ما هي إدارة المخزون: التعريف ، الفوائد ، التقنيات

تلعب إدارة المخزون دورًا مهمًا في ربحية أي عمل تجاري. فيما يتعلق بإدارة سلسلة التوريد والخدمات اللوجستية ، تشرف إدارة المخزون على المشتريات والحركة والتخزين واستخدام المواد الخام الأساسية لإنتاج السلع والخدمات.

تهتم إدارة المخزون أيضًا بالجانب الناتج من العمل - إدارة كمية المنتج المتاح للبيع ، والتأكد من وجود ما يكفي لتلبية الطلب ، ولكن ليس كثيرًا بحيث تخسر الشركة الأموال على المخزون غير المباع.

في نهاية المطاف ، تعد إدارة المخزون عملية موازنة دائمة ، حيث تقوم بالتوفيق بين المدخلات والمخرجات للحفاظ على انخفاض التكاليف وزيادة المبيعات والأرباح.

1. تعريف إدارة المخزون
2. فوائد
3. عملية
4. إدارة المخزون مقابل مراقبة المخزون
5. دور إدارة الطلبات
6. تقنيات إدارة المخزون
7. التحديات
8. أنظمة إدارة المخزون
9. وظائف IMS وميزاتها

ما هي ادارة المخزون؟

على جانب الإدخال ، يتضمن ذلك مهامًا محددة مثل تحديد مصادر المواد المستخدمة في صنع منتجات الشركة وشرائها واستلامها وتخزينها ونقلها وبيعها وشحنها. تتضمن إدارة مخرجات المخزون تخزين المنتجات النهائية بالإضافة إلى المبيعات والشحن للعملاء.

عندما يتعلق الأمر بربحية الأعمال التجارية ، فإن إدارة المخزون هي عملية شعوذة معقدة وعالية السرعة يمكن أن تجعل أو تكسر الحد الأدنى من عملك. الكثير أو القليل جدًا من أي مدخلات أو مخرجات يمكن أن تعرض الإنتاجية ورضا العملاء والربحية للخطر.

ما هي فوائد ادارة المخزون؟

إدارة المخزون هي الأساس لنجاح الأعمال. بدونها ، لا يمكن أن تكون الشركة فعالة أو مربحة أو مرنة. بالنظر إلى العديد من المتغيرات الاقتصادية الخارجة عن سيطرة أي شخص ، فإن إدارة المخزون هي أحد المجالات التي تقع ضمن سيطرة كل شركة.

1. زيادة الكفاءة . في بيئة التصنيع ، يساعد الحفاظ على المستويات المثلى للمواد الخام للحفاظ على استمرار الإنتاج دون انقطاع على زيادة الكفاءة. هناك عاملان رئيسيان هما وجود المواد المناسبة في متناول اليد والتأكد من أنها في المكان المناسب في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك ، فإن نقل المنتج النهائي إلى التخزين في المستودعات يمنع تأخير الإنتاج بسبب نقص المساحة. عمليات الإغلاق أو التأخير في أي مكان في العملية تساوي الوقت الضائع والإنتاجية والأرباح.
2. انخفاض التكاليف. إن الحفاظ على الكميات المثلى (ليس كثيرًا ، وليس قليلًا جدًا - توازن Goldilocks المثالي) من المواد الخام يقلل من مخاطر التلف أو الهدر بالإضافة إلى تجنب دفع ثمن المواد قبل الحاجة إليها. من خلال الحفاظ على الكمية المناسبة من المنتج لتلبية الطلب ، لا تنفق الشركة الأموال على العمالة والمواد لإنتاج منتجات لا يمكن بيعها بسرعة كافية.
3. تحسين رضا العملاء. تحتفظ إدارة المخزون الناجحة بالكمية المناسبة من المنتج المتاح لتلبية احتياجات العملاء في أسرع وقت ممكن ، مما يقلل من نفاد المخزون ويؤدي إلى عملاء أكثر سعادة.
4. إدارة أفضل للتدفقات النقدية. يعمل التنبؤ الدقيق جنبًا إلى جنب مع مستويات المخزون الدقيقة والخدمات اللوجستية الفعالة على ربط نقود أقل بالإنفاق والإنتاج والتخزين غير الضروري. هذا يحرر التدفق النقدي ويتيح استخدامًا أكثر كفاءة للموارد النقدية.
5. اتخاذ قرارات أفضل . تتضمن إدارة المخزون التنبؤ بالطلب والتكاليف والاحتياجات الأخرى. تستخدم المزيد من الشركات البرامج لقياس هذه المتغيرات لاتخاذ قرارات أكثر ذكاءً تعتمد على البيانات. يساعد هذا في تقليل تكلفة الإنفاق غير الضروري والتنبؤ الخاطئ بالطلب.
6. زيادة الأرباح . الهدف النهائي من العمل في مجال الأعمال هو الربح من إنشاء منتج رائع وإنتاجه وبيعه وتقديمه. تعزز الإدارة القوية للمخزون الأرباح من خلال زيادة الكفاءة وتقليل الهدر.

ما هي عملية ادارة المخزون؟

عملية إدارة المخزون هي مخطط ودليل إرشادي لكيفية إدارة شركتك للمخزون - الطريقة التي تشتري بها مخزونك وتستلمه وتخزنه وتستخدمه وتبيعه وتشحنه.

تبدأ العملية بالمواد والمنتجات التي تشتريها وتستخدمها لصنع سلعك وخدماتك وتستمر طوال دورة الإنتاج للمبيعات والتسليم لعملائك.

بدون وجود عملية إدارة المخزون ، من المستحيل البدء في تحسينها. وبدون عملية ، تكون الكفاءة غير واردة. وهذا يترجم إلى إهدار في الإنفاق ، ووقت ضائع ، وتضاؤل ​​للأرباح غير الموجودة.

عملية إدارة المخزون المكونة من 5 خطوات:

1. استلام وفحص المنتجات. إنشاء عملية سلسة وفعالة لاستلام وفحص الشحنات للمساعدة في الحفاظ على حركة المواد. افحص شحنتك للتأكد من أنك تستخدم مواد عالية الجودة ولا تدفع ثمن المنتجات التالفة أو ذات الجودة الرديئة التي ستحتاج إما إلى إرجاعها أو التخلص منها ، أو ، في أسوأ الأحوال ، ينتهي بها الأمر في منتجاتك.
2. فرز وتخزين المنتجات. ما قبل الإنتاج ، حدد المنتجات والمواد التي يجب تسليمها للإنتاج وأيها يجب تخزينها. ما بعد الإنتاج ، انقل المنتجات النهائية إلى مناطق التخزين المناسبة بعيدًا عن طلبات العملاء وتنفيذ الطلبات.
3. قبول طلب العميل . سواء أكانت تجارة إلكترونية أو تجارية أو غير ذلك ، خذ طلبات العملاء وتأكد من أن جميع الأطراف لديها رؤية للطلبات والمعلومات المطلوبة. داخليًا ، تأكد من أن المبيعات والمستودعات وتلبية الطلبات والشحن تعرف ما يحدث.
4. وفاء وتعبئة وطلب الشحن. تأكد من أن العميل يعرف أنك استلمت طلبه ويمكنه بسهولة معرفة متى سيتم الشحن ومتى يتوقع وصوله.
5. إعادة طلب المخزون الجديد. الحفاظ على جرد مادي دقيق أمر حيوي. تعتمد معرفة وقت ومقدار الطلب على بيانات المخزون الدقيقة الحالية.

أنواع الجرد

• المواد الخام هي العناصر والمكونات والمنتجات اللازمة لصنع منتج.
• العمل قيد المعالجة هو منتجك الذي يتم تصنيعه ، عندما يتم دمج المواد الخام والمكونات مع عمالة العمال والآلات لصنع ما يتم بيعه.
• البضائع النهائية هي المنتجات الجاهزة للبيع والشحن للعملاء.
• سلع MRO (MRO تعني الصيانة والإصلاح والتشغيل) هي المواد التي تحتاجها لمواصلة صنع المنتجات وممارسة الأعمال التجارية ، وهي شكل من أشكال النفقات العامة التي تعتبر تكلفة ممارسة الأعمال التجارية.
• يصف مخزون العبور المنتجات النهائية التي تم بيعها وشحنها إلى العميل ، ولكن لم يتم تسليمها بعد. يُطلق على امتداد الرحلة هذا أيضًا اسم العبور وجرد خطوط الأنابيب والنقل.
• مخزون المخزن المؤقت هو نفس مخزون الأمان ، حيث يعمل كاحتياطي للطوارئ لتجنب نفاد المخزون قبل أن يتم تجديد المخازن.
• مخزون التوقع مشابه للمخزون الاحتياطي أو المخزون الاحتياطي ، ولكن يتم الحصول عليه وإنتاجه لتلبية الزيادة المتوقعة في الطلب ، وخاصة الزيادات الدورية أو الموسمية.
• فصل المخزون هو إستراتيجية تضع جانباً كميات معينة من المنتج في مراحل مختلفة من عملية الإنتاج للحفاظ على حركة التصنيع في حالة وجود نقص أو انهيار في أي مكان على طول الخط.
• يتم الاحتفاظ بالمخزون الدوري في متناول اليد حتى تتمكن الشركات من الحفاظ على الحد الأدنى من حصص الإنتاج. يأخذ هذا أيضًا شكل المواد الخام والمكونات اللازمة لتحقيق تلك الحصص.

إدارة المخزون مقابل مراقبة المخزون

في الأعمال التجارية ، تعمل الأنظمة الأصغر والأكثر تركيزًا ضمن أنظمة أكبر وأوسع نطاقًا. الأمر نفسه ينطبق على العلاقة بين إدارة المخزون ومراقبة المخزون.

ضمن عملية إدارة المخزون الأكبر ، تشرف مراقبة المخزون - التي تسمى أيضًا مراقبة المخزون - على الخدمات اللوجستية وحركة المواد والمنتجات داخل المستودع أو نظام المستودعات.

يعد تحديد موقع العناصر بسرعة ونقلها بكفاءة أمرًا ضروريًا لكل من الإنتاج وتنفيذ الطلبات والشحن ، وهو الأساس لتحقيق رضا العملاء العالي.

تتضمن مراقبة المخزون الحركة المباشرة للمواد والمنتجات داخل المستودعات باستخدام كل شيء من العربات اليدوية والرافعات الشوكية إلى الشاحنات والقطارات وشبه المقطورات. ولكنه يشمل أيضًا استخدام البرامج لتتبع وتتبع وإدارة تدفق المواد والمنتجات إلى المستودعات وخارجها وداخلها.

إلى جانب مراقبة المخزون ، هناك جزء آخر من النظام البيئي لإدارة المخزون وهو إدارة الطلبات. هذا مجال آخر حيث يمكن للبرنامج المناسب أن ينجح أو يكسر عملك. كما يشير اسمها ، تركز إدارة الطلبات على طلبات العملاء.

ومع ذلك ، فإن إدارة الطلبات هي أكثر من مجرد تلقي طلبات العملاء. يتضمن استلام الطلبات بالإضافة إلى معالجة وتتبع كل طلب. عندما تتلقى طلبًا ، يجب تحديد مكان المخزون ونقله ومعالجته وشحنه. على طول الطريق ، يجب تحديث المخزون أثناء معالجة الطلب وشحنه.

تم دمج أفضل برنامج لإدارة الطلبات في البنية التحتية الرقمية للتحكم الشامل في المخزون وإدارة المخزون. لا يتم جرد المخزون المادي ونقله وتعقبه وتحديثه فحسب ، بل إن المنظمة لديها رؤية في هذه الحركة. تتيح الرؤية إمكانية التنبؤ بشكل أكثر ذكاءً وكفاءة أكبر بشكل عام.

ما هي الخدمات اللوجستية: التعريف ، الأنواع ، الفوائد

تعتبر الخدمات اللوجستية جانبًا حيويًا للتنافس والفوز في الأسواق العالمية. تعرف على الأنواع والوظائف الرئيسية للخدمات اللوجستية وفوائدها.

ما هي تقنيات إدارة المخزون الأساسية؟

على غرار إدارة العمليات ، لا يناسب الحجم الواحد الجميع عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون. دعنا نلقي نظرة على الأساليب الأربعة الأكثر شيوعًا لإدارة المخزون:

1. إدارة Just-In-time (JIT) : إن تشغيل السفينة بإحكام شديد بحيث تصل المواد والمكونات حسب الحاجة (في الوقت المناسب) للإنتاج يقلل من الحاجة إلى التخزين ودفع ثمن الأجزاء التي لن يتم استخدامها على الفور. هذه الطريقة اليابانية التي أصبحت شائعة بواسطة Toyota Motor تقلل الكثير من الدهون. ولكن كما رأينا في السنوات الأخيرة ، تعتمد JIT بشكل كبير على سلسلة التوريد العالمية التي تعمل بسلاسة. الزيادات الحادة في الطلب ، والاضطرابات الصغيرة في سلسلة التوريد ، أو حتى النزاعات العمالية يمكن أن تزعج هذا النظام البيئي الهش.
2. تخطيط متطلبات المواد (MRP) : التنبؤ بالطلب والمبيعات يقود هذه الطريقة. كما هو الحال مع إدارة المخزون بشكل عام ، تلعب السجلات الدقيقة للمبيعات والمخزون دورًا أساسيًا. يمكن أن يؤدي التقلب في الطلب أو سلسلة التوريد أيضًا إلى ترك الشركة إما غير مهيأة أو مفرطة الاستعداد ، مما يؤدي إلى خسارة المبيعات بسبب نقص المخزون المتاح ، أو خسارة الأموال من المخزون الزائد غير المباع.
3. كمية الأمر الاقتصادي (EOQ) : تعمل هذه الطريقة على أساس توفير المال عن طريق طلب كميات أكبر من المخزون مرات أقل. يتم حساب احتياجات المخزون لتمكين أقل عدد من الطلبات لشراء الكمية اللازمة من المواد أو المكونات لاحتياجات الإنتاج المتوقعة. عند طلب كميات أكبر ، تقبل الشركة أن تكاليف الحيازة ستكون أعلى. تتضمن هذه الطريقة استخدام معادلات EOQ لتقدير تكاليف الأوامر وتكاليف الاحتفاظ ، والتي يتم أخذها في الاعتبار على أساس سنوي لتحديد الكميات المثلى.
4. مبيعات الأيام للمخزون (DSI) : هناك طريقة أخرى تأخذ في الاعتبار كم من الوقت يستغرق في المتوسط ​​لنقل المخزون. هذا يأخذ في الاعتبار جرد المنتج النهائي وكذلك ما هو قيد التنفيذ وينتظر الإنتاج ؛ يكتسب مديرو المخزون نظرة ثاقبة حول المدة التي من المحتمل أن تستمر فيها مستويات المخزون الحالية. الهدف هو الحفاظ على هذه النسبة - ويعرف أيضًا باسم مخزون الأيام المستحق (DIO) ، والأيام الموجودة في المخزون (DII) ، ومتوسط ​​عمر المخزون - عند أدنى مستوى ممكن.

تشمل تقنيات إدارة المخزون الأخرى :

• يعتمد تحليل ABC على مبدأ Pareto بأن 80٪ من إيراداتك تأتي من 20٪ من منتجاتك. يساعد تحليل ABC في تحديد السلع والخدمات الأكثر قيمة والأقل قيمة لديك.
• يعمل تتبع الدُفعات على تجميع المنتجات ذات خصائص الدُفعة المتشابهة ، مثل تاريخ التصنيع والموقع وتواريخ انتهاء الصلاحية بالإضافة إلى المنتجات ذات المواد الخام الشائعة. يساعد هذا في تحديد أولويات الشحن ، وفي حالة الاستدعاء المؤسف ، يتيح تتبع المنتجات وتتبع أي مشكلات إلى المصدر.
• عادةً ما تقلل الشحنات بالجملة من تكلفة شحن عنصر فردي ، كما هو مستخدم في طريقة إدارة مخزون EOQ. يمكن أن يمثل الشراء بكميات كبيرة تحديات أخرى مثل مساحة التخزين والفساد وربما طلب أكثر من اللازم لتلبية الطلب.
• تعني الشحنة أن الشركة المصنعة ترسل بضائع تاجر تجزئة للبيع دون جعل بائع التجزئة يشتري المنتجات مقدمًا. هذا يتجنب احتمالية طلب الكثير من المنتج من خلال الدفع فقط مقابل المنتجات التي يتم بيعها.
• يقلل توزيع البضائع من حركة المخزون وتخزينه عن طريق تحميل المخزون الوارد مباشرةً على مركبات الشحن الصادرة.
• يستخدم التنبؤ بالطلب أبحاث السوق والمبيعات السابقة وبيانات أخرى للتنبؤ بكمية المنتجات التي سيشتريها العملاء. يوضح هذا مقدار المخزون الذي يجب الاحتفاظ به في متناول اليد وكذلك الكمية التي ستحتاج إلى إنتاجها.
• يسمح Dropshipping لبائع التجزئة أو وكيل المبيعات ببيع المنتجات دون الاحتفاظ بالمنتجات الفعلية في المخزون. بدلاً من ذلك ، يذهب الطلب إلى الشركة المصنعة للمعالجة والوفاء والشحن مباشرة إلى العميل دون أن يضطر البائع إلى القيام بأي شحن أو مناولة.
• إن FIFO و LIFO هي تحديد أولويات منتجات الشحن إما عن طريق طلب الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO) أو طلب الوارد أخيرًا يصرف أولاً (LIFO).
• يسعى Lean manufacturing إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة إلى الحد الأقصى من خلال القضاء على ما لا يضيف قيمة.
• الحد الأدنى لكمية الطلب (MOQ) هو أقل كمية من المنتج سيسمح المورد أو الشركة المصنعة بطلبها. هذا هو المبلغ المطلوب للبيع لتحقيق ربح أو على الأقل نقطة التعادل.
• تحسب صيغة نقطة إعادة الطلب النقطة التي يجب عندها طلب المزيد من المخزون. تضاعف صيغة نقطة إعادة الطلب مبيعات الوحدات اليومية حسب المهلة الزمنية (بالأيام) من الأمر إلى الوصول ، بما في ذلك هامش المخزون الاحتياطي لمراعاة التأخيرات المحتملة أو الارتفاع المفاجئ في المبيعات.
• تستخدم إدارة المخزون الدائم برنامجًا لتتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي ، وتسجيل كل وحدة مخزون تأتي وكل عملية بيع تخرج.
• مخزون الأمان هو كمية من المخزون الإضافي يتم الاحتفاظ بها كمخزن مؤقت ضد نفاد المخزون في حالة حدوث قفزة غير متوقعة في المبيعات قبل وصول المخزون المعاد ترتيبه.
• يستخدم Six Sigma الإحصائيات وتحليلات البيانات لتحسين الكفاءة مع تقليل الأخطاء والهدر في عمليات التصنيع.
• تسعى Lean Six Sigma إلى القضاء على الهدر وعدم الكفاءة في عمليات التصنيع وإدارة المخزون ، لا سيما من خلال إيجاد الأسباب الجذرية للعيوب وعدم الكفاءة وتصحيحها.

تشكل العملية المعقدة العديد من التحديات

ليس من المستغرب أن تمثل وظيفة معقدة مثل إدارة المخزون تحديات في كل منعطف.

• يمكن للمتغيرات مثل ارتفاع الطلب أو مشكلات سلسلة التوريد أو توقف الإنتاج أن تترك مستويات المخزون منخفضة للغاية. من ناحية أخرى ، يمكن أن يؤدي انخفاض الطلب أو الإنتاج الزائد إلى وفرة في المخزون غير المباع. تؤدي مثل هذه السيناريوهات إلى خسارة الإيرادات من خلال المبيعات الضائعة أو إهدار الأموال على المنتجات غير المباعة.
• البيانات غير الدقيقة تلغي التنبؤ بالطلب.
• تجنب انكماش المخزون (الحفاظ على دقة المخزون). في بعض الأحيان ، كإجراء مؤقت لخفض التكاليف ، تنخفض مستويات المخزون ولا تتجدد. لكن هذا يقلل من المخزونات الاحتياطية ، مما يزيد من مخاطر نفاد المخزون وإحباط العملاء.
• يمكن أن يتغير طلب العميل بين عشية وضحاها.
• تتطلب إدارة تقادم المخزون موازنة الحاجة إلى بيع المخزون الحالي الأقل طلبًا مع تغيير الاتجاه لتلبية احتياجات العملاء الجديدة.
• إدارة مواقع وموردين متعددين.
• يمثل التكامل مع الأنظمة الأخرى مشكلة أخرى محتملة عندما تحاول الشركات تحديث البرامج وأنظمة إدارة المخزون فقط لتجد أنها ليست جميعها متوافقة مع بعضها البعض.
• مواكبة الابتكار والتكنولوجيا.

ما هو نظام إدارة المخزون؟

يحكم نظام إدارة المخزون (IMS) وينفذ عمليتك لتتبع المنتجات من مخزون المدخلات من المواد الخام والمعلومات من خلال عمليات التصنيع والتخزين والمبيعات والشحن.

فيما يلي ثلاثة أنواع من IMS:

• أنظمة الجرد اليدوي هي الطريقة القديمة ، حيث يتم عد كل عنصر وتحديث المواقع يدويًا.
• تقوم أنظمة الجرد الدوري بفحص الفريق للمخزون المادي كل شهر أو ربع سنة. يمكن أن تكون أنظمة الرموز الشريطية طريقة أسرع وأسهل وأكثر فاعلية لحساب المخزون وتتبعه عن طريق مسح الرمز الشريطي على المنتج.
• تقوم أنظمة الجرد الدائم بحساب المخزون وتتبعه تلقائيًا باستخدام البرامج لتحديث قوائم الجرد عند شراء المواد والمكونات والمنتجات أو بيعها. تستخدم أنظمة RFID علامات تحديد تردد الراديو لتسجيل وتتبع المخزون الوارد أو الخارج ، وتحديث النظام تلقائيًا.

ما الذي تبحث عنه في نظام إدارة المخزون

يعالج IMS الخاص بك كل ما تحتاجه لجعل إدارة المخزون الخاص بك ، وبالتالي عملك ، ناجحًا. الشركات التي تستثمر في البرامج المناسبة لتسهيل IMS تكتسب ميزة تنافسية.

فيما يلي بعض الميزات والوظائف التي يجب أن يتمتع بها IMS الفعال:

• يعمل التتبع الآلي للمخزون على زيادة السرعة وتبسيط العمل ، مما يقلل من المهام المتكررة المعرضة لخطأ بشري.
• يوفر الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي رؤية لقرارات إدارة المخزون الأكثر ذكاءً والأكثر ربحية.
• يستخدم التنبؤ بالطلب البيانات في الوقت الفعلي والقوة التحليلية للتعلم الآلي للمساعدة في اتخاذ قرارات المخزون التي يمكن أن تقلل من النفايات وتعزز الإيرادات.
• يتيح لك التكامل متعدد القنوات التركيز على إدارة المخزون الفعلية بدلاً من القتال مع الأنظمة غير المتوافقة. بالإضافة إلى ذلك ، تضمن الرؤية الأكبر للبيانات في الوقت الفعلي عبر الشركة أن يرى الجميع نفس البيانات ويمكنهم الوصول بسهولة إلى المعلومات من أي مكان وفي أي وقت.
• يتيح التشفير الشريطي والمسح الضوئي إدارة مخزون أكثر كفاءة مع بيانات أكثر دقة.
• تنقل التنبيهات والإشعارات المعلومات المهمة إلى الأشخاص الذين يحتاجونها لاتخاذ قرارات أفضل واتخاذ إجراءات سريعة.
• يوسع الوصول عبر الهاتف المحمول من وصول IMS إلى أطقم العمل في الميدان ، مما يتيح أوقات استجابة أسرع من أي مكان.
• تتيح إدارة الموردين تجربة سلسة عند العمل مع الموردين وإدارة الطلبات والشحنات والتتبع والموافقات.
• تحسين المخزون هو جوهر إدارة المخزون ؛ يجب أن يساعدك نظام إدارة المعلومات (IMS) في تحقيق المخزون المتوازن الذي يقلل من الهدر ويزيد من الربح.
• تعد التقارير والتحليلات أدوات أساسية لمراقبة الأداء ، لمعرفة ما ينجح وأين يمكن إجراء التحسينات.

إن وجود أفضل أساليب وأنظمة إدارة المخزون يمكن أن يحدث فرقًا بين الكفاح من أجل البقاء والعمل طويل الأمد. هل ستترك نفسك تتساءل كيف تفعل المنافسة ، أو ستستمتع بالعملاء الراضين والربحية على الرغم من الاقتصاد المتعثر؟