوير فهم مفصل للرسائل القصيرة الخاصة به يضمن أن تصبح السلامة في مكان العمل قيمة أساسية للشركة. يجب أن يكون جميع المديرين قادرين على شرح أهمية كل إجراء لزيادة تعزيز ثقافة الشركة الإيجابية للسلامة.
العنصران اللذان يشكلان تعزيز السلامة هما التدريب / التعليم واتصالات السلامة.
نظم إدارة السلامة في الطيران
يعد الطيران من أكثر الصناعات انتشارًا التي يتم فيها تنفيذ أنظمة إدارة السلامة. وهي تشمل مجموعة واسعة من عمليات الطائرات ، مثل الموارد المالية والقانونية والبشرية.
وفقًا لأحدث إصدار من ICAO Doc 9859 أو دليل إدارة السلامة (SMM) ، يتم تحديد تنفيذ الرسائل القصيرة حسب حجم الشركة والخدمات والمنتجات المقدمة.
أكدت إدارة الطيران الفيدرالية (FAA) أن أنظمة إدارة السلامة لا تتطلب قسمًا محددًا للسلامة ، ويرجع ذلك أساسًا إلى أنه يمكن وينبغي استخدام النظام في كل قسم.
وفقًا لمنظمة الطيران المدني الدولي ، فإن الوظائف الأساسية لخدمات SMS في الطيران هي:
- تحديد المخاطر
- إدارة المخاطر
- الإبلاغ عن حدوث
- تحليل الأداء
- ضمان السلامة
في الأخير ، تعد المصادر التشغيلية مثل جداول الطاقم وسجلات إرسال الرحلات وتقارير التناقض بالطائرة أدوات مراقبة قيّمة للتحكم في مخاطر السلامة.
استخدام الحلول الرقمية لتطبيق أنظمة إدارة السلامة
في حين أن نظام إدارة السلامة هو مصطلح واسع ويشير إلى مجموعة من سياسات وإجراءات الشركة التي تتبناها المنظمة ، فإن تنفيذ مثل هذا النظام يمكن أن يكون مستهلكًا للوقت وغير فعال ، اعتمادًا على الأدوات المستخدمة.
ثبت أن تزويد الموظفين بأكوام من أدلة ووثائق السلامة الورقية هو طريقة غير فعالة للحفاظ على الامتثال في الشركة.
في هذا اليوم وهذا العصر ، تسمح حلول البرامج الرقمية مثل Connecteam لأصحاب العمل بتبسيط تنفيذ نظام إدارة السلامة. يشتمل هذا النوع من البرامج عادةً على ميزات ذات صلة مثل موارد التدريب ، ونماذج التقارير الرقمية عن الحوادث وقوائم المراجعة ، وإدارة الوثائق ، والاتصال ثنائي الاتجاه.
امنح موظفيك أحدث سياسات وإجراءات السلامة مع Connecteam
أسئلة وأجوبة
كيف تخاطب الرسائل القصيرة متطلبات سلامة الأعمال؟
يساعد نظام إدارة السلامة الشركات على تحليل عملياتها الحالية لاتخاذ قرارات موجهة نحو السلامة بشكل أفضل في المستقبل. أي رسالة نصية مثالية هي:
- رد الفعل : يجعل من السهل الرد على الحوادث والحوادث داخل المنظمة.
- استباقي : يحلل عمليات المنظمة قبل وقوع الحوادث / الحوادث.
- تنبؤي : يحدد المخاطر والأخطار المحتملة من خلال تحليل البيئة والظروف الحالية للمؤسسة.
ما هي المشاكل التي يمكن أن تحدثها أنظمة إدارة السلامة؟
على الرغم من فوائدها ، إلا أن هناك العديد من المشكلات التي يمكن أن تأتي مع استخدام الرسائل القصيرة. وتشمل هذه:
- بعض الأدوات يصعب على الموظفين استخدامها وتركز بشكل كبير على تعقيدات النظام بدلاً من قابليته للاستخدام.
- لا تتضمن العديد من أنظمة إدارة السلامة إصدارات الأجهزة المحمولة ، مما يجعل من الصعب على الموظفين الإبلاغ عن الحوادث أو تنفيذ إجراءات السلامة من أي مكان.
- تتطلب إدارة السلامة الناجحة اتصالًا داخليًا ثنائي الاتجاه. لسوء الحظ ، على الرغم من ذلك ، لا تمنح العديد من أنظمة الرسائل القصيرة الموظفين والإدارة القدرة على فتح قنوات اتصال حول قضايا السلامة والحوادث.
ومع ذلك ، هناك العديد من حلول SMS التي تعالج هذه المشكلات.
ما هي الصناعات التي تستفيد من نظام إدارة السلامة؟
في حين أن جميع الشركات تقريبًا يمكن أن تستفيد من واحدة ، تتطلب بعض الصناعات المحددة نظام إدارة السلامة لأنها تقدم حتماً المزيد من المخاطر المحتملة ومخاطر السلامة لموظفيها وعملائها.
صناعات مثل الطيران والنقل والبناء والبحرية والنفط والغاز والتصنيع ملزمة قانونًا بتطبيق SMS في عملياتها للحفاظ على الامتثال للقوانين واللوائح الوطنية. في الواقع ، ينص معيار ISO 45001 على أن جميع المؤسسات ، بغض النظر عن الحجم أو النوع ، تتطلب نوعًا من الرسائل القصيرة.
الخلاصة في نظم إدارة السلامة
لقد أصبح من الواضح بشكل متزايد أن الأساليب المستخدمة لدمج نظام إدارة السلامة في منظمة لا تقل أهمية عن النظام نفسه.
مع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن معظم الحلول الرقمية المصممة لتنفيذ الرسائل القصيرة لا تشارك إلا ما بين 10-20٪ من القوى العاملة التي تستخدمها.
المفتاح هو اعتماد حل برمجي يعمل على تحسين إدارة الموظفين والمشاركة والتواصل ، مع السماح أيضًا للمديرين بتنفيذ إجراءات وسياسات السلامة الخاصة بهم.
في النهاية ، كلما كان استخدام البرنامج أسهل ، كان الموظفون الأكثر نجاحًا في تحديد المخاطر وإدارتها ومنع وقوع الحوادث في المستقبل.
لم يكن تطبيق أنظمة إدارة السلامة أسهل من أي وقت مضى
حافظ على قوة العمل لديك آمنة ومشاركتها في آنٍ واحد باستخدام Connecteam.