كيفية تحديد مقاييس المبيعات وتتبعها والإبلاغ عنها
نشرت: 2024-04-02
- 24 فبراير 2024
محتويات
تعد استراتيجية إعداد تقارير المبيعات القوية أمرًا ضروريًا لأي منظمة. أولئك الذين لا يضعون مقاييس المبيعات ويقدمون تقارير منتظمة عن التقدم والنتائج سوف يفقدون - دون أدنى شك - فرصًا لتعزيز العملاء المحتملين والتحويلات والإيرادات.
لوضع هذا في سياقه، تخيل أنك تخطط للمشاركة في سباق الماراثون. ربما لن تشارك في سباق الماراثون الذي سيقام الأسبوع المقبل وتأمل فقط في حدوث الأفضل. يمكنك إنشاء خطة قابلة للتنفيذ وتحديد أهداف محددة طويلة المدى وقصيرة المدى، مثل الجري لمسافة 10 أميال بحلول التاريخ X، ونصف الماراثون بحلول التاريخ Y، وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا تتبع وتيرتك ووقت التعافي.
إذا كنت ستتحمل كل هذه المشاكل من أجل هدف شخصي، فلماذا لا تبذل على الأقل نفس القدر من الجهد في وظيفة مهمة في عملك؟
بعد كل شيء، لا تختلف عملية إعداد تقارير المبيعات كثيرًا: يمكنك تحديد أهداف طويلة وقصيرة المدى، وتتبع التقدم، وتطلب من ممثليك تقديم تقرير إليك بالنتائج.
فيما يلي أفضل الممارسات التي يجب على جميع المؤسسات الالتزام بها عند تحديد كيفية تحديد مقاييس المبيعات وتتبعها والإبلاغ عنها.
ما هي مقاييس المبيعات ولماذا هي مهمة؟
مصطلح "مقاييس المبيعات" واسع جدًا. يمكنك قياس مجموعة واسعة من الأشياء، اعتمادًا على عملك، والمنتج، وتكوين عملية المبيعات الخاصة بك، والعديد من العوامل الأخرى (سنتحدث عن هذا لاحقًا).
ولكن في الأساس، تساعدك مقاييس المبيعات على قياس نشاط مندوبي المبيعات لديك خلال فترة محددة - أيام أو أسابيع أو أشهر أو حتى سنوات. إنها تمنحك نظرة أكثر تفصيلاً حول كيفية أداء فريق المبيعات لديك بدلاً من مجرد النظر إلى النتيجة النهائية.
لماذا هذا مهم؟ لأن هذه المقاييس تساعدك على تقييم فعالية عملية المبيعات الخاصة بك وإبلاغ عملية اتخاذ القرار. إذا كنت لا تعرف عدد المكالمات التي يجب أن يجريها مندوب المبيعات في متوسط الأسبوع، على سبيل المثال، فلن تتمكن من تقييم ما إذا كان عبء العمل يمكن التحكم فيه بدقة أو ما إذا كان الوقت قد حان لتوظيف شخص جديد.
كيفية تحديد مقاييس المبيعات ذات الصلة
كما أشرت من قبل، تعتمد المقاييس "الصحيحة" على مجموعة من العوامل الخاصة بعملك. لكن بشكل عام، سيندرجون ضمن إحدى هذه الفئات:
1. الأداء الشامل للمبيعات
ترتبط هذه المقاييس عالية المستوى ارتباطًا مباشرًا بالأداء العام لشركتك - هل تجني ما يكفي من المال بشكل أساسي؟ وهل تقوم بذلك في المناطق الصحيحة؟ ربما لن يخبروك كثيرًا عن نقاط القوة النسبية لمندوبي المبيعات الفرديين أو التكتيكات، ولكنك ستحتاج إلى قياسها لإبقاء مجلس الإدارة ومدير البنك سعداء. الامثله تشمل:
- إجمالي الإيرادات
- اختراق السوق
- متوسط قيمة العميل مدى الحياة
- نسبة الإيرادات من الأعمال الجديدة
- نمو ربع سنوي أو سنوي
2. مقاييس النشاط
الآن أصبحنا أكثر تحديدًا! ستساعدك هذه المقاييس على التعمق في ما يفعله مندوبو المبيعات لديك فعليًا على أساس يومي أو أسبوعي. هل يستخدمون وقتهم بفعالية؟ هل يتحدثون إلى عدد كافٍ من الأشخاص؟
يمكن أن تتأثر المقاييس الموجودة في هذا القسم بشكل مباشر بمدير المبيعات - وأعني بذلك، إذا كان مندوب المبيعات يجري مكالمات قليلة جدًا أو يرسل عددًا قليلاً جدًا من رسائل البريد الإلكتروني، فإن الأمر متروك لمديره لفعل شيء حيال ذلك. الامثله تشمل:
- عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة
- عدد المكالمات التي تم إجراؤها
- عدد الاجتماعات المقررة
- عدد التفاعلات على وسائل التواصل الاجتماعي
3. مقاييس خطوط الأنابيب
بينما تركز مقاييس النشاط على ما يحدث هنا والآن، فإن مقاييس التدفق تدور حول ما سيحدث بعد بضعة أسابيع أو أشهر. قد تبدو الأمور وردية في الوقت الحالي، ولكن هل أنت مستعد للحفاظ على مستويات النمو الحالية؟ ستساعدك هذه المقاييس في الإجابة على هذا السؤال:
- متوسط طول دورة المبيعات
- إجمالي الفرص المفتوحة حسب الشهر/الربع
- إجمالي الفرص المغلقة حسب الشهر/الربع
- القيمة المرجحة لخط الأنابيب حسب الشهر/الربع
- إجمالي قيمة المبيعات حسب الشهر/الربع
- متوسط قيمة العقد
4. مقاييس الجنرال الرصاص
كما هو الحال مع خط الأنابيب الخاص بك، تدور هذه المقاييس حول التنبؤ بالنجاح المستقبلي. نعلم جميعًا أنه إذا لم يكن لدينا ما يكفي من العملاء المحتملين في إدارة علاقات العملاء لدينا - أو إذا لم نتابعهم في الوقت المناسب وبطريقة فعالة - فإن الأوقات العجاف ستأتي في الأفق. الامثله تشمل:
- تكرار/حجم الفرص الجديدة المضافة إلى خط الأنابيب
- متوسط وقت الاستجابة الرصاص
- نسبة العملاء المحتملين الذين تمت متابعتهم
- متوسط الوقت اللازم للمتابعة مع العميل المتوقع
- تكلفة اكتساب العملاء
- النسبة المئوية للعملاء المحتملين المؤهلين
5. مقاييس التواصل عبر البريد الإلكتروني
نحن الآن نركز على قنوات محددة. وهذا أمر مهم، لأنك قد تستخدم بعض الأساليب المختلفة للفوز بأعمال جديدة، لذلك من الطبيعي أن تريد أن تفهم أيها أكثر فعالية. تتضمن أمثلة مقاييس التواصل عبر البريد الإلكتروني ما يلي:
- عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة يوميًا/أسبوعيًا (على المستوى الفردي وعلى مستوى الفريق)
- معدل مفتوح
- معدل المشاركة
- معدل الاستجابة
6. مقاييس الاتصال البارد
نفس مقاييس التواصل عبر البريد الإلكتروني، ولكن مع التركيز على نشاط الاتصال البارد بدلاً من ذلك. الامثله تشمل:
- عدد المكالمات التي يتم إجراؤها يوميًا/أسبوعيًا (على المستوى الفردي وعلى مستوى الفريق)
- عدد معاودة الاتصال التي تم إجراؤها
- النسبة المئوية للعملاء المحتملين الذين ينتقلون إلى الخطوة التالية في دورة المبيعات
7. مقاييس التحويل
نحن هنا ننظر إلى مدى فعالية فريق المبيعات لديك في تحويل العملاء المحتملين والعملاء المحتملين إلى أموال نقدية باردة. الامثله تشمل:
- النسبة المئوية للفرص المغلقة/الرابحة
- نسبة الفرص الضائعة
- النسبة المئوية للفرص التي فاز بها المصدر الرئيسي
- متوسط عدد المحادثات للفرص الفائزة/الضائعة
والأهم من ذلك، أن أيًا من هذه "الأنواع" من المقاييس لن يعطيك القصة الكاملة.
ربما تقوم بإغلاق 100% من فرصك - ولكن إذا كنت تولد فرصة واحدة فقط في الشهر، فقد لا يكون ذلك جيدًا بما فيه الكفاية.
أو من الممكن أن ترسل آلاف رسائل البريد الإلكتروني يوميًا وتبني سلسلة كبيرة من الرسائل، لكن كل هذا الجهد لا يحسب كثيرًا إذا لم تقم بتحويلها إلى صفقات.
ولهذا السبب تحتاج إلى النظر إلى مجموعة واسعة من المقاييس لفهم أداء مبيعاتك حقًا.
كيفية تتبع مقاييس المبيعات
لقد حددت إذن المقاييس التي تحتاج إلى مراقبتها. عظيم! ولكن الآن أمامك تحدي آخر – وهو العثور على الطريقة الأكثر فعالية لتتبع الأداء.
الشفافية مهمة للغاية. يحتاج مندوبو المبيعات لديك إلى فهم كيفية أدائهم على المستوى الفردي ومستوى الفريق من يوم لآخر ومن أسبوع لآخر. لكن من المحتمل ألا يكون لديهم الوقت الكافي لإصدار تقارير إدارة علاقات العملاء (CRM) المخصصة (تريدهم أن يركزوا على جني الأموال ، بعد كل شيء).
لذا، إليك طريقتان لتتبع الأداء حتى يتمكن فريقك من التعمق في البيانات عندما يحتاجون إليها:
1. لوحات معلومات المبيعات
تسمح لك لوحات المعلومات بعرض كافة مقاييس مبيعاتك الرئيسية في مكان واحد.
من الناحية المثالية، سيكون من السهل فهمها، بحيث يمكن لمندوبي المبيعات لديك ببساطة قضاء بضع دقائق كل صباح في التحقق منها دون الحاجة إلى الحصول على درجة علمية في علم البيانات للعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.
ستحتاج أيضًا إلى أن تكون آلية بنسبة 100% قدر الإمكان. لا شك أنك مشغول بالفعل، لذا فإن آخر شيء تحتاجه هو قضاء ساعات كل أسبوع في جمع البيانات يدويًا من مصادر متعددة وجمعها معًا في جدول بيانات.
أمثلة على برامج لوحة المبيعات
- كليبفوليو
- HubSpot
- DataHero
- تحليلات زوهو
- سليما
- مرئي
- اضغط على النقرات
2. لوحات المتصدرين للمبيعات
يميل مندوبو المبيعات إلى أن يكونوا مجموعة تنافسية. وهذا أمر جيد - مندوبو المبيعات التنافسيون يدفعون بعضهم البعض إلى الأداء بشكل أفضل (فقط لا تدع الأمور تصبح تنافسية للغاية ؛ يجب على الجميع أن يستمروا في نفس الاتجاه).
إحدى الطرق لتعزيز القليل من المنافسة الصحية هي عرض مقاييس المبيعات الخاصة بك في شكل لوحات المتصدرين. من أجرى أكبر عدد من المكالمات خلال الـ 24 ساعة الماضية؟ هل أضفت أكبر قيمة إلى خط الأنابيب الخاص بك؟ هل أغلقت أكبر عدد من الصفقات خلال الثلاثين يومًا الماضية؟
من الناحية المثالية، سيتم تحديث لوحة المتصدرين الخاصة بك في الوقت الفعلي على شاشة تلفزيون أو شاشة عرض، حتى يفهم كل فرد في فريق المبيعات الخاص بك كيفية أدائهم ضد زملائهم.
أمثلة على برامج المتصدرين للمبيعات
- rise.global
- فعالية اللعبة
- هرج ومرج
كيفية الإبلاغ عن مقاييس المبيعات
وكما أوضحت من قبل، فإن المقاييس مهمة - لكن الأرقام نفسها ليس لها أي قيمة جوهرية.
إن مجرد معرفة أن جيني أرسلت رسائل بريد إلكتروني أكثر من فيرات الشهر الماضي لا يخبرك بأي شيء. كما لا يفهم أنك أغلقت 40% من الفرص، أو أن الإيرادات ارتفعت بنسبة 5% على أساس سنوي.
وهنا يأتي دور التقارير. يجب أن تتعمق تقاريرك في البيانات، وتستخرج النقاط الرئيسية، وتقدم رؤى قابلة للتنفيذ.
لنفترض أن فريق المبيعات الخاص بك يقضي 60% من وقته في البحث عن المكالمات الباردة و40% على رسائل البريد الإلكتروني، ومع ذلك فإن البريد الإلكتروني لديه ضعف معدل تحويل المكالمات. ربما ترغب في معاودة الاتصال وقضاء المزيد من الوقت في مراسلة رسائل البريد الإلكتروني، أليس كذلك؟
فيما يلي بعض أفضل الممارسات حول إنشاء التقارير التي توفر المستوى المناسب من الرؤى والإجراءات:
1. إنشاء نافذة التقارير الصحيحة
ليس من غير المألوف أن تطلب المؤسسات تقارير مرحلية شهرية من فرق التسويق والمبيعات لديها، وذلك ببساطة لأنه يتم تتبع معظم عناصر العمل شهريًا.
وهذا هو في كثير من الأحيان النهج الخاطئ.
في حين أن التقارير الشهرية قد تكون مناسبة لبعض الشركات، إلا أنها عادة ما تكون أقلية.
يعتمد عدد المرات التي يجب عليك فيها الإبلاغ على دورة مبيعاتك. قد تستفيد الشركات ذات دورات المبيعات القصيرة من التقارير اليومية المختصرة والتقارير الأسبوعية الأكثر تفصيلاً. قد تحتاج الشركات ذات دورات المبيعات الأطول إلى تقديم تقرير في نهاية كل شهر فقط.
لماذا من المهم جدًا الحصول على جدول إعداد التقارير بشكل صحيح؟
إذا فشلت في الإبلاغ بشكل كافٍ، فإنك تخاطر بفقدان فرص ومجالات جديدة ذات أداء ضعيف أو يمكن أن تستفيد من المزيد من الاستثمار.
قم بالإبلاغ كثيرًا، وستضع موظفيك تحت ضغط غير ضروري، وكل ذلك لتحليل الأرقام التي من المحتمل أن يكون لها معنى ضئيل للغاية.
2. احكي قصة
لا ينبغي للتقرير أن يترك القارئ يفكر "وماذا في ذلك؟"
ابدأ بتحديد الشيء الأكثر أهمية الذي تريد توصيله وإدراجه في الملخص التمهيدي. في كثير من الحالات، سيكون هذا هو عدد المبيعات أو قيمة الصفقات التي تمت خلال الفترة المشمولة بالتقرير، وكيفية مقارنتها بحصتك.
يجب أن يتضمن نص التقرير تفاصيل جميع المقاييس الأخرى ذات الصلة التي تقوم بتتبعها، متبوعة بخاتمة تشرح ما ستفعله بعد ذلك ولماذا.
3. إعطاء معنى للبيانات
لقد خصصت وقتًا لتتبع كل تلك البيانات - والآن هي فرصتك لإضفاء الحيوية عليها.
تقديم مقارنات شهرية وربع سنوية و/أو سنوية. تصور الأرقام لتسهيل هضمها. قم بوصف العوامل التي أثرت على الأداء - من الواضح أن هذه الأرقام حدثت، ولكن لماذا ؟ هل تلقيت الكثير من الردود لأنك تحولت إلى قالب بريد إلكتروني جديد، أو أغلقت المزيد من الصفقات بعد تجديد عملية العرض التجريبي لمنتجك؟
لا تجبر فريق القيادة على تخمين سبب حدوث شيء ما. تهجئتها لهم.
يتم بذل الكثير من العمل لتحديد مقاييس المبيعات الصحيحة، وتتبعها بفعالية، وإعداد التقارير عن نتائجك، ولكنه العمل الذي سيجعل حياتك أسهل. سيساعدك ذلك على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً، وفهم ما هو الأفضل (وما لا يعمل)، وفي نهاية المطاف بيع المزيد.
أو بعبارة أخرى: إذا كنت لا تقيس مقاييس المبيعات، فسيكون الأمر كما لو كنت تدخل هذا الماراثون دون أن تقوم بأي تدريب، وترتدي الأحذية الخاطئة، وتحضر في الوقت الخطأ. قد تكون لديك نوايا حسنة وعقلية إيجابية، لكنك لن تحصل على النتيجة التي تريدها.
