ما هو المساعد الافتراضي - و 47 مهمة يمكنهم القيام بها من أجلك

نشرت: 2023-07-31

يسأل القارئ:

ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟وكيف يمكن للمرء أن يساعد عملي؟أدير شركة صغيرة ولكن حجم رسائل البريد الإلكتروني واستفسارات العملاء قد انفجر.من الصعب أن تظل منظمًا.ومع ذلك ، لا يمكننا تحمل تكاليف توظيف مساعد إداري بدوام كامل أو مدير مكتب - ولا توجد لدينا مساحة ، لأن مكتبنا صغير.اقترح علي أحد الزملاء توظيف مساعد افتراضي.هل يمكن أن تعطيني فكرة عن أنواع المهام التي يمكن أن يقوم بها المساعد الافتراضي؟

بيع عملك
عزز نجاح حدثك

- هوارد من البوكيرك ، نيو مكسيكو

هوارد ، هذا سؤال رائع. نعم ، سنشرح بالضبط ما يفعله المساعد الافتراضي. سنذهب أفضل من أجلك.

في نهاية هذا المقال ، حددنا 42 مهمة مختلفة يمكن للمساعد الافتراضي (VA) القيام بها في شركة صغيرة ، بحيث يكون لديك أمثلة للاستفادة منها. لكن أولاً ، دعنا نجيب على بعض المعلومات الأساسية.

ما هو المساعد الافتراضي

ما هو المساعد الافتراضي؟

المساعد الافتراضي ، الذي غالبًا ما يتم اختصاره إلى VA ، هو محترف يعمل في بيئة عمل عن بُعد ، ويقدم المساعدة في مجالات مختلفة مثل المهام الإدارية ، ومبادرات تطوير الأعمال ، وإدارة الوسائط الاجتماعية ، والحملات التسويقية ، وغير ذلك الكثير.

يلعب هؤلاء المحترفون دورًا محوريًا في التشغيل اليومي للشركات الصغيرة ورجال الأعمال والأدوار الإدارية ، ويقدمون الدعم من خلال إدارة المهام المتكررة والتعامل مع العمل الإداري الذي يستهلك وقتًا ثمينًا.

بينما يعمل هؤلاء المساعدون عادةً من مكاتبهم المنزلية ، يمكن أن يكون موقعهم الجغرافي في أي مكان - في الولايات المتحدة أو في الخارج.

شهد المساعدون الافتراضيون زيادة في شعبيتهم داخل الشركات الصغيرة في العقد الماضي ، ويرجع ذلك أساسًا إلى مرونتهم.

اعتمادًا على احتياجات عملك ، يمكن تعيين VA بدوام جزئي أو بدوام كامل. سواء كنت تحتاج إلى خدماتهم لمدة 20 ساعة أو 30 ساعة أو حتى 40 ساعة كاملة في الأسبوع ، فإن VAs توفر تنوعًا لتلبية متطلباتك الفريدة.

يمكن أن يكون نموذج التعويض للمساعدين الظاهريين متنوعًا تمامًا. قد يفضل البعض أن يتم الدفع لهم بالساعة ، بينما قد يختار البعض الآخر راتبًا أسبوعيًا أو شهريًا ثابتًا.

في كثير من الحالات ، قد تجد عرضًا أفضل للقيمة من خلال تعيين مساعد افتراضي بدوام كامل لعدة أسباب:

  • يمكن أن تكون الأسعار معقولة بشكل مدهش ، خاصة بالنسبة للعاملين في الخارج.
  • من الأسهل دمج مساعد بدوام كامل في مهام سير العمل المنتظمة والاستفادة بشكل أعمق من الترتيب.
  • سيكون المساعد الافتراضي بدوام كامل في وضع أفضل لتعلم أي تطبيقات برمجية خاصة تحتاجها ، وتطوير علاقات ودية مع زملاء العمل والعملاء ، والنمو معك مع نمو الأعمال.

هناك نوعان أساسيان من المساعدين الافتراضيين - المستقلون المستقلون وأولئك المرتبطون بشركة أو وكالة.

عندما تتعاون مع شركة مساعدة افتراضية ، فإنك غالبًا ما تتواصل مع مدير يفهم احتياجاتك ويضمن لك الحصول على VA الذي يناسب عملياتك.

مساعد افتراضي

فوائد المساعد الافتراضي

في عالم الأعمال سريع الخطى ، يمكن أن يؤدي استخدام المساعد الافتراضي إلى زيادة إنتاجيتك بشكل كبير. ضع في اعتبارك هذا - كيف يمكن لصاحب العمل أو المدير الرئيسي تخصيص وقتهم يمكن أن يكون العامل الأكثر أهمية لنجاح الأعمال.

وبالتالي ، من الضروري بالنسبة لهم التركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية والمسائل الاستراتيجية ، وترك المهام الروتينية والإدارية لمساعدهم الافتراضي الموثوق.

يقول روب ليفين ، رئيس "Work Better Now" ، على هذا النحو ، مستمدًا من تجربته الخاصة.

"من أجل قضاء الوقت في الأنشطة عالية القيمة ، كان من المهم بالنسبة لي أن أقضي وقتًا أقل في الأنشطة ذات القيمة الأقل. ولهذا السبب لم أعين مساعدًا افتراضيًا منذ 5 سنوات فحسب ، بل سبب مشاركتي في تأسيس شركة ، Work Better Now ، لتوفير مساعدين افتراضيين لأصحاب الأعمال الآخرين ".

يقول شريك ليفين ، أندرو كوهين والمدير التنفيذي لشركة Work Better Now ، إن السؤال الأكثر شيوعًا الذي يطرحه عملاء الشركة المحتملين هو "ما الذي يمكن أن يفعله المساعد الافتراضي من أجلي؟"

للإجابة على هذا السؤال ، يقدم كوهين قائمة من 47 مهمة يمكن أن يقوم بها المساعد الافتراضي.

47 المهام التي يمكن أن يقوم بها المساعد الافتراضي

المساعد الافتراضي هو مقاول مستقل ماهر للغاية يؤدي عن بُعد عددًا كبيرًا من المهام. بدءًا من تحديد المواعيد إلى الفحص والرد على رسائل البريد الإلكتروني ، فإن واجبات VA بعيدة المدى.

ومع ذلك ، فإن الجدولة ورسائل البريد الإلكتروني ليست سوى غيض من فيض. إذا كان من الممكن القيام بمهمة ما عبر الإنترنت ، فإن VA تكون أكثر من قادرة على تنفيذها.

هذا المورد هو دليلك الشامل للتنقل في عالم المساعدين الافتراضيين ، وتوضيح أدوارهم وإبراز الفوائد المهمة التي يمكن أن يجلبوها إلى عملك.

ما هو تقويم المساعد الافتراضي

إدارة التقويم

غالبًا ما تشكل مهمة إدارة التقويم ، المهني والشخصي ، أحد أكبر التحديات التي تواجه رواد الأعمال.

يتدخل المساعدون الافتراضيون هنا ، ويحولون مهمة شاقة إلى عملية سهلة من خلال توفير التذكيرات وجدولة المواعيد. يقدمون الخدمات التالية:

1. تنسيق وجدولة المكالمات والمواعيد.مهمة يمكن أن توفر لأصحاب الأعمال حوالي 10 ساعات في الأسبوع ، وتحررهم من القيام بهذه المهام التي يجدونها مرهقة.

مفتاح النجاح هنا هو تزويد VA الخاص بك بقواعد واضحة حول الجدولة ، بما في ذلك من ومتى يتم الجدولة. يمكنهم أيضًا المساعدة في تنسيق الجداول الزمنية لأعضاء الفريق الآخرين.

2. تأكيد المواعيد.من أفضل الممارسات تزويد VA الخاص بك بقائمة من المواعيد لتأكيدها ، خاصة في اليوم التالي. يمكن أن تمنع هذه الممارسة إهدار الوقت الناجم عن المواعيد المنسية أو الإلغاء في اللحظة الأخيرة من الطرف الآخر.

3. توفير تذكير بالمكالمات والمواعيد.قد يكون من السهل نسيان إجراء مكالمة ، خاصة عندما تكون خارج المكتب أو في اجتماعات متتالية. يمكن لـ VA تقديم تذكيرات في الوقت المناسب ، أو الاتصال بك أو إرسال رسائل نصية قبل بضع دقائق من التزامك للتأكد من أنك تتذكر.

4. إعادة جدولة المكالمات والمواعيد.يعمل المساعد الافتراضي أيضًا كجسر اتصال خاص بك ، حيث يُعلم الطرف الآخر بأي تغييرات في الجدول ويؤكد الوقت الذي تمت إعادة جدولته.

5. تقديم إشعار بتغييرات الجدول الزمني للآخرين.سيقدم المساعد الافتراضي أيضًا إشعارًا للطرف الآخر وتأكيد الوقت الذي تمت إعادة جدولته.

6. حماية الوقت.يمكن أن تساعد المساعدة الافتراضية أيضًا في حماية وقتك من الانقطاعات غير الضرورية. يمكنهم التدخل ورفض طلبات الاجتماعات التي قد لا تكون ذات أولوية قصوى بأدب.

7. إرسال والاحتفاظ "قائمة معلقة".يمكن أن يزودك المساعدون الافتراضيون بقائمة أسبوعية بالأفراد الذين لم يستجيبوا لطلبات الاجتماع أو المكالمات ، وينبهونك عندما تكون هناك حاجة إلى تدخلك.

8. أبلغ الآخرين المهمين عندما تكون خارج المدينة.يمكن للبرامج المساعدة أيضًا إبقاء أحبائك على اطلاع بجدول السفر الخاص بك. يمكنهم مشاركة دعوة تقويم مع مواعيد خارج المدينة وتفاصيل رحلة الطيران والفندق ، مما يضمن التواصل السلس.

ما هو المساعد الافتراضي