الاتصالات الموحدة: الدليل النهائي Super Fun Ultimate

اغلق عينيك. حقا ، فقط افعلها الآن ، تخيل عالمًا تظهر فيه رسائل البريد الصوتي من العملاء تلقائيًا في تطبيق الدردشة الخاص بك كرسائل ، ثم يتم تحليلها تلقائيًا وتحويلها إلى مهمة ضمن حساب العميل في CRM الخاص بك. بعد ذلك ، بدلاً من تعيين المهمة وإنشاء مهام سير عمل لفريقك ، يتلقى أعضاء الفريق المعنيون إشعارًا تلقائيًا بأنه قد تم تعيين مهمة لهم.

من المرجح أن نرى السلام العالمي في حياتنا ، أليس كذلك ؟! الآن ، افتح عينيك. التحقق من الواقع ، الاتصالات الموحدة (UC) موجودة هنا ، وعلى الرغم من أن يوم العمل مثل اليوم الموضح أعلاه لا يزال غير واقعي بالنسبة لـ 99.9٪ من الشركات ، فإنه سيحدث قريبًا جدًا. ولكن ، حتى ذلك الحين ، ما الذي يمكن أن تقدمه حلول الاتصالات الموحدة لشركتي اليوم؟

أولا ، ما هي الاتصالات الموحدة؟

تعرف شركة Gartner منتجات الاتصالات الموحدة (UC) (المعدات والبرامج والخدمات) على النحو التالي:

تلك التي تسهل الاستخدام التفاعلي لأساليب اتصالات متعددة للمؤسسات. يمكن أن يشمل ذلك التحكم في هذه الأساليب وإدارتها وتكاملها. تدمج منتجات الاتصالات الموحدة قنوات الاتصال (الوسائط) والشبكات والأنظمة ، بالإضافة إلى تطبيقات أعمال تكنولوجيا المعلومات ، وفي بعض الحالات ، تطبيقات وأجهزة المستهلك.

تهدف هذه الحلول ، التي يطلق عليها أحيانًا اسم UCC (الاتصالات الموحدة والتعاون) ، إلى دمج اتصالات الأعمال المتزامنة (مثل المكالمات الصوتية ومؤتمرات الفيديو) وغير المتزامنة (مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية) ، وتوفير أدوات التعاون لتبسيط العمليات. من خلال حل UC المتكامل جيدًا ، يمكن أن تتدفق المعلومات بين الأجهزة والمواقع وتطبيقات الأعمال و (بالطبع) الأشخاص بشكل أسرع وأكثر فعالية. جميلة إلى الأمام حتى الآن أليس كذلك ؟! دعنا نتعمق أكثر.

ما يمكن أن تفعله الاتصالات الموحدة لي

يعني التواصل الأفضل إنتاجية أعلى ورضا العمال وتوفير الكثير من الوقت والمال. في استطلاع حديث ، أفاد 93 بالمائة من الموظفين أن دمج أدوات الاتصالات الموحدة أدى إلى زيادة إنتاجيتهم. بالإضافة إلى ذلك ، أشار 97 في المائة إلى تحسن التعاون ، وأقر 88 في المائة بحل المشكلات بشكل أسرع ، وأبلغ 81 في المائة عن سرعة اتخاذ القرار .

تحسين الكفاءة والإنتاجية ، وخفض التكاليف ، وتقديم خدمة عملاء أفضل ، وإدارة أقل ، وتمكين قوة عاملة متنقلة - هذه ليست سوى بعض مزايا الاتصالات الموحدة ولكنها تبدو وكأنها فوائد متابعة العمل. يمكن للأصوات مثل الاتصالات الموحدة الحصول على جميع خدمات اتصالات الأعمال الخاصة بك من مزود واحد وإعدادها بحيث تعمل بسلاسة. يبدو مثل الموسيقى في آذاننا!

ولكن كيف تزيد حلول الاتصالات الموحدة من إنتاجية الموظفين وكفاءة التكلفة؟

من خلال زيادة التنقل وتحسين التعاونوالتحسين .

1. الجوال أولاً

الشركات والموظفون اليوم متنقلون ويطلبون حلولًا متنقلة. مع عمل 98٪ من المستخدمين عن بُعد أو بشكل تعاوني ، فإن التوفر المفرط للموظفين (في المكتب وخارجه) لا يقل أهمية عن توفر موارد معلومات الشركة والتطبيقات عبر القنوات.

تأخذ الاتصالات الموحدة في الاعتبار ، مما يوفر لك المال ويحسن رضا الموظفين والاحتفاظ بهم. هناك 10 مزايا فطرية للتنقل في مكان العمل: قابلية النقل ، والتوافر ، وإمكانية الوصول ، وبيانات الوقت الفعلي ، وتجربة المستخدم المحسنة ، وملكية الجهاز الشخصي / أحضر جهازك الخاص (BYOD) والمحتوى المرئي (الكاميرا المدمجة).

لا تساهم جامعة كاليفورنيا في إنتاجية القوى العاملة الحالية وفعاليتها من حيث التكلفة فحسب ، بل تتيح لك الاستفادة من مجموعات المواهب البعيدة ، وإشراك الموظفين والموردين ، والمزيد. كل ما يحتاجون إليه هو اتصال بالإنترنت ، ويفضل أن يكون لديهم هاتف ذكي. ومن ليس لديه واحد في الوقت الحاضر؟

ما يقرب من 80٪ من القوى العاملة العالمية ، حوالي 3 مليارات عامل ، يؤدون عملاً بدنيًا أو بدون مكاتب يوميًا. وعادة ما يجلب هؤلاء العمال هواتفهم المحمولة للعمل معهم. هذا يخلق فرصة فريدة لتبسيط الاتصالات باستخدام تطبيقات الموظفين كجزء من حل UC.

توفر الأجهزة المحمولة ، القادرة على تشغيل Skype أو Facetime أو اختيار شركتك لحل UC ، بديلاً فعالاً من حيث التكلفة وسهل الاستخدام للهواتف المكتبية التقليدية وغيرها من البنى التحتية والمعدات الباهظة الثمن والعتيقة (يقول أحدهم آلة الفاكس؟!). يتم تجميع كل شيء معًا حتى لا تضطر أنت وموظفوك إلى الاعتماد على عشرات الأدوات للقيام بعمل واحد.

الشركات والشركات الصغيرة على حد سواء ترى الإمكانات ، وتتبنى بسرعة استراتيجيات BYOD للاستفادة من الفرصة. وماذا عن الموظفين؟ أعجبتني! 60٪ من الموظفين يقولون أن تكنولوجيا الهاتف المحمول تجعلهم أكثر إنتاجية! يعترف أربعة من كل عشرة (40٪) آخرين بأن ذلك يتسبب في زيادة إبداعهم. في الأساس ، أنت لست الوحيد الذي يقوم بتدوين الأفكار الرائعة على هاتفك المحمول أثناء الجلوس على العرش الخزفي.

2. أمة التعاون

لقد ألقينا الكثير من الإحصائيات عليك لكننا لم ننتهي بعد. يُعد تعاون الموظفين المحسّن دافعًا رئيسيًا للأعمال بالنسبة لـ 62٪ من الشركات الأمريكية ، ولهذا السبب على الأرجح يشير البعض إلى جامعة كاليفورنيا على أنها حلول اتصالات وتعاون موحدة (UCC).

من الواضح أن توصيل المعلومات هو ضرورة عمل. لكنها الخطوة الأولى فقط في العملية. على سبيل المثال ، إذا كنت تتناول العشاء وكانت وجبتك لطيفة ، فمن غير المحتمل أن تكتفي بالإبلاغ عن المشكلة: "هذه الوجبة لطيفة". بدلاً من ذلك ، ستقوم بتوصيل المشكلة والحل وتعيين مهمة: "هذه الوجبة لطيفة. ستايسي ، هل يمكنك أن تمرر لي الملح ، من فضلك ". وهذه هي الطريقة التي تعمل بها أدوات التعاون: فهي تعرض المشكلات المتعلقة بالحلول ثم تقسمها إلى حلول أصغر ذات أهداف قابلة للتتبع.

إن تقديم أدوات التعاون كجزء من إستراتيجية الاتصالات الموحدة الخاصة بك لا يعد منطقيًا فحسب ، بل إنه يوفر الوقت أيضًا ، ومرة ​​أخرى ، يوفر عليك شراء معدات غير ضرورية. تعد الشاشة المشتركة في مؤتمر الفيديو عبر الإنترنت أرخص وفعالية مثل غرفة الاجتماعات مع جهاز العرض. أيضًا ، يعد عقد مؤتمر الفيديو أسهل كثيرًا من جدولته وتنفيذه من الاجتماع وجهًا لوجه ، خاصةً عندما يكون العديد من موظفيك عن بُعد أو بدون مكاتب.

يعد إرسال رسائل البريد الإلكتروني وإجراء المكالمات الهاتفية ونشر المعلومات على لوحات الإعلانات طرقًا عفا عليها الزمن للوصول إلى الموظفين الذين ليس لديهم مكاتب ، وكذلك جميع موظفيك. السوق موجود بالفعل لتذهب إلى أبعد الحدود وتصل إلى كل موظف ، لذا افتح عينيك وابحث عن الحل المناسب لك ولعملك وموظفيك.

3. التأثير على الفعالية

تتعلق الاتصالات الموحدة ، بشكل أساسي ، بالاتصالات البشرية الفعالة. ومع ذلك ، يمكن تفريغ العديد من المهام إلى الآلات من خلال الأتمتة ، أو تسهيل العمل بها من خلال المعالجة الرقمية.

على سبيل المثال ، بدلاً من محاولة الحصول على شخص ما في شركتك ، وعدم التأكد من موعد الرد ، قد يوفر حل UC الذي تختاره ميزة التواجد ، حتى تتمكن من معرفة ما إذا كان الشخص الذي تبحث عنه متاحًا للمكالمات ، أو تشارك بطريقة أخرى. أبلغ نصف الشركات التي تستخدم ميزة التواجد عن "عدد أقل من الرسائل المتكررة" ، أو "علامة الهاتف" - حيث يوفر العديد من الموظفين ما يصل إلى ثلاث ساعات في الأسبوع ، أو 150 ساعة في السنة .

هل تتذكر الفاكسات؟ وكم كان مزعجًا الحصول عليها في شكل ورقي وليس كملفات على خادم أو رسائل بريد إلكتروني؟ هل تتذكر الاضطرار إلى كتابة محتوى الفاكس في الكمبيوتر؟ أصبحت هذه الطقوس غير الفعالة والقديمة عفا عليها الزمن مع جامعة كاليفورنيا ، والغابات المطيرة تشكرك على ذلك.

هذا مجرد غيض من فيض. هناك أمثلة لا حصر لها من الاستخدامات الرائعة للاتصالات الموحدة ، وربط قنوات الوسائط الاجتماعية بالقنوات غير الرقمية ، والسماح باتخاذ قرارات أسرع ، وعمل أكثر ذكاءً ، وتوفير الكثير من الوقت.

ولكن مع وجود العديد من الخيارات والميزات والتطبيقات ، تأتي التحديات.

تحديات الاتصال الموحد للمؤسسات الصغيرة

منصات الاتصالات الموحدة لديها الكثير لتقدمه. تقليديا ، تم إنشاء منصات UC للمؤسسات الكبيرة المعقدة والبطيئة الحركة. الملقب الشركات. كانت UCs المتقدمة معقدة ومعقدة. لقد طالبوا فرقًا في الموقع للإدارة ، وخوادم محلية للتشغيل ، واستثمار نقدي كبير في الأجهزة والبرامج والدعم.

لقد غيرت التكنولوجيا السحابية كل ذلك وجعلت جامعة كاليفورنيا منطقية بالنسبة للمؤسسات الصغيرة وحتى الشركات المحلية. مع تطور جامعة كاليفورنيا لتلائم احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة ، غالبًا ما يكون مديرو تكنولوجيا المعلومات وأصحاب الأعمال هم الذين يعانون من آلامهم المتزايدة.

بعض التحديات التي تواجهها الشركات الصغيرة والمتوسطة اليوم عند اختيار وتنفيذ حلول الاتصالات الموحدة هي ما يمكن أن تسميه المشكلات "القديمة" التي ظلت عالقة في السوق منذ الأيام التي استهدفت فيها المؤسسات والشركات الكبيرة فقط. البعض الآخر خاص بقطاع الشركات الصغيرة والمتوسطة ، وغالبًا ما يمكن تجاهله عند اختيار عقلية "مؤسسة" لتنفيذ حل للشركات الصغيرة والمتوسطة.

إذن ما الذي يمكن أن يقف بينك وبين جنة الاتصالات الموحدة؟

1. تكاليف عالية - وفقًا لمسح أجرته Jabra [PDF] ، أشارت 73٪ من الشركات التي يعمل بها أكثر من 5000 موظف إلى التكلفة كعقبة أمام تنفيذ UC .في حين أن الحلول نفسها قد لا تكون باهظة الثمن ، إلا أن الأجهزة والدعم والموظفين اللازمين لتشغيل الأنظمة يمكن أن يضيفوا بالفعل. ناهيك عن تكلفة التدريب ، التي تتأثر إلى حد كبير بواجهة المستخدم التي يوفرها الحل.
2. تجربة مستخدم سيئة (تجربة مستخدم) - 71٪ من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع يستخدمون فقط بعض أدوات الاتصال التي يتيحها لهم أصحاب العمل.عند سؤالهم عن السبب ، أقر أكثر من الثلث أنهم ببساطة لا يعرفون كيفية استخدام بعض الأدوات التي توفرها منصة UC في مؤسستهم. بالتأكيد ، يمكنك إنفاق الكثير من المال على تدريب موظفيك على جميع الميزات اللامعة لحل UC الخاص بك ولكن بدون واجهة سهلة الاستخدام ، سيستخدمها الأشخاص غير المطورين للبرامج (اقرأ عاديًا) وسيستخدمها الأشخاص بالفعل ونجرؤ على أن نقول إنها أموال مدفوعة أسفل مرحاض البرنامج .
3. مقاومة الموظف - الناس لا يحبون التغيير.يعد التكيف مع أدوات الاتصال الجديدة وتطوير عادات جديدة أمرًا صعبًا بدرجة كافية ، لكن الناس يجلبون مخاوفهم للعمل معهم. يكره البعض "الإعلان" عن توفرهم لزملائهم في العمل. يصاب البعض الآخر بجنون العظمة ، معتقدين أن رؤسائهم يتجسس عليهم عبر هواتفهم وأجهزة الكمبيوتر . لذلك من المهم إشراكهم في عملية التقييم والاختيار ، ولكن حتى ذلك الحين - النجاح ليس مضمونًا.
4. مشكلات التشغيل البيني - لا تعمل الأنظمة القديمة بشكل جيد مع حلول الاتصالات الموحدة الجديدة.لذلك في بعض الأحيان بدلاً من جعل الأشياء أكثر فاعلية ، ينتهي بهم الأمر إلى جعل الأمور أسوأ. هناك مسألة أخرى يجب مراعاتها وهي قيود النطاق الترددي. يمكن لنظام الاتصالات الموحدة الذي يستخدمه جميع الموظفين في المكتب أن يضع ضغطًا على الشبكة المحلية ، وغالبًا ما يكون من الصعب التنبؤ بمتطلبات النطاق الترددي عند إعداد حل UC.

الاتصالات الموحدة للشركات الصغيرة والمتوسطة اليوم (وغدًا)

لم تعد الاتصالات الموحدة لعبة للكبار فقط. الاتصالات الموحدة كخدمة (UCaaS) والموردون القائمون على السحابة يقدمون الآن حلولًا بأسعار تنافسية للشركات من جميع الأحجام.

لا يوجد نقص في الطلب ، إما: "تفكر غالبية الشركات الصغيرة (86 بالمائة) في استخدام أنظمة الاتصالات الموحدة القائمة على السحابة (UC) كحل ممكن لاحتياجات الاتصالات الخاصة بهم ، لتحل محل نظرائهم التقليديين في أماكن العمل" [بي دي إف].

ليس هناك شك في أن النشر السريع والرخيص للخدمات السحابية يظل المحرك الرئيسي لاعتماد الاتصالات الموحدة في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة. ولكن لا يزال هناك طريق طويل لنقطعه قبل أن تصبح جنة التواصل الموحدة التي نتخيلها حقيقة واقعة. يتم التغلب على مشكلات التوافق والتشغيل البيني ببطء ولكن يتم التغلب عليها بالتأكيد من خلال خيارات دمج البائعين وتكامل واجهة برمجة التطبيقات.

بالإضافة إلى ذلك ، بدأ رجال الأعمال والموردون يدركون أن أهم جزء في تنفيذ حل الاتصالات الموحدة هو ضمان أنه يفيد الأعمال حقًا . ولا يمكن الوصول إلى ذلك إلا من خلال التقييم الشامل لاحتياجات العمل ، ومشاركة الموظفين في التنفيذ ، وتحسين واجهات المستخدم.

إن مستقبل جامعة كاليفورنيا للشركات الصغيرة والمتوسطة مشرق ، وعلى الرغم من استمرار وجود تحديات ، فمن الواضح أنه بالنسبة لمعظم الشركات ، يعد هذا قرارًا حكيمًا.

استمع إلى كيفية استخدام شركة خدمة ميدانية تضم أكثر من 200 موظف Connecteam للتواصل الداخلي والمشاركة اليومية!