ماذا يفعل المساعد الافتراضي بالضبط؟ كل ما تريد معرفته

بصفتك صاحب عمل ، فأنت تدرك تمامًا أن هناك 24 ساعة في اليوم ، وحتى أن هذه ليست كافية.

مع كل ما تحتاج إلى القيام به - تعيين الموظفين وإدارتهم ، والمشرف والتأكد من أن عملك يعمل بشكل مربح ، ليس لديك الوقت للقيام بكل شيء بنسبة 100٪ بأفضل ما لديك.

ولا يجب عليك!

أحد الحلول السهلة لموقف كهذا هو تعيين مساعد. ولكن إذا لم يكن هناك مكان في الميزانية لمساعد بدوام كامل ، فإن البديل الجيد هو تعيين مساعد افتراضي.

ولكن ، قد يكون من الصعب معرفة كيفية تعيين مساعد افتراضي بالضبط ، بالإضافة إلى أدق النقاط المتعلقة بما يفعله المساعد الافتراضي. اسمح لنا بتوضيح بعض هذه المشكلات من خلال الخوض في التفاصيل حول كيفية مساعدة المساعد الافتراضي في عملك.

لماذا ومتى تحتاج إلى توظيف مساعد افتراضي؟

بالنسبة للجزء الأكبر ، لا يوجد وقت سيء لتوظيف مساعد افتراضي ، لذلك من الأفضل دائمًا تعيين مساعد قبل أن يصبح ذلك ضروريًا تمامًا!

يمكن للمساعدين الافتراضيين القيام بالعديد من المهام المختلفة والمساعدة في مجموعة متنوعة من الطرق ، مما يساعدك على تقليل عبء العمل لديك. من خلال تفويض المهام التي لا تحتاج حقًا إلى القيام بها ، سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على جوهر العمل بدلاً من الانغماس في العمل الذي يستغرق وقتًا طويلاً.

يمكن أن يكون الاستعانة بمساعد افتراضي فكرة جيدة لأي عمل في طور التوسع. دائمًا ما يكون هذا وقتًا عصيبًا للأعمال ، مما يعني أنه من الحتمي أن تضيع المهام المهمة في التغيير العشوائي. لكن وجود مساعد افتراضي يمكن أن يساعد في ضمان عدم التغاضي عن التفاصيل وأن كل شيء يظل على المسار الصحيح خلال هذه الفترة المزدحمة.

ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟

لذا ، "ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟" قد تفكر في نفسك. إنه سؤال مفتوح إلى حد ما. من ناحية ، يعتمد هذا على نوع المساعد الافتراضي الذي توظفه لأن هناك مجموعة متنوعة من التخصصات. ولكن الأمر متروك لك أيضًا لتقرر ما تريد أن يفعله مساعدك الافتراضي ، ثم ترى أن المساعد الافتراضي الذي توظفه يمكنه فعل أي شيء تريده (بالإضافة إلى أنه سيكون موظفًا جيدًا لعملك).

لكي تكون أكثر تحديدًا ، هناك مجموعة متنوعة من المهام التي يمكن لمعظم المساعدين الافتراضيين القيام بها نيابة عنك ، لزيادة إنتاجية مكان عملك.

• واحدة من أهم الواجبات الأساسية هي إدارة الجدول الزمني الخاص بك ، وكذلك جميع احتياجات جدولة العمل الخاصة بك. باستخدام المساعد الافتراضي ، سيصبح من الأسهل جدولة جميع مواعيدك وتأكيدها واستلامها ، مما يوفر لك الكثير من الوقت ويساعدك على أن تكون أكثر كفاءة.
• يعد الاتصال الداخلي والخارجي مجالًا آخر حيث يمكن للمساعدين الظاهريين تقديم الكثير من المساعدة. يمكن للمساعد الافتراضي إدارة قوائم جهات الاتصال وشاشة رسائل البريد الإلكتروني ، ويمرر فقط تلك التي تحتاج إلى اهتمام فوري. بمساعدة مساعد افتراضي ، يصبح من السهل أيضًا إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية للعملاء أو الموظفين وتعقب عنوان البريد الإلكتروني الذي تحتاجه.
• في بعض الحالات ، سيتمكن المساعدون الافتراضيون من القيام ببعض الأعمال المحاسبية والمساعدة في إدارة دفاتر شركتك. قد يعني هذا مراجعة المعاملات في الحساب المصرفي لشركتك ، أو إرسال الفواتير ، أو متابعة المدفوعات التي لم يتم استلامها. وغني عن القول أن هذا يمكن أن يوفر الكثير من الوقت والجهد لأن معظم هذا العمل رتيب ولكنه يحتاج إلى إنجاز.

كيفية توظيف مساعد افتراضي

من نواحٍ عديدة ، تتطلب معرفة كيفية تعيين مساعد افتراضي نفس المهارات مثل شغل أي منصب آخر في شركتك. بالطبع ، لا يزال يتعين عليك تكييف العملية ؛ يختلف تعيين رئيس تنفيذي عن تعيين موظف في الخطوط الأمامية ، لذا فأنت بحاجة إلى تصميم عملية التوظيف - الاختبار وأسئلة المقابلة ، وحتى المواقع التي تستقبل المرشحين منها - مصممة لتوظيف مساعد افتراضي.

إليك بعض النصائح السريعة:

1. حدد المهام التي تريد أن يقوم بها مساعدك الافتراضي. قم بتقييم احتياجاتك وحدد المهام التي تريد الاستعانة بمصادر خارجية لمساعد افتراضي. مع وضع ذلك في الاعتبار ، ستتمكن من كتابة وصف وظيفي لما يحتاج مساعدك الافتراضي إلى القيام به أثناء العمل. باختصار ، عليك أن تعرف مسبقًا ما الذي ستطلب من مساعدك الافتراضي القيام به.
2. ستكون مهام الوظيفة التي تكتبها مرتبطة جزئيًا على الأقل بالخطوة التالية ، وهي تحديد ميزانيتك. بعد كل شيء ، لا يمكنك أن تطلب الكثير من المساعد الافتراضي دون تقديم تعويض مناسب لتلك المهام. ستساعدك الميزانية التي تمتلكها في تحديد ما إذا كنت ستعين مساعدًا بدوام كامل ، أو مساعدًا بدوام جزئي ، أو إذا كنت ترغب في تعيين مساعد افتراضي على أساس كل مهمة على حدة ، والذي يمكن أن يكون خيارًا أيضًا. تذكر أنك تريد أن تترك جزءًا من ميزانيتك مخصصًا لتطوير الموظفين ، بما في ذلك ميزانية المساعد الافتراضي إذا كان بإمكانك رؤيتهم يبقون مع شركتك على المدى الطويل.
3. بعد الانتهاء من قائمة المهام الخاصة بك وميزانيتك ، يمكنك نشر الوصف الوظيفي الخاص بك وانتظار المرشحين للعثور عليك. من هناك ، يتعلق الأمر بمراجعة المرشحين وإجراء المقابلات وبذل العناية الواجبة للعثور على أفضل مساعد افتراضي بالطريقة التي تريدها لأي وظيفة أخرى.

عندما توظف مساعدًا افتراضيًا ، من الجيد أن تضييق نطاقك إلى قائمة مختصرة من المرشحين ثم اعطائهم اختبارًا لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم التعامل مع الوظيفة. سترغب في أن يصلوا إلى الأرض وهم يجرون ، لذا فإن إجراء اختبار معًا سيساعد في ضمان العثور على الشخص المناسب. بمجرد أن تعتقد أنك عثرت على المساعد الافتراضي المناسب ، من المهم أن تحدد التوقعات لما تتوقع أن تتلقاه من المنصب ، بالإضافة إلى قائمة مرجعية لما تريد أن يحققه مساعدك الافتراضي الجديد. من المحتمل أن يتزامن هذا مع القائمة الأصلية للمهام التي تريد الاستعانة بمصادر خارجية لها. لكن لا يضر أبدًا بتكرار سبب تعيينك لمساعد افتراضي وما تحتاجه من هذا الدور.

لماذا الاستعانة بمساعد افتراضي؟

بعد العملية الكاملة التي تمر بها لتوظيف مساعد افتراضي ، من المهم ألا تنسى سبب احتياجك إلى مساعد في المقام الأول. سيساعدك وضع ذلك في الاعتبار على ضمان حصولك على أقصى استفادة من مساعدك الافتراضي ، والتأكد من أن لديك الشخص المناسب للوظيفة ، وأنك تقدم أفضل توجيه وإدارة ممكنة.

بالنسبة للمبتدئين ، لقد قمت بتعيين مساعد افتراضي لتوفير الوقت في مهام معينة. لكنك قمت بذلك أيضًا لتوفير المال عن طريق تقليل بعض التكاليف العامة المرتبطة بالموظفين الداخليين التقليديين. من الممكن أيضًا تعيين مساعد افتراضي بدوام جزئي ، أو موظف عن بُعد ، أو تعيين شخص يؤدي المهام التي تحتاجها ، والتي يمكن أن توفر أيضًا أموال عملك.

يتم أيضًا تعيين مساعد افتراضي لتحرير وقت أصحاب الأعمال والمديرين للتركيز بشكل أكبر على تدابير الصورة الكبيرة التي يمكن أن تحسن الأعمال بدلاً من قضاء الكثير من الوقت في العمليات اليومية - وهي الطريقة التقليدية "العمل على العمل ، وليس فيه ". يجب تشغيل هذه العمليات اليومية بكفاءة أكبر ، والتي بدورها ستوفر الوقت للمالك والمديرين ليكونوا أكثر كفاءة في كيفية قضاء وقتهم. إذا لم يحدث ذلك ، فقد يكون من الضروري إعادة تقييم الحاجة إلى مساعد افتراضي أو كيفية إنجاز المهام المخصصة للمساعد الافتراضي.

برنامج إدارة الأعمال والموظفين: أداة إدارة المساعد الرقمي متعدد الإمكانات

ولكن ، إذا بدت الاستعانة بمساعد افتراضي أمرًا شاقًا ، فيمكنك دائمًا استخدام طريقة سهلة وبديهية لإدارة مساعدك الافتراضي ، وإدارة وتفويض بعض المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً بسهولة: باستخدام موظف وعمل متكامل. تطبيق الإدارة ، مثل Connecteam.

تخيل عالمًا حيث يمكنك ببساطة إخبار مساعدك الافتراضي بما يجب فعله ، وجعله يعتني بكل شيء من هناك (مع منحك إشرافًا كاملاً)؟ كل شيء من المرجح أن تقوم بتفويضه يمكن الاعتناء به من خلال تطبيق Connecteam - فهو لا يتطلب أي تدريب!

تخيل عالماً حيث -

• يمكن للمساعد الافتراضي أن يعمل بنفسه وفقًا لسرعته الخاصة ، عبر ميزات التدريب الرقمي عن بُعد
• يمكن أتمتة المهام المتكررة مثل جدولة الموظفين بسهولة ، مما يعني عدم المزيد من التدافع حول محاولة معرفة من هو المتاح للعمل ، والقلق إذا كان لديك أي تعارض في المواعيد.
• يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج بأنفسهم ، عبر هواتفهم الذكية (وحتى من موقع محدد جغرافيًا).
• يمكن أن يكون الاتصال على مستوى الشركة بسيطًا مثل نشر تحديث على أحد التطبيقات ، ثم إرسال تذكيرات آلية إلى أي شخص لم يراه بعد.
• قم بتبسيط سير العمل وإدارة المشاريع بطريقة أكثر فاعلية ، باستخدام أداة إدارة المهام المدمجة.

مع عدم الحاجة إلى تدريب وخطة مجانية إلى الأبد وإصدار تجريبي مجاني لمدة 14 يومًا لجميع الخطط المدفوعة ، هناك سبب يجعل أكثر من 36000 شركة تحب استخدام Connecteam لإدارة مساعديهم الظاهريين وموظفيهم وأعمالهم.

جرب Connecteam اليوم ، وشاهد كيف يمكن أن يساعد مساعدك الافتراضي على بدء العمل ، مما يجعل عملك يعمل بشكل أفضل وأسرع وأقوى ويساعدك على التوسع!