كيفية الارتباط بشركة شحن أو بريد سريع في التجارة الإلكترونية

اربط مع شركة بريد سريع لشحن التجارة الإلكترونية

يشكل الارتباط بشركاء البريد السريع القابلين للحياة أساس أي تجارة إلكترونية جيدة للبيع بالتجزئة والجملة. بدون شركة شحن جيدة توفر نوعًا من ضمان جودة الخدمات ، هناك العديد من مجالات عملك التي يمكن أن تتأثر سلبًا. هذه هي العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار شركة خدمات البريد السريع.

ومع ذلك ، فإن عملية الارتباط بشريك شحن جيد تشمل العديد من العوامل المختلفة التي تتعدى مرحلة الإعداد ، من اختيار شريك لوجستي إلى مراقبة أدائه على مدى فترة لتحديد مجالات التحسين الممكنة.

قائمة أهم 8 أشياء يجب وضعها في الاعتبار عند الارتباط بشركة بريد سريع في الهند لشحن التجارة الإلكترونية

في هذه المقالة ، سنأخذك عبر الخطوات الرئيسية لإنشاء علاقة مع شركة شحن أو بريد سريع في الهند تسمح لك بالحفاظ على عمل مربح.

1. اختيار شركة البريد السريع والتفاوض بشأن شروط الخدمة

إن اختيار شريك التوصيل ليس سوى الخطوة الأولى في عملية أطول بكثير ولكنه ليس بالأمر السهل بأي حال من الأحوال. لقد أنشأنا قائمة شاملة من 15 معيارًا مختلفًا يجب مراعاتها عند اختيار شركة لوجستية. أول شيء سيكون تكاليف الشحن الإجمالية ولكن بعد ذلك ، هناك أيضًا تخصصات أخرى قد تتطلبها الأعمال التجارية المختلفة عبر الإنترنت. مثل شركة مجوهرات ، من المحتمل أن يتطلب التعامل مع سلع باهظة الثمن وهشة عالية القيمة شركة شحن مثل Sequel على دراية بشحن هذه الفئة من المنتجات.

يعتمد تضييق هذه المعايير بشكل كبير على الصناعة التي تنتمي إليها كل شركة تجارة إلكترونية والجمهور المستهدف الذي تلبي احتياجاته. من المحتمل أن تتطلب الشركة التي تبيع ملابس التجزئة المخفضة مستوى أمانًا أقل من الشركة التي تتعامل مع المجوهرات الراقية. عندما يطلب متجر المجوهرات التأمين ، فمن المرجح أن يحافظ بائع الملابس بالتجزئة على التسليم السريع كاحتياج ذي أولوية. من ناحية أخرى ، قد تتطلب شركة مستحضرات التجميل خدمات البريد السريع الحساسة لدرجات الحرارة لجزء كبير من منتجاتها.

بعد اختيار شركة الشحن المثالية الخاصة بك بناءً على مجموعة متنوعة من المعايير ، تكون المفاوضات هي الخطوة التالية. تأتي هذه العملية مع تحدياتها الخاصة المتعلقة بهيكلة اتفاقية مع الشركاء اللوجستيين المعنيين والتي تشمل جميع الخدمات المطلوبة من الاستلام والتخزين إلى إكمال التسليم وتلقي ملاحظات العملاء. إلى جانب الشروط القياسية مثل الإطار الزمني المحدد للتسليم (على الأكثر من 3-5 أيام) ، تعد الاحتياجات المتخصصة المحددة لعملك جزءًا مهمًا من إطار عمل أي اتفاقية مستوى خدمة بينك وبين العديد من شركاء البريد السريع.

2. الاستخدام الأمثل للموارد

تعد كيفية استخدام الموارد عنصرًا كبيرًا يجب مراعاته أثناء عملية التفاوض ، وكذلك بعد الاتفاق على الشروط وأثناء تقديم الخدمة. من المهم أن تتذكر أن الارتباط مع أي شركة لوجستية ، حتى لو كانت واحدة من بين العديد ، هي عملية مستمرة ومستمرة.

الموارد الأساسية التي تمتلكها أي شركة بريد سريع هي أسطول من المركبات ، ومعدات لتحميل وتفريغ الشحنات ، وموظفين في أي مكان يتراوح بين 5000 إلى 500000. ومع ذلك ، فإن الشركة الجيدة هي الشركة التي تستمر في تطوير مواردها الحالية والاستفادة من موارد جديدة بمرور الوقت ، وخاصة التقنيات الحديثة.

غالبًا ما يكون وجود موظفين مدربين جيدًا أكثر فاعلية من وجود عدد كبير من الموظفين ، وسوف تتطلب المركبات فحصًا منتظمًا. من المفيد للغاية أيضًا إنشاء مراكز توزيع وتوزيع في المناطق النائية أو الشعبية. ومع ذلك ، لا يمكنهم المساعدة بشكل فعال إلا إذا كانت شبكة المراكز متصلة جيدًا. يمكن أن يحدث سوء الاتصال في أي مرحلة من مراحل الشحن ، أي الميل الأول أو الميل الأوسط أو الميل الأخير مما يؤدي إلى تأخير في التسليم وترك العملاء غير مدركين لحالة طلباتهم.

هذا يمكن أن يؤدي إلى نسبة مئوية أعلى من RTO. يمكن أن تؤثر المنصة التي يستخدمها مزود خدمات الشحن للتتبع أيضًا على تجربة العميل ، حيث يمكن أن تؤدي التحديثات المتأخرة للعميل أثناء عملية الشحن إلى زيادة قلقهم بشدة وفرص تطوير ندم المشتري. يمكن أن تساعد آلية التسليم المتقدمة تقنيًا أيضًا في اكتشاف الطرق المثلى لعمليات التسليم المنتظمة.

جانب آخر مهم لاستخدام الموارد هو التأكد من أنك قد استكشفت بشكل كامل جميع الخدمات الممكنة التي يمكن أن تقدمها شركة البريد السريع. قد تكون هناك ميزات معروضة على نظام التتبع الخاص بهم والتي قد لا تكون الأكثر وضوحًا ولكنها يمكن أن تعزز سرعة التسليم وإدارة المخزون ورضا العملاء. يمكن أن يشمل ذلك إدارة NDR ، وإدارة المرتجعات ، وترقيات المركبات ، من بين أشياء أخرى كثيرة اعتمادًا على شركة الخدمات اللوجستية المعنية.

3. تحديد العملية المنتظمة لكل طلب

لتجنب أي سوء اتصال وسوء فهم وخلط قد يؤدي إلى خسائر محتملة ، من المفيد إنشاء مخطط لنظام التسليم والعمليات اليومية. ستعمل هذه الخريطة على تتبع كيفية تعيين وكيل الشحن لطلب معين يقوم بالتوقيع عليه ويتم تحرير العنصر في عهدته ومتى يجب استلام العنصر بعد تقديم الطلب.

سيحدد أيضًا كيف سيحتاج موظفو المستودعات إلى التدريب للعمل مع شركة شحن جديدة للتجارة الإلكترونية. يتمثل أحد التحديات الشائعة التي تواجهها معظم شركات التجارة الإلكترونية في التعامل مع استثناءات التسليم. يمكن أن يفشل التسليم لأي عدد من الأسباب ، على سبيل المثال ، عندما يبدو أن عنوان التسليم أو معلومات الاتصال الخاصة بالعميل غير صحيحة.

في مثل هذه الحالات ، من الضروري أن يكون لدى شركة مزود خدمات البريد السريع للتجارة الإلكترونية في الهند نظام واضح للتعامل مع مثل هذه الاستثناءات ، من الناحية المثالية في شكل فريق دعم العملاء الذي يمكن الوصول إليه عن طريق الاتصال أو الرسائل النصية أو عنوان البريد الإلكتروني. تعمل الأنظمة التي تعتمد على واجهة برمجة التطبيقات مثل ClickPost بكفاءة لتمكين شركات التجارة الإلكترونية من التعامل مع الاستثناءات في غضون فترة زمنية قصيرة من 4 ساعات.

سيكون هذا الفريق مسؤولاً عن تلقي المعلومات الصحيحة من العملاء وإعادة جدولة التسليم لتاريخ لاحق. من الناحية المثالية ، يجب إكمال التسليم في غضون 36 ساعة من تاريخ التسليم المقرر أصلاً حيث أن فرص إلغاء الطلب تزداد بشكل كبير بعد هذا الإطار الزمني. يعد النظام الفعال المطبق هو الطريقة الوحيدة لضمان تنفيذ هذه العملية بسلاسة.

4. تسوية الدفع عند الاستلام

شهد قطاع التجارة الإلكترونية طفرة كبيرة على مدى السنوات القليلة الماضية ، والتي دفعت إلى المبالغة بسبب الحاجة إلى الخدمات عن بُعد خلال بداية جائحة COVID-19. يختار العديد من المستهلكين الدفع مقابل مشترياتهم عبر الإنترنت ، مما يزيد من سرعة وكفاءة التسليم. ومع ذلك ، لا يزال لدى العديد من العملاء تفضيل لأوامر الدفع عند الاستلام ، والتي تسمح لهم بالدفع نقدًا بعد اكتمال التسليم.

في حين أن تقديم الدفع عند الاستلام هو وسيلة رائعة للوصول إلى قاعدة عملاء أكبر ، إلا أنه قد يأتي مع العديد من التحديات. من أكثر المشكلات شيوعًا التي تحدث عند تقديم أوامر الدفع عند الاستلام التأخير في تحديث مبلغ الدفعة المكتملة مع بنك أعمال التجارة الإلكترونية.

يمكن أن تؤدي هذه التأخيرات إلى حسابات غير متطابقة تحتاج إلى شرحها وتصحيحها. كيف تتعامل شركة البريد السريع مع هذا الجانب من تسوية COD وتستفيد من التكنولوجيا المتاحة لمعالجة الأمر نفسه يمكن أن تساهم في الصيانة الفعالة للسجلات والموارد المالية لمؤسسة التجارة الإلكترونية.

عنصر آخر مهم في تسوية COD هو التعامل مع عمليات تسليم COD الفاشلة. يمكن أن تحدث هذه لأسباب متنوعة ، سواء كانت حالة المنتج في وقت التسليم أو القيود النقدية من جانب المستهلك. في مثل هذه الحالات ، يجب ملاحظة سبب فشل التسليم ومن ثم يجب أن تكون هناك عملية لإعادة العنصر المعني.

يمكن تضمين هذه الميزات في آلية التسليم. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أيضًا وضع شروط لتحميل شركة الخدمات اللوجستية أو شركة الشحن مسؤولية فشل الدفع النقدي عند التسليم (COD) الذي حدث بسبب تلف المنتج أثناء النقل.

5. التوثيق

بمجرد الانتهاء من جميع الخطوات المذكورة أعلاه وإيجاد الوضوح فيما يتعلق بجميع اعتبارات الأولوية المحددة الخاصة بك ، فإن الخطوة التالية هي تأكيد شريك الشحن وتقديم جميع الوثائق اللازمة للتأكد من أنه يمكنك الاندماج مع النظام الأساسي لهذا الشريك بسلاسة وأن جميع الأمور المالية والشركات يتم الاعتناء بالشكليات. يمكن أن تختلف الوثائق المعنية من شريك إلى شريك ولكن هناك بعض العناصر المشتركة لجميع الشركاء.

تبدأ المستندات القياسية التي يجب أن توفرها شركة التجارة الإلكترونية عادةً لشركة لوجستية بإثبات هوية تجارية. سيكون هذا شكل رقم بطاقة PAN لعملك ونسخة من المستند في السؤال نفسه. سيطلب معظم شركاء البريد السريع أيضًا نسخة من شهادة ضريبة السلع والخدمات الخاصة بك لفهم شريحة ضريبة السلع والخدمات التي تندرج تحتها شركتك وفئة المنتجات التي يتم التعامل معها.

أهم مستند يجب الاحتفاظ به مع أي شركة بريد سريع هو SLA (اتفاقية مستوى الخدمة). سيشمل هذا المستند جميع الشروط التي يجب على شريك الشحن أن يقدم بموجبها خدمتهم ، والرسوم الإجمالية التي يمكنهم تحصيلها مقابل ذلك ، وحيث يجب فرض عقوبات في حالة الأداء منخفض الجودة أو أي خرق لشروط اتفاقية مستوى الخدمة.

بعد تقديم المستندات المتعلقة بتحديد الهوية والتمويل ، وبعد التوقيع على اتفاقية مستوى الخدمة ، يلزم مزيد من الأعمال الورقية لتحديد آليات التسليم التي سيتم اتباعها في مواقع معينة. يمكن أن يختلف تنسيق هذه المستندات من شركة إلى أخرى.

6. الاستفادة من نظام التكامل

يعد الارتباط بشركة شحن واحدة خطوة واحدة فقط في خلفية وظائف أعمال التجارة الإلكترونية. عادة ما يتطلب تجار التجزئة الإلكترونيون المتوسطون والكبيرون شركاء متعددين في البريد السريع لضمان الوفاء الكامل بالطلبات اليومية. بمجرد الاتفاق على الشروط مع شريك شحن جديد ، يعد الانضمام إلى تلك الشركة عملية منفصلة تتطلب منك التكامل مع نظام التسليم والتتبع.

تحتفظ كل شركة لوجستية بنظامها الخاص لشركات التجارة الإلكترونية لتتبع الطلبات وتنفيذها. لذلك ، بالنسبة لكل مجموعة من الطلبات من نوع معين أو تلبي احتياجات موقع محدد ، مثل الشركات التي تقدم التسليم في نفس اليوم أو عمليات التسليم المحلية ، التي يتم التعامل معها من قبل شريك بريد سريع مختلف ، سيتم استخدام منصات مستقلة لتلبية هذه الطلبات.

لا يؤدي ذلك إلى اتصالات متنوعة مع العملاء فحسب ، بل يتطلب أيضًا إنفاقًا أكبر للموارد من قبل شركة e-tailer لمراقبة الطلبات على كل من هذه المنصات ، ومتابعة عمليات التسليم الفاشلة أو المتأخرة ، وتتبع اتجاهات الأداء وتفضيلات العملاء.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تخفف فيه أنظمة تكامل البريد السريع العبء على أصحاب الأعمال. يمكن أن يمنحك النظام الأساسي الفعال المستند إلى واجهة برمجة التطبيقات لشحن التجارة الإلكترونية أو البريد السريع أو تجميع الخدمات اللوجستية نقطة مرجعية واحدة لعرض جميع شركاء الخدمات اللوجستية والأوامر التي يتم التعامل معها ، بدلاً من الاضطرار إلى زيارة موقع الويب الخاص بكل شركة على حدة.

توفر منصات التكامل مثل ClickPost أيضًا خيارات لشراء ملصقات شحن مُعدة لكل طلب ، ورسائل موحدة لإبقاء العملاء محدثين ، وصفحة موحدة لأوامر المشاهدة وأخرى لتتبعها ، وفرص للترويج للأحداث الكبرى أو المبيعات ، والعمليات المضمنة للعائدات و إدارة NDR ونظام آلي لمراقبة الأداء والاتجاهات خلال فترات زمنية محددة.

7. مراقبة الأداء

لقد ذكرنا عدة مرات في هذه المقالة أن الارتباط بشركة بريد سريع هو عملية مستمرة ومستمرة. في حين أنه قد يبدأ بالاختيار ، إلا أنه لا ينتهي عند اختيار الشريك وتوقيع الاتفاقيات. تقدم لك كل شركة شحن في الهند خدمة يمكن أن يكون لها تأثير كبير على أداء عملك بشكل عام.

يتطلب الأمر آلة جيدة التجهيز لضمان الاستلام الفوري بعد تقديم الطلب ، والتحديثات المتكررة على الموقع ، والتسليم السريع ، والنقل الآمن للمنتج ، وأخيراً وضع المنتج في أيدي العميل بما يرضيهم.

مراقبة الأداء هي وظيفة مهمة في عملية اختيار شريك البريد السريع للعمل. في غضون 6 أشهر ، تم تقديم طلبات كافية وتسليمها لتحديد المجالات التي ساعدتك فيها شركة الشحن المعنية وساعدتك في تعزيز نمو الأعمال ، وما هي المجالات التي تتطلب التحسين. يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كانت الشركة شريكًا قابلاً للحياة لعملك بشكل أكثر وضوحًا.

على سبيل المثال ، تذكر شركة البريد السريع أنها مجهزة للتوصيل حتى إلى أبعد المواقع. مع مرور الشهر ، لاحظت أن مجموعة معينة من الرموز السرية في منطقة نائية يبدو أنها تقدم عددًا كبيرًا من الطلبات بشكل متكرر. ومع ذلك ، تبدأ هذه الطلبات في الانخفاض حيث كانت شركة الشحن مسؤولة بشكل متكرر عن تأخير التسليم إلى تلك المنطقة بالذات بسبب نقص الموارد أو غيرها من العوائق ، على الرغم من عدم وجود مثل هذه المشاكل في المناطق الأخرى.

نظرًا لأن أكبر عدد من الطلبات ينشأ من هذا الموقع ، نظرًا لأن التسليم إلى المواقع البعيدة أصبح أحد الاعتبارات ذات الأولوية بالنسبة لك ، فقد تحتاج إلى إعادة تقييم أداء شريك التوصيل هذا. يمكن أن يساعد في تحديد ما إذا كان الناقل المعني يحتفظ بأسطوله الخاص لتسليم الشحنات ، مما يضيق نطاق ظهور التحدي. في حالة استخدام الناقل لقناة من الشركاء والوكالات للنقل ، تكون فرص التسليم غير الفعال أعلى.

تتطلب مراقبة أداء شركة موفر خدمات لوجستية التجارة الإلكترونية أن تراقب بعناية معاملاتك التجارية ، من عدد الطلبات المقدمة في أي مكان معين إلى ملاحظات العملاء في كل جزء من العملية اللوجستية. إذا كانت هناك شكوى متكررة من العملاء تفيد بأن نظام التتبع لا يبدو أنه تم تحديثه.

وهم غير قادرين على تحديد حالة طلبهم بسبب تقليل مشترياتهم. في مثل هذه الحالة ، يجب تنفيذ نظام تتبع أكثر تقدمًا من قبل شركة البريد السريع. يساعد تتبع نموذج العمل الخاص بك أيضًا ، لا سيما في حالة SDD و NDD والتسليم التشعبي المحلي.

يمكن أن تساعد الأنظمة الأساسية للوجستيات وتكامل واجهة برمجة تطبيقات النقل والشحن بشكل كبير في عملية مراقبة الأداء حيث يتم الاحتفاظ بجميع الطلبات المقدمة من قبل جميع شركات الخدمات اللوجستية للتجارة الإلكترونية وتتبعها وتحليلها نسبيًا خلال فترات زمنية محددة على منصة واحدة. يمكن بعد ذلك إعداد هذه المعلومات والتقارير الأخرى لمساعدتك في تحديد المجالات التي تتطلب التحسين.

8. إعادة التفاوض بشأن شروط اتفاقية مستوى الخدمة على أساس مجالات التحسين

الهدف من مراقبة أداء أي شركة بريد سريع وكذلك في مناطق مستهدفة محددة هو تحديد التحديات التي يواجهها عملك في توفير عمليات تسليم فعالة وسريعة. بمجرد إنشاء التحديات ونقاط الألم المتعلقة بمختلف مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة باللوجستيات ، بمساعدة منصة عرض متكاملة وتحليلات البيانات. الشيء التالي الذي يجب القيام به هو فهم واضح لكيفية قيام شركة الشحن بتحسين أدائها.

معظم اتفاقيات مستوى الخدمة هي عقود محدودة المدة تظل سارية لمدة عام واحد (12 شهرًا) يمكن بعدها تجديد العقد أو إنهاؤه تلقائيًا. الخيار البديل هو تعديل العقد الحالي أو صياغة عقد جديد مع نفس الشريك. في نهاية فترة العقد ، يمكنك التواصل مع مزود الخدمات اللوجستية مع مجالات التحسين ومراجعة العقد لمعالجة الأمر نفسه.

في حالة وجود العديد من عمليات التسليم الفاشلة بسبب تلف المنتج أثناء النقل ، يمكنك تقليل الخسائر عن طريق تحديد بند تأمين لأي عمليات تسليم فاشلة بسبب التلف الذي حدث أثناء النقل.

وبالمثل ، إذا كانت هناك جوانب معينة من أداء شركة البريد السريع تعمل على تحسين مؤشرات الأداء الرئيسية ، فيمكن التركيز عليها لتحديد كيفية الحفاظ على نفس المستوى من الكفاءة وحتى الترويج لنفسه. إذا كان شريك شحن أو لوجستي معينًا جيدًا بشكل خاص في (التسليم في اليوم التالي) ، فيمكنك أيضًا النظر في تقديم SDD (التسليم في نفس اليوم) وإضافة نفس الخدمة الضرورية في اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) ، ليتم تضمينها في أسعار الشحن وليس كتكلفة خفية.

الاستنتاج النهائي

كما ذكرنا سابقًا ، فإن عملية الارتباط بشركة لوجستية مستمرة ، لذا فإن مراقبة أداء شركة البريد السريع ، مع ملاحظة مجالات التحسين (الجيدة والسيئة) ، وترجمة ذلك إلى شروط قابلة للتطبيق لاتفاقية مستوى الخدمة (SLA) هي مهام تحتاج إلى يتم إجراؤها على فترات منتظمة. يمكن أن تساعدك هذه على تحسين الجوهر الرئيسي للخدمة ، وهو المبيعات والتسليم. إنه يبقي العملاء سعداء وينمو عملك ويزدهر في سوق تنافسية.