كيف تكتب سياسة شركة فعالة لعملك

يمكن أن تكون إدارة الأعمال مثل السير في حقل ألغام. في أي وقت ، يمكن أن تتعثر في المشكلات التي يثبت أنها متفجرة لشركتك.

تقع الحوادث في جميع الأعمال التجارية ، لكن سياسة الشركة يمكن أن تساعدك على الوقوف على قدميك مرة أخرى.

على هذا النحو ، نحن ندرك أن كتابة السياسات والإجراءات يمكن أن تكون مملة ومملة. لكن ثق بنا ، إذا كانت لديك سياسة فعالة مطبقة ، فستحافظ على سلامة موظفيك - مهنياً وشخصياً وجسدياً وقانونياً.

وإذا كنت صاحب عمل أو مدير موارد بشرية تتطلع إلى إنشاء سياسات شركة تُحدث فرقًا بالفعل ، فلا داعي لمزيد من البحث. لقد قمنا بتجميع بعض النصائح الأساسية التي يمكنك استخدامها لإعداد وكتابة وتنفيذ السياسات التي تناسب نموذج عملك.

ولكن قبل أن تبدأ ، من المهم أن تفهم لماذا قد تحتاج إلى إنشاء سياسة شركتك الخاصة.

لماذا من المهم كتابة سياسة الشركة؟

هناك العديد من الأسباب التي تفسر لماذا يجب على جميع الشركات إنشاء وتنفيذ السياسات التي يجب على موظفيها اتباعها.

أطلق العنان للإمكانات الكاملة لعملك مع برنامج إدارة الكل في واحد من Connecteam -

الانطباع الأول العظيم للموظفين الجدد

وفقًا للدراسات ، يحدث 22٪ من معدل دوران الموظفين خلال أول 45 يومًا من التوظيف ، لذا فإن الانطباعات الأولى هي كل شيء. من أول الأشياء التي يجب أن يحصل عليها الموظفون الجدد هي جميع سياسات الشركة ذات الصلة. سيؤدي تعيين موظفين جدد مع الأهداف والغايات الرئيسية في وقت مبكر إلى تحديد نغمة وسرعة توظيفهم.

الجميع في نفس الصفحة

تعد سياسة الشركة فرصة فريدة لضمان وجود جميع الموظفين في نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بأهداف الشركة وقيمها وقواعدها.

يقلل من الإجهاد

عندما يتبع الموظفون سياسة ما ، فإنهم أقل عرضة لارتكاب أخطاء لا داعي لها ، وسوء فهم. هذا يجعل العمل أقل إرهاقًا للموظفين والإدارة.

جميع القرارات عادلة

إذا طُلب من جميع الموظفين قراءة سياسة الشركة نفسها وقبولها واتباعها ، فإنهم يعملون في بيئة عادلة وعادلة. لا أحد يعاقب بشكل تعسفي.

يوفر الأمن القانوني

يمكن لسياسة الشركة أن تجعل موظفيك يشعرون بالأمان ، خاصة إذا كانت تنص بوضوح على حقوقهم وواجباتهم. تعمل السياسة التي تعزز المساءلة وإدارة علاقات الموظفين على تحسين الشفافية في جميع المجالات.

يحسن ولاء الموظفين

يمكن لسياسة الشركة أن تضمن بقاء العمال مخلصين لقضية الشركة ، خاصة إذا تم تضمين مزايا الموظفين.

عبر العديد من الصناعات ، تشتهر أعداد كبيرة من الموظفين الجدد بفشلهم في قراءة سياسات الشركة (مثل كتيبات الموظفين) أثناء الإعداد. هذا واضح من الرسم البياني أعلاه.

كيف تعد سياسة الشركة

لسوء الحظ ، لا يمكنك ببساطة البدء في الكتابة بعيدًا وتتوقع الحصول على سياسة مثالية كنتيجة نهائية. يحتاج أصحاب الأعمال إلى التحضير بعناية لما سيشملونه بالضبط وكيف سيعبرون عن ذلك لجميع الأطراف الضرورية. يمكن أن يؤدي وضع الخطوات التالية إلى إحداث فرق كبير.

يجب على جميع الأطراف الموافقة على تطوير سياسة الشركة

سواء بدأت نشاطًا تجاريًا في مجال الإنشاءات أو فندقًا ، تحتاج الإدارة والموظفون إلى التعبير بالإجماع عن دعمهم لسياسة الشركة المقترحة. يجب طرح أسباب وجيهة للدفاع عن السياسة المعنية. بمجرد أن يتم الاتفاق عليها من قبل جميع الأطراف ، يمكن أن يبدأ التخطيط الحقيقي.

قم بتجميع فريق بناء سياسة الشركة

يجب أن تكون سياسة الشركة دائمًا جهدًا تعاونيًا. كلما زاد عدد الأشخاص الذين يساهمون بالأفكار ، كانت الرسالة النهائية للسياسة موحدة أكثر. لكن لا يمكنك فقط توظيف أي شخص لهذا المنصب. من المهم الاستعانة بالمديرين والموظفين الجيدين الذين هم خبراء في الموضوع المعني.

بناء هيكل قياسي لسياسة الشركة

من أهم خطوات التحضير التي يجب توافرها التأكد من أن الشركة لديها هيكل موحد لسياسة الشركة. سيختلف هذا الهيكل وفقًا لاحتياجات الشركة ، ولكن بغض النظر عما إذا كنت مديرًا للبيع بالتجزئة أو سباكًا ، يجب أن يتضمن أهداف السياسة وإرشاداتها والشخص الذي تنطبق عليه.

قم بإنشاء قائمة أولويات

قد تحتاج إلى إنشاء سياسات متعددة للشركة تغطي مجموعة متنوعة من الموضوعات والاحتياجات. لذا ، من أجل منع فريق بناء سياسة شركتك من الإرهاق ، حاول تحديد أولويات السياسات بالترتيب الذي تحتاجه شركتك أولاً. يجب أن تأتي أي سياسة توفر مزايا قصيرة الأجل في المرتبة الأولى في قائمة الأولويات. سواء كنت تدرب موظفي التنظيف أو تدير عمال الشركة المصنعة ، فأنت بحاجة إلى طرح الأفكار حول السياسات التي تحتاج إلى اهتمام فوري.

قم بأبحاثك

عليك أن تقوم بأداء واجبك قبل أن تبدأ في كتابة سياسة الشركة. إن امتلاك معرفة متعمقة بشركتك والموضوعات التي ترغب في تغطيتها في السياسة أمر بالغ الأهمية. يمكن أن يساعد البحث أيضًا في تحسين سياسات الشركة الموجودة بالفعل ، وملء الفجوات بالمعلومات ذات الصلة.

فيما يلي طريقتان يمكنك من خلالهما إجراء بحث لسياسة الشركة:

• استشر الخبراء حول الموضوعات ذات الصلة.
• قم بإجراء استبيانات الشركة ومقابلة الموظفين.
• كن على اطلاع بأحدث القوانين ذات الصلة بالسياسات التي ترغب في إنشائها / تحديثها (مثل قوانين الوجبات والراحة حسب الولاية).

كيف تكتب سياسة لشركتك

عند الحديث عن كيفية كتابة سياسة لشركتك ، من المهم التأكد من تحديد جميع المربعات وتضمين جميع التفاصيل التي يجب على كل من صاحب العمل والموظف اتباعها.

بشكل عام ، يجب على أصحاب العمل التفكير في تضمين المكونات التالية في كل سياسة شركة.

بيان الغرض

وهذا يشرح للقارئ سبب تنفيذ الشركة للسياسة في البداية والأهداف التي تهدف إلى تحقيقها من خلال استخدامها.

قسم المواصفات

يتضمن هذا الجزء من سياسة الشركة قواعد وإرشادات وتغييرات تنظيمية محددة يجب على الموظفين اتباعها. على سبيل المثال ، "يُتوقع من الموظفين ارتداء زي المتجر الرسمي من يوم الاثنين حتى الجمعة. يُسمح للموظفين باتباع قواعد اللباس غير الرسمية للعمل في أيام السبت ".

قسم التنفيذ

يوضح هذا القسم بوضوح الأطراف التي من المتوقع أن تتبع السياسة والوسائل التي يمكن أن تتبعها. "يُسمح لمديري المطاعم بتحديد ما إذا كانت الملابس مناسبة أم لا."

تاريخ النفاذ

تاريخ سريان سياسة الشركة. على سبيل المثال ، "تخضع جميع الأطراف لاتباع هذه السياسة اعتبارًا من 1 يناير 2024."

قائمة المصطلحات

قائمة بالمصطلحات الشائعة المستخدمة في جميع أنحاء سياسة الشركة ، بما في ذلك التعريفات. على سبيل المثال ، "الزي الرسمي: ملابس احترافية تقدمها شركة البيع بالتجزئة".

تجدر الإشارة إلى أنه لا ينبغي اعتبار السياسة مخطئة كعقد أو قائمة من القواعد الصارمة التي يجب اتباعها بالضبط كيف يتم كتابتها. يجب كتابة سياسة الشركة بلغة مرنة ، مما يجعل اتباعها أمرًا سهلاً ومرحبًا بالموظفين.

كيفية تنسيق وتصميم سياسة الشركة

لا يتعلق الأمر فقط بما تكتبه في سياسة شركتك. الأسلوب والصيغة التي تكتبها بها يحسنان أيضًا قابلية القراءة ، وبالتالي يحسنان مشاركة الموظفين.

فيما يلي بعض النصائح المهمة حول التنسيق عند كتابة سياسة:

• حدد خطًا احترافيًا مثل Arial أو Calibri أو Georgia أو Times New Roman ، على سبيل المثال.
• اختر حجم خط يسهل قراءته (الحجم 12) ومتسق في جميع أنحاء المستند (العناوين والعناوين والعناوين الفرعية مستبعدة).
• تجنب استخدام الكثير من الألوان لإضفاء مظهر احترافي على المستند. التزم بالخط الأسود على خلفية بيضاء.
• تباعد بين الفقرات والأقسام بشكل مناسب.

لا يهم ما إذا كنت قد بدأت نشاطًا تجاريًا في مجال العقارات أو إذا كنت بارعًا. عندما يتعلق الأمر بأسلوب كتابة سياسة الشركة ، فهناك بعض الأشياء المهمة التي يجب البحث عنها:

• اكتب السياسة بوضوح ودقة.
• اكتبه بضمير الغائب - على سبيل المثال ، "هو" و "هي" و "هو".
• إذا كنت تكتب عن منظمة (على سبيل المثال ، منظمة الصحة العالمية) ، فتأكد من كتابتها بالكامل ، وبعد ذلك يمكنك تضمين الاختصار الفعلي (WHO) في النهاية.
• لا ينبغي استخدام الكلمات المطلقة مثل "سوف" و "يجب" و "فقط" و "دائمًا" و "أبدًا" عند وصف كيفية تصرف الموظفين. بدلاً من ذلك ، يجب على أصحاب العمل اللجوء إلى استخدام مصطلحات مثل "عادة" ، و "بشكل عام" ، و "يمكن" للسماح للمديرين بأن يكونوا أكثر مرونة عند التعامل مع المواقف المختلفة.

راجع مسودتك واحصل على الموافقة

جزء حيوي من كتابة سياسة الشركة هو عملية المراجعة. امنح فريق بناء السياسة بأكمله فرصة لتعديل المسودة الأولى ، وتقديم الملاحظات ، واكتشاف الأخطاء وإضافة أي شيء قد يكون مفقودًا.

عندما يكون الفريق سعيدًا بالمسودة النهائية ، قم بإحالتها إلى عضو تنفيذي في الشركة للموافقة عليها.

بمجرد صياغة سياسة شركتك ، عليك التفكير في كيفية تنفيذها.

استخدم أفضل الأدوات لتنفيذ سياسة شركتك

من الأهمية بمكان التفكير في كيفية مشاركة سياسة شركتك مع بقية شركتك. طباعته في كل مرة تقوم فيها بتعيين شخص ما هو أمر شاق. أيضًا ، يمكن أن يفقد الموظفون نسخة مطبوعة بسهولة ، وهذا بالتأكيد شيء تريد أن يكون وصول جميع الأطراف إليه سهلاً.

Connecteam هو تطبيق إدارة حائز على جوائز مصمم خصيصًا للقوى العاملة المتنقلة - مثل الفرق البعيدة والعاملين الذين لا يعملون من مكاتب.

تستخدم أكثر من 10000 شركة من أكثر من 90 صناعة تطبيق إدارة التدريب الشامل من Connecteam لإنشاء المستندات والسياسات وتوزيعها بسهولة على كل موظف ، بغض النظر عن مكان عملهم.

فيما يلي بعض الفوائد التي يجلبها Connecteam:

• إذا احتاج الموظف إلى مراجعة سياسة ما ، فيمكنه ببساطة الرجوع إلى التطبيق بدلاً من إضاعة وقته في المستندات الورقية الفوضوية والمشتتة.
• يمكن للموظفين إضافة توقيع وصور إلى النموذج الرقمي لضمان تغطية كل شيء.
• Connecteam لديه إدارة الوقت (بما في ذلك QuickBooks Online وتكامل Gusto للحصول على كشوف رواتب سلسة) ، واتصالات الفريق ، وقدرات مركز المعرفة ، وتحديد جميع المربعات لتلبية احتياجات شركتك.
• برنامج تدريب الموظفين الكل في واحد مجاني للاستخدام.

توفر Connecteam لأصحاب الأعمال والموارد البشرية الأدوات اللازمة لرقمنة سياسة الشركة وتحديثها بقدر ما تحتاج ، دون الحاجة إلى الطباعة.

علم سياسة الشركة لموظفيك

يتيح لك Connecteam إنشاء قاعدة المعرفة الخاصة بك للفريق بأكمله ، حيث يمكنك إرفاق جميع سياسات شركتك في الوقت الفعلي. يمكنك حتى البحث عن سياسات محددة عن طريق الكلمات الرئيسية. يمكن الوصول إليها على الهاتف المحمول الخاص بالموظفين حتى يتمكنوا من الوصول المباشر إلى السياسة في أي وقت (من المرة الثانية التي تقوم فيها بتحديثها).

تقليل الفوضى وتزويد الموظفين بمصادر تعليمية محددة. قم بتعيين قواعد معرفية متعددة لأقسام مختلفة ، بالإضافة إلى أقسام متعددة بالمجلدات والمجلدات الفرعية والعناصر والملفات.

تواصل مع فريقك بشأن سياسة شركتك

تتمثل إحدى خطوات تنفيذ سياسة الشركة التي غالبًا ما يتم تجاهلها في توصيلها بشكل فعال إلى موظفيك. لا يكفي مجرد فرض السياسات على موظفي الشركة. تحتاج إلى نقل قيمة السياسة بوضوح وسبب أهمية اتباعها لجميع الأطراف في المقام الأول.

في حين أن الاجتماعات والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني كلها طرق صالحة لتحديث الموظفين ، فإن برامج مشاركة الموظفين يمكن أن تجعل التواصل أكثر فعالية وكفاءة.

يتيح Connecteam أيضًا للمديرين إرسال تحديثات بسيطة وجذابة للشركة يمكن للموظفين الاستمتاع بها وفهمها باستخدام الصور ومقاطع الفيديو والملفات الأخرى. أيضًا ، يمكنهم معرفة الموظفين الذين قرأوا التحديث والمتابعة بسهولة من خلال التذكيرات أو من خلال الدردشة 1: 1 ، إذا لزم الأمر.

قم بتحديث سياسة شركتك

حتى بعد الانتهاء من كتابتها ومراجعتها وتنفيذها ، فإن سياستك لا تزال غير ثابتة. يجب أن يكون مستندًا حيًا ومتنفسًا تقوم بتحديثه مع تقدمك.

ينطبق هذا بشكل خاص عندما تمرر الحكومات والولايات قوانين جديدة قد تؤثر على شركتك. على سبيل المثال ، إذا كان الحد الأدنى للأجور في الولاية التي تخضع لها شركتك في حالة تغيرات ، فقد ترغب في تضمين سياسة شركتك حول كيفية تعامل الشركة مع هذا التحرك إلى الأمام. (وبمجرد تحديث السياسة في Connecteam ، يكون لدى جميع موظفيك أحدث إصدار محدث.)

الأسئلة المتداولة حول سياسة الشركة

ما هي بالضبط سياسة الشركة؟

بشكل عام ، تعتبر سياسة الشركة وثيقة تتضمن إرشادات حول كيفية القيام بأشياء معينة في عملك بشكل صحيح.

تساعد سياسات الشركة في تشكيل القرارات التي يتخذها أصحاب الأعمال والموظفون على أساس يومي. يمكن أن يؤثر على جوانب متعددة من حياة الشركة مثل أخلاقيات العمل وثقافة الشركة وسلوك المكتب والصحة والسلامة.

تتطلب كل شركة مجموعة سياساتها الفريدة ، اعتمادًا على الأهداف التي حددتها ، على المدى القصير والطويل ، بالإضافة إلى مهمتها الشاملة.

ما أمثلة سياسات الشركة التي يجب أن تستخدمها شركتي؟

الصناعة التي يعمل بها عملك وستحدد احتياجات شركتك نوع سياسات الشركة التي تحتاج إلى إنشائها. وهناك العديد من الأمثلة المختلفة لسياسات الشركة. في حين أنه لن يتم تطبيق جميعها على شركتك المحددة ، يمكن العثور على العديد من سياسات الشركة التالية في معظم الشركات ، بشكل أو شكل ما:

• سياسات السلامة في مكان العمل (بناءً على قوانين المدينة / الدولة / الولاية / الفيدرالية)
• سلوك الموظف (قواعد اللباس ، سياسة التحرش ، إجراءات السلامة ، السلوك المناسب)
• وصف الوظيفة
• سياسة شؤون الموظفين (ساعات العمل ، شروط التوظيف ، أجور الولاية ، الراتب / المكافآت ، الإجازات / الإجازة المرضية / إجازة الأمومة ، التأمين / المزايا ، خطة التقاعد)
• حوكمة الشركة (ثقافة الشركة وقيمها)
• هيكل الشركة (مخطط يوضح اسم كل موظف والقسم الذي يعمل فيه)
• تكافؤ الفرص / سياسة عدم التمييز (العرق ، الجنس ، التوجه الجنسي ، الدين ، الثقافة)
• سياسة الحضور (الجداول الزمنية ، الإجازات ، التغيب عن مكان العمل)
• سياسة تعاطي المخدرات (الكحول ، المخدرات ، التبغ)
• سياسة الانضباط (سوء الأداء ، سوء السلوك ، عدم الأمانة)
• سياسة التكنولوجيا (الأجهزة ، الهواتف المحمولة ، البريد الإلكتروني ، الإنترنت)
• سياسة التمويل (أنواع مختلفة من التعويضات ، والمزايا ، والأجر بأثر رجعي ، وترخيص الإنفاق)
• سياسة الخصوصية
• سياسة خدمة العملاء

تجدر الإشارة إلى أن هذه القائمة لا تتضمن جميع السياسات التي تستخدمها الشركات. لكن الكثير من سياسات الشركة تندرج تحت أمثلة سياسة الشركة المذكورة أعلاه.

الخلاصة عند كتابة سياسة الشركة

بصفتك صاحب عمل (أو مدير موارد بشرية) ، فإننا نتفهم ما إذا كنت قد تغمرك جميع الخطوات المقدمة.

في حين أن هذا قد يبدو كثيرًا يجب اتباعه ، خاصة إذا كنت تكتب أول سياسة لشركتك ، فإننا نوصي بأخذ وقتك ومعرفة ما يناسبك. في النهاية ، كلما كانت السياسة أكثر تفصيلاً ، كان موظفوك أكثر أمانًا. يستغرق بناء أفضل سياسات الشركة الوقت والخبرة والقوى العاملة.

ولكن بمجرد تطبيق سياسة شركتك ، يمكن أن يكون تنفيذها سريعًا وسهلاً وبأسعار معقولة. يتيح استخدام حل رقمي مثل Connecteam للمديرين والموظفين على حد سواء الوصول بسهولة إلى سياساتك.

بنقرتين فقط ، يمكنك تنزيل جميع المستندات ذات الصلة وقراءتها والتوقيع عليها. يمكنك أيضًا استخدام تطبيق الاتصال هذا لبدء حوار حول السياسة ، وإرسال ملاحظات لتحسينها ، وإرسال تذكيرات للتأكد من أن الجميع قد قرأها وفهمها.

لذا ضع أقلامك وأوراقك جانبًا وابدأ في الرقمنة - لأن إعداد سياسة الشركة وكتابتها وتنفيذها لم يكن أبدًا بهذه السهولة.

التطبيق رقم 1 لتنفيذ سياسة شركتك

إكتشف أكثر

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا