23 أمثلة على رسائل الإجازة خارج المكتب
نشرت: 2023-03-10هل أنت ذاهب في إجازة وتحتاج إلى إعداد رسالة خارج المكتب؟ لست متأكدا ماذا أقول؟ في منشور المدونة هذا ، سنناقش أنواعًا مختلفة حتى تتمكن من تمييزها من قائمة المهام الخاصة بك إذا كنت بحاجة إلى القيام ببعضها. سنقدم أيضًا نصائح وأمثلة للاتصال لكل نوع من الرسائل الخارجية حتى تتمكن من إنشاء بريد إلكتروني مثالي خارج المكتب لاحتياجاتك.
ما هي رسالة محترف خارج المكتب؟
رسالة احترافية خارج المكتب ، أو رسالة OOO قصيرة ، هي رسائل بريد إلكتروني ذات استجابة تلقائية ترد على رسائل البريد الإلكتروني الواردة. يخبرون المرسل أنك بعيد عن مكتبك ولديك وصول محدود أو ليس لديك وصول لفترة زمنية محددة. يتيح لهم هذا الإجراء معرفة أنك لن تتمكن من الاستجابة في الوقت المناسب ثم يوجه المستلم في الاتجاه الصحيح.
يمكن أن تختلف الرسائل خارج المكتب من حيث الطول والنبرة ، حسب الموقف. على سبيل المثال ، إذا كنت ذاهبًا في إجازة لمدة أسبوعين ، فقد ترغب في الترحيب بمرسل البريد الإلكتروني برد خفيف.
ما سبب أهمية رسالة "خارج المكتب"؟
عندما تكون بعيدًا عن المكتب ، من المهم أن تخبر زملائك في العمل والعملاء أنك لن تكون متاحًا لفترة زمنية معينة. من خلال ترك رسالة خارج المكتب ، يمكنك التأكد من أن الناس لا يتوقعون منك الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم على المدى القصير.
فيما يلي خمسة أسباب تجعلك تترك رسالة عطلة خارج المكتب:
- إنه يوفر الوقت والارتباك: السماح للناس بمعرفة أنك بعيد عن أماكن العمل. عندما تعود ، لن يكون هناك أي رسائل بريد إلكتروني لم يتم الرد عليها للتعامل معها.
- إنها تحدد التوقعات: سيعرف الأشخاص متى يمكنهم توقع رد منك حتى لا يتركوا معلقين.
- تقضي على الفرص الضائعة: نظرًا لأن الرسائل خارج المكتب تتيح لك تحديد التوقعات عندما يتوقع الأشخاص ردًا منك ، فيمكنهم الوصول إلى شخص آخر بدلاً من الانتظار عندما يكون لديهم سؤال أو طلب عاجل ،
- إنها مهذبة ومهنية: رسالة OOO هي طريقة مهذبة لإعلام الناس بأنك بعيد ولن تتمكن من الرد على الفور.
- يمكنك تقديم معلومات الاتصال: يمكنك تضمين معلومات الاتصال بشخص آخر يمكنه تغطيتك في غيابك. هذا مفيد بشكل خاص إذا كانت مسألة عاجلة.
ما الذي يجب عليك تضمينه في رسالة إجازة خارج المكتب؟
عند صياغة رسالة عطلة خارج المكتب ، هناك بعض العناصر الأساسية التي يجب تضمينها للبقاء محترفًا ومهذبًا.
فيما يلي ستة عناصر أساسية لتضمينها في رسالتك خارج المكتب:
- شرح موجز: دع الأشخاص يعرفون سبب غيابك من خلال ترك رسالة في المكتب ، مثل "أنا في إجازة حتى تاريخ X".
- التواريخ الدقيقة: إذا أمكن ، قم بتضمين الجدول الزمني الدقيق لموعد المغادرة والعودة في ردودك التلقائية.
- معلومات الاتصال البديلة: قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بشخص آخر يمكنه المساعدة أثناء تواجدك بعيدًا ، مثل زميل أو ممثل خدمة العملاء. تأكد دائمًا من حصولك على الموافقة من الأطراف المناسبة قبل مشاركة معلومات الاتصال الشخصية.
- السبب: يجب أن يعرف المستلم السبب العام لغيابك ومتى ستعود.
- سطر ختامي: يمكن للسطر الذي تقوم بتضمينه في ردودك التلقائية أن يتمنى للمستلم يومًا أو أسبوعًا ممتعًا لتخصيص الأشياء.
- تسجيل خروج مهذب: تعتبر المصطلحات المقترحة مثل "تحياتي الحارة" أو "أطيب التحيات" أو "شكرًا لك" موافقات جيدة لوضعها في رسالة الرد التلقائي. بهذه الطريقة يمكنك أن تظل محترفًا بينما لا تزال تضيف لمسة شخصية إلى رسالتك خارج المكتب.
هناك أيضًا بعض القواعد الجيدة حول ما لا يجب تضمينه أو القيام به في رسالتك خارج المكتب ، مثل الإفراط في العرض أو جعل رسائلك طويلة جدًا. أيضًا ، امتنع عن تضمين الكثير من التفاصيل الشخصية. لا يريد المستلمون معرفة مسكن الألم الذي تتناوله في منطقة البحر الكاريبي عندما يتعرقون في الموعد النهائي ويتغلبون على عاصفة ثلجية في المنزل. والأسوأ من ذلك ، أن الكثير من التفاصيل يمكن أن تكون مصدر قلق أمني.
أخيرًا ، يستغرق وقتًا طويلاً لمتابعة المكالمات الهاتفية والمشاريع ورسائل البريد الإلكتروني عند العودة إلى العمل. لذلك ، حاول ألا تضع توقعات بأنك ستتمكن من الرد على جميع رسائلك الفائتة على الفور.
الآن بعد أن عرفت كل شيء عن رسالة خارج المكتب وما يجب أن تتضمنه وما لا يجب أن تتضمنه ، دعنا نلقي نظرة على بعض الأنواع والأمثلة المختلفة ، بدءًا من رسائل OOO البسيطة.
أمثلة بسيطة على رسائل خارج المكتب
إذا كنت تبحث عن رد بسيط ومباشر خارج المكتب ، فيمكن تكييف هذه الأمثلة لتناسب احتياجاتك.
- شكرا لك على رسالتك الإلكترونية. أنا حاليًا خارج المكتب من (تاريخ البدء) وسأعود في (تاريخ العودة). خلال هذا الوقت ، سيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. للحصول على مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بي على هاتفي الخلوي على (رقم هاتفك). مع أطيب التحيات (اسمك).
- شكرا لك على رسالتك واعتذر انني اشتقت اليك. سأبقى بعيدًا عن المكتب حتى (تاريخ العودة) (لسبب عام). إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال (زميل) على (معلومات الاتصال الخاصة بالزميل). وإلا ، فسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن بعد عودتي. مع خالص التقدير (اسمك).
- أنا بعيد عن مكتبي لحضور (اسم المؤتمر) حتى (تاريخ العودة). على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "أنا بعيد عن العمل لحضور مؤتمر 20XX International Engineering في فينيكس ، أريزونا." للمسائل العاجلة ، يرجى الاتصال (اسم الزميل / البريد الإلكتروني / الهاتف). (اسمك)
- أنا حاليًا في إجازة من (تاريخ البدء) حتى (تاريخ الانتهاء). خلال هذا الوقت ، سيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بزميلي ، (الاسم) ، على (اسم البريد الإلكتروني للزميل / الزميل / معلومات الاتصال). شكرا لك على رسالتك ، ونتمنى لك يوما سعيدا! اسمك.
رسائل خارج المكتب لإنشاء عملاء متوقعين
توفر رسائل OOO أيضًا فرصة فريدة لتوليد العملاء المحتملين. لذا ، إذا كنت تتطلع إلى إنشاء عملاء محتملين أثناء تواجدك بعيدًا ، فإليك بعض الأمثلة الفعالة.
- شكرا لك على رسالتك الإلكترونية. أنا حاليًا بعيد عن مكان العمل من (تاريخ البدء) وسأعود في (تاريخ العودة). في غضون ذلك ، قام فريقنا بتجميع بعض المعلومات المفيدة حول (الموضوع) التي قد تجدها مفيدة. اضغط هنا للتحقق من ذلك! مع أطيب التحيات (اسمك).
- شكرا لك على رسالتك واعتذر انني اشتقت اليك. سأبقى بعيدًا عن المكتب حتى (تاريخ العودة) (لسبب عام). في غضون ذلك ، لا تتردد في إلقاء نظرة على مدونتنا للحصول على نصائح وحيل مفيدة حول (الموضوع). سأعود إليك بعد أن أعود. مع خالص التقدير (اسمك).
- أنا بعيد عن مكان العمل (لسبب عام) حتى (تاريخ العودة). في هذه الأثناء ، لماذا لا تحقق من أحدث كتبنا الإلكترونية عن (الموضوع)؟ إنه مليء بالنصائح القيمة التي يمكن أن تساعدك على المضي قدمًا. انقر هنا لمعرفة المزيد. (اسمك).
- أنا حاليا في إجازة من (التاريخ) حتى (التاريخ). خلال هذا الوقت ، سيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. في غضون ذلك ، تحقق من أحدث ندوة عبر الإنترنت حول (الموضوع). إنه مليء بالنصائح الثاقبة التي يمكن أن تساعدك في الوصول إلى أهدافك. انقر هنا لتبدأ. (اسمك).
التواصل مع رسائل خارج المكتب
إذا كنت ترغب في التواصل مع الأشخاص أثناء تواجدك بعيدًا ، فجرّب أمثلة رسائل OOO هذه لتعزيز وصولك.
- أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة. أنا حاليًا بعيد عن (تاريخ البدء) وسأعود في (تاريخ العودة). في غضون ذلك ، لا تتردد في الاتصال بي على LinkedIn أو Twitter للبقاء على اتصال. مع أطيب التحيات (اسمك).
- شكرا لك على رسالتك واعتذر انني اشتقت اليك. سأبقى بعيدًا عن مكان العمل حتى (تاريخ العودة) (لسبب عام). في هذه الأثناء ، لماذا لا تتابعني على Twitter أو تتواصل معي على LinkedIn؟ يمكنك العثور على معلومات الاتصال الخاصة بي أدناه. سأعود إليك بعد أن أعود. مع خالص التقدير (اسمك)
- أنا خارج المكتب (لسبب عام) حتى (تاريخ العودة). خلال هذا الوقت ، لا تتردد في متابعتي على Twitter أو التواصل معي على LinkedIn. أنشر بانتظام حول مواضيع متعلقة بـ (الموضوع) ، وأحب أن أسمع أفكارك. (اسمك)
رسائل وسائل التواصل الاجتماعي خارج المكتب
إذا كنت تخطط للابتعاد عن وسائل التواصل الاجتماعي لفترة من الوقت ولا تريد أن تفوتك أي عملاء محتملين أو محادثات محتملة ، فإليك بعض ردود البريد الإلكتروني من OOO التي يمكنك استخدامها.
- تحيات! أنا حاليًا بعيد عن العمل من (تاريخ البدء) وسأعود في (تاريخ العودة). في غضون ذلك ، لا تتردد في متابعتي على Twitter أو التواصل معي على LinkedIn. أنشر بانتظام حول (الموضوع) وأود أن أسمع أفكارك. مع أطيب التحيات (اسمك).
- شكرا لزيارة صفحتي! سأقلع العمل حاليًا من (تاريخ البدء) وسأعود في (تاريخ العودة). سوف أتحقق من بريدي الإلكتروني كلما أمكن ذلك وسأحاول الرد على رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك على الفور. في غضون ذلك ، تابعوني على Instagram ، حيث أنشر تحديثات يومية. مع أطيب التحيات (اسمك).
- مرحبًا يا من هناك! أعتذر أنني اشتقت لك. سأبقى بعيدًا عن المكتب حتى (تاريخ العودة) (لسبب عام). في غضون ذلك ، تابعوني على Twitter و Instagram للبقاء على اطلاع دائم بمشاركاتي ، أو تحقق من صفحتي على LinkedIn للحصول على مزيد من المعلومات.
- شكرا لتواصلك! أنا خارج العمل من (تاريخ البدء) وسأعود في (تاريخ العودة). خلال هذا الوقت ، لن أكون نشطًا على وسائل التواصل الاجتماعي. للحصول على التحديثات ، يرجى الاشتراك في قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بي هنا: (رابط). تحياتي الحارة (اسمك).
أمثلة على البريد الإلكتروني خارج المكتب للعطلات
نتمتع جميعًا باستراحة للاحتفال بالأعياد ، وإليك بعض أمثلة رسائل OOO التي يمكنك استخدامها أثناء تواجدك بعيدًا. نصيحة: تأكد من إضافة بعض البهجة للعطلات كلما كان ذلك مناسبًا عن طريق بدء استجابة مكتبك بتحية دافئة بمناسبة العطلة في سطر موضوع البريد الإلكتروني أو المقدمة أو ملاحظة فراق.
- شكرا لك على بريدك الإلكترونى. أنا خارج المكتب لقضاء الإجازات في (التواريخ) التالية. سأرد على رسالتك الإلكترونية في أقرب وقت ممكن عند عودتي. إذا كنت بحاجة إلى عناية فورية ، يرجى الاتصال (الزميل) على (اسم الزميل / البريد الإلكتروني / الهاتف). أتمنى لك وللك عطلة سعيدة (اسمك).
- مرحبًا ، شكرًا جزيلاً على ملاحظتك! إذا تلقيت هذا الرد ، فهذا يعني أنني سأعيد شحن بطارياتي حتى أتمكن من العودة للعمل بأفكار جديدة ورائعة للجميع! لا تتعلق العطلات باستكشاف حساب بريد إلكتروني ، لذا لن أتحقق منها. ابحث عني للرد على ملاحظتك في أقرب وقت ممكن بعد عودتي في (التاريخ). إرسال ردود فعل رائعة مني إليك ولكم 20XX سعيدًا ، (اسمك).
- اجازة سعيدة! أنا خارج المكتب من (تاريخ) إلى (تاريخ). في غضون ذلك ، تابعوني على Twitter أو تواصل معي على LinkedIn. يمكنك العثور على معلومات الاتصال الخاصة بي أدناه. إنني أتطلع إلى قراءة مدخلاتك عندما أعود. مع خالص التقدير (اسمك).
- مرحبًا ، شكرًا على الكتابة! أنا حاليًا خارج المكتب لقضاء الإجازة. على الرغم من أنني لن أكون بعيدة تمامًا مثل القطب الشمالي ، إلا أنني سأظل منفصلاً تمامًا عن التكنولوجيا حتى أحصل على ذلك. ابحث عني للرد على ملاحظتك بمجرد أن أعود للعمل في (التاريخ). أثناء انتظار عودتي ، إليك شيئًا لك: (قم بتضمين كتاب إلكتروني أو ورقة عمل أو مقطع فيديو أو مقالة أو أي شيء آخر مثير للاهتمام أو أداة مفيدة). أتمنى لك عطلة سعيدة وعام جديد ملحمي. (اسمك).
رسائل مضحكة خارج المكتب
هل تشعر بالمغامرة؟ جرب إحدى رسائل OOO المضحكة هذه عندما تكون بعيدًا عن المكتب لفترة من الوقت. لاحظ أن هذه الرسائل المضحكة عادة ما تستدعي ثقافة معينة في بيئة عملك. لذلك ، إذا كان مكان عملك يستاء من رد مضحك خارج المكتب ، فمن الأفضل أن تخطئ في جانب الحذر عندما يتعلق الأمر برسائل الرد التلقائي.
- حسنًا ، كنت أخطط لأن أكون في المكتب اليوم ، لكن بعد ذلك تذكرت أنه (عطلة / يوم إجازة). لذا ها أنا خارج المكتب وجاهز للاستراحة! الدردشة معك في (التاريخ)! (اسمك).
- انتباه: Outta Office !! لا تقلق - هذا ليس وداعًا إلى الأبد ، مجرد استراحة من المكتب تشتد الحاجة إليها. سأعود قريبًا في (التاريخ) وسأرد على رسالتك في أقرب وقت ممكن.
- لا تقلق ، فأنا فقط خارج المكتب لبضعة أيام - إنها ليست مثل إجازة دائمة أو أي شيء! ولكن حتى أعود ، هذه صورة جرو لقياس جيد. (اسمك).
- من قال أن الإجازات كلها عمل وليس لعب؟ أنا خارج المكتب لبضعة أيام ، ولكن لا تقلق - سأعود قريبًا في (التاريخ) وسأجيب على رسالتك في أسرع وقت ممكن. ولكن في غضون ذلك ، دعنا جميعًا نأخذ استراحة ونشاهد بعض مقاطع الفيديو الخاصة بالقطط! (اسمك).
كيف تضع رسالة عطلة في بريدك الإلكتروني؟
يعد إعداد مجيب آلي للرسائل الواردة أمرًا يسيرًا! كل ما عليك فعله هو العثور على خيار "المجيب التلقائي" في إعدادات نظام البريد الإلكتروني الخاص بك. يمكنك بعد ذلك إدخال تاريخي البدء والانتهاء ، بالإضافة إلى رسالة مخصصة. إذا كنت تستخدم Gmail ، فيمكنك العثور على خيار المجيب التلقائي بالنقر فوق "الإعدادات> المجيب التلقائي". يمكنك بعد ذلك إدخال التواريخ والرسالة التي تريدها. لا تنس الضغط على "حفظ" عند الانتهاء!
بمجرد التفعيل ، سيرسل المجيب التلقائي ردًا تلقائيًا كلما قام شخص ما بإرسال بريد إلكتروني إليك. سيسمح هذا لجهات الاتصال بمعرفة أنك بعيد عن المكتب ومتى تتوقع ردًا منك.
هل يجب أن تذكر الإجازة في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالمجيب الآلي؟
نعم ، يجب عليك بالتأكيد ذكر الإجازة في بريدك الإلكتروني خارج المكتب. من المهم أن تدع الناس يعرفون أنك ستكون بعيدًا عن المكتب لفترة طويلة. بهذه الطريقة ، يدركون أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم لن تتلقى ردًا على الفور وأنك سترد بمجرد عودتك. أيضًا ، يحتاج زملاؤك في العمل إلى معرفة تفاصيل رحلة عملك ، بما في ذلك متى وأين تسافر. يمكن أن يساعدهم ذلك في فهم مدى إلحاح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم وأن الرد قد يستغرق وقتًا أطول من المعتاد.
بمجرد إعداد رسالتك خارج المكتب ، لا تنس تحديثها بمجرد عودتك! بهذه الطريقة ، يعرف الجميع أنك عدت إلى المكتب ويمكن أن يتوقع استجابة سريعة.
نشكرك على القراءة عن أمثلة رسائل عطلة OOO هذه. يمكن تعديلها بسهولة لإرسال رد تلقائي من أي شيء إلى الإجازة المرضية والإجازة الطبية إلى إجازة الأمومة والإجازة السنوية والمزيد.
وقت سعيد بعيدًا!
قد يعجبك ايضا:
- تحقق من هذه الإيجارات الفريدة من Airbnb في مكان إجازتك التالية
- رسائل الرابع من يوليو لأصحاب الأعمال الصغيرة
- 20 أمثلة على رسائل خارج المكتب
الصورة: Envato Elements