الصفحة الرئيسية
أصبحت مؤتمرات الفيديو من المنزل منتشرة بشكل متزايد بسبب زيادة عدد الأشخاص الذين يعملون عن بُعد.
سواء كنت تعمل مؤقتًا عن بُعد ، أو تعمل من المنزل بشكل دائم ، أو تخطط لعقد مؤتمرات فيديو من مكتب ، فمن المهم أن تنطلق بشكل احترافي قدر الإمكان أثناء مكالمات الفيديو هذه. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من أسلوب الاتصال هذا.
هناك ثلاثة مجالات يجب معالجتها عند إجراء المؤتمرات من المنزل:
إن الظهور بمظهر احترافي في مكالمات الفيديو يعني التحكم في بيئتك. لا يتعلق الأمر فقط بمظهرك الفردي ؛ يتعلق الأمر أيضًا بالحصول على أفضل مظهر وصوت في محيطك. فيما يلي بعض أهم المجالات التي يجب مراعاتها.
لا أحد يريد أن يبدو وكأنه جالس في كهف. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تحسين مصدر الضوء لمكالمات الفيديو الخاصة بك.
ارتداء ملابسك أثناء إجراء مكالمة فيديو لا يقل أهمية عن ارتداء الملابس الشخصية ، لذا تأكد من أن تبدو في أفضل حالاتك. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية ارتداء الملابس المناسبة.
الكاميرا الخاصة بك هي ما يمكّنك من التواصل مع المشاركين الآخرين بصريًا. استخدم هذه النصائح لضمان اتصال سلس.
يحتاج المشاركون الآخرون أيضًا إلى أن يكونوا قادرين على سماعك عندما يحين دورك للمشاركة. يمكن أن تساعدك هذه النصائح في إيصال الرسالة بوضوح.
قبل الاجتماع ، اختبر الكاميرا وجودة الصوت للتأكد من أن لديك اتصالاً قويًا. هذا يمنع التأخير والارتباك أثناء المكالمة ، والتي قد تبدو غير مهنية بشكل خاص.
يساعد اتباع آداب مؤتمرات الفيديو المناسبة في إدارة الاجتماعات بسلاسة أكبر ويؤكد أنك لست وقحًا.
ضع هذه العوامل في الاعتبار في مكالمتك التالية للحفاظ على الاحتراف والكفاءة ، والاستفادة المثلى من وقت الجميع.
لا تقم بمهام متعددة أثناء المكالمة. حتى لو لم يتمكن الناس من رؤيتك ، فيمكنهم التمييز عندما لا تنتبه.
تحتوي العديد من الأنظمة الأساسية لمؤتمرات الفيديو على ميزات تشير إلى عدم مشاركتك بنشاط ، مثل عندما تتصفح نافذة أخرى. لا يُظهر الاهتمام المتبقي الاحترام فحسب ، بل يضمن أيضًا أنك تساهم بنشاط في المعلومات ومعالجتها.
الكتم ليس مجرد مجاملة - إنه ضروري. يؤدي إسكات الميكروفون عند عدم التحدث إلى تجنب بث التعليقات العرضية.
تضمن هذه الممارسة أن ضوضاء الخلفية من بيئتك ، مثل رنين الهاتف أو جرس الباب ، لا تتداخل مع تدفق الاجتماع. من خلال كتم الصوت ، فإنك تحافظ على وضوح المكالمة للجميع.
الاجتماعات المنظمة هي اجتماعات فعالة. يوفر جدول الأعمال خارطة طريق للمناقشات ، مما يسمح للمشاركين بالاستعداد والمشاركة بكفاءة.
عند الاستضافة ، قم بصياغة مخطط تفصيلي للموضوعات الرئيسية وشاركه مسبقًا. هذا يضمن استعداد جميع الحاضرين ، مما يجعل الاجتماع أكثر إثمارًا ويقلل من الانحرافات عن الموضوع الأساسي.
التوقع هو المفتاح. عند حضور اجتماع افتراضي ، يجب تنظيم جميع المواد ذات الصلة وجعلها في متناول اليد. يعمل هذا على تقليل الاضطرابات والإيقاف المؤقت المحرج أثناء تدافعك لتحديد موقع مستند معين أو شريحة عرض تقديمي.
ينضح الإعداد المنظم بالاحتراف ويضمن تجربة اتصال أكثر سلاسة لجميع المعنيين.
يمتد التحضير إلى مساحة العمل الرقمية الخاصة بك. إذا كنت تنوي مشاركة الشاشة ، فتأكد من إغلاق علامات التبويب والتطبيقات غير ذات الصلة.
قم بإيقاف تشغيل أي إعلامات منبثقة محتملة - سواء كانت من تطبيقات المراسلة أو تحديثات البرامج. يضمن هذا النهج الاستباقي أن يظل الاجتماع مركزًا ولا يتعرض المشاركون عن غير قصد لمعلومات غير ذات صلة أو سرية.
الالتزام بالمواعيد هو شهادة على الاحتراف. يرسل الانضمام إلى اجتماع فيديو متأخرًا رسالة غير مقصودة بعدم الاحترام أو اللامبالاة لوقت الآخرين.
تمامًا كما لن تتأخر في الاجتماع وجهًا لوجه ، ينطبق نفس المبدأ على الاجتماعات الافتراضية. حدد أولويات إدارة الوقت للتأكد من أنك سريع دائمًا.
تشكل الاجتماعات الافتراضية تحديات فريدة من نوعها ، أحدها يحافظ على اتصال حقيقي. حتى في البيئة الرقمية ، يلعب التواصل البصري دورًا مهمًا.
قاوم الرغبة في مشاهدة بث الفيديو الخاص بك أو أن تنحرف. إن النظر مباشرة إلى الكاميرا ، خاصة عند التحدث ، يعزز المشاركة والانتباه للمناقشة.
تقدم بيئة العمل عن بُعد العديد من عوامل التشتيت المحتملة التي يمكن أن تقوض كفاءة مكالمات الفيديو واحترافها. فيما يلي العديد من وسائل الإلهاء الشائعة والاستراتيجيات لمواجهتها.
قد يدخل الأطفال والأزواج إلى مكتبك أو يصدرون ضوضاء في الخارج. في حين أنه من الطبيعي أن يشعر أفراد العائلة بالفضول أو يحتاجون إلى المساعدة ، فمن الضروري إيصال أهمية اجتماعاتك إليهم.
من خلال وضع الحدود وإبلاغهم مسبقًا ، يمكنك تقليل الانقطاعات والحفاظ على جو احترافي.
يمكن لأصدقائنا ذوي الفراء أن يكونوا رفقاء رائعين خلال يوم العمل ، لكنهم قد لا يدركون أهمية اجتماعاتك الافتراضية. قد ينبح كلب متحمس ، أو قد تستعرض قطة فضولية عبر لوحة المفاتيح في أكثر الأوقات غير المناسبة.
للتخفيف من هذه الاضطرابات المحتملة ، يُنصح بإيجاد مكان هادئ مغلق لمكالماتك.
إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فربما يمكنك إنشاء منطقة لعب أو ألعاب لشغلها أثناء اجتماعك ، أو حتى التفكير في تجنيد أحد أفراد العائلة لإبقائهم مشاركين في غرفة أخرى.
يمكن أن تكون أصوات الهواء الطلق ، سواء كانت أصوات زحام المرور أو لعب الأطفال أو رنين جرس الباب المتقطع ، غير متوقعة ومتطفلة.
في حين أن بعض الضوضاء خارجة عن إرادتنا ، فإن اتخاذ تدابير وقائية يمكن أن يقلل بشكل كبير من تأثيرها. اكتشف موقعًا في منزلك أقل تأثراً بالأصوات الخارجية - سواء كانت غرفة تواجه الفناء الخلفي أو قبو معزول.
يمكن للستائر السميكة أو أختام النوافذ أن تخفف من الضوضاء الخارجية ، مما يضمن أن تظل مكالمتك احترافية وغير منقطعة.
في عصر الاتصال المستمر هذا ، تنبض هواتفنا دائمًا بالإشعارات أو الرسائل النصية أو المكالمات. على الرغم من أنها ضرورية للتواصل ، إلا أنها قد تكون ضارة أثناء مكالمة الفيديو ، مما يؤدي إلى تشتت انتباهك.
أبعد من مجرد ضبط هاتفك على الوضع الصامت ، ضع في اعتبارك وضعه على الوجه لأسفل أو في غرفة أخرى تمامًا.
الهدف هو إنشاء مساحة يمكنك من خلالها الانغماس الكامل في مكالمة الفيديو ، وإظهار الاحترام والالتزام بالمحادثة التي تجريها.
نظرًا لأن حياتنا أصبحت رقمية بشكل متزايد ، فإن وابلًا من إشعارات البريد الإلكتروني أو النوافذ المنبثقة أو تنبيهات الدردشة يمكن أن يكون مشتتًا مثل أي مقاطعة جسدية.
لا تؤدي هذه الانحرافات إلى تشتيت انتباهك فحسب ، بل قد تؤدي أيضًا إلى تحويل تركيز الآخرين إذا كنت تشارك الشاشة.
قبل مكالمتك ، خصص بضع دقائق لترتيب مساحة العمل الرقمية الخاصة بك. أغلق علامات التبويب والتطبيقات الدخيلة ، وإذا لزم الأمر ، فقم بتنشيط أوضاع "عدم الإزعاج" على أي تطبيقات قد تسبب مقاطعات. هذا يعزز بيئة رقمية تفضي إلى مناقشات مثمرة.
حتى في بيئة العمل عن بعد ، يمكن أن تحدث زيارات غير متوقعة من الجيران أو الأصدقاء أو العائلة الممتدة. قد لا يكون هؤلاء الأشخاص ذوي النوايا الحسنة على دراية بالتزامات اجتماع الفيديو الخاص بك.
من المفيد مشاركة روتين العمل من المنزل مع من حولك. ضع في اعتبارك وضع علامة "عدم الإزعاج" أو إشعار مهذب على باب منزلك أثناء الاجتماعات المهمة.
من خلال وضع مثل هذه الحدود ، فإنك تضمن التعامل مع ارتباطاتك المهنية بالاحترام الذي تستحقه.
غالبًا ما تتعرض الكفاءة في الاجتماعات للخطر بسبب الانحرافات. في حين أنه من الطبيعة البشرية الانخراط في مزاح خفيف القلب أو مشاركة الحكايات الشخصية ، فمن الضروري تحقيق التوازن.
إذا كنت تقوم بالإشراف ، فقم بتوجيه المحادثة برفق إلى مسارها الصحيح إذا انحرفت عن الموضوع. من المفيد أيضًا تخصيص أوقات محددة للمحادثات غير الرسمية ، ربما في بداية المكالمة أو نهايتها ، مما يضمن عدم المساس بالأجندة الأساسية مع استمرار تعزيز الصداقة الحميمة بين المشاركين.
قد يكون التنقل في عالم مؤتمرات الفيديو أمرًا مربكًا بعض الشيء ، خاصة مع وجود العديد من العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار.
للمساعدة في تبسيط العملية والتأكد من تقديم نفسك في أفضل ضوء ممكن ، إليك جدول مقارنة يسلط الضوء على ما يجب فعله وما لا يجب فعله لإجراء مكالمة فيديو ناجحة.
سواء كنت مستخدمًا عرضيًا أو تجري مكالمات فيديو يوميًا ، يعمل هذا الجدول كمرجع سهل وسريع للحفاظ على تفاعلاتك الافتراضية احترافية ومثمرة:
| وجه | افعل | لا تفعل |
|---|---|---|
| مظهر | ارتدِ ملابس العمل غير الرسمية. | لا ترتدي الشيكات أو الخطوط أو تلبس فقط من الخصر إلى أعلى. |
| إضاءة | استخدم الضوء الطبيعي ؛ واجه مصدر الضوء الخاص بك. | لا تدع الضوء يأتي من خلفك. |
| آلة تصوير | ضع الكاميرا على مستوى العين ؛ استخدم خلفية محايدة. | ليس لديك فوضى أو عناصر حساسة في الخلفية. |
| صوت | استخدم سماعات الرأس ؛ فكر في شراء ميكروفون. | لا تعتمد فقط على صوت الكمبيوتر المدمج ؛ تجنب الصدى. |
| السلوك المهني | كن في الموعد؛ اعتمد على لغة العيون؛ استخدم أجندة. | لا تعدد المهام تجنب المحادثات غير ذات الصلة أثناء المكالمة. |
| إلتهاء | إخطار الأسرة عن الاجتماعات ؛ أغلق علامات التبويب غير ذات الصلة. | لا تترك الهواتف بصوت عالٍ ؛ تجنب وجود حيوانات أليفة في مكان العمل. |
يعد عقد المؤتمرات من المنزل باستخدام الفيديو طريقة رائعة للشركات الصغيرة وموظفيها للبقاء على اتصال أثناء العمل من المنزل.
باستخدام هذه النصائح ، يمكنك أن تكون أفضل ما لديك وأن تبدو أكثر احترافًا بينما تنجز المزيد خلال كل جلسة.
الصورة: Depositphotos.com