Geschäftsmeetings: 7 Dinge, die Sie vermeiden müssen

Geschäftstreffen können anstrengend sein. Wir alle waren schon einmal in Meetings, die spät beginnen, vom Thema abschweifen, Streit verursachen und zu keinen vernünftigen Schlussfolgerungen kommen. Das muss aber nicht so sein – ein gutes Meeting zu leiten ist eine Kunst, die jeder erlernen kann.

Vor diesem Hintergrund werden wir in diesem Artikel sieben Dinge durchgehen, die Sie vermeiden müssen, um Meetings durchzuführen, die echte, positive Ergebnisse erzielen.

Lassen Sie uns knacken!

1. Unnötige Meetings

Beginnen Sie mit der allerersten Überlegung – bevor Sie ein Meeting einberufen, entscheiden Sie, ob Sie wirklich eines abhalten müssen. Ein sinnloses Meeting ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch die aller anderen Teilnehmer.

Die Harvard Business Review hat einen Artikel, einschließlich eines netten kleinen Entscheidungsbaums, der Ihnen helfen kann, festzustellen, ob ein Meeting die richtige Wahl ist.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Input derjenigen benötigen, die Sie zu dem Meeting einladen möchten. Wenn Sie wirklich das Gefühl haben, externes Feedback zu benötigen, finden Sie heraus, was Sie benötigen und wer über das nötige Wissen verfügt, um Fortschritte zu erzielen.

Laden Sie keine unnötigen Leute ein, nur um das Meeting größer und wichtiger erscheinen zu lassen. Es ist viel effizienter, nur diejenigen einzuladen, die Ihnen helfen können, voranzukommen. Es ermöglicht auch anderen Personen, deren Beitrag nicht erforderlich ist, mit ihrer Arbeit fortzufahren.

2. Persönlich werden

Bei Geschäftstreffen geht es ums Geschäftliche. Die meisten Teilnehmer werden es zu schätzen wissen, wenn alle zu Beginn daran erinnert werden, beim Thema zu bleiben.

Denken Sie daran, dass es gefährlich ist, in das unbekannte Gebiet persönlicher Geschichten zu wandern, es sei denn, Sie kennen die Überzeugungen, Vorlieben und Abneigungen aller Teilnehmer. Wenn Sie ein fruchtbares und positives Meeting wünschen, bleiben Sie bei den wichtigen Themen – und stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer es auch tun.

Indem Sie sicherstellen, dass Sie nicht vom Thema abschweifen, sind Sie in einer besseren Position, um sicherzustellen, dass es niemand anderes tut. Seien Sie in dieser Hinsicht standhaft und schneiden Sie persönliche Geschichten schnell ab, indem Sie die Redner daran erinnern, sich auf die Besprechungsthemen zu konzentrieren.

3. Zeitverschwendung

Meetings, die verspätet beginnen oder über die Zeit laufen, sind der Fluch der Existenz des Meeting-Teilnehmers. Um dieses Elend nicht selbst zuzufügen, machen Sie deutlich, dass Ihr Meeting pünktlich beginnen wird, und halten Sie sich dann an das Versprechen. Sie könnten auch bekannt geben, dass jeder, der mehr als fünf Minuten zu spät kommt, nicht eingelassen wird, um eine schnelle Anwesenheit zu fördern.

Wenn jemand nicht geantwortet hat, um Ihnen mitzuteilen, ob er an dem Meeting teilnimmt oder nicht, ist es besser, proaktiv zu werden und entweder sich selbst zu überprüfen oder jemanden zu delegieren, um es sicher herauszufinden.

Legen Sie eine Agenda fest, die Sie in der Ihnen zugewiesenen Zeit abarbeiten können, und halten Sie sich daran. Teilen Sie das Meeting auch so auf, dass jedem Punkt eine angemessene Zeit zugewiesen wird, teilen Sie allen mit, wie diese Zeitskala ist, und fahren Sie fort, wenn die Zeit abgelaufen ist.

Wenn es in der vorgegebenen Zeit wirklich ungelöste Probleme gibt, vereinbaren Sie eine Nachverfolgung mit den Personen, die sie lösen können.

4. Es beflügeln

Vorbereitung ist alles, wenn es um ein Geschäftstreffen geht – ein Meeting ohne vorgegebene Struktur lädt zu Problemen ein. Sie werden feststellen, dass jeder seine eigenen Lieblingsthemen mitbringt, unabhängig davon, ob sie für das, was Sie diskutieren möchten, relevant sind oder nicht, und dass gute Ideen im Lärm untergehen können.

Arbeiten Sie im Voraus mit den Teilnehmern zusammen, um Diskussionsthemen festzulegen, und erstellen und verteilen Sie daraus eine Tagesordnung, damit jeder genau weiß, was das Meeting abdecken wird.

Wenn Sie eine Tagesordnung haben, die Sie vor dem Meeting verteilen können, können Sie sich vorbereiten, ebenso wie die anderen Teilnehmer. Sie können dann informelle Gespräche vor dem Meeting mit Einzelpersonen führen und ihre Antworten auf der Grundlage ihres anfänglichen Feedbacks planen.

5. Konfrontation

Gesunde Diskussionen sind eine großartige Sache bei Meetings, aber es kann leicht passieren, dass die Dinge außer Kontrolle geraten. An Meetings sind oft Menschen mit sehr unterschiedlichen Persönlichkeiten beteiligt, und es kann zu Streit kommen. Dies kann der Todesstoß für ein produktives Meeting sein, also achten Sie darauf, dass es nicht zu Konflikten kommt.

Wenn Sie einen respektvollen Ton anschlagen, werden andere Ihnen folgen. Also, selbst wenn jemand jedes Spielzeug aus seinem Kinderwagen wirft, bleiben Sie im Gespräch der Erwachsene und gehen Sie ruhig, aber bestimmt damit um.

Wenn Sie wissen, dass jemand wahrscheinlich störend sein wird, versuchen Sie, im Voraus zu sprechen, und skizzieren Sie das Verhalten, das Sie erwarten. Legen Sie im Meeting selbst Fristen für einzelne Beiträge fest, damit Sie sich umgehend darum kümmern können, wenn jemand auf eine bevorzugte Beschwerde stößt.

Versuchen Sie, einen Konsens herzustellen, indem Sie Gruppennomen wie „wir“ und „unser“ verwenden und gemeinsame Herausforderungen oder Siege betonen. Übernehmen Sie die Kontrolle – nutzen Sie das Meeting nicht, um Schuldzuweisungen zu machen, und tolerieren Sie keine persönlichen Angriffe. Je unvoreingenommener Ihr Ton ist, desto weniger Druckmittel geben Sie anderen, um persönliche Meinungen zum Ausdruck zu bringen.

6. Rückzug

Oft finden Sie ein oder zwei Personen, die sich aus dem Meeting lösen und anfangen, miteinander zu plaudern. Dies ist äußerst störend und muss behandelt werden.

Wenn es sein muss, halten Sie das Meeting an, um sich auf ihr kleines Gespräch zu konzentrieren – das sollte ihre Aufmerksamkeit erregen. Wenn Sie es haben, bitten Sie um ihren Beitrag zur Hauptdiskussion und kehren Sie in regelmäßigen Abständen zu ihnen zurück, um sicherzustellen, dass sie nicht wieder den Überblick verlieren.

Bitten Sie die Leute, ihre Telefone auszuschalten. Wenn es keine Situation auf Leben und Tod gibt oder der Partner kurz vor der Geburt steht, ist es kein Unglück, etwa eine Stunde lang ohne Telefon zu sein. Wenn alle am Tisch die ganze Zeit ihre E-Mails konsultieren, ist das für die meisten Meetings eine zu große Ablenkung.

7. Nicht weiterverfolgen

Viele Meetings enden einfach – und am Ende sind die Menschen selten klüger, als wenn sie den Raum betreten haben. Das ist sehr schade, denn wenn Sie sorgfältig über die Notwendigkeit eines Treffens und das, was Sie besprechen möchten, nachgedacht haben, hoffen Sie auf umsetzbare Ergebnisse.

Um dies zu erreichen, müssen Sie eine Reihe von „Takeaway“-Punkten erstellen – eine Liste von Maßnahmen, die während der Diskussionen vereinbart wurden, einschließlich Details darüber, wer dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass bestimmte Probleme gelöst oder Ergebnisse erzielt werden.

Machen Sie sich zum Schluss während des Meetings Notizen. Jeder Punkt auf der Tagesordnung sollte zu einem Abschluss kommen – und Sie sollten ihn aufschreiben, während Sie den Input und die Zustimmung der Anwesenden haben.

Verfassen Sie nach dem Meeting einen Nachbereitungsbericht, in dem diese Aktionen und ihre Eigentümer aufgeführt sind, und verteilen Sie ihn an alle Teilnehmer. Sie können es dann als Checkliste verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Pläne im Zeitplan liegen.

Fazit

Das Abhalten eines effektiven und produktiven Geschäftstreffens ist ein wichtiges Instrument für die Führung eines Unternehmens, aber es ist sehr leicht, Fehler zu machen. Um ein gutes Meeting zu gewährleisten, sollten Sie:

1. Analysieren Sie, ob Sie wirklich ein Meeting brauchen.
2. Halte dich von persönlichen Problemen fern.
3. Vermeiden Sie ein falsches Zeitmanagement.
4. Bereiten Sie sich gut im Voraus vor.
5. Konfrontation vermeiden.
6. Ermutigen Sie zur Teilnahme.
7. Denken Sie daran, das Treffen zusammenzufassen.

Haben Sie irgendwelche Gedanken darüber, was Sie in Meetings vermeiden sollten? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen!