هل يمكنك استخدام حساب بنكي تجاري للاستخدام الشخصي؟
نشرت: 2023-07-31يسأل القارئ:
تم تعييني مؤخرًا كمحاسب في شركة تصنيع صغيرة.رئيسي ، المالك ،يستخدم الحساب المصرفي التجاري للاستخدام الشخصي- وهذا يقودني إلى الجنون!يقوم بسحب الأموال ببطاقة الخصم للمصروفات الشخصية.
اشترت زوجته الأسبوع الماضي جهاز تلفزيون بشاشة كبيرة لمنزلهم باستخدام شيك على بياض وقعه من حساب الشركة.من يوم إلى آخر ، لا أعرف أبدًا مقدار الأموال التي ستحصل عليها الشركة.
لقد أوضحت أنه من أفضل الممارسات الفصل بين الأموال التجارية والأموال الشخصية ، لكنه أخبرني أنه لا يهم لأن الشركة ذات مسؤولية محدودة وهو المالك الوحيد.من على حق؟مديري؟أو أنا؟وماذا علي أن أفعل؟
- روكسان من نيويورك
سؤال ممتاز يا روكسان. أنت على حق في هذه الحالة. يجب على أصحاب الأعمال عدم استخدام حساب مصرفي تجاري للاستخدام الشخصي.
إنها ممارسة سيئة يمكن أن تؤدي إلى مجموعة متنوعة من التعقيدات الأخرى ، بما في ذلك النزاعات القانونية المحتملة ، والعقبات التشغيلية ، والمشاكل الضريبية المعقدة.
مع نمو الشركة ، يمكن أيضًا أن تتضاعف المشاكل التي تنشأ من هذه الممارسة. هذا إذا تمكنت الشركة حتى من النمو. تعمل العديد من الشركات بطريقة متراخية مالياً تكافح لتحقيق إمكانات نموها الكاملة أو تحقيق قابلية التوسع التي يمكن أن تفعلها بخلاف ذلك.
أوصي بشدة بتزويد صاحب العمل بنسخة من هذه المقالة. يوفر قائمة واسعة من الأسباب لمساعدتك على إقناعه بالحاجة إلى الفصل بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية. في النهاية قائمة بأفضل الممارسات التي يجب اعتمادها.
لماذا لا تستخدم حساب بنكي تجاري للأغراض الشخصية
فيما يلي 7 أسباب مقنعة لعدم استخدام أصحاب الأعمال الصغيرة حسابًا مصرفيًا تجاريًا للاستخدام الشخصي. إن الجمع بين الأموال ، أو المزج بين المال الشخصي والتجاري ، يثير المخاطر التالية:
1. يجعل إدارة التدفق النقدي أكثر صعوبة
عندما تجمع بين الأموال التجارية والشخصية ، يمكن أن يصبح وضع التدفق النقدي للشركة مربكًا ويصعب التنبؤ به.
على سبيل المثال ، قد لا يكون لدى الشركة أموال كافية عند استحقاق فاتورة عمل أساسية. يمكن أن يحدث هذا لأن المالك يختار دفع المصاريف الشخصية من حساب الشركة في نفس الوقت.
ينظر بعض أصحاب الأعمال ببساطة إلى رصيدهم المصرفي ، ويرون رقمًا إيجابيًا ، ويعتقدون أنه يمكنهم الإنفاق بحرية. يمكن أن تؤدي هذه العقلية بسرعة إلى أزمة تدفق نقدي ، وتعطيل الاستقرار المالي للشركة.
2. تآكل حماية المسؤولية الشخصية
يمكن أن يكون مالك شركة أو شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) مسؤولاً بشكل شخصي عن الديون التجارية إذا كان يجمع بين الأموال الشخصية والتجارية.
ينشئ العديد من المالكين شركات ذات مسؤولية محدودة أو شركات على وجه التحديد للحد من مسؤوليتهم الشخصية عن ديون العمل. ومع ذلك ، إذا طمس المالك الخطوط الفاصلة بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية ، فقد تتعرض حماية المسؤولية للخطر.
في بعض الحالات ، عُرف عن المحاكم أنها "تخترق حجاب الشركة" وتحمل المالك المسؤولية عن الديون التجارية.
هذا الخطر مرتفع بشكل خاص بالنسبة للشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات ذات المالك الواحد ، والتي قد يعتقد أصحابها أن فصل الأموال لا يهم لأنهم المالك الوحيد.
قد يأتي هذا بنتائج عكسية بشكل كبير ، خاصةً إذا تم إيقاف العمل ، تاركًا الدين التجاري وراء ذلك الدائن غير المسدد الذي قد يلاحق المالك للتعافي.
3. يبالغ أو يقلل من التخفيضات الضريبية
يجب أن تكون النفقات لأغراض تجارية ، لكي يتم اعتبار الخصومات الضريبية للأعمال. عندما يتم دفع الفواتير الشخصية من خلال حساب مصرفي تجاري ، فإن ذلك يعقد تحديد نفقات العمل الفعلية.
نتيجة لذلك ، قد تفوتك الخصومات المشروعة. بدلاً من ذلك ، يمكنك تصنيف النفقات الشخصية عن طريق الخطأ على أنها متعلقة بالعمل ، مما يؤدي إلى فرض غرامات وفاتورة ضريبية ضخمة من مصلحة الضرائب إذا تم تدقيقك.
تتفاقم خطورة هذه المشكلة عندما يتجاهل أصحاب الأعمال الاحتفاظ بسجلاتهم المالية محدثة.
في كثير من الأحيان ، ينتظر المالكون حتى وقت الضريبة لتصنيف النفقات. عندما يحين ذلك الوقت ، تلاشت الذكريات ، ويجد الملاك أنفسهم يبحثون في أكوام من الإيصالات ، ويكافحون للتمييز بين مصاريف العمل والنفقات الشخصية. هذا السيناريو جاهز لوقوع أخطاء مكلفة.
4. يجعل المحاسبة معقدة بشكل غير ضروري
عندما يتم خلط الأموال الشخصية والتجارية ، يصبح الاحتفاظ بسجلات محاسبية دقيقة مهمة أكثر تعقيدًا بشكل ملحوظ. تجد نفسك بحاجة إلى تكريس المزيد من الوقت والجهد للتمييز بين النفقات الشخصية والنفقات التجارية.
هذه العملية أكثر تعقيدًا من مجرد تنزيل سجل معاملات حسابك المصرفي إلى برامج المحاسبة مثل QuickBooks أو Xero أو Zoho Books ، ومعرفة أن جميع النفقات مرتبطة بالعمل.
بدلاً من ذلك ، يجب على شخص ما أن يفحص بعناية ويعيد تصنيف كل حساب. هذه الخطوة اليدوية الإضافية ليست غير ضرورية فحسب ، بل إنها تستنزف أيضًا إنتاجية العمل.
علاوة على ذلك ، مع مرور الوقت ، تتلاشى الذكريات ، مما يزيد من صعوبة إعادة تصنيف النفقات بدقة إذا لم تقم بهذه المهمة على الفور.
5. يؤدي إلى اعتراضات من قبل أصحاب المصلحة الآخرين
يعد التمييز الواضح بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الشفافية والثقة مع أصحاب المصلحة الآخرين.
يمكن للمساهمين والمستثمرين وشركاء الأعمال أن يشعروا بالقلق بسرعة إذا أدركوا أنك تتعامل مع العمل مثل بنك أصبعك الشخصي.
يمكن أن يثير مثل هذا السلوك أسئلة جدية حول نزاهة الإدارة المالية للشركة ويقوض الثقة بين أولئك الذين استثمروا في نجاحها.
اكتشف مؤسس WeWork هذا بالطريقة الصعبة. تقدمت الشركة عالية الأداء ، التي بلغت قيمتها في السابق 47 مليار دولار ، بطلب للاكتتاب العام في صيف عام 2019. وكشفت إفصاحات الإيداع عن تعامل المؤسس مع نفسه ، بما في ذلك القروض الشخصية التي حصل عليها من الشركة بأسعار أقل من السوق.
بعبارة أخرى ، كان المؤسس يحول أموال الشركة لأغراض شخصية.
أجبره أكبر مستثمر في الشركة على التنحي كرئيس تنفيذي. في النهاية ، كان عليه أن يستقيل من الشركة التي أسسها!
WeWork هو مثال بارز. تذكر أنه حتى في الأعمال التجارية الصغيرة التي لا توجد لديها خطط لطرح عام أولي ، يمكن لأصحاب المصلحة رفع دعوى قضائية بسبب اختلاس الأموال أو الاحتيال أو خرق الواجب الائتماني.
لذلك إذا كان هناك مالكون أو مستثمرون آخرون ، فإن دفع النفقات الشخصية من حساب تجاري سوف يلحق بك في النهاية.
6. يمكن أن ينفي جزء من فائدة الفرع الفرعي
يمكن للحسابات الممزوجة إلقاء مفتاح القرد في أفضل خطة ضريبية لـ Subchapter S.
A Subchapter S هي انتخابات تجريها مع مصلحة الضرائب الأمريكية للتعامل مع الضرائب على أنها مرور وتجنب الازدواج الضريبي لكل من الشركة والمالك.
ميزة أخرى للفصل الفرعي هو أنه يمكن أن يقلل ضرائب العمل (ضرائب الرعاية الطبية والضمان الاجتماعي) للمالك.
هنا كيف يعمل. يصبح المالك موظفًا في الشركة. طالما أنه يتقاضى راتباً معقولاً ، فلا يتعين على المالك دفع ضرائب التوظيف على توزيعات الشركات علاوة على الراتب.
ومع ذلك ، إذا أخذ المالك توزيعات غير الرواتب دون أن يتتبع جيدًا مقدار ما ينفقه ، فقد يتعارض مع مصلحة الضرائب.
كيف؟ من خلال أخذ التوزيعات التي تفوق راتبه بكثير. يتطلب قانون الضرائب ألا يكون راتب المالك منخفضًا بشكل غير معقول مقارنة بتوزيعات الأرباح.
ما يمكن أن يحدث هو أن المالك يفقد تتبع مقدار ما يخرجه من الشركة لأغراض شخصية. من السهل القيام بذلك عندما تخلط بين النفقات الشخصية والتجارية وليس لديك ضوابط محاسبية جيدة.
كما ينص Nolo.com ، "إذا استنتجت مصلحة الضرائب الأمريكية أن مالك شركة S قد حاول التهرب من ضرائب الرواتب عن طريق إخفاء رواتب الموظف كتوزيعات الشركات ، فيمكنها إعادة تصنيف التوزيعات كمرتب وتتطلب دفع ضرائب التوظيف والغرامات التي يمكن أن تشمل ضريبة الرواتب عقوبات تصل إلى 100٪ بالإضافة إلى عقوبات الإهمال ".
7. يجعل من الصعب تحقيق الربح والنمو
كلما كانت الأعمال التجارية أكثر انضباطًا حول الشؤون المالية ، زادت احتمالية النجاح. إذا كنت تتعامل مع حسابات بنكية فضفاضة ، فقد يتسبب ذلك في افتقار عملك إلى الانضباط المالي بطرق أخرى. وهذا يضع عائقًا غير ضروري أمامك.
قد تُظهر أي تقارير مالية صورة غير دقيقة للأعمال ، لأنها قد تتضمن نفقات شخصية. كيف يمكنك في العالم إنشاء بيان ربح وخسارة مفيد بدون بيانات نظيفة؟
على الأقل ، سيتعين عليك التوقف لتنظيف بياناتك أولاً. هذا يسلبك القدرة على إعداد التقارير في الوقت الحقيقي.
بشكل عام ، من خلال مزج الأموال الشخصية والتجارية وعدم الحفاظ على الانضباط ، يصبح من الصعب إدارة الأعمال نحو الأرباح والنجاح.
أفضل الممارسات للنفقات التجارية والشخصية
من الشائع أن تبدأ الشركات الصغيرة بالمالك باستخدام الأموال الشخصية لتحفيز المشروع. لذلك ، من وجهة نظر المالك ، قد يبدو من المقبول تمامًا الاستمرار في الخلط بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية.
في الواقع ، كشفت دراسة استقصائية أن 27٪ من أصحاب الأعمال اعترفوا باستخدام نفس الحساب للأغراض الشخصية والتجارية.
ومع ذلك ، فإن الأموال المختلطة تصبح مشكلة بمجرد أن يعمل العمل بكامل طاقته. لذلك ، للحفاظ على الوضوح المالي وتجنب المشكلات المحتملة ، يوصى باتباع أفضل الممارسات الثمانية التالية:
حسابات بنكية تجارية وشخصية منفصلة
يجب أن يكون لدى صاحب العمل الصغير دائمًا حسابان جاريان: حساب شخصي وحساب تجاري.
يصبح الأمر أسهل بكثير عندما تبقي عملك وحياتك الشخصية منفصلين ومنظمة بشكل جيد. اقرأ المزيد من خبيرة الضرائب باربرا ويلتمان حول سبب احتياجك للفصل بين الشؤون المالية لشركتك.
خذ الراتب
يجب على صاحب العمل الصغير تحديد راتب ثابت لأنفسهم. إذا كان هيكل الأعمال عبارة عن شركة أو الفرع الفرعي S ، فيجب أن يصبح المالك موظفًا. وهذا يخلق تدفقًا منتظمًا للدخل ، مما يعزز الفصل بين الأعمال والأموال الشخصية.
بالنسبة للمالك الوحيد ، من المفيد إنشاء سحب أو تحويل منتظم كل أسبوعين إلى حساب شخصي.
يمنع هذا النهج المنظم الانغماس غير المتوقع في حسابات الأعمال لتلبية الاحتياجات الشخصية. فهو لا يعزز الانضباط المالي الجيد فحسب ، بل يعزز أيضًا الشفافية المالية ، وهما عاملان حاسمان للنمو المستدام للشركة وطول عمرها.
توزيعات جني الأرباح بالمبالغ المقطوعة
غالبًا ما يحصل العديد من المالكين الفرديين وأصحاب الشركات ذات المسؤولية المحدودة على توزيعات الأرباح بالإضافة إلى رواتبهم. هذه الممارسة مقبولة تمامًا ويمكن أن توفر مرونة مالية إضافية.
ومع ذلك ، من الضروري القيام بذلك بمسؤولية. يمكن أن تؤدي عمليات السحب غير المنتظمة أو دفع الفواتير الشخصية بشكل عشوائي من حسابات الأعمال إلى حدوث فوضى مالية. وبدلاً من ذلك ، يجب أن تؤخذ التوزيعات على أنها مبالغ مقطوعة مخططة ، إما مرة واحدة أو عدة مرات في السنة.
يمكن دمج مثل هذه الأحداث المخطط لها في التخطيط الضريبي والتقاعد وتشكل جزءًا من استراتيجية نمو الأعمال.
يساعد هذا النهج في الحفاظ على وضوح الصحة المالية للشركة ويضمن استخدام الأموال بحكمة وعدم إهدارها على النفقات الاندفاعية.
استخدم بطاقات ائتمان منفصلة
يعد استخدام نفس بطاقة الائتمان للنفقات الشخصية والتجارية ممارسة سيئة ، وهي ممارسة تولد ارتباكًا محاسبيًا ومن المحتمل أن تؤدي إلى أخطاء أثناء مطالبات الخصم الضريبي.
كما أنه يعقد مسك الدفاتر دون داع. من الممارسات الأفضل أن يكون لديك بطاقات ائتمان منفصلة للنفقات الشخصية والتجارية.
يبسط هذا الفصل المهام المحاسبية حيث يمكن للفرد تنزيل سجل المعاملات الشهرية مباشرة في برنامج محاسبة ، مع العلم أن جميع الرسوم مرتبطة بالعمل.
ومن المزايا الإضافية أنه ينشئ سجلاً ائتمانيًا منفصلاً للشركة ، والذي يمكن أن يكون مفيدًا لاحتياجات الائتمان التجارية المستقبلية.
يعد التقدم بطلب للحصول على بطاقة ائتمان تجارية بمجرد إنشاء إيرادات منتظمة خطوة مهمة نحو الحفاظ على حدود مالية واضحة وتعزيز نظام مالي أكثر صحة لعملك.
احتفظ بسجلات جيدة للضرائب
احتفظ بسجلاتك الضريبية محدثة على مدار العام. يمكن أن يكون تأثير التسويف مكلفًا.
يساعدك حفظ السجلات الجيد على البقاء بعيدًا عن المشاكل الضريبية. في كثير من الأحيان ، ليس من سوء النية أن يدفع أصحاب الأعمال الصغيرة إلى الماء الساخن مع مصلحة الضرائب وغيرها من السلطات الضريبية. بدلاً من ذلك ، يتسبب ضعف إمساك الدفاتر ونقص التوثيق في حدوث مشكلات لا داعي لها. إنه خطأ إجباري.
يمكن أن يؤدي ضعف حفظ السجلات أيضًا إلى دفع المزيد من الضرائب.
يصبح التخطيط الضريبي الجيد أمرًا صعبًا عندما لا يكون لديك صورة مالية واضحة. لذلك من المحتمل أن تصل إلى وقت الضريبة فقط لتكتشف أن هناك استراتيجيات كان من الممكن أن تستخدمها لخفض الضرائب.
ولكن نظرًا لعدم وجود كتب جيدة لديك والقدرة على المضي قدمًا قبل انتهاء السنة الضريبية ، فقد فاتك الكثير.
إدارة الميزانية
في مجال الأعمال ، من المرجح أن تزدهر وتكون ناجحًا إذا حددت أهدافًا وميزانية.
يتضمن ذلك تحديد ميزانية لدفع "راتب" لنفسك.
لا تسحب الأموال من حسابك المصرفي فقط في صورة قطرات وبقايا. سوف تفتقر إلى صورة واضحة لمعدل حرق النفقات الشهرية للأعمال التجارية. يجب حرق معدل الحرق في عقلك!
بصفتك مالكًا ، تحتاج أيضًا إلى معرفة عدد المبيعات التي يتعين عليك إجراؤها كل شهر لتغطية معدل الحرق.
من المرجح أن تحقق أهدافك إذا كنت تعرف دائمًا بالضبط ما يلزم لتحقيق ربح كل شهر. باختصار ، يجب أن تعرف دائمًا:
- مقدار ما يحتاجه عملك لكسبه ، و
- كم يمكن أن تنفق.
تأكد من تشغيل بيان الربح والخسارة الشهري والتقارير المالية الأخرى. أنها تساعدك على البقاء على المسار الصحيح.
دائما دفع الالتزامات في الوقت المناسب
دفع الالتزامات في الوقت المحدد أمر بالغ الأهمية في إدارة الأعمال. يمكن أن يؤدي إهمال الوفاء بهذه المسؤوليات المالية إلى رفع الأعلام الحمراء حول الاستخدام الشخصي لأموال الشركة.
قد يبدو كل شيء على ما يرام حتى يبدأ العمل في فقدان المدفوعات ، ثم يصدر بسرعة كرة الثلج. ومن ثم ، فمن القواعد الأساسية المعمول بها في مجال الأعمال أن تدفع لكل شخص تدين به في الوقت المحدد.
تساعد هذه الممارسة المسؤولة في التهرب من العديد من المشكلات القانونية وتعزز الثقة بين عملك وشركائه أو دائنيه. كما أنه يضمن التشغيل السلس لعملك ، ويمنع أي انقطاع بسبب عدم دفع الخدمات أو الإمدادات الحيوية.
احترم أصحاب المصلحة الآخرين
إذا كان عملك يتضمن مستثمرين أو شركاء أو مساهمين أو أعضاء في شركة ذات مسؤولية محدودة ، فمن الأهمية بمكان التعامل مع الأموال بأقصى درجات النزاهة. تذكر أن أصحاب المصلحة هؤلاء لديهم مصلحة مشروعة في كيفية استخدام أموال الأعمال.
إنهم بحاجة إلى الشفافية ولهم الحق في المشاركة في القرارات المتعلقة بالمسائل المالية. من خلال الفصل بين المصاريف التجارية والشخصية والالتزام بأفضل الممارسات ، فإنك تتمسك بنهج عمل شفاف وخاضع للمساءلة.
هذا لا يعزز ثقة أصحاب المصلحة فحسب ، بل يمنع أيضًا تصور السلوك المالي غير المناسب ، مما يعزز سمعة عملك.
في الختام ، يعد استخدام حساب تجاري لتلبية الاحتياجات المالية الشخصية ممارسة غير حكيمة وخطيرة.
إنه نهج يمكن أن يقوض الصحة المالية واستقرار الأعمال ويحتمل أن يؤدي إلى تداعيات قانونية.
كن صاحب عمل أكثر ذكاءً. احتضان الانضباط المالي ، والحفاظ على حدود واضحة بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية ، والالتزام بأفضل الممارسات لإدارة عملك بنجاح.
فيما يلي جدول مقارنة مبسط لتلخيص المشاكل المحتملة في استخدام حساب مصرفي تجاري للاستخدام الشخصي ، وأفضل الممارسات لتجنبها:
| المشاكل المحتملة | أفضل الممارسات |
|---|---|
| التدفقات النقدية المربكة والتي يصعب إدارتها | الاحتفاظ بحسابات بنكية تجارية وشخصية منفصلة |
| فقدان حماية المسؤولية الشخصية | إنشاء عمليات سحب رواتب منتظمة للنفقات الشخصية |
| المبالغة في التخفيضات الضريبية أو التقليل منها | جني الأرباح الموزعة بمبالغ مقطوعة ، وليس عمليات سحب متفرقة |
| التعقيد غير الضروري في المحاسبة | استخدم بطاقات ائتمان منفصلة للأعمال والاستخدام الشخصي |
| اعتراضات أصحاب المصلحة وفقدان الثقة | دفع الالتزامات في الوقت المحدد لتجنب الشك |
| القضايا القانونية بسبب سوء استخدام الأموال | احترام جميع أصحاب المصلحة ، والحفاظ على الشفافية في التعامل مع الأموال |
تأتي جميع الإجابات على أسئلة القراء من هيئة تحرير Small Business Trends ، التي تتمتع بأكثر من 50 عامًا من الخبرة المشتركة في مجال الأعمال.إذا كنت ترغب في إرسال سؤال ،يرجى إرساله هنا.
الصورة: DepositPhotos.com