5 نصائح لجعل أي مدير اتصالات داخلي يلمع

يواجه مديرو الاتصالات الداخلية مهمة صعبة ، خاصة في المؤسسات أو الشركات الكبيرة. تتفاقم هذه الصعوبات والتحديات عندما تمتلئ هذه المنظمات بموظفين بلا مكاتب وفرق في الخطوط الأمامية وعاملين عن بعد.

ناهيك عن أن أزمة COVID-19 لم تجعل الوضع أسهل أيضًا.

التواصل عبر الفوضى

يمكن أن يؤدي الوصول بسهولة وفعالية إلى قوة العمل الكبيرة الموزعة لديك إلى حدوث صداع كبير.

يمكن أن يؤدي عدم التواصل بشكل صحيح مع الموظفين إلى آلاف رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة ، وسوء التواصل بين الموظفين ، والإحباط ، وانخفاض مشاركة الموظفين ، وانخفاض الإنتاجية ، وزيادة معدل دوران الموظفين.

نقدم لك أدناه ترسانة من النصائح للمساعدة في جعل أي مدير اتصالات داخلي يتألق.

هناك طريقة واحدة مؤكدة لإزعاج موظفيك وجعل حياتهم بائسة - أرسل لهم الكثير من رسائل البريد الإلكتروني. ناهيك عن أن ليس كل موظف لديه حساب بريد إلكتروني للشركة.

بالإضافة إلى ذلك ، من المستحيل قياس مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالاتصال والأهداف ومشاركة الموظفين من خلال رسائل البريد الإلكتروني.

هناك بعض المشكلات الأخرى المتعلقة برسائل البريد الإلكتروني:

1. هم يصرفون للغاية للموظفين.
2. لا توجد رقابة على الإطلاق. بمعنى ، أنت ، بصفتك مدير الاتصالات الداخلية ، ليس لديك طريقة لمعرفة ما إذا كان البريد الإلكتروني قد تمت قراءته أو حتى فتحه من قبل الموظف.
3. تعد رسائل البريد الإلكتروني طريقة غير فعالة للغاية للتعاون في المشاريع.
4. تلاحظ Forbes أنه يجعل من الصعب حقًا الفصل والتوازن بين العمل والحياة لأن "البريد الإلكتروني يبقينا مكبلين أمام الهواتف وأجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا".

على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني تعد شكلاً جيدًا من أشكال الاتصال في بعض أماكن العمل وفي بعض أشكال المراسلات ، إلا أن هذا لا يعني بالضرورة أنها شكل جيد من أشكال الاتصال للعاملين الذين لا يعملون بدون مكاتب وموظفي الخطوط الأمامية والعاملين عن بُعد. هذا صحيح بشكل خاص لأن هؤلاء الموظفين نادرًا ما يكونون خلف مكتب!

إن قنوات الاتصال الضعيفة وغير الفعالة هي تقريباً سيئة مثل رسائل البريد الإلكتروني.

يجب أن يكون مدير الاتصالات الداخلية قادرًا على الاعتماد بشكل كبير على قناة اتصال. قناة تتيح الاتصال الفوري والمباشر ، تستهدف 1: 1 والمراسلة الجماعية للوصول إلى فرق كاملة ، والتواصل في الوقت الفعلي والتحكم فيه ، والإشراف الكامل ، والوصول إلى الموظفين على جهاز يمكن الوصول إليهم بسهولة خلال ساعات العمل.

يعد برنامج اتصالات الموظفين حلاً رائعًا لمساعدة مديري الاتصالات الداخلية على الاتصال والوصول إلى جميع الموظفين الذين ليس لديهم مكتب أو في الخطوط الأمامية أو عن بُعد حتى يتمكنوا من التفوق في مناصبهم. توفر هذه التطبيقات أيضًا حلاً لجميع المشكلات المذكورة أعلاه مع رسائل البريد الإلكتروني وقنوات الاتصال الأخرى ، خاصةً للموظفين الذين يعملون بدون مكاتب أو في الخطوط الأمامية أو عن بُعد.

هل تتذكر قنوات الاتصال التي ذكرناها في النقطة أعلاه؟ نعم ، هنا حيث تأتي دائرة كاملة.

إنه القرن الحادي والعشرون ، وتحقق التكنولوجيا تطورات كبيرة لمساعدة مدير الاتصالات الداخلية على تسهيل الحياة.

في حين أن هناك العديد من أنواع وخيارات البرامج المختلفة ، مع ميزات مختلفة ، فإن Connecteam ، هو البرنامج الوحيد الحقيقي لإدارة الموظفين والاتصال الذي سينقل اتصالاتك الداخلية إلى المستوى التالي.

باستخدام برنامج اتصالات الموظفين Connecteam ، سيتمكن مديرو الاتصالات الداخلية من تبسيط استراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بهم بالطرق التالية:

1. يمكن الوصول بسهولة إلى جميع الاتصالات الداخلية للموظفين الذين ليس لديهم مكاتب ، والعاملين في الخطوط الأمامية ، والموظفين عن بعد حيث أن كل شيء موجود في التطبيق ، مباشرة على الهاتف الشخصي للموظف.
2. يجعل دليل الموظف التواصل مع الزملاء أمرًا سهلاً ، بدلاً من حفظ معلومات الاتصال على هواتفهم الشخصية. يمكن للموظفين البحث بالاسم أو حتى التصفية حسب القسم.
3. أرسل رسائل فردية مستهدفة أو رسائل جماعية مستهدفة إلى فريق أو قسم بأكمله. قم بتضمين ملفات GIF والصور ومقاطع الفيديو والروابط والمزيد لجعل التواصل الداخلي ممتعًا وجذابًا! بالإضافة إلى ذلك ، تجعل الدردشة التعاون في المشاريع والمهام أمرًا بسيطًا وسريعًا.
4. بصفتك مديرًا للاتصالات الداخلية ، فإنك تتمتع بالتحكم الكامل والإشراف على جميع الاتصالات مع التنبيهات والإشعارات في الوقت الفعلي. بنقرة واحدة ، تعرف على من قرأ الرسائل أو لم يقرأها وأرسل تذكيرات تلقائية للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
5. تضمن المراسلة الآمنة أن الإدارة يمكنها حذف الرسائل غير الملائمة أو غير الاحترافية.
6. توفر التغذية الاجتماعية الرقمية لمديري الاتصالات الداخلية طريقة سهلة وفعالة لإرسال تحديثات الشركة أو الأخبار أو الإعلانات. يمكن للموظفين الإعجاب والتعليق لزيادة مستويات مشاركة الموظفين وتحسينها.
7. تجعل صناديق الاقتراحات الرقمية والاستطلاعات واستطلاعات الرأي المباشرة من السهل للغاية جمع تعليقات الموظفين واقتراحاتهم.
8. توفر البيانات القابلة للقياس والقابلة للتنفيذ لمديري الاتصالات الداخلية القدرة على إنشاء تقارير قابلة للتخصيص بالكامل لتحديد ما إذا كانت استراتيجية الاتصال الداخلي تعمل بشكل فعال. قم بقياس مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك وتأكد من تحقيق أهدافك! إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستتوفر لك البيانات لإجراء التغييرات اللازمة على خطتك.
9. غرس ثقافة شركة صحية وممتعة من خلال تكريم الموظفين المتميزين على الخلاصة الاجتماعية الرقمية. حتى تهنئة الموظفين على المعالم الشخصية والإنجازات المهنية.
10. تتيح الجدولة التعاونية للموظفين التواصل بسهولة مع بعضهم البعض إذا دعت الحاجة إلى تغطية النوبات أو نشأت حالة طارئة. أيضًا ، توضح الملاحظات أثناء المناوبة ما يتعين على الموظفين القيام به عند الوصول إلى العمل ، فلا مزيد من الارتباك أو سوء التواصل.

من خلال تطبيق برنامج اتصالات الموظفين ، ستتمكن من تبسيط مهامك وعملياتك اليومية كمدير اتصالات داخلي.

ارتقِ بالتواصل الداخلي إلى المستوى التالي مع Connecteam اليوم!

احجز عرضًا توضيحيًا

ليست كل برامج اتصالات الموظفين متساوية وبعضها بالتأكيد أفضل من البعض الآخر ، نحن نشجعك على النظر في خياراتك وتحديد الميزات التي ستفيد مؤسستك أكثر من غيرها.

بمجرد قيامك باستثمار وتنفيذ التكنولوجيا المناسبة لتكون قادرًا على قياس تأثيرك كمدير اتصالات داخلي ، فقد حان الوقت لصياغة وإنشاء استراتيجية اتصال داخلي ديناميكي من شأنها إشراك جميع موظفيك - خاصة العمال الذين لا يعملون من مكاتب ، وموظفي الخطوط الأمامية ، وعن بعد طاقم عمل.

بصفتك مديرًا للاتصالات الداخلية ، من الضروري أن تقوم بإنشاء استراتيجية اتصال ومحتوى من الدرجة الأولى لإشراك هؤلاء الذين يصعب الوصول إليهم. مستويات مشاركة الموظفين العالية لها تأثير مباشر على زيادة إنتاجية مكان العمل ورفع معنويات الموظفين.

هناك بعض الأشياء التي يجب التركيز عليها وأخذها في الاعتبار عند إنشاء استراتيجية اتصال.

1. تأكد من أن جميع الأهداف والغايات قابلة للقياس.
2. قم بتطبيق برنامج اتصالات الموظف ، مثل Connecteam ، للمساعدة في جمع بيانات الاتصال الداخلية من الموظفين. من خلال القيام بذلك ، سيتمكن مديرو الاتصالات الداخلية من فهم ما إذا كانت استراتيجيتهم تعمل أم لا ، وإذا لم تكن كذلك ، فسيعرفون بالضبط أين يجب إجراء التحسينات.
3. تأكد عند التواصل مع الموظفين أو الفرق ، أنك تفهم بالضبط كيفية التواصل معهم بوضوح. تحدث لغتهم ، إذا جاز التعبير.
4. اجعل الاتصال الداخلي واضحًا وموجزًا.
5. إنشاء قنوات اتصال منظمة ومضبوطة متاحة لجميع الموظفين.
6. تمتع بمزيج صحي من الاتصالات الإعلامية والتشغيلية ، أضف لمسة شخصية أكثر وشجع على المشاركة في المحادثات.
7. يجب أن تعكس اتصالاتك الداخلية قيم المؤسسة وثقافة الشركة.
8. أنشئ قناة مخصصة للموظفين لإسماع أصواتهم. على سبيل المثال ، قم بإنشاء سياسة اتصال مفتوح الباب أو استخدم صندوق الاقتراحات الرقمي المتاح للموظفين على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
9. كن مبدعا! استخدم الأدوات المرئية لتحسين الرسالة (صور ، صور متحركة ، فيديو ، استطلاعات رأي).

خلاصة القول هي أنه بصفتك مديرًا للاتصالات الداخلية ، من الضروري أن تتصل بجميع الموظفين وتصل إليهم وتشركهم في المؤسسة.

ولكن هذا هو الشيء المهم ، أن تقول إن استراتيجيتك تعمل وشيء آخر لإظهار البيانات والأدلة الكامنة وراء مطالبتك! لجعل مدير الاتصالات الداخلية الخاص بك يتألق حقًا ، يجب عليك قياس وعرض تأثير استراتيجيتك على المنظمة.

إن قياس النجاح كمدير اتصالات داخلي لا يتعلق فقط بتحسين جهودك ، ولكن أيضًا القدرة على عرض البيانات للإدارة العليا.

هناك طرق قليلة لقياس تأثيرك من استراتيجية الاتصال الداخلي التي أنشأتها ونفذتها الآن ...

1. تحقق في مستويات إنتاجية الموظف.
2. تحقق مما إذا كانت المبيعات أو الأرباح قد زادت.
3. إجراء استطلاعات النبض حول رضا الموظفين ومشاركتهم.
4. مراجعة معدلات دوران الموظفين.
5. اجمع تعليقات الموظفين واتخذ إجراءات بشأنها.

هذا هو المكان الذي سيكون فيه تنفيذ برنامج اتصالات الموظف مفيدًا مرة أخرى.

باستخدام Connecteam ، يمكنك بسهولة إنشاء تقارير بيانات قابلة للتخصيص بالكامل حول مستويات إنتاجية الموظفين والمبيعات والأرباح ومعدلات الدوران. يمكنك أيضًا إنشاء استطلاعات النبض ، أو إرسال استطلاعات رضا الموظفين والمشاركة مباشرة إلى أجهزتهم المحمولة. اجمع تعليقات الموظفين من خلال صندوق الاقتراحات الرقمي المتاح لهم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، مما يعزز سياسة الاتصال المفتوح لمؤسستك.

كل هذه الإجراءات متاحة للمستخدمين في الوقت الفعلي وتزود مديري الاتصالات الداخلية بالإشراف والتحكم الكاملين.

كما ذكرنا سابقًا ، تستند هذه الأمثلة بشكل صارم إلى تجربة المستخدم مع برنامج اتصالات الموظفين Connecteam ولا تحتوي جميع البرامج على نفس الميزات.

هل تريد حقًا أن تتألق مثل نجم الشمال؟ ثم تغلب على أزمات وعقبات الاتصال بكل سهولة. بصفتك مدير الاتصالات الداخلية ، فإن وظيفتك هي التعامل مع هذه المواقف العصيبة والتأكد من أنها لا تؤثر سلبًا على بقية المنظمة. لكن قول هذا أسهل من فعله ، كما نعلم.

على سبيل المثال ، خلال العام الماضي ، كان لـ COVID تأثير كبير على الشركات ، لا سيما تلك التي لديها عمال بلا مكاتب أو موظفون في الخطوط الأمامية. أصبح ضمان عدم قدوم الموظفين للعمل وهم مرضى وإصابة الآخرين مصدر قلق كبير ، ولكن ما الذي يمكن أن يفعله مدير الاتصالات الداخلية للمساعدة في أزمة كهذه؟

بمساعدة التكنولوجيا وبرامج اتصالات الموظفين ، يمكن لمديري الاتصالات الداخلية التأكد من أن الموظفين لا يأتون إلى العمل مريضًا عن طريق إرسال نموذج إقرار صحي للموظفين يجب تعبئته قبل الوصول إلى العمل.

عند التعامل مع أزمة اتصال ، من الأهمية بمكان ، كمدير اتصالات داخلي ، أن تكون قادرًا على ...

• الوصول إلى الموظفين المعنيين بشكل مباشر وفوري في أوقات الأزمات.
• إرسال الإخطارات في الوقت الحقيقي.
• خصص مكانًا مركزيًا للموظفين للوصول إلى البروتوكولات والإرشادات والمعلومات المحدثة والعثور عليها.
• إرسال وجمع الإقرار وقراءة النماذج والتوقيع عليها لضمان صحة وسلامة القوى العاملة لديك.

في نهاية المطاف ، فإن الطريقة التي يتعامل بها المديرون والموظفون على حد سواء مع المواقف العصيبة لها تأثير كبير على كيفية نظر الإدارة العليا إلى نجاحك. تأكد من الاستثمار في الأدوات والتكنولوجيا المناسبة لضمان نجاحك.

الخلاصة حول كيفية جعل أي مدير اتصالات داخلي يلمع

دعونا نكون واضحين. نحن نعلم كمدير اتصالات داخلي أن لديك الكثير من المهام. لهذا السبب أنشأنا هذه النصائح المهمة للمساعدة في ضمان تفوقك وتألقك في هذا المنصب.

توقف عن إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية للموظفين أو استخدام قنوات اتصال ضعيفة أو غير فعالة ، واستخدم الأدوات والتكنولوجيا المناسبة لضمان نجاحك.

قم بإنشاء استراتيجية اتصال ومحتوى من الدرجة الأولى للمساعدة في الوصول إلى موظفيك الذين ليس لديهم مكتب أو في الخطوط الأمامية أو عن بُعد. تأكد من جعل التواصل ممتعًا وجذابًا!

لا تنس استخدام التكنولوجيا لقياس ما إذا كنت تصل إلى أهدافك ومؤشرات الأداء الرئيسية أم لا. من الجيد القول إن استراتيجيتك تعمل ، وشيء آخر هو إظهار الإدارة العليا ثمار جهودك بالبيانات والتقارير.

أخيرًا ، لكي تتألق حقًا ، تأكد بصفتك مدير الاتصالات الداخلية ، أنك تتعامل مع جميع أزمات الاتصال بسهولة واحترافية!