ما هو نموذج W9 وكيف يتم استخدامه؟

موسم الضرائب يقترب بسرعة! هل انت مستعد لها؟ عند تقديم الضرائب أو إدارة كشوف المرتبات ، من الضروري فهم النماذج الصحيحة واستخدامها. شكل واحد ، على وجه الخصوص ، شائع نسبيًا ، ولكن غالبًا ما يُساء فهمه. تشرح هذه المقالة ماهية نموذج W9 ، ومن يحتاج إلى ملئه ، ولماذا هو مهم للشركات والأفراد على حدٍ سواء. تابع القراءة لمعرفة المزيد حول هذا المستند المهم!

ما هو نموذج W9؟

نموذج W-9 هو مستند مصلحة الضرائب يستخدم لجمع المعلومات من الأفراد أو الشركات. يتضمن ذلك الاسم والعنوان ورقم تعريف صاحب العمل (EIN) والمعلومات الحيوية الأخرى. يتم استخدام هذه المعلومات عند تقديم الضرائب أو إعداد مستندات كشوف المرتبات. من المهم تقديم معلومات دقيقة عن النموذج لضمان إعداد تقارير ضريبية مناسبة على مدار العام. يتيح النموذج الإبلاغ عن أي مدفوعات يتم إجراؤها إلى شركة إلى الوكالات الفيدرالية والولائية والمحلية المناسبة في الوقت المحدد.

من يحتاج إلى ملء نموذج W-9 - طلب الحصول على رقم تعريف دافع الضرائب ونموذج الشهادة

يجب على أي مورد أو مقاول أو صاحب شركة صغيرة يتلقى مدفوعات من شركة ملء نموذج W-9. يجب ملء هذا النموذج لتلقي المدفوعات من الشركات التي تتعامل معها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على جميع الأفراد الذين يطالبون بمزايا الاتفاقية الضريبية على إقرار ضريبة الدخل الخاص بهم إكمال هذا النموذج أيضًا.

• مقاولون مستقلون يقدمون خدمات للشركات. المقاولون المستقلون هم عمال يعملون لحسابهم الخاص ولا يتم توظيفهم من قبل شركة ولكن بدلاً من ذلك يقدمون خدمات لحسابهم الخاص أو خدمات تعاقدية للشركات
• مدفوعات من مصادر دخل مختلفة. يجب على الأفراد الذين يتلقون الأموال والمدفوعات من المعاملات العقارية وإلغاء الديون وتوزيعات الأرباح وفوائد الرهن العقاري ومصادر الدخل الأخرى مثل الإتاوات تقديم W9 إلى الدافع.
• موظفي الأعمال. إذا لم تحجب الشركة الضرائب من دخلها ، فسيحتاج الموظف إلى ملء نموذج W9. هذا يسمح للدافع بمعرفة مقدار الضرائب التي يجب دفعها.
• مستشاري الاستثمار والمؤسسات المالية. يجب على مستشاري الاستثمار والمؤسسات المالية مثل البنوك والاتحادات الائتمانية تقديم نموذج W9 لكل عميل من أجل الإبلاغ بشكل صحيح عن أي دخل مستلم.
• شركات ذات مسؤولية محدودة. يجب على أي شركة ذات مسؤولية محدودة ملء نموذج W9 لأصحابها من أجل الإبلاغ عن أي دخل مستلم. هذا يضمن دفع الضرائب المناسبة.
• العقارات أو الصناديق. إذا تلقى شخص أموالًا من عقار أو ائتمان ، فسيلزمه الإبلاغ عن هذه الأموال عبر نموذج ضريبي W9. في حين لا يتعين على الصندوق الاستئماني أو التركة إصدار دفعة ، يجب الإبلاغ عن أي مدفوعات تم دفعها.

كيفية ملء نموذج ضريبة W9

عند ملء نموذج ضريبي W9 ، من المهم الانتباه عن كثب لجميع المعلومات المطلوبة. المعلومات غير الصحيحة يمكن أن تؤخر إقرارك الضريبي. فيما يلي العناصر التي ستحتاج إلى تعبئتها لإكمال النموذج:

قم بتنزيل نموذج W9 الضريبي هنا

اسمك

أدخل اسمك القانوني الكامل في المربع المناسب كما هو موضح في ضرائب الدخل الخاصة بك. إذا كنت شركة ذات مسؤولية محدودة ، فأدخل اسم شركة ذات مسؤولية محدودة بدلاً من ذلك لضمان الامتثال لقوانين الضرائب. تأكد من كتابة جميع الأسماء بشكل صحيح ودقيق.

الاسم التجاري

يجب تضمين اسم النشاط التجاري إذا كان يختلف عن اسمك القانوني المشار إليه في السطر الأول. إذا كانت هي نفسها ، فيمكنك تركها فارغة.

تصنيف الضرائب الفيدرالية

في هذا القسم ، ستحتاج إلى تحديد المربع الذي يحتوي على التصنيف الضريبي الصحيح للشخص المدرج في قسم الاسم في النموذج الخاص بك. تشمل خيارات التصنيف مالكًا فرديًا / مالكًا فرديًا أو شركة ذات مسئولية واحدة ذات عضو واحد ، وشركة C ، وشركة S Corporation ، والشراكة ، والائتمان / التركة ، والشركة ذات المسؤولية المحدودة ، وغيرها.

رموز الإعفاء

هنا ستقوم بإدخال الرموز الخاصة بأي إعفاءات تطالب بها. يتم تطبيق هذه الرموز فقط على كيانات معينة وليس على الأفراد. يمكن إدخال رمز المدفوع لأمره المعفي هنا إذا كان المدفوع لأمره معفيًا من اقتطاع الضرائب.

عنوان

أدخل العنوان البريدي لشركتك هنا ، بما في ذلك أي رقم جناح قابل للتطبيق لضمان إرسال المستندات الضريبية إلى الموقع الصحيح. تأكد من تحديث هذه المعلومات ، حيث سيتم استخدامها لإعداد التقارير الضريبية. قد يؤدي فهم هذا الخطأ إلى حدوث مشكلات لك في المستقبل.

سرد رقم (أرقام) الحساب

هذه الخطوة اختيارية وتسمح لك بإدراج أرقام الحسابات المرتبطة بأي مدفوعات تخطط لتلقيها مثل من البائع. هذا مفيد لأغراض التتبع ويمكن أن يجعل إيداع الضرائب أسهل.

رقم تعريف دافع الضرائب الصحيح (TIN)

ستحتاج إلى إدخال رقم تعريف صاحب العمل لشركتك أو رقم الضمان الاجتماعي أو رقم تعريف دافع الضرائب الفردي في هذا القسم. يجب أن يتطابق رقم التعريف الضريبي مع الاسم الوارد في المربع الأول لضمان عدم وجود مشكلات في استلام المبلغ المسترد.

التوقيع والتاريخ

أخيرًا ، لا تنس التوقيع على النموذج وتاريخه. عندما توقع على هذا المستند ، فإنك تقر بموجب عقوبات الحنث باليمين ، بأنك قدمت المعلومات الصحيحة وأنك دافع الضرائب المدرج في المربع الأول. تأكد من تدقيق النموذج الخاص بك للتأكد من دقته قبل إرساله.

متى يجب أن تطلب W-9؟

يجب أن تطلب الشركات نموذج W-9 من أي طرف تشارك في معاملة تجارية معه ، خاصةً عندما تتضمن هذه المعاملات مدفوعات مقابل الخدمات المقدمة. على وجه التحديد ، يجب أن تطلب الشركات نموذج W-9 من:

• المقاولون المستقلون : إذا كنت تدفع لمقاول مستقل 600 دولار أو أكثر في السنة التقويمية ، فستحتاج إلى إصدار نموذج 1099-NEC لهم في نهاية العام. لإكمال 1099-NEC ، ستحتاج إلى المعلومات المقدمة في W-9.
• المترجمون المستقلون : على غرار المقاولين المستقلين ، إذا كنت تدفع 600 دولار أو أكثر في غضون عام ، فستحتاج إلى الحصول على W-9 منهم للاستعداد لموسم الضرائب.
• الموردون : إذا كنت تتعامل مع شركات أخرى أو أفراد يقدمون سلعًا أو خدمات ، فمن الممارسات الجيدة جمع W-9. قد تكون هناك حاجة إلى هذه المعلومات لإعداد التقارير الضريبية في المستقبل.
• شركات المحاماة : في ظروف معينة ، يجب الإبلاغ حتى عن المدفوعات لمكاتب المحاماة. لذلك ، قد تحتاج إلى طلب نموذج W-9 منهم.
• الملاك : إذا قامت شركة ما بخصم الإيجار كمصاريف تجارية ، فقد يحتاجون إلى إصدار نموذج 1099 إلى المالك. سيوفر نموذج W-9 المعلومات اللازمة للقيام بذلك.
• الشركات الصغيرة : إذا كنت تتعامل مع شركة صغيرة ، فمن الحكمة أن يكون لديك نموذج W-9 مكتمل في ملف منها. هذا مهم لحفظ سجلات عملك وقد يكون مطلوبًا لإعداد التقارير الضريبية.
• الأفراد الذين يطالبون بمزايا المعاهدة الضريبية : سيحتاج هؤلاء الأفراد إلى ملء نموذج W-9 لتقديم المعلومات اللازمة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.

من خلال جمع نماذج W-9 ، فأنت تضمن حصولك على المعلومات اللازمة للامتثال لالتزامات إعداد التقارير الضريبية ، وبالتالي التخفيف من أي مشكلات محتملة متعلقة بالضرائب في المستقبل. احتفظ دائمًا بهذه المعلومات مخزنة بشكل آمن ، لأنها تحتوي على تفاصيل حساسة.

عقوبات عدم الامتثال لنموذج W-9

يمكن أن يكون لعدم الامتثال للنموذج الضريبي W9 آثار كبيرة على كل من الأفراد والشركات. من الضروري أن تملأ جميع الكيانات ذات الصلة هذا النموذج بدقة وشاملة لتجنب المزالق المحتملة. تشمل بعض تداعيات عدم الالتزام بهذا التفويض ما يلي:

• الغرامات والعقوبات : يمكن لخدمة الإيرادات الداخلية (IRS) فرض غرامات على الشركات التي تفشل في جمع نماذج W9 من الكيانات التي تدفعها. اعتبارًا من قطع معرفتي في عام 2021 ، يمكن أن تصل عقوبة عدم الحصول على W9 وعدم حجب النسخ الاحتياطي عند الحاجة إلى 530 دولارًا لكل حادث. قد تفرض مصلحة الضرائب أيضًا عقوبات إذا كانت المعلومات المقدمة في النموذج غير دقيقة أو غير كاملة.
• التأخيرات في الدفع : إذا فشلت في تقديم W9 مكتمل إلى شركة تعمل معها ، فقد يؤخرون السداد أو يحجبونه. هذا لأنهم يحتاجون إلى المعلومات الموجودة على W9 للإبلاغ بدقة عن المدفوعات التي يقدمونها لك.
• الاستقطاع الاحتياطي : إذا لم يستلم الدافع نموذج W9 معبأ بشكل صحيح من المدفوع لأمره ، فقد يُطلب من الدافع حجب جزء من المدفوعات المسددة إلى المدفوع لأمره ، والمعروف باسم "الاستقطاع الاحتياطي". اعتبارًا من عام 2021 ، أصبح معدل الاقتطاع الاحتياطي 24٪.
• الإبلاغ الخاطئ عن الضرائب : إذا كان رقم التعريف الضريبي أو أي معلومات مهمة أخرى غير دقيقة في W9 ، فقد يتم الإبلاغ عن المدفوعات بشكل خاطئ إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعقيدات ضريبية لكل من المستفيد والدافع ، بما في ذلك عمليات التدقيق المحتملة.
• العواقب القانونية : إلى جانب الغرامات والعقوبات ، يمكن أن يكون لعدم الامتثال لقوانين الضرائب تداعيات قانونية أخرى. يمكن أن يشمل ذلك الإجراءات المدنية أو الجنائية المحتملة ، اعتمادًا على حجم وطبيعة عدم الامتثال.

بالنظر إلى هذه النتائج المحتملة ، من الأهمية بمكان التأكد من إكمال نموذج W9 بشكل صحيح وسريع عند الطلب. تحقق دائمًا من المعلومات المقدمة واستشر أخصائي ضرائب إذا كانت لديك أي شكوك أو أسئلة.

نصائح نموذج W-9 IRS

من المهم أن تملأ نموذج W-9 الخاص بمصلحة الضرائب بدقة وبشكل كامل. إليك بعض النصائح التي ستساعدك في ملء المعلومات المطلوبة.

• راجع التعليمات بعناية ودقة. سيضمن هذا فهمك لجميع المعلومات المطلوبة في النموذج.
• تأكد من استخدام أحدث إصدار من النموذج. تقوم مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) بشكل متكرر بتحديث النموذج ، لذا تأكد من أنك تستخدم أحدث إصدار.
• تأكد من تضمين جميع المعلومات المطلوبة ، بما في ذلك اسمك وعنوانك ورقم التعريف الضريبي.
• إذا كنت تطالب بمزايا اتفاقية ضريبية أو اقتطاع احتياطي ، فتأكد من تقديم W-9 مكتمل مع إقرار ضريبة الدخل الخاص بك.
• تحقق جيدًا من جميع المعلومات التي تقدمها لتقليل فرص حدوث أخطاء.
• لتسهيل الحياة ، تأكد من البحث واستخدام أفضل البرامج الضريبية للعاملين لحسابهم الخاص.
• أخيرًا ، احتفظ بنسخة من W-9 المكتمل لسجلاتك. أنت لا تعرف متى قد تحتاج إليها.

كيف يقارن نموذج W9 بأنواع النماذج الأخرى؟

بالمقارنة مع الأنواع الأخرى من نماذج الضرائب ، يعتبر نموذج W9 فريدًا من حيث أنه يُستخدم فقط لأغراض إعداد التقارير. لا يتطلب الإبلاغ عن الدخل ؛ بدلاً من ذلك ، يزود مصلحة الضرائب بمعلومات حول من تلقى المدفوعات والمبلغ الذي تم دفعه.

بينما يمكن استخدام المعلومات التي تم جمعها في هذا النموذج لأغراض أخرى متعلقة بالضرائب ، لا يتم استخدام W9 نفسه لتقديم الإقرارات الضريبية أو حساب الدين الضريبي.

نموذج W9 مقابل النموذج W4

على عكس النموذج W4 ، الذي يستخدم لحساب الاستقطاع الضريبي للأفراد ، فإن نموذج W9 مخصص بشكل صارم لأغراض إعداد التقارير.

بينما يتطلب كلا النموذجين معلومات حول اسم الفرد وعنوانه ورقم تعريفه الضريبي ، يتم استخدام نموذج W9 عادةً من قبل الشركات للإبلاغ عن المدفوعات إلى الشركات الأخرى ، بينما يستخدم الأفراد نموذج W4 للإبلاغ عن دخلهم وحالة استقطاع الضرائب.

تشمل الاختلافات الرئيسية الأخرى بين استمارات W9 و W4 حقيقة أن نموذج W9 يتم إكماله بشكل عام من قبل الشركات فقط ، في حين أن نموذج W4 قد يتم إكماله بواسطة كل من الأفراد والشركات.

نموذج W9 الخاص بمصلحة الضرائب مقابل نموذج W2 الخاص بمصلحة الضرائب

يتمثل الاختلاف بين نموذج IRS W-9 ونموذج IRS W2 في أن نموذج W2 يُستخدم للإبلاغ عن الأجور والضرائب المحتجزة للموظفين ، بينما يُستخدم نموذج W9 للإبلاغ عن المدفوعات التي تقوم بها الشركات إلى شركات أو أفراد آخرين.

يتمثل الاختلاف الآخر في حقيقة أنه يجب إرسال نموذج W2 إلى مصلحة الضرائب من قبل صاحب العمل ، بينما يتم إكمال نموذج W9 عادةً وإرساله مباشرةً إلى المستفيد من قبل الدافع.

بالإضافة إلى ذلك ، يتضمن نموذج W2 أيضًا معلومات حول حالة الاستقطاع الضريبي للموظف ورقم الضمان الاجتماعي ، بينما يقوم نموذج W9 بجمع معلومات الدفع الأساسية ببساطة.

بشكل عام ، يعتبر كلا النموذجين W9 و W2 مهمين لضمان الامتثال الضريبي والإبلاغ عن المدفوعات التي تتم على مدار العام.

1099 نموذج مقابل نموذج W-9

يتمثل الاختلاف الأساسي بين نموذج 1099 ونموذج W9 في أن نموذج 1099 يُستخدم للإبلاغ عن المدفوعات التي تتم فقط إلى مقاول مستقل.

يتطلب كلا النموذجين بعضًا من نفس المعلومات الأساسية ولكن النموذج 1099 يتطلب تقارير أكثر تفصيلاً. تأكد من أنك على دراية بقواعد 1099 لأصحاب العمل.

كم مرة يجب الحصول على W-9؟

يجب الحصول على نموذج W-9 كل عام ، أو في حالة نشاط تجاري أو موظف جديد ، كلما تغيرت معلوماتهم. من المهم الاحتفاظ بسجل محدث ودقيق لهذه المعلومات من أجل ضمان الإيداع والتقارير الضريبية المناسبة على مدار العام. بغض النظر عن التكرار ، فمن الممارسات الجيدة الحصول على W-9 جديد من المستفيدين على أساس سنوي ، من أجل ضمان انعكاس أي تغييرات تطرأ على معلوماتهم أو الحالة الضريبية بدقة. هذا بسيط ويمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت والجهد.

هل يجب علي الإبلاغ عن W9 الخاص بي إلى مصلحة الضرائب؟

لا ، لست بحاجة إلى إبلاغ W-9 مباشرة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. ومع ذلك ، من الأفضل دائمًا الاحتفاظ بنسخة من W-9 المكتمل لسجلاتك في حالة احتياجك إلى الرجوع إلى المعلومات لاحقًا. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تقديم الضرائب بشكل صحيح ، يمكنك الحصول على مشورة ضريبية مجانية من خط خدمة العملاء المجاني الخاص بمصلحة الضرائب.

ما هي الطريقة الأكثر أمانًا لتقديم نموذج W-9 لخدمة الإيرادات الداخلية؟

الطريقة الأكثر أمانًا لإرسال نموذج W-9 إلى مصلحة الضرائب هي عادةً عن طريق ملف إلكتروني أو عبر بوابة إلكترونية آمنة. يضمن ذلك أن تظل معلوماتك الشخصية والمالية الحساسة محمية في جميع الأوقات. قد ترغب أيضًا في التفكير في استخدام برنامج تشفير أو إجراءات أمنية أخرى لتوفير مزيد من الحماية لبياناتك أثناء الإرسال. مهما كانت الطريقة التي تختارها ، فمن المهم ممارسة ممارسات الأمان والأمان الجيدة عبر الإنترنت ، مثل استخدام كلمات مرور قوية وعدم مشاركة المعلومات الحساسة عبر البريد الإلكتروني مطلقًا.

هل يجب علي إدخال رقم تعريف صاحب العمل أو رقم الضمان الاجتماعي الخاص بي في نموذج W-9؟

لا توجد إجابة محددة لهذا السؤال ، حيث قد تستخدم مصلحة الضرائب إما رقم تعريف صاحب العمل (EIN) أو رقم التأمين الاجتماعي (SSN) الخاص بك عند الإبلاغ عن المدفوعات المقدمة لك. ومع ذلك ، بشكل عام ، من الأفضل دائمًا إدخال رقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بك على نموذج W-9 ، لأنه يوفر طبقة إضافية من الحماية ضد سرقة الهوية والاحتيال. إذا لم يكن لديك رقم تعريف شخصي (EIN) وكنت فردًا أو مالكًا وحيدًا ، فيمكنك دائمًا استخدام رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك بدلاً من ذلك.

هل يمكنني رفض ملء نموذج W9؟

نعم ، يمكنك رفض ملء نموذج W-9. ومع ذلك ، إذا قمت بذلك ، فقد يكون الشخص أو الشركة التي طلبت ذلك ملزمًا بحجب ودفع الضرائب على المدفوعات التي يقدمونها لك. لذلك ، من مصلحتك عادةً الامتثال لطلب نموذج W-9 وتقديم المعلومات اللازمة.

من قد يطلب مني ملء نموذج W9؟

عادةً ما يتم إرسال طلب نموذج W-9 بواسطة أي كيان يدفع لشخص آخر أو شركة أخرى في سنة خاضعة للضريبة. قد يشمل ذلك أرباب العمل والبنوك والمؤسسات المالية والمقرضين والشركات الأخرى التي تقدم مدفوعات للأفراد أو الكيانات مقابل الخدمات المقدمة أو السلع المشتراة. قد يُطلب من الأفراد أيضًا ملء هذا النموذج إذا كانوا يتلقون دخلًا من شركة لمدفوعات الإيجار ، والإتاوات ، والتوظيف ، وما إلى ذلك. إذا كانت لديك أية مخاوف أو أسئلة حول سبب طلب ذلك ، فيجب عليك الاتصال بالكيان مباشرة للحصول على المزيد معلومة.

هل يجب عليك الإبلاغ عن W9 عن الضرائب؟

نعم ، إذا تلقيت دخلاً أو مدفوعات تم طلب نموذج W-9 لها ، فيجب الإبلاغ عن هذا الدخل في إقرارك الضريبي. يشمل ذلك أي مدفوعات مستلمة من أصحاب العمل والمؤسسات المالية والشركات الأخرى مقابل السلع المشتراة والخدمات المقدمة. مدفوعات الإيجار والإتاوات والرواتب من العمل - يجب تضمينها جميعًا في المبلغ الخاضع للضريبة عند تقديم الضرائب. اطرح أي خصومات أو أرصدة ضريبية سارية للوصول إلى إجمالي المبلغ المستحق.

هل يستخدم W-9 للأفراد العاملين لحسابهم الخاص؟

نعم ، يتم استخدام نموذج W-9 عادةً للأفراد العاملين لحسابهم الخاص والمقاولين المستقلين. هذا لأنهم مسؤولون عادة عن دفع الضرائب الخاصة بهم والإبلاغ عن دخلهم ، بدلاً من حجبه من قبل صاحب العمل. سواء كنت تعمل بشكل مستقل أو صاحب شركة صغيرة ، فمن المهم أن تفهم W-9 وكيف يمكن أن تساعدك على ضمان الامتثال الضريبي وإعداد التقارير. تأكد من البحث عن إجابات حول مدفوعات الضرائب المقدرة لأصحاب الأعمال الصغيرة والعاملين لحسابهم الخاص.

الكلمات الأخيرة

باختصار ، يعد نموذج W9 مستندًا حيويًا للشركات والأفراد. يسمح لهم بالإبلاغ بدقة عن المدفوعات التي تتم على مدار العام ويساعد على ضمان اقتطاع الضرائب أو دفعها بشكل صحيح. في حين أنها قد تبدو مهمة مخيفة في البداية ، فإن تخصيص الوقت لفهم المعلومات التي يجب تقديمها في النموذج يمكن أن يساعد في تقليل العقوبات المحتملة على الأخطاء أو الإغفالات.

سيساعدك فهم كيفية مقارنة هذا النموذج مع نماذج مصلحة الضرائب الأخرى مثل النموذج W4 و 1099 في إعداد إقراراتك الضريبية بشكل أفضل وفقًا للوائح الحالية. مع وضع هذه النصائح في الاعتبار ، فإن إكمال W-9 لم يعد أمرًا شاقًا بل أصبح جزءًا من روتينك المحاسبي المعتاد. يمكنك أيضًا تخفيف القلق من ملء النموذج من خلال البحث عن أفضل برامج ضريبية للأفراد العاملين لحسابهم الخاص للتأكد من أنك تقوم بذلك بشكل صحيح.

الصورة: Envato Elements