دليل تفصيلي حول كيفية إنشاء ميزانية الحدث
نشرت: 2022-06-22قد يبدو إنشاء ميزانية لحدثك أمرًا شاقًا ، لكن لا يجب أن يكون كذلك. يمكنك إنشاء ميزانية واقعية ويمكن التحكم فيها باتباع هذه الخطوات البسيطة.
- أولاً ، حدد ما هو الحدث الخاص بك وما الذي سيتضمنه. سيساعدك هذا على إنشاء تقدير واقعي لعدد الأشخاص الذين سيحضرون.
- بعد ذلك ، حدد موقعًا وقم بحجزه. سيساعدك هذا في حساب تكلفة السلع والخدمات اللازمة للحدث.
- أخيرًا ، عامل تكاليف التسويق والإعلان. قم بإجراء حساب نهائي واضبطه حسب الضرورة!
باتباع هذه النصائح ، سيكون إنشاء ميزانية لحدثك أمرًا سهلاً وخاليًا من الإجهاد!
ما هي الميزانية ، ولماذا تحتاج واحدة لحدثك؟
تقدر الميزانية الدخل والنفقات على مدار بعض الوقت ، وعادة ما يتم التعبير عنها من الناحية النقدية. يعد إنشاء ميزانية لحدثك أمرًا مهمًا لأنه سيساعدك على تتبع إنفاقك والتأكد من أنك لا تفرط في الإنفاق. يمكنك إنشاء ميزانية واقعية ويمكن التحكم فيها باتباع هذه الخطوات البسيطة.
حدد ما هو الحدث الخاص بك وماذا سيشمل
تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء ميزانية لحدثك في تحديد ماهية الحدث الخاص بك وما سيتضمنه. سيساعدك هذا في عمل تقدير واقعي لعدد الأشخاص الذين سيحضرون.
- هل سيكون الحدث الخاص بك مفتوحًا للجمهور أم بدعوة فقط؟
- هل سيكون حدثًا ليوم واحد أم عدة أيام؟
- ما نوع الأنشطة التي ستشملها؟
ستساعدك الإجابة على هذه الأسئلة في إنشاء ميزانية مخصصة لحدثك.
قم بإنشاء تقدير واقعي لعدد الأشخاص الذين سيحضرون
الخطوة التالية هي إنشاء تقدير واقعي لعدد الأشخاص الذين سيحضرون الحدث الخاص بك. سيساعدك هذا الرقم في تحديد تكلفة السلع والخدمات اللازمة للحدث. من الضروري أن تكون واقعيًا عند تقدير عدد الحاضرين ، حيث سيؤثر ذلك على النتيجة النهائية.
ضع في اعتبارك ما يلي عند تقدير عدد الأشخاص الذين سيحضرون الحدث الخاص بك:
- حجم المكان: إذا كنت تستضيف حدثًا كبيرًا ، فستحتاج إلى مكان أكبر لاستيعاب جميع الضيوف. سيؤدي هذا إلى زيادة تكلفة الحدث الخاص بك.
- الموقع: سيؤثر موقع الحدث الخاص بك على عدد الأشخاص الذين يمكنهم الحضور. إذا كنت تستضيف حدثًا في منطقة ريفية ، فسيتمكّن عدد أقل من الأشخاص من الحضور مما لو كنت تستضيف نفس الحدث في مدينة.
- الوقت من العام: يؤثر أيضًا الوقت من العام الذي سيُقام فيه الحدث الخاص بك على عدد الحاضرين. قد يكون للأحداث التي تقام خلال أشهر الصيف أو الشتاء حضور أكثر من الأحداث التي تقام خلال أوقات أخرى من العام.
حدد موقعًا واحتفظ به
الخطوة الثالثة في إنشاء ميزانيتك هي تحديد موقع وحجزه. سيساعدك هذا في حساب تكلفة السلع والخدمات اللازمة للحدث. سيؤثر موقع الحدث الخاص بك أيضًا على عدد الحاضرين ، لذا تأكد من اختيار موقع يسهل الوصول إليه ويتوفر به موقف سيارات واسع.
احسب تكلفة السلع والخدمات اللازمة للحدث
الخطوة الرابعة في إنشاء ميزانيتك هي حساب تكلفة السلع والخدمات اللازمة للحدث. يتضمن ذلك تكلفة الطعام والشراب والترفيه والديكورات وغيرها من العناصر الضرورية للحدث.
هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للحصول على أسعار أرخص من البائعين:
- تسوق من حولك: احصل على عروض أسعار من بائعين متعددين قبل الالتزام بواحد. سيساعدك هذا على مقارنة الأسعار والعثور على أفضل صفقة.
- كن مرنًا: إذا كنت على استعداد للتحلي بالمرونة مع التواريخ ، فقد تتمكن من الحصول على سعر أفضل. يقدم العديد من البائعين خصومات للأحداث التي تقام خارج أوقات الذروة.
- تفاوض: لا تخف من التفاوض مع البائعين. قد يكونون على استعداد لمنحك سعرًا أفضل إذا كنت تخطط لاستخدام خدماتهم في أحداث متعددة.
عامل في تكاليف التسويق والإعلان
الخطوة الخامسة في إنشاء ميزانيتك هي مراعاة تكاليف التسويق والإعلان. يتضمن ذلك المواد المطبوعة والإعلان عبر الإنترنت وأي نفقات تسويقية أخرى. من الضروري الوصول إلى جمهورك المستهدف لتوليد الاهتمام بالحدث الخاص بك بجهودك التسويقية.
هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للوصول إلى جمهورك المستهدف دون كسر البنك:
- استخدم وسائل التواصل الاجتماعي: تعد وسائل التواصل الاجتماعي وسيلة رائعة للوصول إلى العديد من الأشخاص دون إنفاق المال. يمكنك إنشاء صفحة Facebook أو Twitter للحدث الخاص بك واستخدامهما للترويج للخصومات والهدايا ومعلومات الحدث الأخرى.
- استخدم التسويق عبر البريد الإلكتروني: يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني طريقة أخرى فعالة من حيث التكلفة للوصول إلى جمهورك المستهدف. يمكنك إنشاء قائمة بريد إلكتروني بالحضور المحتملين وإرسال تحديثات إليهم حول الحدث الخاص بك.
قم بإجراء حساب نهائي واضبطه حسب الضرورة
الخطوة الأخيرة في إنشاء ميزانيتك هي إجراء الحساب النهائي والتعديل حسب الضرورة. هذا هو المكان الذي ستحتاج فيه إلى مراجعة جميع تكاليفك والتأكد من أنها في حدود ميزانيتك. إذا تجاوزت الميزانية ، فقد تحتاج إلى تعديل خططك وفقًا لذلك.
هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لتعديل خططك عندما تتجاوز الميزانية:
- تقليص النفقات غير الضرورية: يشمل ذلك أي تكاليف ليست ضرورية للحدث. على سبيل المثال ، إذا تجاوزت ميزانيتك ، فقد ترغب في تقليص عدد عناصر الديكور أو تقليل كمية الطعام المقدم.
- ابحث عن بدائل أرخص: إذا تجاوزت ميزانيتك ، فقد ترغب في البحث عن بدائل أرخص لبعض نفقات مناسبتك. على سبيل المثال ، قد ترغب في استخدام DJ بدلاً من استئجار فرقة.
- تقليل عدد الحضور: إذا تجاوزت الميزانية ، فقد تحتاج إلى تقليل عدد الحاضرين. يمكن القيام بذلك عن طريق إرسال عدد أقل من الدعوات أو فرض سعر تذكرة أعلى.
- تقليل مدة الحدث: إذا تجاوزت الميزانية ، فقد تحتاج إلى تقليل طول الحدث. يمكن القيام بذلك عن طريق تقليص عدد الأنشطة أو تقليل مقدار الوقت الذي يستغرقه كل نشاط.
- اطلب رعاية: إذا تجاوزت ميزانيتك ، فقد ترغب في طلب رعاية من الشركات أو الأفراد الذين قد يكونون مهتمين بدعم الحدث الخاص بك. يمكن أن يساعد ذلك في تعويض بعض التكاليف المرتبطة بالحدث.
يجب عليك أيضًا التفكير في بعض المساعدة من برنامج تتبع ميزانية الأحداث ذي السمعة الطيبة والذي سيساعدك على التحكم في ميزانيتك ويسهل عليك توفير المال.
استنتاج
يعد إنشاء ميزانية لحدثك خطوة مهمة في عملية التخطيط. من خلال تخصيص الوقت الكافي لتحديد تكاليفك وإيجاد طرق لتوفير المال ، يمكنك التأكد من نجاح حدثك. استخدم النصائح الواردة في هذا المقال لمساعدتك في إنشاء ميزانية تناسبك!