كيفية تبسيط الأجزاء الأكثر مملة من أعمال التصميم المستقل الخاصة بك

يشترك معظم المبدعين المستقلين في تجربة واحدة: في تلك اللحظة أدركوا مقدار الأعمال الإبداعية التي تنطوي على أشياء غير إبداعية. بالنسبة لي ، كان ذلك بعد الانتهاء من المهمة لعميلي الأول وإدراك مقدار "العمل الختامي" الذي لا يزال يتعين القيام به.

كونك مصممًا مستقلاً يعني أيضًا خلع قبعة التصميم الخاصة بك بين الحين والآخر لتصبح محاسبًا ومُحرر إعلانات ومندوب مبيعات وغير ذلك. أنت تدير كل شيء بمفردك وعلى الرغم من أنك متأكد من أنه يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية والحصول على المساعدة ، ما زلت بحاجة إلى فهم قوي لكل شيء.

أنت الرئيس ، بعد كل شيء.

وهذه الأشياء ليست في مكان قلبك ، وبالتأكيد ليست ما تريد تحقيق مهنة منه. لذلك ، من الممتع حقًا أنه كلما كنت أكثر نجاحًا ومهارة ، زاد عدد العملاء الذين تحصل عليهم ، وكلما زاد عدد المسؤولين الذي يتعين عليك القيام به - استغراق الوقت من مشاريع التصميم الأخرى التي قد تعمل عليها.

لسوء الحظ ، فإن قضاء بعض الوقت على الأقل في الإدارة والتسويق وأجزاء أخرى من العمل أمر لا مفر منه. لكن هناك بالتأكيد مسكنات لهذا الموقف.

يمكنك أن تصبح ذكيًا وتكتشف طرقًا لقضاء أقل وقت ممكن على هذه الأشياء حتى تتمكن من البقاء في "كهف التصميم" الخاص بك أكثر فأكثر وفقط رأسك للقيام بمهام إدارية أساسية.

بصفتي مستقلاً يعمل بشكل جانبي ، ليس لدي خيار سوى العمل بذكاء لا يصدق. أنا متأكد من أنك يمكن أن تتصل. عندما يكون لديك 10 ساعات فقط أو نحو ذلك في الأسبوع لتنمية عملك ، فإن قضاء ساعة كاملة في برنامج الفواتير الخاص بك يمكن أن يبدو وكأنه مضيعة ، كما لو كنت تتراجع عن العمل الرائع الذي سيجعل الناس يلاحظونك.

إذن ، إليك أفضل الطرق للعمل بذكاء وتبسيط الأشياء المملة.

أنواع التبسيط الأربعة التي يجب الانتباه إليها

بين كل الاختراقات الحياتية والتطبيقات المتغيرة للحياة وكل شيء بينهما ، من السهل أن تطغى على كل نصائح الإنتاجية المتوفرة. بعض الأدوات والمعلمين يقدمون وعودًا حلوة تشعرك بالإغراء.

لكن الكثير من الناس يبالغون في تعقيدها. خاصة عندما تتقن هذا الشيء التبسيط بالكامل لأول مرة ، فمن الأفضل أن تبقي الأمور بسيطة.

إليكم ما أحب أن أسميه الفئات الأربع للعمل الذكي:

1. الاستعانة بمصادر خارجية لشخص آخر

يعد الاستعانة بمصادر خارجية لجزء من عملك لشخص آخر طريقة واضحة جدًا للتخلص من الأشياء التي لا تحبها في قائمة مهامك. إنه التكتيك الأكثر قسوة (قطع مهمة تمامًا بدلاً من مجرد توفير الوقت عليها) ، لذلك ستوفر الكثير من الوقت ، ولكنها أيضًا إحدى الطرق الأكثر تكلفة.

هناك طريقة جيدة للبدء وهي تعيين مساعد افتراضي عام للتعامل مع بعض الأشياء التي تعيقك. تعجبني الطريقة التي تحددها Indigo Colton في مشروع Freelance to Freedom: "إنهم يتولون المهام التي يحتاجها عملك للعمل بسلاسة ، ولكن إما أنك تكره القيام بذلك أو أنها تستغرق الكثير من وقتك."

13 أداة قائمة على المستعرض يجب أن يتوفر لكل مصمم في مجموعة الأدوات الخاصة به

آه ، التطبيق المستند إلى المتصفح. إنه برنامج قوي يقوم بتحديث نفسه. ليس عليك العبث بتنزيل الأشياء. وربما يكون الأمر الأكثر روعة على الإطلاق ، أنه يمكن الوصول إلى التطبيق الذي تختاره على أي موقع ...

2. أتمتة باستخدام التطبيق

هذه هي طريقتي الشخصية المفضلة لتوفير الوقت. التكنولوجيا ذكية جدًا الآن ، إنها جنونية. دعها تفعل كل ما في وسعها من أجلنا. يمكن أن تساعدك أتمتة سير العمل في تخطي الخطوات أو المراحل الكاملة للمسؤول المستقل. إنها أيضًا رائعة بشكل خاص لنوع الأشياء الإدارية التي سنتحدث عنها في هذا المنشور نظرًا لأنها في الغالب منخفضة الطاقة ومهام سهلة.

هل تبحث عن تطبيق فواتير رائع؟ لا مزيد من البحث.

3. العمل دفعة

خذ أي مهام إدارية أو مهام غير إبداعية لها بعض الأشياء المشتركة أو يتم إجراؤها في نفس الأداة ، وقم بتجميعها معًا ، وابدأ في معاملتها كمهمة أو عملية واحدة. كما يشرح The Muse ، فإنه يعمل لأن "هذه الطريقة من المفترض أن تزيد من إنتاجيتك من خلال مساعدتك على تجنب هذا التبديل المحموم للتروس الذي يحدث دائمًا عندما تنتقل من مشروع إلى آخر."

قد يعني ذلك يومًا مخصصًا للاجتماعات (أو عدم وجود اجتماعات). ربما تكون ساعة محددة كل يوم ترسل فيها جميع رسائل البريد الإلكتروني والفواتير وغيرها من الاتصالات الصادرة بدلاً من القيام بذلك عندما ينبثق الموضوع. أي مهام صغيرة أو قصيرة تظهر بشكل متكرر في قائمة المهام الخاصة بك ، يمكنك تنظيمها من خلال تجميعها في عدد قليل من الجلسات الكبيرة.

4. إنشاء القوالب

يمكن استخدام القوالب في أي منطقة تقريبًا من أعمال التصميم المستقل الخاصة بك. أنا متأكد من أن لديك أجزاء نموذجية من عملية التصميم الخاصة بك ، وعقد أساسي ونموذج فاتورة ، ومواد أساسية أخرى. ولكن هناك الكثير من الاستخدامات الأخرى ، مثل منشورات وسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني وحتى مكالمات استشارة العملاء. قد لا تتمكن دائمًا من استخدام الردود الجاهزة تمامًا ، ولكن إنشاء قوالب "ملء الفراغ" أو المطالبات لنفسك يوفر أيضًا الكثير من الوقت.

الآن ، دعنا نتعمق في التفاصيل.

قضاء وقت أقل على البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني هو أحد أهم الشرور لأي محترف. لا توجد طريقة لتجنب التحدث إلى العملاء ، لذلك عليك التركيز على اكتشاف طرق لاستخدام بريد إلكتروني أقل وتصفح بريدك الوارد بشكل أسرع.

استخدم الردود التلقائية

أولاً ، قم بإعداد الردود التلقائية للأنواع الشائعة من رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها مثل استفسارات العملاء الجدد والأسئلة الشائعة وعمليات إرسال نماذج الاتصال. إذا كنت تخبر أشخاصًا مختلفين بنفس الشيء مرارًا وتكرارًا ، فيجب عليك استخدام الرد التلقائي لذلك.

حتى إذا كنت لا تزال بحاجة إلى الدخول والإجابة على جزء من سؤال شخص ما أو تقديم المزيد من المعلومات ، فإن هذا البريد الإلكتروني التلقائي يمنح الأشخاص مزيدًا من المعلومات ويشترك لك الوقت للرد! على سبيل المثال ، يمكنك ربط استجابة تلقائية لنموذج تلقي العميل الخاص بك والذي يتضمن معلومات وروابط حول الخطوة التالية.

ستظل بحاجة إلى إلقاء نظرة على عميلك المحتمل الجديد ، لكنك لن تحتاج إلى التسرع في الرد عليه فورًا لأن هذا خرج تلقائيًا.

ستحتوي معظم نماذج الاتصال على ميزة استجابة تلقائية مضمنة ، ويمكن أن تساعدك أدوات مثل CRM أو Zapier في إعدادها لبقية صندوق الوارد الخاص بك.

إنشاء قوالب ردود جاهزة

لأي رد متكرر ولكنه يتطلب الكثير من التخصيص لأتمتة ردك ، تخطي بضع خطوات عن طريق إنشاء نموذج بريد إلكتروني يمكنك تحريره وإرساله.

فكر في رسائل البريد الإلكتروني مثل شرح مدى تواجدك أو أسعارك لعميل محتمل - يعتمد ذلك على التوقيت والموقف ، ولكن يجب تخصيص جزء واحد فقط من هذا البريد الإلكتروني (التاريخ أو السعر الفعلي) لكل شخص.

هذا يعني أنها مثالية لقوالب البريد الإلكتروني! يمكن إنشاء هذه في CRM الخاص بك (الذي سنتحدث عنه لاحقًا) ، أو أداة مضمنة مثل الردود الجاهزة في Gmail ، أو ببساطة نسخ القوالب ولصقها من مستند Word في بريد إلكتروني جديد.

تصفية تلقائية لصندوق الوارد الخاص بك

أنا أتحدث أكثر من بضع علامات تبويب للبريد الوارد ، مثل "الترويج" ، التي يقدمها لك Gmail تلقائيًا. يمكنك بالفعل إيقاف تشغيلها وإنشاء قواعد أكثر تقدمًا لنقل الأشياء تلقائيًا إلى علامات ومجلدات مختلفة ، ووضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني كمقروءة ، والمزيد بناءً على المرسلين أو سطور الموضوع أو الكلمات المستخدمة في البريد الإلكتروني. مزودو البريد الإلكتروني الآخرون لديهم ميزات مماثلة أيضًا.

عندما تحتاج إلى الابتعاد عن عمل العميل للتحقق من البريد الإلكتروني ، فأنت تريد التركيز على رسائل البريد الإلكتروني المهمة. أجب عن أي عملاء أو عملاء محتملين أو شركاء ، وما إلى ذلك ، وارجع إلى التصميم قبل أن تشتت انتباهك بالنشرات الإخبارية ، والترويج للخصم ، والأشخاص الذين يروجون لك.

أدوات مفيدة للتعاون والتواصل

بفضل العولمة والتكنولوجيا المتطورة باستمرار ، أصبح العمل عن بُعد موضوعًا ساخنًا في مكان العمل في القرن الحادي والعشرين. لم يعد من الضروري أن يتواجد فريق من المصممين في نفس المكتب ، أو حتى في نفس المكتب ...

إرسال التحديثات التلقائية

كانت إحدى المهام التي لطالما كانت تزعجني هي إرسال تحديثات أسبوعية أو مهمة إلى العميل. إذا كان لدي عميل كان من المفترض أن أرسل إليه تحديثات يوم الثلاثاء ، فسيأتي في الساعة 12:01 صباحًا يوم الأربعاء أكثر من مرة. يعد التواصل بشأن التحديثات أمرًا مهمًا ، ولكنه قد يشعر أيضًا بالملل ، خاصة مع العملاء الذين يطلبونها طوال الوقت.

أفضل طريقة للتعامل مع ذلك هي من خلال أدوات التعاون والإدارة الجيدة للمشروع. سيكون لديهم ميزات مثل إشعارات البريد الإلكتروني والملخصات التي ستسمح لعملائك تلقائيًا بمعرفة أثناء قيامك بالتحقق من العناصر ، ونقل المنتجات على طول خط الأنابيب الخاص بك ، وغيرها من عناصر "إنجاز العمل". ولن تضطر إلى إرسال بريد إلكتروني بعد شطب كل عنصر من قائمة المهام الخاصة بك.

استخدم جدولة المواعيد

ألا تكره كل ما يلزم ذهابا وإيابا في تحديد موعد؟ الأمر ليس بهذه البساطة أبدًا ، "هل أنت متفرغ في هذا الوقت؟" "نعم!" "رائعة!" أنت تراسل بريدًا إلكترونيًا مع عميلك وتقارن الجداول الزمنية في محاولة للعثور على وقت يناسبكما.

بدلاً من ذلك ، تحدد أداة حجز المواعيد المبسطة مثل Acuity أو Cal Friendly مدى توفرك للعملاء وتتيح لهم حجز مكان في التقويم الخاص بك من هناك. بسيط جدا.

اعثر على عملاء جدد وحصل عليهم في وقت أقل

تسويق نفسك والعمل على أي خيوط جديدة شر لا بد منه. لا يمكنك الحصول على عملاء جدد بدون تسويق ، أو على الأقل عن طريق الترويج لنفسك بشكل جيد بما يكفي لتسويق عملك التجاري نفسه. وعندما يبدأ ذلك في العمل ، يستغرق الأمر مزيدًا من الدوران لنقل شخص ما من مهتم بخدماتك إلى دفع ثمنها. فيما يلي الأجزاء التي يمكنك تبسيطها.

قم بإنشاء تسلسل تسويق عبر البريد الإلكتروني

يجب أن تستخدم بالفعل التسويق عبر البريد الإلكتروني لعملك المستقل. إذا قمت بذلك ، فمن المحتمل أنك ترسل رسالة إخبارية أسبوعية أو شهرية عبر البريد الإلكتروني وقد يكون لديك عرض اشتراك مجاني على موقع الويب الخاص بك.

يمكنك المضي قدمًا في ذلك لتحويل أي مشترك لم يملأ بعد نموذج "وظّفني" إلى عميل محتمل مطلّع ومهتم. استخدم تسلسل ترحيب لرعايتهم ، وأخبرهم كيف يمكنك مساعدتهم ، وفي النهاية اعرض نموذج "وظّفني" مرة أخرى.

استخدم نماذج الاتصال الذكية

إضافات نماذج WordPress: أيهما أفضل لموقعك؟

تعد نماذج الاتصال طريقة رائعة للتواصل مع المستخدمين ، حتى إذا كنت تقدم بالفعل عنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف على موقعك. إنها مريحة بشكل لا يصدق لأنها تسمح للعملاء بمعرفة ...

بالنسبة للأشخاص المستعدين للانتقال مباشرة إلى نموذج "تعييني" على موقع الويب الخاص بك ، فأنت تريد أن تكون هذه هي الخطوة الأولى في عملية إعداد عميل سلسة. هذا يعني أنك بحاجة إلى الحصول على نماذج اتصال مفصلة كافية بحيث يكون لديك كل المعلومات التي تحتاجها لنقلها إلى الخطوة التالية في عملية استيعاب العميل لتقليل أي ذهاب وإياب وتوفير الضغط. وهذا قد يعني وجود أكثر من نموذج اتصال واحد على موقعك.

ولكن عندما يتم تفصيل النماذج الخاصة بك ، يمكنك بسهولة ربطها بالخطوات التالية. على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي النموذج التفصيلي إلى تسلسل بريد إلكتروني مخصص أو بريد إلكتروني للرد التلقائي.

أتمتة أو دفعة ترويج الوسائط الاجتماعية

يمكن أن يكون القفز على Facebook أو Twitter لتسويق نفسك أمرًا ممتعًا بسهولة. أولاً ، هناك الوقت الذي يستغرقه العمل التسويقي الفعلي كل يوم أو أسبوع. ولكن بعد ذلك ، هناك وقت إضافي تقضيه على الشبكة بعد الانتهاء من ذلك ، بعد تشتيت انتباهك والبدء في التمرير عبر خلاصتك.

من خلال أتمتة النشر على وسائل التواصل الاجتماعي باستخدام أداة مثل MeetEdgar أو جدولة كل ذلك مرة واحدة في بداية كل أسبوع ، يمكنك العودة إلى العمل ولا تزال تضع اسمك هناك.

استخدم CRM للعقود والإعداد

ربما تتضمن عملية التصميم الخاصة بك الكثير من النماذج والعقود والمستندات الأخرى. على سبيل المثال ، هناك العقد الأولي وأي فواتير ونماذج للتوقيع على الموافقات وكل ذلك الجاز.

يجعل CRM من السهل تتبع كل ما يحدث. إحدى الأدوات الشائعة جدًا لدى المصممين المستقلين مؤخرًا هي Dubsado ، التي تركز منتجها على مساعدة المبدعين المستقلين وأصحاب الأعمال الصغيرة.

إنشاء حملات التنقيط

عندما تستخدم CRM - إما Dubsado أو أداة أخرى - فإنها تجعل من السهل جدًا إرسال سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني إلى العملاء. تختلف هذه عن تسلسلات التسويق عبر البريد الإلكتروني من حيث أنها ترسل تلقائيًا مستندات العميل والتحديثات وما إلى ذلك ، لذا فإن المسؤول يحدث خلف الكواليس دون أن تبتعد عن Adobe.

يتقاضون رواتبهم

هل تتذكر تلك اللحظة التي أخبرتك عنها؟ كنت قد انتهيت للتو من كتابة وتحرير أول منشور لي في مدونة لحسابهم الخاص وأدركت أن هناك الكثير من العمل الذي يجب القيام به قبل أن أرى أموالي بالفعل. والأسوأ من ذلك ، لم أستطع ملاحقة موكلي التالي حتى فعلت ذلك. لقد قطعت شوطًا طويلاً ، وإليك كيفية التبسيط أيضًا.

إرسال الفواتير التلقائية والمتكررة

إذا كنت ترسل أكثر من فاتورة واحدة إلى شخص ما ، فيجب أن تفعل كل ما في وسعك لإلغاء كل العمل مرة واحدة. تجعل معظم برامج تحرير الفواتير هذا الأمر سهلاً بالنسبة لك.

يمكنك إما تعيين جدول دفع مقدمًا وإخراج الفواتير التلقائية وفقًا لذلك ، أو تعيين الفواتير المتكررة لعميل مستمر ، أو توصيل أداة الفواتير الخاصة بك بأداة إدارة المشروع حتى يتمكنوا من المزامنة مع بعضهم البعض.

أتمتة تذكيرات الدفع

سيكون أمرًا رائعًا إذا كان كل عميل حريصًا وفي الوقت المحدد على الدفع لك ، ولكن هذه ليست حياة معظم المستقلين. بدلاً من ذلك ، علينا أن نبقى على رأسها ، ونرسل لهم تذكيرات بمواعيد الاستحقاق القادمة ، وفي الحالات الأسوأ ، نطاردهم بعد المدفوعات المتأخرة.

أم نحن؟ قد لا تكون ميزة واضحة في كل CRM وأداة للفواتير ، ولكن معظمها يسمح لك بتعيين رسائل البريد الإلكتروني والتذكيرات التلقائية التي يتم تشغيلها من خلال المواعيد النهائية للدفع التي قمت بإعدادها.

تتبع الدخل والمصروفات

بمجرد أن تحصل على أموال ، حان وقت الاحتفال ، وليس القفز مباشرة إلى برنامج مسك الدفاتر الخاص بك. تسجيل الدخل والمصروفات ليس شيئًا يجب أن تقضي وقتًا فيه.

بين ربط البرنامج بالبنك وبطاقات الدفع ، والقدرة على تسجيل الأنشطة تلقائيًا في جداول بيانات مخصصة من خلال IFTTT أو Zapier ، يجب أن تكون قادرًا على تسجيل الدخول بشكل دوري ومراجعة أموالك فقط ، وليس تنظيمها أيضًا.

من خلال إجراء كل هذه التخفيضات البسيطة هنا وهناك ، لا داعي للقلق بشأن مهام إدارية أكثر أهمية لا يمكنك الاستغناء عنها. خمس دقائق هنا وخمس دقائق هناك تضيف بسهولة ما يصل إلى ساعات وساعات أكثر من التصميم الذي يمكنك القيام به كل أسبوع.

قم بتنزيل التقرير المجاني!

في تقريرنا لعام 2019 ، وجدنا بعض الأفكار المذهلة بعد إجراء مسح على أكثر من 1000 تصميم (معظمهم من العاملين المستقلين!) مثلك تمامًا. تعرف على ما يتقاضونه مقابل الخدمات التي يبيعونها وغير ذلك الكثير.