فهم فوائد ومزايا استخدام أجهزة الرد الآلي

إذا وصلت إلى نقطة الإرهاق في محاولة مواكبة الرد على جبل من رسائل البريد الإلكتروني التي تهدد بدفنك على قيد الحياة كل يوم ، فأنت على استعداد للتعرف على أجهزة الرد الآلي.

النبأ السيئ هو أن الناس يتوقعون ردودًا سريعة على استفساراتهم عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، ما لم تكن قادرًا على معرفة كيفية العمل في نوبات مستمرة لمدة 24 ساعة ، أو توظيف عدد كافٍ من الأشخاص لمراقبة رسائل البريد الإلكتروني الواردة باستمرار (أثناء استنفادهم لإيراداتك) ، فستواجه مشكلة. الخبر السار هو أن المجيب الآلي هو وسيلة غير مكلفة - أو حتى مجانية - للرد بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني. ما تفعله هذه البرامج هو الرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني الواردة بمجرد استلامها.

تعد رسائل البريد الإلكتروني ضرورية لعملك لأسباب عديدة مختلفة. الأهم من ذلك ، أن أصوات البريد الإلكتروني غير المرئية هذه تمنحك ملاحظاتهم حول موقع الويب الخاص بك - مجانًا! ومع ذلك ، إذا كنت تقضي جميع ساعات عملك في الرد على رسائل البريد الإلكتروني هذه ، فكيف من المفترض أن تدير عملك؟

الجواب بسيط: استخدام الرد الآلي. الرد الآلي عبارة عن برامج تستجيب تلقائيًا لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك دون الحاجة إلى الضغط على الماوس.

هناك عدد من الأسباب الوجيهة وراء حاجتك إلى مجيب آلي إلى جانب مجرد الرد على بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكن استخدام أجهزة الرد الآلي إذا كنت بحاجة إلى طريقة لإرسال معلومات حول خدماتك أو منتجاتك ، أو قوائم الأسعار ، أو إذا كانت هناك أسئلة متكررة يتم طرحها عبر عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني. ربما تريد أن تقدم لزوار موقعك مكافأة خاصة من نوع ما ، مثل النصائح أو المقالات ذات الصلة. كل هذا يمكن معالجته بواسطة مجيب آلي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الإعلان عن عملك ومن ثم بناء علاقات مستقرة مع عملائك باستخدام الرد الآلي.

تختلف برامج الرد الآلي من البرامج التي يتم تشغيلها مع برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك إلى برنامج نصي متخصص يتم تشغيله على خادم شركة استضافة الويب الخاصة بك. قد يستخدم هذا النوع من البرامج النصية نموذج صفحة ويب أو يعمل ببساطة مع حساب البريد الإلكتروني الخاص بك. تمت برمجة هذا النوع من البرامج النصية لإرسال رسالة موحدة كلما تم استلام بريد إلكتروني. يتم إرسال الرسالة إلى برنامج نصي معين أو عنوان بريد إلكتروني.

يمكن لبعض أجهزة الرد الآلي أن تفعل أكثر من مجرد إرسال رسائل موحدة. يمكنهم إرسال عدد غير محدود من رسائل المتابعة المرسلة في فترة زمنية محددة مسبقًا. على سبيل المثال ، يمكنك ضبط المجيب الآلي الخاص بك على إرسال رسالة جديدة كل يوم للمدة التي تريدها.

هناك العديد من الشركات التي تقدم أجهزة الرد الآلي مجانًا. غالبًا ما توفر شركة استضافة موقع الويب الخاص بك أجهزة الرد الآلي كخدمة مجانية. إذا لم يكن هذا هو الحال مع شركة استضافة الويب الخاصة بك ، فهناك العديد من الشركات التي تقدم هذه الخدمة مقابل رسوم رمزية ، أو مجانًا ، مما يوفر لك إرفاق إعلان لشركتها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

لتخصيص رسائل الرد الآلي ، يمكنك إرفاق توقيع. التوقيعات في هذه الحالة تشبه إلى حد كبير بطاقات العمل. يمكنك تضمين اسمك وشركتك وجميع أرقام الاتصال والعناوين الخاصة بك ورسالة مختصرة.

من الجيد إرفاق توقيع بكل بريد إلكتروني يتم إرساله. يعمل هذا كتذكير متكرر بهوية عملك في كل مرة يراها العميل. كلما نظروا إلى توقيعك ، زاد احتمال أن تتبادر شركتك إلى الذهن عند الحاجة إلى خدمتك أو منتجك المعين.

يمكنك إنشاء توقيع موحد يستخدمه كل موظف في عملك ، أو يمكنك الذهاب إلى البرية ، والسماح لكل موظف بإنشاء توقيعه الشخصي. بالطبع ، مثل كل شيء في الحياة ، هناك بعض القواعد والمبادئ التوجيهية لإنشاء توقيع شخصي.

احتفظ بطول توقيعك بين أربعة إلى ستة أسطر من النص ، بما لا يزيد عن 70 حرفًا في سطر واحد. تأكد من أن برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك لا يقطع النص الخاص بك! يجب أن يتضمن المحتوى اسمك واسم شركتك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم الفاكس وأي تفاصيل اتصال أخرى ، مثل 800 رقم. أخيرًا ، قم دائمًا بتضمين رسالة شخصية قصيرة حول شركتك. يجب أن يكون بيعًا خفيًا لخدماتك أو منتجاتك ، وربما موثوقية شركتك وطول عمرها.

استخدام متخصص آخر للرد الآلي هو إنشاء دورات يمكنك بعد ذلك تقديمها لزوار موقعك مجانًا. يجب أن تختار موضوعًا تكون خبيرًا فيه ويستهدف على وجه التحديد عملائك المحتملين.

بمجرد اختيار موضوعك بعناية ، قسّمه إلى عدد من الموضوعات الفرعية المختلفة. ثم قدم لزائر موقعك دورة تدريبية مجانية لمدة 10 أو 15 يومًا ، كل يوم يقدم موضوعًا فرعيًا مختلفًا. يجب أن يكون الموضوع الأول دائمًا رسالة ترحيب لزائر موقعك وشرحًا لما يجب متابعته. يجب أن يكون شرحك مغريًا ، حيث يوضح أنك تقدم معلومات مجانية عالية الجودة سيجدها جمهورك المستهدف ذات قيمة كبيرة.

مع كل درس ، قم بتضمين رقم الدرس وعنوان الموضوع ومعلومات حول شركتك وخدماتها أو منتجاتها. في النهاية ، قم بتضمين بعض الدعاية المغلوطة حول الدرس التالي لإغراء المشترك بالمتابعة.

تأكد من أن كل موضوع مليء بالمعلومات الأساسية والقيمة ، وأن يترك الزائر متشوقًا لمعرفة المزيد. خلاف ذلك ، قد تفقدهم في البداية.

بالطبع ، عليك كتابة دورتك قبل أن تتمكن من تقديمها. بمجرد القيام بذلك ، ومراجعة المواد بعناية ، وتوظيف كاتب أو محرر محترف إذا لزم الأمر ، يجب عليك نقل النص الخاص بك إلى المجيب الآلي الخاص بك.

هناك عدد من أجهزة الرد الآلي عالية الجودة التي يمكنك تجربتها للحصول على نسخة تجريبية مجانية أو منخفضة السعر. ما عليك سوى الانتقال إلى Google والبحث عن "الرد الآلي" ، ثم قم بالتسجيل في المجيب الآلي الذي اخترته. بمجرد القيام بذلك ، ستتلقى تعليمات حول كيفية إعداده ونقل النص الخاص بك.

البريد الإلكتروني أداة تسويق ممتازة. إنه غير مكلف وسريع. استخدمه للإعلان عن عملك عن طريق اختيار عنوان بريدك الإلكتروني بعناية. يجب أن يحتوي موقع الويب الخاص بك على عناوين بريد إلكتروني مختلفة لطلبات الاتصال المختلفة. على سبيل المثال ، استخدم [email protected] لطلبات المعلومات ، أو [email protected] لطرح أسئلة حول المبيعات. إنها لفكرة جيدة أن تقوم بإعداد واحد للمالك ، مثل [email protected]. يقدم هذا شركتك في ضوء شخصي يسهل الوصول إليه ويضمن توفير الاتصال المباشر.

الرد الآلي هو أداة تسويقية فعالة وقوية ، تسمح لك بالتواصل مع آلاف العملاء المحتملين. هذا أصل لا يقدر بثمن بالنظر إلى عدد العملاء المحتملين الذين عادة ما تكون على اتصال بهم قبل إجراء عملية بيع فعلية. بشكل أساسي ، يسمح لك المجيب الآلي بأتمتة جزء من حملتك التسويقية.