تكامل Salesforce Sharepoint – الفوائد والعمليات والتحديات

في عالم الأعمال سريع الخطى الذي تعمل فيه الشركات، لم يعد التكامل بين التقنيات والمنصات المتعددة ذاتية التكامل اتجاهًا بل ضرورة. تتناول هذه المقالة تفاصيل الفروق الدقيقة في إنشاء تآزر بين اثنين من عمالقة التكنولوجيا – Salesforce وSharePoint. من خلال الجمع بين إمكانات إدارة المستندات القوية في SharePoint وإدارة علاقات العملاء في Salesforce، تقترب الشركات خطوة واحدة من فتح مستويات هائلة من التعاون والإنتاجية.

إذا كنت تخطط لإنشاء تكامل Salesforce SharePoint، ولكنك غير متأكد من الفوائد التي ستقدمها للعملية، والتحديات التي يمكن أن تنشأ في هذه العملية، فسيتم الرد على أسئلتك هنا.

[اقرأ أيضًا: حلول تكامل Salesforce - الفوائد والميزات والأساليب الرئيسية]

هل تكامل SharePoint مع Salesforce ضروري حتى؟

على الرغم من أن Salesforce توفر وظائف تحميل المستندات وصيانتها، إلا أنها لا تخلو من القيود. لحل هذه المشكلة قبل أن تبدأ في التأثير على الإنتاجية، تبدأ الشركات في البحث عن أنظمة تعاون قائمة على المستندات مثل SharePoint لتخزين المستندات وإدارة عمليات التعاون على مستوى الشركة.

ولكن هل هذا التكامل ضروري حقا؟ حسنًا، إليك ما يحدث عندما تبقي عملياتك مقتصرة على Salesforce.

1. حجم الملف - يأتي Salesforce مزودًا بخيارين لتحميل المستندات - "المرفقات" التي تتيح تحميل بيانات يصل حجمها إلى 25 ميجابايت، و"ملف" الذي يسمح بتحميل بيانات يصل حجمها إلى 2 جيجابايت. يمكن أن يؤدي تخصيص البيانات وإدارة المستندات بحجم بيانات أكبر من هذا إلى زيادة تكاليف التخزين بشكل مباشر وإعاقة أداء النظام بمرور الوقت بسبب البنية متعددة المستأجرين للنظام الأساسي.
2. إمكانية الوصول إلى المستندات والخصوصية - لا يمكن مشاركة مستندات Salesforce مع مستخدمين غير مستخدمي Salesforce إلا من خلال عنوان URL عام. ومع ذلك، يأتي هذا مصحوبًا بمشكلات تتعلق بالامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) وقوانين أمن البيانات الأخرى، حيث تتم مشاركة الوثيقة علنًا. الحل لذلك هو الحصول على تراخيص إضافية للمستخدمين غير التابعين لـ Salesforce - وهو أمر قد يكون مكلفًا.
3. المزامنة في الوقت الفعلي - لا تتم مزامنة التغييرات التي تم إجراؤها في محرك الأقراص المحلي للمستخدمين تلقائيًا مع ملفات Salesforce والعكس صحيح. الخيار الوحيد المتاح للمستخدمين هو التحميل/التنزيل ثم استبدال الملف بالإصدار الجديد.

بينما في هذا السيناريو، لا يوجد SharePoint حتى في الصورة، يمكن أن يكون هناك حدث آخر تستخدم فيه الشركات كلاً من Salesforce وSharePoint، لكنهما غير متكاملين. فيما يلي القضايا المرتبطة بهذا النهج.

1. عملية معيبة - نظرًا لأن عقود البائعين والعملاء والشركاء تعمل حول نفس عملية الموافقة، فإنها تميل إلى أن تصبح آلية ضمن حل واحد لإدارة سير العمل مثل SharePoint. الآن عندما يتعلق الأمر بالموافقات على العقود، يتعين على مستخدمي Salesforce التحول من CRM إلى SharePoint، والعكس صحيح.
2. تعاون الفريق المربك – بينما يتم تخزين سجلات العملاء على Salesforce، فإن تعاونهم يحدث على كل من SharePoint وSalesforce. ونتيجة لذلك، يميل مستخدمو Salesforce إلى إضاعة الوقت في التبديل بين الأنظمة للبقاء على اتصال مع فرقهم.
3. تكرار المستندات – التحدي الآخر الذي يأتي مع عدم تكامل Salesforce مع SharePoint هو أنه يتعين على فريق المبيعات عمومًا تنزيل المستندات من SharePoint ثم تحميلها في Salesforce في كل مرة يتعين عليهم مشاركتها مع فريقهم أو عملائهم. تؤدي هذه العملية، في كثير من الأحيان، إلى تكرار المستندات في نظامين، مما يؤدي إلى فوضى في إصدار الملف.
4. هجر المحتوى – يمكن لفرق المبيعات نسخ روابط ملفات SharePoint في Salesforce، ولكن لن يتمكنوا من معاينتها أو حتى العثور عليها في بحث Salesforce Global. ونتيجة لذلك، يتم دفن المحتوى الذي قد يكون ذا قيمة لاتصالات العملاء داخل مكتبات SharePoint.

الآن بعد أن نظرنا في الآثار الجانبية لعدم وجود تكامل بين SharePoint وSalesforce، دعونا ننظر في الفوائد المرئية لإنشاء واحد قبل أن ننتقل إلى خطوات التكامل.

ما هي بعض المزايا الرئيسية لتكامل SharePoint وSalesforce؟

يوفر نظام إدارة المستندات SharePoint المتكامل مع Salesforce فوائد هائلة للشركات التي تتطلع إلى تحسين التعاون بين فرق الخدمة والمبيعات مع إدارة معالجة البيانات بكفاءة. إن القدرات المدمجة لـ Salesforce كإدارة علاقات العملاء (CRM) وSharePoint كمنصة لإدارة المستندات وتخزين الملفات تكمل بعضها البعض بشكل مثالي.

تحسين تعاون الفريق

يعمل تكامل SharePoint وSalesforce على تحسين التعاون ليس فقط بين فرق المبيعات والخدمة ولكن أيضًا بين المجالات الأخرى مثل التسويق والشؤون القانونية. دعونا ننظر إلى هذا من خلال الأمثلة.

السيناريو 1 - تخيل أن مدير المبيعات وكاتب المحتوى مكلفان بإنشاء عرض للعميل. بمساعدة تكامل SharePoint مع Salesforce، ستنعكس التغييرات التي أجراها مدير المبيعات على مستند الكاتب في الوقت الفعلي ليتمكن جميع أعضاء الفريق (الذين لديهم حق الوصول إلى المستند) من رؤيتها. وهذا من شأنه أن يضمن وجود الجميع على نفس الصفحة وتقليل مخاطر التحكم في الإصدار.

السيناريو 2 – يقوم الفريق القانوني بمراجعة العقد المخزن في SharePoint ثم الموافقة عليه، وبعد ذلك يمكن لمدير المبيعات عرض هذه التغييرات في Salesforce على الفور. يمكن أن يساعد ذلك في تحديث فريق المبيعات عند مشاركة التحديثات المهمة مع عملائهم.

أمن الوثائق

يمنح تكامل Salesforce SharePoint الشركات إمكانية الوصول إلى ميزات الأمان القوية في SharePoint مثل الفرق والأدوار ومستويات الأذونات التي تساعدهم على الالتزام بقوانين الامتثال مثل HIPAA وGDPR، وما إلى ذلك. ويأتي النظام الأساسي مزودًا بميزة أخرى حيث يمكن تعيين تواريخ انتهاء الصلاحية لملفات محددة، بهذه الطريقة لن يتمكن بائعو الطرف الثالث من الوصول إلى الملف بعد تاريخ انتهاء الصلاحية.

التحليلات وإعداد التقارير

يضمن تكامل SharePoint Salesforce إمكانات تحليلية وإعداد تقارير سهلة حيث يمكن دمج البيانات التي تأتي من كلا النظامين الأساسيين للحصول على رؤى حول أداء المبيعات واستخدام المستندات وتفاعلات العملاء. على سبيل المثال، بمساعدة أداة SharePoint Online Reporting and Auditing، يمكن للفرق تحليل المستندات التي يتم الوصول إليها بشكل متكرر في عملية المبيعات - مما يمنحهم رؤى حول الموارد التي كان لها التأثير الأكبر على إغلاق الصفقات أو معالجة مشكلات العملاء.

[اقرأ أيضًا: دليل كامل حول علوم وتحليلات البيانات للشركات]

موازنة تحميل أفضل

تكمن إحدى الفوائد الرئيسية لتكامل Salesforce مع SharePoint في تحسين موازنة التحميل. يضع الاستخدام الفردي لكلا النظامين عبئًا كبيرًا على الأنظمة مما يؤدي إلى زيادة وقت التوقف عن العمل وبطء الأداء. ومع ذلك، فإن تكاملها يتيح مشاركة البيانات والملفات بين منصتين مما يؤدي إلى موازنة أفضل للتحميل، وعدم إهدار الموارد بسبب الازدواجية وصيانة النسخ المتعددة.

هذه الأربعة هي فقط الفوائد عالية المستوى المرتبطة بتكامل Salesforce وSharePoint. على مستوى العمليات وسير العمل اليومي، تظهر العديد من المزايا الأخرى على السطح مثل – ضوابط المشاركة الخارجية، وإدارة أفضل للبيانات، وتحسين الإنتاجية، وقابلية التوسع.

ومع ذلك، فإن احتمالية مشاهدة هذه الفوائد في مؤسستك تعتمد كليًا على مدى جودة تنفيذ تكامل Salesforce SharePoint. قبل أن نصل إلى هذا القسم، دعونا نلقي نظرة سريعة على المبادئ التوجيهية الأربعة التي يمكن أن تضمن نجاح العملية.

المبادئ التوجيهية لتكامل SharePoint Salesforce

في الاقتصاد الرقمي اليوم، تلعب عمليات التكامل الناجحة دورًا حاسمًا للغاية في بناء منظمة فعالة وكفؤة. إن ضمان قدرة شركتك على تحقيق ذلك سيتطلب منك اتباع بعض المبادئ التوجيهية.

1. مكان إقامة البيانات - يجب التأكد من أن البيانات تقع ضمن حدودها الجغرافية المحددة مسبقًا: حيث تم إنشاؤها، ومكان الوصول إليها، ومكان تخزينها. يصبح هذا أكثر أهمية عندما يتعين عليك الالتزام بالامتثال فيما يتعلق بالخصوصية وتخزين البيانات.
2. الأمان - يجب أن يحافظ تكامل SharePoint Salesforce على الأمان كأولوية قصوى. على الرغم من أن كلا النظامين الأساسيين يأتيان بخوارزمية أمان قوية، إلا أنه يجب عليك الانتباه إلى أذونات الوصول إلى الملفات وتتبع استخدامها. [اقرأ أيضًا: أمان التطبيقات السحابية: حماية بياناتك في السحابة]
3. هندسة البيانات – يجب أن تكون البيانات التي تستخدمها منظمة ومهيكلة بشكل منطقي لتحقيق أقصى استفادة من عملية التكامل. يتضمن هذا عادةً تصنيف نقاط البيانات ذات الصلة وتصنيفها وربطها عبر كل من Salesforce وSharePoint.
4. مشاركة البيانات – بعد تنظيم البيانات وتخزينها بشكل جيد، فإن الخطوة التالية هي التخطيط للوصول إليها وتوزيعها. لمعالجة هذه المشكلة، يأتي SharePoint مزودًا بسلسلة من الميزات مثل إضافة تواريخ انتهاء الصلاحية في المستندات، ولوحة معلومات لعرض وتتبع من قام بالوصول إلى المستند، وما إلى ذلك.

بعد مناقشة مبادئ تكامل Salesforce SharePoint الآن، دعنا نتعمق في عملية كيفية ربط النظامين الأساسيين وما إذا كانت هناك أي قيود يجب عليك الاستعداد لها.

خطوة بخطوة لتكامل SharePoint مع Salesforce

عندما تصل إلى عملية تكامل Salesforce مع SharePoint، ستحصل عادةً على ثلاثة خيارات – استخدام Files Connect، والحصول على أداة تكامل مخصصة، واستخدام منصات الطرف الثالث لتوصيل النظامين الأساسيين.

دعونا نستكشف جميع الخيارات الثلاثة هنا.

تقوم ملفات Salesforce بتوصيل طريقة SharePoint

1. افتح Salesforce AppExchange وابحث عن "Files Connect". بعد ذلك، انقر فوق الزر "احصل عليه الآن" لبدء التثبيت.
2. بعد التثبيت، سيتعين عليك الآن منح الأذونات من خلال الوصول إلى قسم "Permission Sets" في قائمة إعداد Salesforce وتحديد "Files Connect". من هنا، يمكنك تعيين أذونات المستخدم الضرورية، مثل القدرة على عرض الملفات وتحريرها وحذفها.
3. بعد ذلك، قم بإنشاء موفر مصادقة من خلال الانتقال إلى "موفر المصادقة" واختيار "اتصال الملفات". من هنا، يمكنك إنشاء وإدارة الإعدادات المطلوبة مثل نوع المصادقة والمستخدمين الذين تم منحهم حق الوصول.
4. بعد ذلك، عليك تكوين حساب SharePoint. انتقل إلى قسم "SharePoint" ثم حدد "Files Connect". يمكنك الآن إدخال المعلومات الضرورية، مثل بيانات اعتماد تسجيل الدخول وعنوان URL الخاص بـ SharePoint.
5. لقد حان الوقت الآن لتكوين التطبيق المطور. للقيام بذلك، انتقل إلى قسم "تطوير" في قائمة إعداد Salesforce، ثم حدد "Files Connect". من هنا، يمكنك الآن تكوين الإعدادات المطلوبة، مثل نوع التكامل والبيانات التي سيتم مشاركتها بين الأنظمة.
6. الخطوة الحاسمة التالية لتكامل Salesforce مع Sharepoint هي إعداد أداة Salesforce Files Connect. انتقل إلى قسم "الإعداد" في قائمة Salesforce وانتقل إلى "Files Connect". يمكنك الآن تكوين الإعدادات مثل نوع التكامل والبيانات التي سيتم مشاركتها بين الأنظمة.
7. الخطوة الأخيرة من تكامل Salesforce SharePoint هي إنشاء رابط بين النظامين الأساسيين. ولإثبات ذلك، انتقل إلى قسم "مصادر البيانات الخارجية" في قائمة إعداد Salesforce وانتقل إلى "Files Connect". في هذه المرحلة، يمكنك بسهولة تكوين الإعدادات مثل نوع التكامل والبيانات التي سيتم مشاركتها بين الأنظمة.

على الرغم من أن هذا هو الشكل الأكثر تطبيقًا لتكامل Salesforce وSharePoint، إلا أن هناك بعض القيود المثيرة للقلق في Files Connect، مثل دعم النظام الخارجي المقيد، وعدم وجود خيار تحميل، وعدم التحكم في الأذونات، والتعقيد في المشاركة الخارجية، ووقت الاستجابة، وقيود البحث، وما إلى ذلك.

تطبيقات تكامل SharePoint من Salesforce التابعة لجهات خارجية

تهدف العديد من موصلات الجهات الخارجية إلى حل قيود Files Connect. دعونا نلقي نظرة على عرض جدولي للمقارنة بين Files Connect وFiles Connect.

أداة تكامل SharePoint Salesforce المخصصة

الخيار الأخير الذي تختاره الشركات بشكل عام عند إجراء التكامل عبر الإنترنت بين Salesforce وSharePoint، هو إنشاء أداة مخصصة. يمكن أن تمنحك الشراكة مع موفر خدمات تطوير البرامج مثل Appinventiv مجموعة المهارات التي قد تحتاجها للتكامل المخصص الذي يعالج كل التعقيدات والقيود الخاصة بـ Files Connect وبرامج الطرف الثالث.

الآن بعد أن عرفت الخيارات الثلاثة التي ستحصل عليها عادةً عند التخطيط لتكامل SharePoint مع Salesforce، أردنا إعدادك لمواجهة بعض التحديات الشائعة التي قد تظهر بغض النظر عن نموذج التكامل الذي تختاره.

التحديات الشائعة التي تحدث مع تكامل SharePoint Salesforce وطرق التغلب عليها

يمكن أن يكون دمج SharePoint مع Salesforce رحلة معقدة للعديد من الشركات التي تفتقر إلى الجوانب الفنية للجمع بين المنصتين الضخمتين.

ترحيل البيانات

يمكن أن يكون ترحيل البيانات من Salesforce إلى SharePoint أو العكس مهمة معقدة للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً حيث يجب على الشركات التأكد من تنسيق بياناتها وتنظيمها وترحيلها بشكل صحيح دون أي تكرار أو أخطاء في الصحة. للتغلب على هذه المشكلة، يمكنهم الاستفادة من أدوات ترحيل البيانات التابعة لجهات خارجية أو حتى الاستعانة بخدمات ترحيل البيانات المتخصصة للمساعدة في هذا النهج.

أمن البيانات

يعد ضمان حماية البيانات الحساسة بشكل كامل وقصر الوصول إليها على المستخدمين المصرح لهم فقط أمرًا أساسيًا لنجاح تكامل Salesforce SharePoint. نوصي بمعالجة ذلك من خلال تطبيق ميزات الأمان مثل جدران الحماية والتشفير وعناصر التحكم في الوصول.

التخصيص

يعد تخصيص التكامل ونتيجته أمرًا صعبًا للغاية عندما تسلك مسار Files Connect. إن الافتقار إلى حل هو ما يؤدي إلى قيام الشركات إما باستخدام حل تابع لجهة خارجية أو الدخول في شراكة مع شركة تطوير برمجيات من شأنها أن تساعد في بناء أداة تكامل مخصصة.

وبهذا نكون قد نظرنا إلى جميع الجوانب المختلفة لتكامل Salesforce SharePoint. للحصول على ملخص سريع، تطرقنا إلى كيفية عدم قدرة ميزة إدارة مستندات Salesforce وحدها على تلبية متطلبات الأعمال المتنامية بالإضافة إلى أسباب ذلك. بعد ذلك، نظرنا إلى بعض أهم فوائد التكامل، وتفاصيل الخيارات التي قد تكون لديك عند الجمع بين الاثنين، وأخيرًا التحديات التي قد تواجهك.

كيف يمكن لـ Appinventiv المساعدة في تكامل Salesforce Sharepoint؟

في Appinventiv، ندرك أن كل فريق نمو أعمال يبحث عن حل ليكون أكثر إنتاجية وموجهًا نحو تحقيق النتائج - وهو ما يعد به تكامل Salesforce وSharePoint. ولكن حتى في هذا التكامل، يمكن حل بعض القيود الواضحة باستخدام حل مخصص. هذا هو المكان الذي تأتي فيه خبرتنا.

لدينا المعرفة التقنية والحس التجاري لفهم مشاكلك اليومية الأساسية التي تظهر على السطح بسبب نقص التكامل ولدينا الحلول التقنية ليس فقط لحلها ولكن أيضًا للبناء على قدرات كلا النظامين الأساسيين.

تواصل مع خبراء التكامل لدينا اليوم للعثور على حل تكامل مخصص وأكثر فعالية للجمع بين برنامجي الأعمال القويين.

الأسئلة الشائعة

س. هل Salesforce مشابه لـ SharePoint؟

ج: على الرغم من أن Salesforce تتمتع ببعض وظائف إدارة المستندات، إلا أنها في جوهرها عبارة عن نظام أساسي لإدارة علاقات العملاء (CRM). من ناحية أخرى، فإن نقطة البيع الرئيسية لـ SharePoint هي أنه نظام لإدارة المستندات وتخزينها.

س. ما فائدة تكامل Salesforce SharePoint؟

ج: هناك العديد من الفوائد المرتبطة بتكامل Salesforce وSharePoint. وهنا أهمها:

• تحسين تعاون الفريق
• أمن الوثائق
• التحليلات وإعداد التقارير
• موازنة تحميل أفضل
• ضوابط المشاركة الخارجية
• إدارة أفضل للبيانات
• وتحسين الإنتاجية
• قابلية التوسع أعلى، وأكثر من ذلك.

س: هل Files Connect هو الخيار الوحيد لتوصيل النظامين الأساسيين؟

ج: على الرغم من أن Files Connect هي الطريقة الأكثر استخدامًا للتكامل، إلا أنها ليست الطريقة الوحيدة. يمكنك أيضًا استخدام أدوات التكامل التابعة لجهات خارجية أو إنشاء نظام أساسي مخصص يتمتع بإمكانيات التكامل.