لماذا التوثيق الفني مهم (مع أمثلة)

بصفتك صاحب عمل ، لا تقلل أبدًا من أهمية التوثيق الفني الاحترافي. حتى أن الكثيرين يعتبرونه أحد أهم أجزاء المحتوى الذي ستنشئه شركتك.

في هذا الدليل ، سأتحدث عن سبب ذلك بالضبط ولماذا تحتاج إلى البدء في التفكير في هذا المحتوى باعتباره العمود الفقري لمؤسستك.

دعنا ندخله.

ما هو التوثيق الفني؟

التوثيق الفني هو نوع من الكتابة التي تصف كيفية القيام بشيء ما.

على المستوى الأساسي ، يمكنك التفكير في التوثيق الفني كمجموعة من الإرشادات نظرًا لأن معظم الوثائق الفنية ستتضمن غالبًا إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية القيام بشيء ما ، سواء كان ذلك يشرح كيفية استخدام البرنامج أو كيفية إعداد منتج.

ومع ذلك ، يمكن أن تكون التوثيق الفني أكثر من ذلك بكثير.

تسمى الوثائق مثل الدراسات والتعدادات والسجلات الطبية أيضًا الوثائق الفنية. في هذه الحالة ، قد تتضمن معلومات مثل خلفية الموضوع وتاريخه ، بالإضافة إلى تعريفات للمصطلحات الفنية.

بدمج كل هذا ، ربما يكون أكثر دقة لوصف التوثيق الفني كقطعة من الكتابة التي تعرض التطبيق أو الغرض أو الهندسة أو الاستخدام أو إنشاء منتج أو خدمة أو عملية.

اقرأ أيضا ؛ لماذا نحتاج وثائق المنتج؟

لماذا التوثيق الفني مهم؟

من وجهة نظر الأعمال ، تعد هذه الوثائق مفيدة بشكل لا يصدق لتتبع الإجراءات والعمليات داخل الشركة ويمكن حتى استخدامها كأداة تدريب.

على سبيل المثال ، إذا كنت تدير مصنعًا للتصنيع وقمت بتثبيت آلة جديدة (أو نفذت أي عملية) ، فستحتاج إلى إنشاء وثائق فنية تصف كيفية عمل الماكينة وكيف يجب على موظفيك تشغيلها بأمان. يجب أن يوفر مزود الماكينة أيضًا وثائق فنية حول كيفية عمل الماكينة حتى يتمكن المهندسون لديك من صيانتها.

قد تحتاج أيضًا إلى إجراء عمليات فحص ومراجعة للتأكد من أنك تعمل وفقًا لقوانين ولوائح شركتك. مرة أخرى ، ستحتاج إلى وثائق فنية لضمان تنفيذ ذلك ومراقبته بدقة.

عندما ينضم موظف جديد إلى شركتك ، ستستخدم الوثائق الفنية لتدريبه وتبين له كيفية استكشاف المشكلات وإصلاحها.

ما هي بعض الأمثلة على التوثيق الفني؟

أوضح مثال على التوثيق الفني هو دليل المستخدم. يمكن أن تأتي في جميع الأشكال والأحجام وغالبًا ما يتم تضمينها مع المنتجات التي تم إطلاقها حديثًا والمحدثة.

في الوقت الحاضر ، ربما لن تحصل على دليل ورقي كثيرًا ، ولكن دليل سريع لبدء الإعداد ، ومن ثم القدرة على الوصول إلى المزيد من المحتوى عبر الإنترنت ، إذا كنت في حاجة إليه.

عندما يتعلق الأمر بعملك أو بموظفيك ، فقد تشمل الوثائق الفنية ما يلي:

• السياسات والإجراءات
• وصف الوظيفة
• كتيبات الموظفين
• تدفقات العملية
• مواد تدريبية

يمكن أن تشمل الأشكال الأخرى من الوثائق الفنية كقائمة واسعة النطاق ؛

• مقترحات الأعمال
• أدلة المستخدم والعملاء
• كتيبات وتعليمات الموظفين
• الكتيبات
• المذكرات
• خطط التسويق
• وثائق إدارة المشروع
• سجلات طبية
• النشرة الإخبارية
• عملية العمليات
• كتيبات الإصلاح
• مراجع SDK

أنظر أيضا؛ ما هي الوثيقة المطلوبة للمنتج.

ما الذي يجب أن أعطي الأولوية له في كتابة التوثيق الفني؟

عند إنشاء "مستند تقني" خاص بك (هل تعتقد أن هذا سيحدث يومًا ما؟) ، فإن أول نقطة اتصال هي معرفة ما يجب أن تكتب عنه. بالتأكيد ، ربما تحتاج إلى بعض الوثائق عند استخدام أجهزة كمبيوتر العمل أو الوصول إلى الخوادم الخاصة بك ، ولكن ماذا عن كيفية استخدام ماكينة القهوة؟

من المثير للاهتمام ، نعم ، ربما يجب أن يكون لديك وثائق فنية لكل شيء في عملك. إنها مجرد وثائق لماكينة القهوة هي التي عادة ما تكون أكثر بقليل من مجرد ملصق في المقدمة يعرض بعض المخططات التعليمية.

كل شيء عن تحديد الأولويات .

يجب أن تبدأ بإعطاء الأولوية لكتابتك للأشياء الأكثر أهمية لعملك. قد يشمل ذلك الإجراءات والعمليات الضرورية للعمليات اليومية لعملك ، بالإضافة إلى مواد التدريب للموظفين الجدد.

تذكر أن الوثائق الفنية لا يجب أن تكون طويلة ومعقدة. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل ورقة توضح بالتفصيل كيفية استخدام الماكينة وتدابير السلامة التي يجب أن تكون في مكانها الصحيح.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فإن أفضل مكان للبدء هو إنشاء قائمة بالأشياء التي تعتقد أنها ستكون أكثر أهمية لوثائقك الفنية.

بمجرد الحصول على هذه القائمة ، يمكنك البدء في الكتابة!

كيف تصنع الوثائق الفنية الخاصة بك؟

الآن بعد أن راجعنا ماهية التوثيق الفني ولماذا هو مهم ، قد تتساءل كيف يمكنك إنشاء الوثائق الفنية الخاصة بك.

إنها بلا شك مهمة شاقة ، لكن لحسن الحظ ، هناك العديد من الأدوات والموارد المختلفة التي يمكنك استخدامها لإنشاء التوثيق الفني.

إليك دليل خطوة بخطوة حول كيفية التعامل معها.

1. تحديد الغرض الخاص بك

يعد وضع هدف في الاعتبار عند إنشاء التوثيق الفني أمرًا مهمًا لأنك بحاجة إلى فهم قوي للاتجاه الذي تريده أن يسلكه. خلاف ذلك ، سيكون النص الخاص بك في كل مكان وقد لا يغطي ما هو مهم بالنسبة لك.

اسأل نفسك هذه الأسئلة للمساعدة في توجيه تفكيرك:

1. ما الذي تريد أن تحققه وثائقك الفنية؟
2. هل تريد استخدامه كأداة تدريب للموظفين الجدد؟
3. هل تريد استخدامه كنقطة مرجعية للموظفين الذين يحتاجون إلى استكشاف المشكلات وإصلاحها؟
4. هل الوثائق للعملاء؟
5. هل الوثائق لمنتج أو خدمة؟

بمجرد تحديد الغرض الخاص بك ، ستتمكن من تحديد نوع الوثائق الفنية التي تحتاج إلى إنشائها بشكل أفضل.

2. اختر التنسيق الخاص بك

هناك العديد من التنسيقات المختلفة التي يمكنك استخدامها للتوثيق الفني. تتضمن بعض التنسيقات الشائعة أدلة المستخدم وتدفق العمليات ومواد التدريب.

كيف ستقدم وثائقك؟

هل تستخدم مجلدات ورقية؟ فيديو تدريب رقمي؟ قاعدة البيانات؟ صفحة على شبكة الإنترنت؟

الأمر متروك لك حقًا ، ولكن من المهم تنسيق وثائقك بالطريقة التي ستكون مفيدة للغاية لمستخدميك. بعد كل شيء ، يجب عليهم استيعاب المعلومات بسرعة وسهولة ، ويجب ألا يكون هناك مجال لسوء الفهم.

اسأل نفسك ، ما هي أفضل طريقة لنقل المعلومات الضرورية بأسرع طريقة ممكنة وأكثرها إيجازًا للجمهور المستهدف الذي تعمل معه؟

سيعطيك هذا أفضل تنسيق تحتاج إلى استخدامه.

3. جمع المعلومات

لسوء الحظ ، لا يمكنك فقط كتابة وثائقك الفنية. تحتاج إلى استثمار الوقت في تجميع جميع مصادر المعلومات الخاصة بك وربما التحقق من الحقائق للتأكد من أن المعلومات التي تستخدمها دقيقة ومحدثة.

يمكن أن تأتي هذه المعلومات من مصادر مختلفة ، مثل سياسات الشركة ووصف الوظائف وكتيبات الموظفين. بمجرد أن تجمع كل المعلومات التي تحتاجها ، ستتمكن من البدء في إنشاء وثائقك الفنية.

4. إنشاء الوثائق الخاصة بك

الآن هو الجزء الممتع. إنشاء المحتوى الخاص بك.

إن أبسط طريقة للقيام بذلك هي استخدام برنامج معالجة النصوص ، مثل محرر مستندات Google أو Microsoft Word. يحتوي كلاهما على قوالب مضمنة يمكنك استخدامها للبدء والسماح لك بملء الفراغات. ومع ذلك ، ليس هناك شك في أنك تريد درجة معينة من التخصيص ، وستتطلب بعض الموضوعات معالجة نصية أكثر تقدمًا.

لحسن الحظ ، هناك الكثير من الأدوات المتاحة ، بما في ذلك:

• Docsie: إذا كنت ترغب في تسهيل العملية وتريد أن تبحث وثائقك الفنية في الجزء وتعظيم الوظائف ، فإن Docsie هي الطريق إلى الأمام. إنه تطبيق توثيق منتج حائز على جوائز يسمح لك بإنشاء مستندات تلقائيًا باستخدام المعالج. هناك أيضًا الكثير من الأدوات التعاونية والنشر
• يقدم موقع Monday.com مجموعة متنوعة من المنتجات ، بما في ذلك الكثير من الميزات لإدارة العمل وتطويره.
• Whatfix: هذه منصة تبني رقمية مصممة لكسر الحدود بين المستخدمين والتكنولوجيا الجديدة. على الرغم من كونه مناسبًا ، إلا أنه قد يكون مفيدًا للغاية في تبسيط العملية الإبداعية الخاصة بك وتحليل الجوانب التي يمكنك تحسينها.

بمجرد إنشاء المستندات الفنية الخاصة بك ، ستحتاج إلى حفظها بتنسيق يمكن للموظفين الوصول إليه بسهولة. التنسيق الأكثر شيوعًا للتوثيق الفني هو PDF. ومع ذلك ، قد ترغب أيضًا في التفكير في حفظ وثائقك الفنية بتنسيق يمكن طباعته بسهولة ، مثل Word أو HTML.

لا تقلق ، في حين أنه قد يبدو وكأنه عملية قوية ، خاصة وأن لديك على الأرجح أشياء غير محدودة يمكنك إنشاء وثائق فنية لها ، إلا أن هناك الكثير من الأدوات الأخرى التي يمكن أن تساعدك.

5. فحص الوثائق الخاصة بك

الشيء المهم في التوثيق الفني هو أنه صحيح.

بعد كل شيء ، ليس من الجيد وجود دليل تقني يوضح بالتفصيل كيفية استخدام الجهاز إذا كانت المعلومات غير صحيحة. هذا هو السبب في أنه من المهم أن يتم فحص وثائقك الفنية من قبل شخص على دراية بالموضوع. بمجرد التحقق من الوثائق الفنية الخاصة بك ، يمكنك توزيعها على الموظفين.

6. مشاركة الوثائق الخاصة بك

بمجرد إنشاء وثائقك وهي جاهزة للعالم ، حان الوقت لمشاركتها ، وهذا يعني توصيل ما قمت بإنشائه ، ولماذا ، وكيف سيساعد ، وكيف يتم الوصول إليه. بعد كل شيء ، أنت تعرف كيف يمكن أن يكون أصحاب العمل مع هذا النوع من الأشياء.

أولاً ، اجعل المحتوى الخاص بك سهل الوصول إليه.

يمكنك نشر وثائقك الفنية بعدة طرق ، مثل موقع شركتك على الويب أو الإنترانت ، أو على بوابة الموظفين ، أو في قائمة بريدية أو رسالة إخبارية للشركة.

بمجرد نشر وثائقك الفنية ، يمكنك مشاركتها مع الموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين.

بعد النشر ، تحتاج إلى السماح بالتواصل بين مستويات عملك.

من المحتمل أن تكون وثائقك مليئة بالمصطلحات الفنية والمفاهيم الصعبة التي يجب نقلها بطريقة يفهمها الجميع. لذلك ، يجب عليك استضافة الاجتماعات وخلق الفرص للأشخاص لتقديم ملاحظات ، مما يسمح لك بتعديل المحتوى وتحسينه حتى يصبح مناسبًا للغرض.

7. مراجعة وتحديث

إلى حد بعيد هي الخطوة الأقل أهمية في هذه العملية والتي يتجاهلها الكثير من الشركات. فقط لأن وثائقك الفنية خارجة ، فهذا لا يعني أنه قد تم. المعايير والإجراءات تتغير في كل وقت. يتم تحديث المنتجات والخدمات. تصبح طرق العمل أكثر بساطة ، أو يتم إدخال تقنية جديدة.

يمكن أن تؤثر هذه العوامل على الوثائق الفنية ، لذلك من المهم مراجعة وتحديث الوثائق الفنية الخاصة بك بانتظام.

إذا اتبعت هذه الخطوات ، فستتمكن من إنشاء وثائق فنية دقيقة وحديثة ، مما يضمن في النهاية حصولك على كل ما تحتاجه لتحقيق أقصى استفادة مما تقدمه الوثائق الفنية.

هل تحتاج إلى أداة لمساعدتك في إنشاء المستندات الفنية؟ تحقق من Docsie!