لماذا نحتاج إلى وثائق المنتج؟

مثل معظم أصحاب الأعمال ، ربما تفكر في توثيق المنتج كفكرة لاحقة. إنه شيء تقوم بإنشائه عندما يتبقى وقت بعد الانتهاء من كل شيء آخر.

عند تطوير منتجك ، ستجمع بعض الإرشادات السريعة لمساعدة المستخدمين على المضي قدمًا في الاتجاه الصحيح ، وتذهب بعيدًا.

ومع ذلك ، يعد توثيق المنتج أحد أهم أجزاء عملك - فهو الجسر بين منتجك وعملائك. يمكن أن يكون الفشل في التعرف على القوة الكامنة وراء وثائق المنتج كارثيًا لعملك ويثبّتك في مكانك عندما يجب أن تكون محلقًا.

اقرأ أيضا ؛ لماذا التوثيق الفني مهم.

ما هو توثيق المنتج؟

أنت تعرف ما هو ، لذلك سأختصر هذا.

وثائق المنتج هي ببساطة أي نوع من المعلومات يتم إنشاؤه لمساعدة العملاء على فهم واستخدام منتجك الذي تم إصداره أو تحديثه حديثًا.

قد يكون هذا شيئًا صغيرًا مثل صفحة الأسئلة الشائعة على موقع الويب الخاص بك أو دليل PDF مفصل يأتي مع منتج مادي. بشكل عام ، تنقسم إلى فئتين:

يتم احتساب أي شكل من أشكال التعليمات تقنيًا كتوثيق للمنتج. ومع ذلك ، من الواضح أن هناك وثائق تعمل وتناسب الغرض والوثائق التي ليست جيدة بما يكفي ، لكننا سنتطرق إلى هذا بشكل صحيح أدناه.

يمكنك استخدام أداة مثل Docsie لإنشاء مستند بسهولة.

لماذا تحتاج الشركات إلى وثائق المنتج؟

من وجهة نظر العمل ، يعد توثيق المنتج مهمًا لعدة أسباب:

يوفر لك الوقت

أكبر فائدة هي أنه يوفر لك الوقت والمال. يمكن أن يؤدي توثيق المنتج المناسب إلى تقليل عدد مكالمات الدعم ورسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها بشكل كبير ، مما يوفر لك المال.

هذا لأنك تضع قوة الوظائف في أيدي المستخدمين ، ويمكنهم أن يخدموا أنفسهم بأنفسهم. هذا يعني وقتًا أقل في الاتصال بك ومطالبتك بتوجيههم عبر المنتج ، وتحرير موظفي الدعم لديك لأمور أخرى.

يزيد من رضا العملاء وولائهم.

إذا تمكن عملاؤك من العثور بسهولة على الإجابات التي يبحثون عنها ، فسيكونون أكثر سعادة بمنتجك - وشركتك.

عندما تزود شخصًا ما بمنتج أو خدمة (مثل SaaS) ، فإن معظم المستخدمين يريدون فقط أن يعلقوا في جوهر ما تقدمه. إنهم لا يريدون الجلوس على خطوط هواتف العملاء أو التسكع في محادثة مباشرة. إنهم يريدون فقط المضي قدمًا في الأمور.

تسمح وثائق المنتج المناسبة والمدروسة والشاملة بحدوث ذلك بسهولة حيث يمكنهم الخدمة الذاتية ومعرفة كيفية إعداد أنفسهم ومعالجة المشكلات المحتملة التي قد يواجهونها.

ذلك لأن وثائق المنتج الخاصة بك هي جزء من تجربة المنتج ، وليست مجرد ملحق أو مُثبت بمسامير.

فكر في كيفية قيام Apple و Google بهذا من خلال عبوات منتجاتهم ، مثل ما يشبه فتح iPhone جديد.

إنه أنيق وأضيق الحدود ، لكنه فعال. يخبرك بسرعة وسهولة بكل ما تحتاج لمعرفته حول المنتج دون إرباك. هذا ما يجب أن تهدف إليه من خلال وثائق المنتج الخاصة بك.

نظرًا لأن العملاء يتمتعون بتجربة جيدة مع منتجك ، فإن هذا بدوره يؤدي إلى زيادة احتمالية تزكية العملاء لك والاستمرار في استخدام منتجك أو خدمتك. يمكن أن يعزز ذلك سمعتك ويزيد من نجاحك كعمل تجاري ، مهما كان المقياس الذي تستخدمه.

يحسن دعم العملاء

يمكن أن تساعد وثائق المنتج أيضًا في تحسين دعم العملاء من خلال توفير مكان مركزي لجميع إجابات الأسئلة الشائعة.

لا أتحدث كثيرًا عن الوثائق المضمنة ، ولكن بدلاً من ذلك ، ما هو أكثر شيوعًا الآن هو توفير وثائق المنتج مع المنتج التي يمكن أن تساعد المستخدم في الإعداد ومعالجة المشكلات الأساسية التي قد يواجهونها.

إذا أراد المستخدم المزيد من المساعدة ، فسيتم توجيهه عادةً إلى قاعدة المعرفة الخاصة بالمنتج عبر الإنترنت ، والتي سيكون لها محتوى أكثر شمولاً.

لا تزال هذه المعرفة عبر الإنترنت تعتبر بمثابة توثيق للمنتج وهي كلها جزء من تجربة المنتج ، لذلك يجب أن تفكر في ذلك!

خذ قاعدة دعم Google ، على سبيل المثال.

بغض النظر عن المنتج الذي تواجه مشاكل معه أو ما تحاول القيام به ، فقد تم وضع قاعدة المعرفة بطريقة سهلة وقوية بشكل يبعث على السخرية تساعد في منح المستخدمين ما يحتاجون إليه للحصول على النتائج.

في النهاية ، هذا هو السيناريو المثالي حيث يمكن للعملاء حل مشاكلهم دون مساعدة.

لماذا يحتاج العملاء إلى وثائق المنتج؟

التوثيق الفعال للمنتج ليس مجرد وسيلة للمستخدمين لفهم كيفية تشغيل أجهزتهم أو مكان وضع البطاريات. إنه أكثر من ذلك بكثير ، ولا يزال ، العديد من الشركات تفشل في التعرف على هذا. وبالتالي ، فإنهم يستمرون في نشر وثائق المنتج دون المستوى الذي لا يخدم أعمالهم بأي شكل من الأشكال.

تعد وثائق المنتج أشياء قوية لعدة أسباب ؛

1. يساعدهم على فهم منتجك

تعد وثائق المنتج ضرورية لمساعدة العملاء على فهم كيفية عمل منتجك وما يمكنهم فعله به. قد يشترون منتجك لسبب واحد ، ولكن تثقيفهم حول الإمكانات الكاملة لمنتجك يجعلهم يشعرون كما لو أنهم يستفيدون من القيمة مقابل المال الجاد ويفتح الكثير من الأبواب لكيفية تحقيق أقصى استفادة من تجربة المنتج. .

كلما زاد تعليم المستخدمين لديك ، زاد تفاعلهم وتفاعلهم مع منتجك ، وزادت قيمة عثورهم على عملك. هذه هي الطريقة التي تنشئ بها عملاء مخلصين وعائدين!

2. يوفر لهم الوقت

تمامًا مثل التوثيق الرائع للمنتج الذي يوفر لك الوقت ، فإنه يوفر أيضًا وقت المستخدم! بدلاً من الاتصال بدعم العملاء أو البحث في المنتديات للحصول على المساعدة ، يمكنهم ببساطة الرجوع إلى وثائق المنتج والعثور على الإجابة التي يبحثون عنها.

ما الذي يجعل التوثيق الجيد للمنتج؟

حسنًا ، دعنا ندخل في جوهر هذا المنشور. ما الذي يجعل وثائق المنتج فعالة؟ لماذا لا يمكنك فقط كتابة قائمة بالتعليمات والأسئلة الشائعة والانتهاء من ذلك؟

حسنًا ، يمكنك نظريًا ، لكنها لن تخدمك. مرة أخرى ، تعد وثائق المنتج الخاصة بك جزءًا أساسيًا من تجربة المنتج الخاصة بك ، ولا يمكن ذكر ذلك بشكل كافٍ. يكمل الاثنان بعضهما البعض ، بدلاً من أن تكون الوثائق مجرد ملحق أو إضافي اختياري.

هناك بعض الأشياء التي تجعل توثيق المنتج جيدًا:

1. من السهل العثور عليها

يجب أن يكون من السهل على العملاء العثور على وثائق المنتج. آخر شيء تريده هو أن يتخلى العملاء عن محاولة العثور على إجابات لأنهم لا يستطيعون تحديد وثائقك. تأكد من سهولة الوصول إليه من موقع الويب أو واجهة المنتج أو العبوة.

2. إنها شاملة

يجب أن تكون وثائق المنتج شاملة وتغطي جميع الميزات الرئيسية للمنتج وحالات الاستخدام. إذا كان لديك منتج معقد ، ففكر في إنشاء مستويات متعددة من الوثائق (على سبيل المثال ، مبتدئ ومتوسط ​​ومتقدم) لتسهيل عثور العملاء على ما يبحثون عنه.

هذا هو المكان الذي يلعب فيه دور وجود قاعدة معرفية رقمية مفصلة وواسعة وسهلة التصفح. لا يمكنك الحصول على كتيبات ماديًا بسمك الكتب التي يتم تسليمها جنبًا إلى جنب مع المنتجات المادية. يجب أن تجد التوازن الصحيح الذي يناسبك وجمهورك المستهدف ومنتجك المحدد.

3. تم تحديثه

يجب أن تكون وثائق المنتج محدثة بأحدث التغييرات على منتجك. إذا قمت بإصدار ميزات جديدة أو إجراء تغييرات على الميزات الحالية ، فتأكد من تحديث وثائقك وفقًا لذلك. سيساعد هذا في ضمان حصول العملاء دائمًا على معلومات دقيقة حول منتجك.

4. إنها مكتوبة بشكل جيد

يجب أن تكون وثائق المنتج مكتوبة بشكل جيد وخالية من المصطلحات الفنية. تذكر أن وثائقك ستكون على الأرجح أول انطباع لدى العملاء عن منتجك ، لذا تأكد من أنها واضحة وموجزة.

لا تريد أن تفرط في تحميل المستخدم أو تضغط عليه بسبب عدم فهم ما يجب فعله. في حين أن تعليمات Ikea flatpack مشهورة قليلاً بطريقة مضحكة لهذا ، فهي لا تنطبق على كل الأعمال التجارية.

مستخدم SaaS ، على سبيل المثال ، لا يريد أن يبذل قصارى جهده لاكتشاف كيفية جعل الأشياء تعمل. إنهم يدركون أن هناك منحنى تعليمي ، لكنهم يريدون الانضمام بأسرع ما يمكن.

كعمل تجاري ، هذا هو بالضبط ما تريده أيضًا. عملاء سعداء وعاملين ومندمجين في عملك دون عناء قدر الإمكان. الأمر متروك لك لتحقيق ذلك.

أيضا ، قليلا من أعلى نصيحة هنا.

تأكد من أنك تكتب لجمهورك المستهدف. إذا كنت تكتب تعليمات للعبة لوحة للأطفال ، فستحتاج إلى الكتابة بطريقة يفهمونها. هذا يختلف كثيرًا عن كيفية كتابة التعليمات الخاصة ببرامج المحاسبة ، على سبيل المثال.

كيف تصنع وثائق منتجك الناجح

يمكنني عمل دليل كامل حول كيفية عمل وثائق المنتج في دليل خطوة بخطوة ، ولكن الحقيقة هي أن هناك العديد من المتغيرات. ما يصلح لمنتج عمل منافس قد لا يناسبك من حيث الأسلوب والتصميم.

تتطلب بعض المنتجات كتيبات حرفية (مثل تصنيع آلات الطباعة على مستوى المصنع) ، والبعض الآخر سوف يتفوق ببطاقة تعليمية بسيطة من نقاط الحاجة إلى المعرفة. انه يعتمد عليك.

ومع ذلك ، لا يجب أن يكون إنشاء وثائق منتج ناجحة أمرًا معقدًا. ما عليك سوى اتباع هذه النصائح البسيطة لمساعدتك في هذه العملية.

1. حافظ على التنظيم

يجب أن تكون وثائق المنتج منظمة جيدًا وسهلة التنقل. ضع في اعتبارك استخدام العناوين والعناوين الفرعية وجدول المحتويات لمساعدة العملاء في العثور على ما يبحثون عنه.

2. اجعلها مرئية

يجب أن تكون وثائق المنتج جذابة بصريًا وسهلة الفهم. استخدم الصور ولقطات الشاشة ومقاطع الفيديو لتكملة النص والمساعدة في شرح المفاهيم المعقدة. تذكر أن التوثيق الجيد للمنتج يتعلق بنقل أكبر قدر ممكن من المعلومات القيمة بأسهل طريقة ، لذا استخدم الصور لتحقيق ذلك.

3. استخدم الأدوات المناسبة

بينما يمكنك فقط فتح مستند Word لكتابة وثائق المنتج الخاص بك ، ستحتاج إليه للبحث عن الجزء. هذا يعني أنه يجب عليك استخدام الأدوات المناسبة لإنشاء الوثائق المثالية المناسبة للغرض.

فيما يلي بعض الأدوات التي قد تساعدك:

• أدوات إنشاء الوثائق مثل Docsie للمساعدة في تبسيط وأتمتة العملية الشاملة بالكامل
• أدوات الكتابة بالذكاء الاصطناعي ، مثل Jasper ، للمساعدة في كتابة المحتوى
• Piktochart لإنشاء الرسومات والمرئيات
• أدوات مثل Grammarly للتحقق من دقة واحترافية المحتوى النهائي

4. اكتب لجمهورك

يجب كتابة وثائق المنتج للجمهور المستهدف. تجنب استخدام المصطلحات الفنية أو اللغة المعقدة للغاية. بدلاً من ذلك ، ركز على جعل وثائقك واضحة وموجزة.

5. حافظ على تحديثه

يجب أن تكون وثائق المنتج محدثة بأحدث التغييرات على منتجك. سيساعد هذا في ضمان حصول العملاء دائمًا على معلومات دقيقة حول منتجك. قد يستغرق هذا وقتًا ، ولكن طالما أنك منظمًا ومنتجًا باستخدام منهجك ، يجب أن تكون قادرًا على العثور على سير عمل يناسبك.

انتهى اليك

وثائق المنتج ضرورية للشركات والعملاء على حد سواء.

يمكن أن تؤدي الإجابة عن الأسئلة والمشكلات الشائعة إلى تعزيز رضا العملاء وتكرار الأعمال. إن إنشاء وثائق منتج ناجح ليس بالأمر الصعب ، لكنه يتطلب بعض التخطيط والجهد.

كن استباقيًا في نهجك ، ويمكنك التأكد من جني الفوائد العديدة التي يجب أن تقدمها وثائق المنتج.