اكتسبت منظمة سانت جون غير الربحية رؤية كاملة في العمليات اليومية وتبسيط الاتصالات (دراسة حالة)

سانت جون هي منظمة غير ربحية تعمل في 40 دولة حول العالم ، وتشارك في العديد من الأعمال التجارية والمآثر الإنسانية ، وقد تم تأسيسها بشكل أساسي في عام 1100 بعد الميلاد مما يجعل سانت جون أقدم علامة تجارية في العالم!

مثل معظم المنظمات غير الربحية ، يركز St John على الحصول على التبرعات وإدارة المتطوعين والموظفين بشكل فعال وكان يواجه أيضًا بعض التحديات نفسها التي يواجهها العديد من المنظمات غير الربحية على أساس يومي: فهم عدد ساعات عمل الموظفين والمتطوعين وإدارة النماذج ، التقارير ، وقوائم المراجعة التي يملأها المتطوعون ، وتبسيط الاتصالات ، وتعزيز عمليات الإعداد والتدريب ، وأكثر من ذلك بكثير.

كان سانت جون يبحث عن حل شامل يمكن أن يساعدهم في مواجهة هذه التحديات حتى يتمكنوا من تطوير مؤسستهم بشكل كامل ، وهذا بالضبط ما حول سانت جون إلى Connecteam.

"في فرع جنوب إفريقيا ، تعتبر Connecteam مفيدة جدًا في متابعة عمليات الإسعاف والعاملين لدينا والمتطوعين الذين نطلق عليهم اسم" اللواء ". يتكون هؤلاء الأعضاء من متطوعين شباب وأعضاء بالغين. أثبت Connecteam أنه حيوي للحفاظ على قائمة دقيقة ومحدثة لأعضاء فريقنا ومعلوماتهم وفي الوقت المناسب تتبع عملهم التطوعي. يعمل جزء من موظفينا بالكامل خارج المكتب وجزء من المكتب ، لذلك نحن نستخدم نظام تتبع الوقت بطرق مرنة مختلفة ".

ديان ، الرئيس الوطني للشباب ، وجون ، مدير الإسعاف ، جلسوا معنا (Connecteam) لمشاركة تجاربهم مع تطبيق الموظف لدينا.

1. قبل Connecteam ، ما الذي كنت تستخدمه في العمليات اليومية؟

أحد أسباب وصولنا إلى Connecteam هو أنه لم يكن لدينا طريقة جيدة لتتبع أعضائنا وموظفينا رقميًا. كنا نفعل كل شيء من خلال الأعمال الورقية وكنا بحاجة للذهاب إلى نوع رقمي من التنسيق. وبحثنا حولنا عن المنصات التي يمكن أن تساعدنا في القيام بذلك ، حيث يمكن أن نكون بلا أوراق.

لقد وفرت لنا Connecteam أيضًا مستوى من الإشراف على المستوى الوطني لمعرفة ما تفعله مستوياتنا المحلية. بالنسبة لقسم جوهانسبرج لدينا ، لدينا إشراف فوري على ما يقوم به أعضاؤنا وموظفونا على أساس يومي ، وهو ما لم يكن لدينا من قبل. اعتمدنا على التقارير اليدوية التي تم الإبلاغ عنها مرة واحدة في الشهر من قبل شخص ربما لم ير جميع الأشخاص أيضًا.

يمكنني حرفياً تسجيل الدخول في أي لحظة على Connecteam وأرى ما يحدث ولدي فهم كامل لأحدث المستجدات. على سبيل المثال ، يمكنني الآن إلقاء نظرة على ديربان ، وأرى الطبيب الذي يشارك في أي حدث وفي أي وقت. تغيير كبير بالنسبة لنا كما يمكنك أن تفهم!

2. أخبرنا عن التحديات التي واجهتها قبل Connecteam.

لذلك كان هناك سببان بدأنا في البحث عن الحلول الرقمية. أولاً ، كان نظامنا مفتوحًا للتلاعب ، وكان الأمر كله مجرد أعمال ورقية وسنفقد الكثير من المعلومات والسجلات. لأن كل شيء كان ورقيًا إذا انتقل شخص ما ، وإذا لم يسلموا السجلات ، فسنخسر ذلك. لن نحصل حرفيًا إلا على المعلومات (حول ما كان يفعله موظفونا ، وعدد المرضى الذين رأوهم ، وعدد ساعات التطوع التي كانوا يقومون بها ، وما إلى ذلك) في نهاية الشهر إذا حصلنا عليها من الأساس.

كما أنه يسد فجوة اتصال هائلةبالنسبة لنا. نظرًا لأننا هيكل قديم ومنظمة غير ربحية وشبه عسكرية ، فكل شيء تاريخي هرمي للغاية. على سبيل المثال ، بصفتي رئيس الشباب ، يجب أن أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى رؤساء الشباب في مجالات مختلفة ، ثم يقومون بنشر المعلومات. الآن ليس علينا القيام بذلك بعد الآن. لسنا مضطرين للاعتماد على الأشخاص ، لذا فهي تخلق تواصلًا سلسًا في جميع أنحاء المنظمة ويمكننا الوصول إلى كل متطوع بشكل مباشر. لذلك حتى لو كان لدينا ضابط ليس قويًا جدًا في التواصل ، فلا يزال هذا الشخص وفريقه يحصلون على نفس المستوى من المعلومات.قامت Connecteam بتسوية الملعب بالنسبة لنا.

أيضًا لأعضاء فريقنا ، دعنا نقول إنني موجود في شرق لندن ، فأنا الآن قادر على الذهاب والتحقق من عدد ساعات العمل التي أعمل بها ويمكنني معرفة ما يفعله الآخرون في جميع أنحاء البلاد.قام Connecteam بتمكين المستخدم في نهاية المطاف من التفاعل معنا (Dianne and Jon).

شيء آخر نضيفه كان مفيدًا للغاية ، وفي الواقع ضروريًا ، هو أننا ندير مشروع COVID-19 في الوقت الحالي حيث نقوم بتزويد العاملين في مجال الرعاية الصحية بالعديد من المستشفيات في جميع أنحاء البلاد ، كما أن تحديد الموقع الجغرافي مهم جدًا حتى نتمكن من يمكن أن ترى أن الناس في المكان الذي ينبغي أن يكونوا فيه عندما يسجلون الحضور. كان من السهل جدًا تتبع متطوعينا وموظفينا.

هذا جانب مهم جدًا ، والذي كان مهمًا لأعمالنا حتى قبل COVID 19. نظرًا لأننا نقوم بالكثير من الأعمال الطبية القائمة على الأحداث ، سنذهب إلى الأحداث الرياضية والحفلات الموسيقية وما إلى ذلك ، وغالبًا ما يكون لدينا الكثير من الموظفون العاملون في هذه الأحداث الذين قد يعملون لدينا كل ساعة. لذلك لحساب ساعات المتطوعين ، من المهم جدًا أن ترى أن الأشخاص موجودون في المكان الذي يقولون إنهم موجودون فيه والمدة التي قضوها هناك. كانت طريقة عمل ذلك سابقًا تتم من خلال القلم والورق - ليست فعالة على الإطلاق. لذلك إذا وصل شخص ما وقال إنه وصل هناك الساعة 10 صباحًا وغادر الساعة 4 مساءً ، فلا توجد طريقة للتحقق من صحة ذلك بالفعل.

3. أخبرنا عن الميزات التي تستخدمها كثيرًا وكيف أنها مفيدة لشركتك وموظفيك.

ساعة الوقت

بعد أن تكون الساعة الزمنية هي الميزة الرئيسية التي نستخدمها والسياج الجغرافي ، فنحن نصر على استخدام الجميع لها. في الواقع ، أحد الأسباب التي دفعتنا إلى اتباع خطة تسعير متميزة هو التأكد من أن السياج الجغرافي كان شيئًا. لذلك بالنسبة لجميع الأحداث ، والمستشفيات ، وما إلى ذلك ، فلدينا السياج الجغرافي مُمكّنًا لضمان أن الجميع يسجل الدخول والخروج في المكان الذي من المفترض أن يكون فيه.

رابط الدعوة

لقد جعل رابط الدعوة حياتنا أسهل بكثير ، يمكننا فقط إرسال رابط للموظفين الجدد أو المتطوعين والسماح لهم بملء المعلومات ذات الصلة. في وقت لاحق يمكننا أن نضيف إليها ، وهذا يجعل العملية الكاملة لإلحاق الموظفين وإلحاقهم بالعمل نظيفة ومنظمة للغاية - كان هذا بالضبط ما جئنا من أجله ، في البداية ، نتطلع إلى تنظيم وتتبع أعضاء فريقنا بطريقة أفضل.

الاتصالات المستهدفة باستخدام المجموعات الذكية

نحن نستخدم المجموعات الذكية أيضًا لفصل الاتصال بين موظفينا ، خاصة وأن لدينا أعضاء بالغين ، وأطفال ، ومتطوعين ، وما إلى ذلك. لا يمكن أن يكون لدينا أطفال في نفس المجموعة مثل البالغين ، لأسباب واضحة مثل حماية الأطفال وكل ذلك. لقد كان هذا مفيدًا حقًا للاستخدام ونستخدم Connecteam لدفع المحتوى حقًا إلى المجموعات بطريقة مستهدفة ، وكذلك حتى يحصلوا على محتوى مناسب لهم فقط.

التحديثات

لذلك من خلال التحديثات ، كنا نرسل المحاضرات والمسابقات ، هذا النوع من الأشياء. تعد التحديثات طريقة رائعة لتعزيز تواصلنا ومشاركتنا مع المتطوعين والموظفين الذين يتقاضون رواتبًا. انها حقا يجعل فرقا كبيرا.

الجدولة

تقول ديان إنها تستخدم الجدول الزمني لأغراض التدريب وهو فعال للغاية وينوي جون البدء في استخدامه في المستقبل حسب الحاجة ، خاصة أنه يمكن أن يساعد في تقديم التحولات للمتطوعين والموظفين المدفوعين ، ويمكن أن يساعد في توسيع نطاق مؤسستنا حسنًا.

تخصيص المجلدات والمحتوى

الأحمال. لذلك عندما يتعلق الأمر بالمجلدات المخصصة ، فهذا هو المكان الذي نرسل فيه جميع الروابط والتحديثات والسياسات الخاصة بنا. على سبيل المثال ، أنشأنا النماذج وقوائم المراجعة ، لذلك عندما يصل الطبيب إلى مناوبته ، يمكنه فحص المركبات والمزيد. لقد أنشأنا سياسات ولوائح ، لذلك إذا ارتبك أي شخص بشأن ما يحتاج إلى ارتدائه ، فيمكنه الاطلاع على اللوائح ، ويمكن للشباب رؤية السياسات الخاصة بهم مباشرة على Connecteam من خلال ميزة التخصيص. من خلال هذه الميزة ، يمكننا التأكد من أن الجميع يقرأ السياسات ويوقعها حتى نكون جميعًا على نفس الصفحة. كما أنه يخلق مستوى من المساءلة نحبه تمامًا.

أنشأنا أيضًا علامة تبويب تدريب مع المجلدات المخصصة وقمنا بربطها بـ Google Drive الخاص بنا ، لذا بدلاً من تحميل المستندات على Connecteam ، أنشأنا رابطًا تشعبيًا إلى Drive بحيث يتم تخزين جميع العناصر لدينا على السحابة ونسمح بالوصول إليها فرقنا.

4. ما عائد الاستثمار الذي اختبرته؟

يبدأ عائد الاستثمار لدينا أخيرًا بقدرتنا على تحديد عدد الأشخاص لدينا ومدى فعاليتهم ، لذلك لدينا ذلك على الفور. نحن نعلم بالضبط عدد الأعضاء الموجودين لدينا في كل مكان والذي لن يكون هو نفسه للشركات الأخرى وخاصة المنظمات غير الربحية. نظرًا لأننا منظمة غير ربحية ، فإن معرفة عدد أعضاء الفريق لديك بالفعل قد يكون أكثر صعوبة مما تعتقد ، فقد أعطانا Connecteam فكرة فورية عن عدد الأعضاء لدينا.

فيما يتعلق بالتطوع ، يمكننا تحديد المؤهلات التي نمتلكها في جميع المجالات ، ويمكننا إجراء ترتيب للمهارات هناك ، ويمكننا أيضًا معرفة نوع الوقت الذي يقضيه متطوعونا ، وكيف يفعلون ، وأين وماذا انهم يفعلون.

والتواصل ملحمة جدا.

لقد مكننا من الجري والدفع للناس بطريقة لم نكن قادرين عليها. لذا فإن الجداول الزمنية وساعة الوقت قد خلقت حقًا طريقة فعالة لإدارة هذين المجالين حتى نتمكن من رؤية المتطوعين والأجور. هذه المرونة في الجداول الزمنية وساعة الوقت رائعة حقًا ومفيدة لنا.

5. ما هي انطباعاتك عن عملية التنفيذ؟

لقد قمنا بالكثير من التطوير مع يوفال وكل فرد في الفريق. الجميع في Connecteam رائع ، كانت أوقات دوران الموظفين مذهلة. يوفال رائع جدا! لا ينام.

6. هل تنصح Connecteam لزملائك؟لماذا؟

لقد أوصينا بالفعل Connecteam!قدمناه إلى فريق سانت جون الدولي الذي يستخدمه الآن على مستوى الرئيس التنفيذي.

وهناك عدد غير قليل من المنظمات الأخرى التي تستخدم Connecteam أيضًا بناءً على خبرتنا فقط.

ديان ، "لقد أوصيت به مسؤولي التوظيف لإدارة الموظفين في الشركات الدولية الكبرى ، كما أوصيت به بشكل عام للعديد من المديرين الآخرين.

نحن الآن بصدد طرح Connecteam داخل St. نحن نقدمها لموظفينا وليس لخدمات الإسعاف لدينا ".

7. ما الذي فاجأك بخصوص Connecteam؟

لقد وجدت أنه من الرائع حقًا أن يكون كل شخص في Connecteam منفتحًا على الاقتراحات ، وهو أمر لطيف للغاية. كان ذلك مفاجئًا ولكنه مرحب به تمامًا.

8. هل تريد إضافة أي شيء آخر حول تجربتك مع Connecteam؟

أعتقد أنه من الرائع كيف سيذهب كل فرد في Connecteam إلى أبعد الحدود لمساعدة عملائك.

عندما بدأنا في استخدام Connecteam لـ ICC (حدث كان لدينا هنا في جنوب إفريقيا) ، أطلقنا حسابًا آخر من Connecteam ، ولم يكن مصممًا لهذا الغرض. لكن كل شخص في Connecteam كسر بأعقابه حرفيًا في محاولة للتأكد من أنه يعمل. وكنا قادرين على تنظيم جداول لـ 270 طفلاً يقومون بأشياء مختلفة في أماكن مختلفة. وكنا قادرين على التواصل دوليًا ، على الرغم من أنه لم يكن مصممًا لذلك ، إلا أن Connecteam لم يتخطى إيقاعًا لمساعدتي شخصيًا في محاولة اكتشاف كل شيء. لذا ، من جانب العملاء ، فإن خدمة Connecteam واستعدادها لتكون مذهلة حقًا هو أمر ملحمي. لقد جعلتنا نعمل بشكل أكثر ذكاءً مما كنا نفعله وكيف كنا من قبل. أنا أحب المنتج.

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا