هل تستخدم WhatsApp للاتصال الداخلي؟ 7 أسباب لماذا حان الوقت للتخلي عن التطبيق

في العقد الماضي ، تحولت العديد من المنظمات في جميع أنحاء العالم إلى WhatsApp كأداة اتصال داخلية أساسية.

• إنه سهل الاستخدام
• قام معظم الأشخاص بتنزيل التطبيق بالفعل على هواتفهم
• إنه حل مجاني
• وبشكل عام ، إنها مريحة فقط

هذه الأسباب وحدها جعلت استخدام الحل كمحادثة عمل أساسية أمرًا جذابًا لأصحاب الأعمال.

ومع ذلك ، فإن الكثير من المديرين والموظفين يثيرون مخاوف بشأن صعوبات استخدام التطبيق لأغراض تنظيمية. على سبيل المثال ، فيض المعلومات غير الملائمة والمشتتة للانتباه أو تعطل المنتج.

ومع إعلان WhatsApp عنتغييرات خصوصية جديدة دخلت حيز التنفيذ في فبراير 2021 ،يتطلع مستخدموه البالغ عددهم ملياري مستخدم - خاصة أولئك الذين يعتمدون على WhatsApp لاتصالات الأعمال - إلى التحول إلى حل أفضل وأكثر أمانًا.

ما هي التغييرات الجديدة في سياسة WhatsApp؟باختصار ، كان جمع بيانات WhatsApp هو أول علامة على الضجة والآن في عام 2021 ، يفرضون على مستخدميهم شروط خدمة جديدة تمامًا تتطلب منهم مشاركة بياناتهم مع Facebook. (استحوذ Facebook على WhatsApp في عام 2014).

كان هناك بالفعل تساؤلات أثيرت حول إعدادات الخصوصية المحدودة لـ WhatsApp ، في الواقع ، "كشفت البيانات [التي تم جمعها] من قاعدة بيانات الثغرات الأمنية الوطنية الأمريكية ، وهي مستودع للعيوب للحكومة الأمريكية ، عن 12 نقطة ضعف في عام 2019 - سبعة منها تم تصنيفها على أنها" حرجة ".

كما علق Zac Doffman من Forbes قائلاً: "هذا لا يتعلق بمشاركة WhatsApp أكثر من بياناتك العامة مع Facebook أكثر مما يفعل بالفعل ، بل يتعلق باستخدام بياناتك ومشاركتك مع نظامها الأساسي لتمكين التسوق وخدمات الأعمال الأخرى ، لتوفير منصة حيث يمكن للشركات التواصل معك وبيعها لك ، كل ذلك مقابل ثمن تدفعه إلى WhatsApp ".

الآن مع وجود نقاط الضعف الجديدة هذه في عام 2021 والتي جاءت بناءً على قرارهم بمشاركة البيانات مع Facebook ، فإن WhatsApp لديه الكثير للإجابة عنه.

يدرك أصحاب الأعمال أن قوانين الخصوصية الجديدة في WhatsApp هي مجرد محفز لاستخدام برنامج اتصالات داخلي مخصص للأعمال يسمح للشركة بتعزيز عمليات الاتصال.

نتيجة لذلك ، تقوم العديد من الشركات بالتبديل إلى تطبيق تواصل الموظفين الخاص بـ Connecteam. إنها أداة اتصال داخلية مبتكرة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات المؤسسة ، حيث توفر متجرًا شاملاً للموظفين للتواصل مع بعضهم البعض ومع الشركة نفسها بطريقة احترافية وآمنة وذكية وفعالة.

تعتمد آلاف المؤسسات بالفعل على Connecteam لتبسيط الاتصالات وتعزيز مشاركة الموظفين والحد من خسائر المعرفة وتحسين إنتاجية الموظفين.

انقر هنا إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد حول ما يمكن أن يفعله Connecteam للاتصال الداخلي لشركتك.

هل ما زلت تجد صعوبة في التخلي عن أداة الاتصال WWK؟

فيما يلي نتعمق في سبع قضايا من شأنها إقناعك بالتفكير في بديل أكثر فاعلية للبقاء على اتصال والتفاعل مع موظفيك.

واجه كل مدير هذا السيناريو: تبدأ العمل مع موظف أو مورد جديد وتحتاج إلى إرسال رسالة نصية إليهم لتمرير أخبار الشركة الرئيسية والتحديثات ، أو للتفاعل معهم فقط. ولكن لكي يحدث هذا ، فأنت بحاجة أولاً إلى إضافة أرقامهم إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك - إذا لم تقم بذلك ، فلا يمكنك مراسلتهم على WhatsApp.هذه هي الطريقة التي يعمل بها التطبيق.

بالتأكيد ، لست مضطرًا إلى حفظ أرقامهم ولكن هل يمكنك أن تتذكر من يعتمد على رقم هاتفه فقط؟

تصبح هذه مهمة محبطة. في كل مرة ينضم فيها موظف أو مورد جديد إلى الشركة ، يتعين عليك إضافة معلومات جهة الاتصال وتعديلها وحذفها يدويًا.

وهذه مجرد بداية لإدارة جهات اتصال العمل على WhatsApp.

• إذا لم يكن اسم جهة الاتصال دقيقًا ، فستفقد الكثير من الوقت في البحث عن تفاصيلها
• ماذا لو تغير المورد ولكنك لا تعرف شيئًا عن ذلك وبالتالي لديك معلومات قديمة؟ إلى من تلجأ إذن؟
• أو بدأت العمل في مشروع مع مجموعة من الموظفين ، ماذا تفعل عند الانتهاء من المشروع؟ هل قمت بحذف المجموعة بأكملها؟ يؤدي هذا فقط إلى حذف جميع المعلومات ، لذا لا يمكنك الرجوع للرجوع إلى اتصال المشروع.

إذن ما تتلخص فيه كل هذه الأمثلة هو صداع كلي وغير ضروري.

بطبيعة الحال ، ينضم الموظفون الجدد إلى المنظمة أو يغيرون مناصبهم أو يستقيلون. عند مواجهة هذا السيناريو ، هل أنت مستعد للسيناريوهات التالية؟

• هل هناك شخص مسؤول عن إزالة الموظف من جميع مجموعات الدردشة التي لم تعد ذات صلة بهم؟
• كيف تتعامل مع موظف تم طرده ومتى يحين وقت إخراجهم من المجموعة؟
• كيف يمكنك مساعدة الموظفين الجدد الذين انضموا للتو في الحصول على جميع المعلومات والتحديثات التي فاتتهم؟
• كيف يمكنك التأكد من عدم وصولهم إلى معلومات الشركة الرئيسية التي يمكنهم استخدامها ضدك؟

في ما يلي بعض القصص التي لا بد أن ترسل قشعريرة: بدأ نائب الرئيس السابق لشركة بيع بالتجزئة معينة العمل من أجل المنافسة لكنه ظل في المجموعة النصية لفترة طويلة جدًا واستمر في تلقي معلومات مهمة غير مصرح بها. نعم ، لقد حدث هذا بالفعل!

أو لم يقم الموظفون في قسم الموارد البشرية في شركة كبيرة بإضافة موظفين جدد إلى الدردشة الجماعية حتى "اجتازوا اختبارهم" ، مما يعني أن أداة الاتصال تصبح "ناديًا" خاصًا ولا يتم الترحيب بالجميع. يؤدي هذا إلى اختلال خطير في رضا الموظفين والمشاركة ويتحدى ثقافة الشركة.

بالإضافة إلى ذلك ،لا يوجد تحكم إداري متاح لتنظيم المستخدمين في WhatsApp مما يثبت وجود مخاطر كبيرة من الاتصالات الشخصية وغير المصرح بها التي يمكن أن تحدث داخل التطبيق.وبما أنه لا يمكنك مراقبة الاتصالات التي تحدث داخل التطبيق ، يمكن لأي شخص إنشاء مجموعة غير مصرح بها والتواصل بشكل خاص.

هناك العديد من الأمثلة على مشكلة نص مجموعة WhatsApp ، بدءًا بأسماء جهات اتصال خاطئة وانتهاءً بأضرار فعلية للمؤسسة.

يمكن أن يؤدي أمن البيانات إلى إلحاق أضرار جسيمة بالمؤسسات وحتى التسبب في انهيار كامل ، مما يجعلها واحدة من أكثر المشكلات أهمية في الشركة. الموظف المطرود ، حتى لو تمت إزالته بالفعل من الدردشة الجماعية ، لا يزال يحتفظ بمعلومات حساسة عن الشركة مثل الصور والملفات وسجل الدردشة وتفاصيل الاتصال. يتم تخزين كل هذه المعلومات تلقائيًا في الهاتف الذكي للموظف دون الحاجة إلى أي إجراء من جانبه. يمكن لهذا الموظف الساخط الوصول إلى المنافسة ويمكنه تسليم كل هذه المعلومات ، فقط على الرغم من ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، هذه المعلومات متاحة له أيضًا في القضايا القانونية التي تتعلق بالشركة. ولكن في نهاية المطاف ، تكمن المشكلة الحقيقية في أن قسم نظم المعلومات (IS) لن يكون لديه طريقة لمراقبة هذه المعلومات ومعرفة ما اختار الموظف أن يفعله بها حتى فوات الأوان.

"إذا لم يتم توفير أدوات السحابة المعتمدة من الشركة ، فقد يخاطر العاملون في الخطوط الأمامية بأمن الشركة والبيانات والامتثال التنظيمي لاستخدام أدواتهم الخاصة. يستخدم 53 بالمائة من العاملين في الخطوط الأمامية تطبيقات المراسلة مثل WhatsApp و Facebook Messengerحتى ست مرات في اليوم لأسباب تتعلق بالعمل ، لكن 68٪ منهم قالوا إنهم سيتوقفون إذا حصلوا على أدوات اتصال داخلية معتمدة ".- جوجل

علاوة على ذلك كله ، يمكن أن يكون محتوى رسالتك الموجودغير مشفر :

• النسخ الاحتياطية غير مشفرة .هذا يعني أنه إذا قمت أنت أو أي شخص تجري محادثات معه بعمل نسخة احتياطية من WhatsApp الخاص به ، فإن هذا المحتوى في الواقع ليس مشفرًا.
• لا يتم تشفير عمليات تصدير الدردشات .يمكن لأي شخص في أي مجموعة WhatsApp تنتمي إليها تصدير سجل الدردشة بالكامل للمجموعة كملف نصي عادي ونشره في أي مكان أو إرساله / تخزينه في أي مكان غير مشفر.

لذلك ، يجب أن تفترض أنه يمكن بسهولة الكشف عن معلومات الأعمال الحساسة والخاصة في WhatsApp في أي لحظة ، على الرغم من التشفير من طرف إلى طرف الموجود داخل WhatsApp نفسه.

من الواضح أن نوع المحتوى الذي يظهر في عائلة خاصة أو دردشة جماعية للأصدقاء ليس مناسبًا أو مناسبًا في بيئة العمل أو الدردشة الجماعية للمؤسسة.

سواء كانت مزحة لا طعم لها ، أو إهانات ، أو معلومات فاضحة عن الشركة ، أو تحرش جنسي ، أو حتى موظف ساخط تم فصله للتو وأطلق تعليقات وقحة ، ناهيك عن الحالات الفعلية للموظفين الذين يرسلون عن طريق الخطأ صورة خاصة في الخطأ مجموعة.

ربما يمكنك تخمين عواقب هذه المواقف ، ولكن من الأهمية بمكان فهم أهمية التحكم في نص المجموعة وحذفه ومراقبته. إنه ليس مهمًا فقط ، إنه أمر لا بد منه!

"WhatsApp الخاص بي ... هو حقًا محادثات متعلقة بالعمل بنسبة 91٪ وهو يزعجني حتى في عطلات نهاية الأسبوع ... إنه ممزوج بحياتي الشخصية وأنا أكرهها…. أريد أن أذهب إلى WhatsApp وأتحدث مع أصدقائي ، وأريد ألا أتعامل مع العمل ، أو أن أتذكر العمل "، كما يقول أحد المستخدمين

عندما لا يكون هناك فصل مطلق بين نصوص المجموعة الخاصة ودردشات العمل ، تزداد فرصة الارتباك بشكل كبير. من المنطقي أيضًا أن نفترض أن الموظفين والإدارة لا يريدون أن تظهر صورهم الخاصة على WhatsApp في نظام اتصالات المؤسسة - لا أحد يريد أن يتم تمثيله أمام زملائه أو شركاء العمل بصورة شخصية محرجة.

يؤدي هذا إلى حدوث فائض غير عادي وقد يتسبب في اختفاء معلومات مهمة في خضم كل هذه الفوضى. على سبيل المثال ، جوانا لديها ابن؟ تهانينا! يمكنك الآن توقع 200 إشعار دفع من كل شخص يتمنى لها "تهانينا!" يعرف كل مدير الحوار غير ذي الصلة الذي تم إنشاؤه خلال التحديثات اليومية وإعلانات المدير التنفيذي والمعلومات المثيرة للجدل وما إلى ذلك. لهذا يجب أن يكون هناك فصل واضح بين الاثنين!

بمعنى آخر ، لا ينبغي أن يحدث مزيج غير واضح من المحادثات الشخصية والتجارية داخل واجهة واحدة ، لأنه يؤدي فقط إلى الارتباك وحتى الافتقار إلى الدافع للعمل حقًا.

لا تحتاج الشركات إلى أداة للدردشة مع موظفيها فحسب ، بل إنها بحاجة إلى تعزيز المشاركة ومشاركة التحديثات والتواصل مع الزملاء وتعزيز الإنتاجية والتعاون بشكل أفضل وغير ذلك الكثير.

يركز الاتصال في مكان العمل على تبادل المعلومات والأفكار اللفظية وغير اللفظية. وعندما تفعل ذلك بشكل صحيح ، يكون لديك ثقافة شركة قوية.

إذا لم تكن متأكدًا من الشكل الذي يجب أن تبدو عليه استراتيجية الاتصال الداخلي ، فقم بتنزيل كتابنا الإلكتروني المجاني للبدء.

مهما كانت تنبثق الطوارئ ، يجب أن تكون شركتك قادرة على التعامل معها على الفور. تشمل أمثلة حالات الطوارئ التحرش الجنسي ، والكوارث التي من صنع الإنسان ، والعنف في مكان العمل ، وهجمات الأمن السيبراني ، والمزيد. إذا تم تقديم حالة طوارئ ، فسيحتاج موظفوك إلى معرفة كيفية الإبلاغ عنها والجهة التي يجب إبلاغها. بعد ذلك ، يحتاج قسم الموارد البشرية للتعامل مع الموقف على الفور.

يحتاج المديرون أيضًا إلى معرفة أن رسالتهم قد وصلت وأن الموظفين شاهدوا التحديث وقراءته. WhatsApp محدود في هذه الحالة.

ودعونا لا ننسى الوباء العالمي ، COVID-19 ، الذي أجبر العديد من الشركات على الاستجابة بسرعة. يحتاج المديرون إلى أن يكونوا قادرين على إبقاء الجميع في نفس الصفحة ، وتوزيع المعلومات في الوقت الفعلي ، وإدارة مستويات التوتر ، وغير ذلك الكثير للمساعدة في تجنب ردود الفعل الخطيرة.

الخلاصة على WhatsApp والاتصالات الداخلية

يبدو استخدام WhatsApp في بيئة العمل مريحًا وسهلاً. وبالتأكيد ، يبدو أنه من السهل تنفيذ WhatsApp بسرعة ونجاح ، حتى لو لم يكن رسميًا ، في المؤسسة ، ولكن إذا نظرت بشكل أفضل ، ستجد الكثير من الأعطال التي يمكن أن تكون مكلفة للغاية في النهاية.

في نهاية اليوم ، من الواضح لأصحاب الأعمال أن شركتهم جاهزة لتطبيق اتصالات الموظفين كأداة الاتصال التالية للشركة.

اليوم ، تستخدم المزيد والمزيد من الشركات حول العالم تطبيق تواصل الموظفين لجميع احتياجاتهم التنظيمية.

ما هي أداة تواصل الموظف؟إنها أداة متوافقة مع الأجهزة المحمولة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات المؤسسة من أجل الحصول على مكان واحد للتواصل بسهولة مع بعضهم البعض في الوقت الفعلي.

تم تصميم الحل لمعالجة التحديات المختلفة للمجال التنظيمي ، والآن تستخدم آلاف الشركات في جميع أنحاء العالم تطبيق موظف Connecteam لتتبع بيانات المؤسسة وإدارة المجموعات تلقائيًا وإضافة القيود والتفويضات وإنشاء قنوات متنوعة وإنتاج التقارير وتشغيل المؤسسة التواصل بنجاح ومهنية.

تساعد ميزة الدردشة الموظفين على البقاء على اتصال بالإنترنت. أنشأنا فرق الدردشة المنزلية حيث يمكن للموظفين الاحتفال بالإنجازات وإرسال تحديثات حول أي شيء وكل شيء.

بريان جوليف ، مدير العمليات في شركة Total Compass Care

في نهاية اليوم ، سيؤدي تحويل شركتك إلى أداة اتصال آمنة ، مثل Connecteam ، إلى راحة البال لأن بياناتك ومستنداتك آمنة تمامًا مع أعلى مستوى من الأمان المطلوب.