نموذج فاتورة الشحن

نظرة عامة على نموذج فاتورة الشحن

مثلما يوجد إيصال لكل عملية شراء تقوم بها ، هناك فاتورة شحن لكل شحنة يتم شحنها. على الرغم من أن هذا قد يبدو وكأنه إعصار لسان ، إلا أن إنشاء فواتير شحن دقيقة ومفصلة يعد جزءًا لا يتجزأ من كل عملية شحن. يمكنك استخدام قوالب فواتير الشحن المتوفرة على الإنترنت إذا كنت لا تريد إضاعة الوقت في صياغة فاتورة الشحن.

تحتوي فاتورة الشحن الرسمية المناسبة على الكثير من المكونات والرسوم التي يجب تضمينها ، وإذا تم تفويتها ، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات أثناء النقل. تقوم شركات الشحن عادةً بإنشاء هذه الفواتير لتتبع الشحنة من خلال أنظمتها وإنشاء طريقة موحدة وفعالة لضمان وصول كل طرد إلى وجهته.

لفهم كيفية إنشاء فواتير الشحن واستخدامها ، دعنا نلقي نظرة على فواتير الشحن.

1) ما هي فاتورة الشحن؟

من الناحية الفنية ، فاتورة الشحن هي مستند أنشأه البائع لإعلان وتقديم معلومات حول المنتجات والخدمات التي يتم شحنها إلى العميل وتعليمات الشحن. هناك الكثير من المعلومات حول فاتورة الشحن ، ولا يمكنك تفويت أو نسيان أي منها.

يمكنك إما استخدام نموذج فاتورة الشحن المجاني المتاح على الإنترنت أو استخدام Word أو Excel لإنشاء نموذج فاتورة الشحن. نتيجة لذلك ، تستخدم معظم الشركات قالب فاتورة الشحن مع حقل وتصميم محددين مسبقًا بكل المعلومات الثابتة الموجودة بالفعل في المستند. ستحتاج فقط إلى إضافة تغييرات المعلومات مع كل شحنة. يتيح لك ذلك تبسيط إنشاء وطباعة فواتير الشحن لراحة الناقل والعميل.

تُعد فاتورة الشحن ، المعروفة أيضًا باسم بوليصة الشحن ، بمثابة إيصال شحن للشاحن وتحدد الشروط والأحكام الخاصة بشحن البضائع ، بما في ذلك شروط الدفع. تعمل فاتورة الشحن كمستند عنوان للمنتجات والخدمات التي تقوم بشحنها لعملائك. يتم تمرير التفاصيل حول المنتج وتعليمات الشحن من قبل العميل ، مما يسمح بالاتصال السلس.

2) ما الذي يجب تضمينه في نموذج فاتورة الشحن؟

الآن بعد أن تعرفت على تعريف فاتورة الشحن والغرض من بوليصة الشحن ، دعنا نبدأ بالجزء الحيوي من إنشاء قالب فاتورة الشحن.

سواء كنت تقوم بإنشاء نموذج فاتورة شحن جديد أو باستخدام نموذج فاتورة مجاني من الإنترنت ، يجب عليك تضمين هذه الأشياء التسعة في قالب الفاتورة الخاص بك.

2.1) تفاصيل المرسل / الشاحن

يجب أن يحتوي نموذج فاتورة الشحن على اسم الشركة وشعارها وأن يحتوي على عنوان بريدي دقيق لشركتك حتى لا يكون هناك أي لبس في حالة المرتجعات والشحنات المفقودة.

2.2) تفاصيل جهاز الاستقبال

يمكن أن يسهّل العنوان الدقيق للعميل / المستلم ومعلومات الاتصال والرمز السري للتسليم على شركاء الناقل إجراء عمليات التسليم وتقليل عدد عمليات RTOs.

2.3) تفاصيل شريك الناقل / 3PL

يجب أن تحتوي بوليصة الشحن على اسم وتفاصيل شركة النقل لأنها مسؤولة عن الطرد أثناء النقل.

2.4) الرقم المرجعي للزبون / رقم أمر الشراء

إذا قمت بتضمين الرقم المرجعي أو رقم أمر الشراء في قالب فاتورة الشحن ، فمن الأسهل تتبع الشحنات داخليًا.

2.5) وصف المنتجات / البضائع

لتجنب المشكلات المتعلقة بالجمارك ، يمكنك تضمين كمية المنتجات وأوصافها في فاتورة الشحن. يجب تضمين هذا في النموذج حيث تتغير قوانين الدولة / الدولية باستمرار. يسمح لك الوصف الموجود على الفاتورة بتجنب أي متاعب وارتباك مع السلطات.

2.6) وجهة وتفاصيل الشحن

يجب أن يتضمن نموذج فاتورة الشحن وزن الحزمة وأبعادها وتفاصيل الوجهة الدقيقة. يجب عليك تضمين طبيعة البضاعة ، على سبيل المثال ، إذا كانت هشة أو تحتوي على مواد خطرة أو قابلة للاشتعال.

2.7) تاريخ الاستلام

يشير تاريخ الاستلام إلى التاريخ والوقت الذي تم فيه تسليم مسؤولية الشحنة إلى الشريك الناقل. يمكن استخدامه أيضًا لتتبع الإطار الزمني للتسليم.

2.8) نوع التغليف

يجب عليك تضمين ما إذا كنت تستخدم الصناديق أو الكريات أو الصناديق أو البراميل لشحن منتجاتك لسهولة المعالجة.

2.9) مذكرات وتعليمات التسليم

أثناء إنشاء نموذج فاتورة الشحن الخاص بك ، يمكنك إضافة عمود لتقديم إرشادات خاصة لشريكك الناقل الذي يمر عبره العميل. يتيح لك ذلك تحسين تجربة التوصيل الخاصة بك وتحسين رضا العملاء.

3) كيفية عمل نموذج فاتورة الشحن؟

يمكن أن يكون إنشاء قالب فاتورة الشحن مهمة شاقة ويجب القيام بها بعناية. لتسهيل الأمر عليك ، قمنا بتضييق نطاق المهمة في بضع خطوات بسيطة.

3.1) الخطوة 1: تنزيل نموذج قابل للتخصيص

حتى إذا كنت ترغب في صياغة نموذج فاتورة الشحن ، فقم بتنزيل نموذج فاتورة شحن مجاني من الإنترنت يناسب لونك أو نموذجًا به مسافات وتنسيق مناسبين. هذا سيوفر لك الكثير من الوقت.

3.2) الخطوة 2: أضف التفاصيل المطلوبة.

أضف صفوفًا ومساحة منفصلة لتفاصيل الشاحن والمستقبل والناقل. تأكد من وجود مساحة كافية للأطراف ، حيث ستتضمن هذه الحقول العناوين ومعلومات الاتصال.

3.3) الخطوة 3: قم بتضمين تفاصيل الطلب

بعد ذلك ، ستحتاج إلى إضافة علامات تبويب ومسافات لمعلومات الطلب ، بما في ذلك الرموز الشريطية للأرقام المرجعية للشحن وأرقام الطلبات.

3.4) الخطوة 4: أضف الشروط والأحكام

تأكد من إضافة الشروط والأحكام وتفاصيل الدفع على فاتورة الشحن. يؤدي ذلك إلى تحسين تجربة التسليم ويسهل على شركات البريد السريع فرز أوامر الدفع عند الاستلام.

3.5) الخطوة 5: وصف السلعة

إذا كنت تشحن عادةً عبر حدود الولاية والحدود الدولية ، فمن المثالي أن تضيف صف وصف صنف في فاتورة الشحن الخاصة بك. سيسمح ذلك بتقييم منتجاتك بسهولة من قبل السلطات والتأكد من أن شحناتك ليست عالقة في الجمارك.

3.6) الخطوة 6: قم بتضمين رسوم إضافية / تعليمات الشحن

ستساعدك إضافة عمود لذكر تعليمات الشحن والرسوم الإضافية وما إلى ذلك في تحسين تجربة التوصيل. يمكن ذكر الرسوم الأخرى مثل العمالة والمناولة مباشرة في فاتورة الشحن لتعزيز الشفافية.

4) أنواع فواتير الشحن

كما نعلم ، الشحن والخدمات اللوجستية ليست عمليات بسيطة. مع شركات التجارة الإلكترونية التي تهدف إلى الوصول العالمي ، من الطبيعي أن نوعًا واحدًا من فاتورة الشحن لم يكن كافيًا لدعم النظام البيئي اللوجستي بأكمله. على الرغم من أن تنسيق قوالب فواتير الشحن متطابق تقريبًا مع بعض التعديلات الطفيفة ، إلا أنه يجب عليك فهم الأنواع المختلفة لفواتير الشحن.

4.1) الفاتورة القياسية: الفاتورة القياسية هي مجرد فاتورة شحن بسيطة لشحن البضائع.

4.2) الفاتورة التجارية: تُستخدم الفاتورة التجارية عادةً للإشارة إلى استيراد البضائع الأجنبية وتحدد تفاصيل البضائع للأغراض الجمركية.

4.3) الفاتورة المبدئية: عادةً ما يتم تقديم الفاتورة المبدئية قبل شراء البضائع أو شحنها لإعطاء تقدير للمشتري.

4.4) فاتورة الائتمان: عادةً ما تُستخدم فاتورة الائتمان لإصدار إشعار دائن معلق للعميل ، خاصة في حالة المرتجعات أو المبالغ المستردة.

4.5) فاتورة الخصم: تُستخدم فاتورة الخصم عادةً لتحصيل رسوم / تكلفة خاصة للبضائع بعد التسليم.

5) أهمية نموذج فاتورة الشحن

تصبح عمليات الشحن وسلاسل التوريد معقدة مع نموك. سيتعين عليك استخدام برنامج إدارة الشحن والاستيفاء مثل ClickPost للتغلب على التحديات التقنية السابقة وتبسيط العملية بأكملها. إذا كنت ترغب في بناء علامة تجارية ، فمن المحتمل أن تلبي احتياجات قاعدة عملاء عالمية.

تصبح فاتورة الشحن ضرورية في مثل هذه السيناريوهات ، لأنها وثيقة ملزمة قانونًا للاتفاق بين الشاحن والشركة الناقلة. علاوة على ذلك ، تسهل فاتورة الشحن تتبع الطلبات وإدارتها داخليًا وتحميل الناقل المسؤولية عن الشحنات المفقودة / التالفة وفقًا لشروط اتفاقية مستوى الخدمة.

بينما تتوفر قوالب فواتير الشحن المجاني على الإنترنت ، قد تضطر إلى العمل عليها لإضافة علامتك التجارية واللمسات الشخصية وفقًا لعملية الإنجاز الخاصة بك. ولكن بالنسبة إلى مؤسسة على مستوى المؤسسة ، من الناحية المثالية ، من المستحيل إنشاء فاتورة شحن منفصلة ، حيث إنها تتعامل عادةً مع حجم طلب أعلى. في مثل هذه الحالات ، يمكن أن يساعدك إنشاء وصياغة نموذج فاتورة الشحن بنفسك على تسريع العملية بشكل كبير.

6) أين يمكنك العثور على قوالب فواتير الشحن المجاني؟

يعد قالب فاتورة الشحن المجاني هو أفضل مكان للبدء إذا كنت تبحث عن إنشاء قالب فاتورة مجانًا لعملك. هناك العديد من المصادر لقوالب فواتير الشحن المجانية القابلة للتحرير. يمكنك التحقق من نموذج فاتورة الشحن ClickPost هنا.

بصرف النظر عن ClickPost ، إذا كنت تبحث عن خيارات تصميم ، فهناك قوالب فاتورة شحن على Word إذا كنت تبحث عن قالب نص ثقيل. تتمثل فائدة استخدام نموذج شحن قابل للتخصيص من الكلمة في أنه مجاني ، وتحصل على بعض خيارات التصميم. يمكنك أيضًا إضافة شعار علامتك التجارية لمنح عملائك تجربة مخصصة للعلامة التجارية.

ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن إنشاء قالب جدولي أو استخدام أوراق Excel أو google لتتبع طلباتك ، فقد يكون من الأفضل البحث عن قالب فاتورة الشحن في Excel. إذا لم تتمكن من العثور على تصميم يعجبك في هذه الخيارات الثلاثة ، فيمكنك google قوالب فواتير الشحن المجاني ، وستحصل على مواقع ويب متنوعة توفر قوالب قابلة للتنزيل مجانًا. تتمثل ميزة استخدام قوالب الشحن المجانية هذه في أنها تسهل إدخال البيانات ، ويمكنك حتى أتمتة عملية التوليد بأكملها. ولكن ، لا يمكنك إضافة الكثير من النصوص إلى هذه القوالب لأن برنامج Excel هو تطبيق جداول بيانات.

7) نموذج فاتورة الشحن الدولي

أثناء الشحن دوليًا ، قد تكون قواعد التصدير / الاستيراد والجمارك صعبة. فاتورة الشحن هي مستند يمكنه تسريع عملية التخليص الجمركي. ولكن ، من أجل ذلك ، ستحتاج إلى التأكد من أن فاتورة الشحن الخاصة بك تحتوي على جميع المتطلبات من قبل ضباط الجمارك لتخليص طلبك.

أنت بحاجة إلى نموذج فواتير شحن دولي مضمون لضمان عدم وجود اختلافات في فواتير الشحن الخاصة بك. سيضمن ذلك عدم وجود مشكلات في طلباتك أثناء التخليص الجمركي. عادةً ما تُستخدم فاتورة الشحن الدولية أو الفاتورة التجارية لتوضيح جميع العناصر التي يتم بيعها. تصبح الفاتورة التجارية وثيقة ملزمة قانونًا وإثباتًا للبيع لجميع الأنشطة القانونية الإضافية التي يجب إجراؤها لاستيراد البضائع الخاصة بك إلى الدولة أو الولاية المعنية.

يجب أن يكون نموذج فاتورة الشحن الدولي لا تشوبه شائبة حيث ستستخدمه الحكومة لفرض رسوم جمركية على الأصناف من خلال تقييم القيمة الفعلية للبضائع. يمكن أيضًا استخدام الفاتورة التجارية كدليل على الشراء / الشحن في حالة مطالبات التأمين.

8) الخاتمة

عمليات الشحن هي العمود الفقري لكل أعمال التجارة الإلكترونية. مع زيادة شعبيتك وحجم طلباتك ، يصبح من الصعب بشكل متزايد إدارة وشحن طلباتك بشكل فعال دون إنشاء نظام مضمون. في كل نظام إدارة شحن ناجح هناك ، تعتبر فواتير الشحن هي المفتاح لتتبع وإدارة طلباتك عبر شركات نقل متعددة.

فاتورة الشحن ليست فقط مستندًا يمكن استخدامه للأغراض الداخلية ، ولكنه أيضًا مستند ملزم قانونًا يشير إلى الشروط والأحكام التي تمت مناقشتها بين الشاحن والناقل. يمكن أن تكون فاتورة الشحن الواضحة والموجزة مفتاحًا لعمليات الشحن والتنفيذ الفعالة. ولكن ، من أجل إنشاء فاتورة شحن لا تشوبها شائبة في كل مرة ، فأنت بحاجة إلى قالب فاتورة شحن شامل وموثوق يغطي جميع القواعد الخاصة بك. يمكن أن يقلل قالب فاتورة الشحن المصمم بشكل صحيح من متاعب إنشاء الفاتورة.

للقيام بذلك ، يمكنك استخدام قوالب فواتير الشحن المجانية المتوفرة على الإنترنت ، أو يمكنك استخدام قوالب فاتورة الشحن بالكلمة أو قوالب فواتير Excel المتوفرة بسهولة داخل البرنامج. يمكنك أيضًا الحصول على مساعدة من برنامج إدارة الشحن مثل ClickPost لتبسيط عملياتك بشكل أكبر. إذا كنت ترغب في الوصول إلى نموذج فاتورة شحن ClickPost ، يمكنك التحقق من موقعنا على الويب أو اتباع الرابط الموضح أعلاه.

إذا كنت تلبي احتياجات قاعدة عملاء عالمية ، فيجب أن يكون لديك قالب فاتورة شحن دقيق. تعمل فاتورة الشحن كمستند ملكية للبضائع أثناء استيرادها إلى بلد ما. تستخدمه السلطات كمرجع لتقييم قيمة البضائع وأهليتها لدخول البلاد. لذلك ، يجب استخدام نموذج فاتورة الشحن الذي يوفر جميع المعلومات المطلوبة في بوليصة الشحن حتى لا تكون شحناتك عالقة في الجمارك.

في الختام ، يمكنك القول أن قالب فاتورة الشحن هو أحد أهم العوامل التي يجب مراعاتها أثناء تطوير عملية شحن موثوقة وفعالة. سيسمح لك النموذج بتبسيط عملياتك وتوفير العناء اليدوي لإنشاء مستند فاتورة جديد. يمكنك أيضًا إضافة علامتك التجارية على فاتورة الشحن لتحسين رؤية العلامة التجارية.

9) أسئلة وأجوبة حول نموذج فاتورة الشحن

9.1) كيف أقوم بإنشاء نموذج فاتورة الشحن؟

لإنشاء قالب فاتورة شحن مخصص ، يمكنك إما فتح مستند فاتورة فارغ في Word أو Excel ، أو يمكنك الاختيار من بين القوالب الموجودة مسبقًا المتوفرة في هذا البرنامج. يمكنك بعد ذلك تعديل الحقول وإضافة علامتك التجارية وحفظ القالب. يمكنك الآن استخدام هذا النموذج لإنشاء فواتير الشحن الخاصة بك.

9.2) هل توجد قوالب فواتير شحن مجانية في Microsoft Word أو Excel؟

هناك عدد قليل من قوالب فواتير الشحن المجانية في Word و Excel والتي يمكنك استخدامها لإنشاء قالب فاتورة الشحن الخاص بك مجانًا.

9.3) ما هو بوليصة الشحن؟

بوليصة الشحن هي مجرد مصطلح آخر لفواتير الشحن. يحتوي على جميع المعلومات الضرورية المطلوبة لإجراء تسليم ناجح ومعلومات حول البضائع داخل الشحنات.

9.4) كيف تختلف الفاتورة التجارية عن فاتورة الشحن؟

يتمثل الاختلاف الكبير بين الفاتورة التجارية وفاتورة الشحن في أن الفاتورة التجارية يتم إنشاؤها عادةً أثناء شحن الطلبات الدولية. تحتوي الفاتورة التجارية على قيمة البضاعة مع الوصف. يسمح هذا للسلطات باستخدامه كوثيقة رسمية فيما يتعلق بالتأمين والجمارك والإجراءات المالية الأخرى.