كيفية الوصول إلى القيمة الكاملة للاجتماعات الافتراضية للشركات الصغيرة

قد لا تكون الشركات الصغيرة قادرة على تقديم الموارد الممنوحة للشركات الكبيرة ولا يمكنها التنبؤ ، مع اليقين بنسبة 100٪ ، كيف ستبدو الأمور داخليًا في غضون بضع سنوات. إنها لا تزال تنمو ، بعد كل شيء ، والتوقعات الاقتصادية الحالية تبدو قاتمة في بعض الأحيان. ما يمكن أن تقدمه الشركات الصغيرة ، على الرغم من ذلك ، هو مقابلة الموظفين أينما كانوا.

تعمل منصة اجتماعات الفيديو الموثوقة والقوية والمرنة على تحقيق العجائب للشركات الصغيرة ، حتى لو لم تستضيف العديد من الاجتماعات. تطورت تكنولوجيا برنامج الاجتماع الافتراضي لتشمل التحليلات وإدارة المهام والوقت ومراقبة سير العمل المتاحة لكل موظف. إنه يضع الأساس لتطوير الأعمال الصغيرة لإضافة موظفين وإنشاء بروتوكولات دائمة ومستدامة بغض النظر عن حجمها.

فيما يلي بعض الاعتبارات الرئيسية للشركات الصغيرة التي يجب وضعها في الاعتبار عند التسوق لأداة الأعمال الأساسية هذه:

آمن ومضمون

أصبحت "Zoombombing" مزحة مستمرة في بداية جائحة COVID-19 ، عندما تحولت معظم عمليات العمل في جميع أنحاء العالم إلى الإنترنت. كانت الفكرة أن شخصًا غريبًا يمكنه اختراق مكالمة فيديو جارية لإحداث ارتباك واستدراج المشاركين. ما بدأ كإزعاج غير ضار تصاعد إلى خطر أمني يكلف زووم فلساً واحداً: دفعت الشركة 85 مليون دولار دعوى قضائية في عام 2021.

لم يعد من المقبول أن تتضمن برامج اجتماعات الفيديو أي شيء سوى أعلى معايير الأمان ، وقد صعد معظم البائعين من لعبة الحماية الخاصة بهم. ابدأ بتحديد أولويات البرامج التي تدعم ، أو حتى تتطلب ، المصادقة ذات العاملين. يقدم خطوة إضافية ، لكنه يقفل بشكل فعال أي محتال دون الوصول إلى أجهزة متعددة يملكها مستخدم فردي. يقدم بعض بائعي البرامج برامج المصادقة الخاصة بهم ، واستخدام الاثنين معًا يبسط جهود الأمان. بالإضافة إلى ذلك ، على الرغم من أن الكثير من برامج الدردشة المرئية الحديثة تعتمد على السحابة ، فمن المنطقي تفضيل البائعين الذين يديرون مراكز البيانات المادية ، مما يضيف حلقة إضافية للقراصنة للقفز من خلالها.

يمكن تجنب العديد من المشكلات عندما يمنح البرنامج السلطة للشخص الذي يجري المكالمة. ابحث عن العروض التي تتيح للمضيف "قفل" المكالمات الجارية. هذا يضمن عدم تمكن أي شخص جديد من الدخول ، حتى إذا تمت دعوته أو تمكن من الحصول على رابط للمكالمة. حدد أولويات البرامج التي توجه طلبات مشاركة الشاشة والتسجيل من خلال الأشخاص الذين يديرون الاجتماعات الافتراضية أيضًا.

معا إلى الأبد

بفضل التطورات في SaaS ، لا سيما في قدرات الأتمتة ، فإن برنامج الاجتماعات قادر على التركيز على ما يحدث قبل الاجتماع نفسه وبعده. على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى الشركات تستضيف ندوة عبر الإنترنت ، فقد يسمح البرنامج للمستخدمين بتخصيص الدعوات أو إرسال استطلاعات الرأي قبل الحدث ، وإرسال نص المحادثة تلقائيًا إلى جميع الحاضرين عبر البريد الإلكتروني.

يجب أن تفكر الشركات الصغيرة في الاستثمار في منصة اجتماعات من نفس البائع الذي يدير ما تبقى من تطبيقاته. ينتج عن ذلك فوائد عديدة ، بما في ذلك مستوى عالٍ من الأمان نظرًا لقدرة البائعين على مراقبة المشكلات من موقع مركزي. يفتح الخيار أيضًا وظائف التحليلات المضمنة في معظم برامج اجتماعات الفيديو. استمرارًا لمثال الندوة عبر الإنترنت أعلاه ، يمكن أن يسحب الحل التكنولوجي الصحيح المعلومات تلقائيًا عند اكتمال الاجتماع ، مثل نتائج استطلاعات الرأي أو الشخصيات الرئيسية التي تمت مناقشتها في مجموعة الشرائح ، وطرح بعض الأرقام ، وإرسال النتائج إلى كل حاضر و موظف. سيجد المستلمون الأخيرون المهام البارزة المضافة إلى التقويمات الخاصة بهم والأرقام الدقيقة المضمنة في جداول بيانات التتبع - وكل ذلك ممكن لأن الأجزاء المتباينة من البرامج تتواصل مع بعضها البعض بسلاسة.

قد يكون من المغري للشركات الصغيرة التخلي عن هذه العملية والذهاب ببساطة إلى أي بائع يقدم أرخص الحلول. تأتي المدخرات الحقيقية من قابلية التشغيل البيني للعديد من الأدوات ذات الصلة ، المجمعة والمسعرة كحزمة من تطبيقات التعاون.

قريب او بعيد

الجزء الصحيح من برنامج اجتماعات الفيديو يتساءل عن تجربة الموظف. عند التوحيد مع التطبيقات الأخرى ، يحافظ الموظفون على رؤية شاملة للطحن اليومي ويمكنهم ضبط المهام بسرعة لتنفيذ أي محاور مطلوبة. كما أنه يزيد من وقت الموظف إلى أقصى حد من خلال تمكين توزيع جداول الأعمال قبل الاجتماعات الافتراضية والسماح للوحات البيضاء الافتراضية أثناء المكالمة.

ومع ذلك ، يرسل جزء قوي من برنامج الاجتماعات رسالة مفادها أن الشركة تفهم كيفية عمل موظفيها.

يجب أن تعطي الشركات الصغيرة الأولوية لبرامج الاجتماعات باستخدام مكون محمول. يبدو الأمر وكأنه أمر مفروغ منه - ألا يجب على جميع شركات التكنولوجيا إنشاء تطبيقات جوال لاستكمال عروض سطح المكتب الخاصة بهم؟ - ولكن يصعب العثور على بائع ينتج برامج اجتماعات موثوقة وأحدث تطبيقات الأجهزة المحمولة والدهاء من الناحية التكنولوجية مما قد يعتقده البعض. بالإضافة إلى ذلك ، عندما يعمل هذا البرنامج ضمن نظام موحد ، يتم تعدين حتى الاجتماعات المتنقلة للحصول على بيانات مفيدة لتوجيه وتحديث سير العمل.

نظرًا لأن الموظفين سوف يتفاعلون مع البرنامج ، نظريًا ، من جميع أنحاء العالم ، فمن المهم للشركات الصغيرة استخدام التكنولوجيا التي تحتفظ بسجل نشاط للمشرفين لمراجعته بعد الحقيقة. في حالة حدوث خرق أمني ، يمكن أن يكون هذا موردًا لا يقدر بثمن في تعقب ما حدث وإصلاح الثغرة الأمنية لتستمر خلال فترات النمو.

معايير وممارسات الاجتماعات الافتراضية

يجب على الشركات الصغيرة بناء مجموعة برامجها مع وضع الكفاءة في الاعتبار. من السهل التغاضي عن هذا الجانب عندما لا يكون هناك سوى عدد قليل من الموظفين الذين يمكنهم استثناء كل قاعدة ، ولكن بمجرد نمو الشركة ، سيصبح من المهم وضع أفضل الممارسات عند تعيين موظفين جدد ، ولا سيما المديرين الجدد.

ينشئ البرنامج أيضًا سابقة: الآن ، عندما يظهر شيء مهم ، يتم تحفيز الموظفين لعقد اجتماعات افتراضية لنشر المعلومات مع العلم أنه سيتم توصيلها بشكل فعال وسيكون هناك مسار ورقي افتراضي في حالة عبور الأسلاك.

الأهم من ذلك ، أن برنامج اجتماعات الفيديو يوفر وقت الشركات الصغيرة - يجب أن تحمي الشركات السلعية من جميع الأحجام بأي ثمن.