ما يحتاج أصحاب الشركات الفرديون لمعرفته حول الاجتماعات السنوية
نشرت: 2023-07-31عند ذكر عبارة "الاجتماع السنوي للمساهمين" ، ما الصورة التي تستحضرها في ذهنك؟ هل هو تجمع كبير لشخصيات مؤثرة في طليعة عمالقة الصناعة مثل أمازون أو إكسون أو آبل؟
أو ربما ينحرف عقلك نحو سيناريو أكثر محلية ، تخيل شخصًا مثل جيم يدير مشروعًا صغيرًا لتنسيق الحدائق من مقره السكني؟
يختار العديد من مالكي الشركات الصغيرة الاندماج ، غالبًا عن طريق إنشاء شركة C أو S Corporation).
يفعلون ذلك في المقام الأول لحماية أصولهم الشخصية من الالتزامات التجارية المحتملة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن معدل ضريبة الشركات المخفض حاليًا يجعل C Corporation خيارًا جذابًا للشركات ذات الأحجام المختلفة.
عندما يتم تشكيل شركة C أو S ، من الضروري الامتثال للمتطلبات الإدارية للشركة في ولايتك ، حتى لو كانت مؤسستك تتكون من شخص واحد فقط. تستلزم هذه الشروط استضافة وتوثيق اجتماعات مجلس الإدارة والمساهمين. 
شركات المالك الواحد
ستوفر هذه القطعة رؤى حول الشركات المالكة الفردية. هذه الظاهرة التي أصبحت شائعة بشكل متزايد ، تجلب الشركات المالكة الفردية معها مجموعة فريدة من التحديات والمزايا.
على وجه الخصوص ، سنرد على بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا التي يتم طرحها حول شركة مالك واحد والمتطلبات الإدارية التي تأتي مع تشغيل شركة واحدة.
1. هل يمكنني الحصول على شركة مساهم واحد؟
في الواقع ، من الممكن أن يكون لديك شركة مساهمة واحدة. في الواقع ، تسمح كل ولاية في جميع أنحاء الولايات المتحدة لفرد واحد بتشكيل وإدارة شركة.
كما أنها تسمح للشركة بأن يكون لها مدير واحد فقط ، مما يفتح لك إمكانية تولي أدوار المساهم الوحيد والمدير والمسؤول في شركتك.
هذا يعني أنه يمكنك الإشراف على مؤسستك وتوجيهها بمفردك.
2. ما هي متطلبات الاجتماع الإداري لشركة مساهم واحد؟
جميع الشركات ، بغض النظر عن حجم أو عدد المساهمين ، ملزمة قانونًا بعقد اجتماع سنوي للمساهمين واجتماع لمجلس الإدارة على الأقل.
في حين أنه من الممكن وفي بعض الأحيان ضروريًا عقد اجتماعات إضافية ، يتم تحديد الحد الأدنى بثبات عند اجتماع واحد سنويًا.
هذا الشرط ينطبق حتى على الشركات ذات المساهمين الفرديين. إنها جزء أساسي من الحفاظ على الحوكمة الرشيدة للشركات والوفاء بالالتزامات القانونية.
3. ما الذي يجب علي مناقشته في الاجتماع السنوي للمساهمين؟
الاجتماع السنوي للمساهمين مخصص بشكل أساسي لانتخاب مجلس إدارة الشركة للعام المقبل.
في الشركات الكبيرة ، يمكن أن تصبح هذه العملية قضية تنافسية وساخنة ، حيث يتنافس العديد من المرشحين للحصول على مكان في مجلس الإدارة. ومع ذلك ، بالنسبة للشركات ذات المساهمين الفرديين ، فإن العملية أبسط إلى حد كبير.
في الأساس ، يمكنك أن تقرر من جانب واحد تعيين نفسك كمدير. بعد ذلك ، يجب عليك إنشاء محضر اجتماع يوضح أنك ، بصفتك المساهم الوحيد ، قد انتخبت نفسك كمدير منفرد لمجلس الإدارة.
4. ما الذي يجب علي مناقشته في اجتماع مجلس الإدارة؟
عادة ما يتم تكليف مجلس إدارة الشركة باتخاذ قرارات مالية مؤثرة ، تلك التي تؤثر بشكل كبير على كل من الشركة ومساهميها.
تشمل هذه المسؤولية مجموعة من القرارات مثل إصدار الأسهم ، والموافقة على القروض أو عمليات الاستحواذ ، وتعيين الضباط ، وتحديد مكافآت الضباط ، والموافقة على الزيادات ، والإعلان عن توزيعات الأرباح.
في سياق الشركات ذات المالك الفردي ، فإن الموضوع الأكثر تكرارًا الذي من المحتمل "مناقشته" وتسجيله يتعلق بالتغييرات الملحوظة في التعويض وأي توزيعات للأرباح.
5. كيف يمكنني توثيق اجتماع؟
لكل من اجتماع مجلس الإدارة والاجتماع السنوي للمساهمين ، من الضروري إنشاء ما يعرف باسم محاضر الاجتماعات.
في حين أن هذه الدقائق لا تحتاج إلى تفصيل كل مناقشة أو حدث وقع ، إلا أنها يجب أن توثق بدقة النقاط الرئيسية وأي قرارات تم التوصل إليها. عادةً ما تتكون محاضر الاجتماع هذه من:
- تاريخ ووقت ومكان الاجتماع
- الذين حضروا. ملاحظة: بالنسبة لاجتماع مجلس الإدارة حيث تكون الشخص الوحيد الذي يحضر ، ستحتاج إلى توثيق أنك تشغل جميع مناصب الضباط الثلاثة (الرئيس التنفيذي والمدير المالي / أمين الصندوق والسكرتير) وأنك حاضر.
- بنود جدول الأعمال مع وصف موجز لكل بند
- إجراءات التصويت - في حالة وجود شركة مساهمة واحدة ومدير واحد ، فستقوم فقط بتوثيق كيفية تصويتك
- الوقت الذي تم فيه رفع الاجتماع
لست ملزمًا بإنشاء محضر اجتماع من البداية. تتوفر العديد من القوالب المجانية عبر الإنترنت للعمل كإطار عمل.
إن استخدام قالب لا يجعل المهمة أقل صعوبة فحسب ، بل يضمن أيضًا الوفاء بمسؤولياتك الإدارية على الفور.
الأهم من ذلك ، ليس هناك شرط لتقديم محضر الاجتماع الخاص بك إلى الدولة أو أي هيئة أخرى. ومع ذلك ، يجب تخزينها بأمان مع سجلات الشركة المهمة الأخرى ، مثل مواد التأسيس واللوائح والقرارات.
6. هل أنا حقا بحاجة إلى عناء مع هذا؟
عند العمل كمساهم واحد ومدير ، قد يكون من المغري تجنب الإجراءات الشكلية للشركة. قد يبدو هذا غير منطقي على المدى القصير ، ولكن إهمال هذه المتطلبات قد يعرض حماية مسؤوليتك للخطر.
يتطلب الحفاظ على وضع مؤسستك ككيان قانوني منفصل الالتزام ببعض الإجراءات الشكلية للشركة ، مثل عقد اجتماع المساهمين السنوي أو تقديم تقريرك السنوي.
إذا واجهت دعوى قضائية ، فقد يجادل الطرف الآخر بأن مؤسستك لم تف بالتزاماتها وأنها مجرد امتداد لشئونك الشخصية.
إذا تمكنوا من تقديم قضية مقنعة ، فقد يتمكنون من الحصول على حكم ضد أصولك الشخصية بالإضافة إلى موارد شركتك.
رسالة الوجبات الجاهزة واضحة: يجب أن تعقد اجتماعًا سنويًا للمساهمين واجتماعًا سنويًا لمجلس الإدارة ، بغض النظر عن حجم مؤسستك.
بصفتك مساهمًا / مالكًا وحيدًا ، من المرجح أن تكون اجتماعاتك وقراراتك مباشرة.
من الضروري أن تأخذ بعض الوقت لعقد اجتماعك وتسجيله بشكل صحيح. من خلال القيام بذلك ، ستحمي المكانة الجيدة لشركتك وتحافظ على حالة مسؤوليتك المحدودة.
دعنا نتوقف لحظة لمقارنة الخصائص الرئيسية لشركات المالك الفردي والشركات متعددة المساهمين بصريًا. يقدم الجدول التالي لمحة موجزة عن هذين الشكلين من الشركات:
| وجه | شركة مالك واحد | شركة متعددة المساهمين |
|---|---|---|
| عدد المساهمين | 1 | اكثر من 1 |
| مجلس إدارة | يمكن أن يكون نفس الشخص المساهم | يجب أن يتم انتخابه من قبل المساهمين |
| المتطلبات الإدارية | يجب عقد اجتماع المساهمين واجتماع مجلس الإدارة السنوي | يجب عقد اجتماع المساهمين واجتماع مجلس الإدارة السنوي |
| تعقيد الاجتماع | عادة ما تكون أقل تعقيدًا بسبب صانع القرار الفردي | عادة ما يكون أكثر تعقيدًا بسبب تعدد صناع القرار |
| المسؤولية القانونية | قد تكون الأصول الشخصية في خطر إذا لم يتم الوفاء بالتزامات الشركة | عادة ما تكون الأصول الشخصية محمية إذا تم الوفاء بالتزامات الشركة |
| القرارات المالية | من صنع مساهم واحد | صُنع بواسطة مجلس الإدارة أو صوّت عليه المساهمون |
الصورة: Depositphotos.com