Was ist Kreditorenbuchhaltung? Das Verfahren und die Vorteile

„Kreditorenbuchhaltung“ ist ein Begriff, den Sie oft hören werden, wenn Sie die Finanzen eines Unternehmens verwalten. Aufgrund der wichtigen Rolle, die es bei der Abwicklung von Geschäftstransaktionen spielt, sollte jeder Geschäftsinhaber eine klare Vorstellung davon haben, was es bedeutet und wie es auf das eigene Unternehmen angewendet wird. In diesem Artikel bieten wir Ihnen eine detaillierte Erläuterung der Kreditorenbuchhaltung und einige praktische Tipps zur Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung.

Der Begriff Kreditoren stammt aus der Finanzbuchhaltung und bezeichnet den Teilbereich des Rechnungswesens, der sich mit der Abrechnung von Leistungen durch Kreditoren – also Lieferanten, Lieferanten oder Dienstleister, die für ein Unternehmen (ad hoc oder im Auftrag) tätig sind – befasst. Die Kreditorenbuchhaltung steht im Gegensatz zur Debitorenbuchhaltung, die die Leistungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kunden oder anderen Unternehmen erfasst und verarbeitet.

Das übergeordnete Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist es, gute Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten. Die Kreditorenbuchhaltung arbeitet immer in enger Abstimmung mit dem Einkauf und übernimmt die wichtige Aufgabe, alle offenen Rechnungen im Auge zu behalten und fristgerecht zu bezahlen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Produkte und Dienstleistungen termingerecht geliefert werden und der Beschaffungsprozess reibungslos abläuft.

Nicht nur große Unternehmen haben mit einer Vielzahl von Kreditoren zu kämpfen. Eine übersichtliche Kreditorenbuchhaltung hilft auch Start-ups und Kleinunternehmen, den Überblick zu behalten. Denn nichts ist ärgerlicher, als Mahngebühren zahlen zu müssen oder sich mit unzufriedenen Lieferanten auseinanderzusetzen.

Lassen Sie uns nun ausgehend von diesem anfänglichen Verständnis tiefer in die Kreditorenbuchhaltung eintauchen!

Was ist die Kreditorenbuchhaltung (AP)?

Verbindlichkeiten (AP) sind Beträge, die eine Organisation ihren Verkäufern oder Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen schuldet, die erhalten, aber noch nicht bezahlt wurden. In der Buchhaltung ist AP ein Konto im Hauptbuch, das die Verpflichtung eines Unternehmens darstellt, eine kurzfristige Schuld gegenüber seinen Gläubigern oder Lieferanten zu begleichen.

AP kann sich auch auf die Geschäftsabteilung oder -abteilung beziehen, die für die Leistung von Zahlungen verantwortlich ist, die das Unternehmen Lieferanten und anderen Gläubigern schuldet. Somit ist AP für die Verwaltung von AP verantwortlich! Wir werden beide Verwendungen des Begriffs in diesem Artikel behandeln.

Innerhalb eines Unternehmens ist die Kreditorenbuchhaltung eng mit dem Einkauf verknüpft; Sie enthält eine Übersicht externer Lieferanten und Dienstleister, deren Leistungsspektrum und Arten der Auftragsabwicklung. In einer großen Organisation gibt es möglicherweise eine separate Kreditorenbuchhaltung, die sich mit Prozessen im Zusammenhang mit eingehenden Rechnungen befasst, während dies in kleineren Unternehmen eine Funktion des Buchhaltungsteams ist. Dabei erfassen sie den vollständigen Firmennamen, die Anschrift, die Steuernummer und ggf. weitere Daten des Lieferanten, etwa zu Rabatten, Zahlungsbedingungen und regelmäßig gewährten Rabatten.

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung

Sobald eine Organisation Rechnungen von ihren Lieferanten erhält, werden diese normalerweise mit einem Eingangsstempel paginiert, um das Datum im Fall von gedruckten Exemplaren zu dokumentieren, oder es wird ein digitales System zur Verfolgung von Online-Rechnungen verwendet. Die Kreditorenbuchhaltung versieht außerdem jede eingehende Rechnung mit einer eindeutigen fortlaufenden Nummer. Anschließend ist eine Prüfung auf sachliche Richtigkeit und den korrekten Rechnungsbetrag erforderlich. In größeren Unternehmen arbeiten die Kreditorenbuchhalter eng mit den jeweiligen Abteilungen zusammen, die für die Bestellung der entsprechenden Waren und Dienstleistungen zuständig sind. Das Ergebnis der Rechnungsprüfung wird mit Häkchen und Namenskürzel direkt auf der Eingangsrechnung dokumentiert.

Die Kreditorenbuchhaltung stellt sicher, dass alle eingehenden Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Auch ist darauf zu achten, dass eventuelle Skonto-, Rabatt- oder Qualitätsmängelabzüge vorgenommen werden. In größeren Unternehmen erstellen Kreditorenbuchhalter eine Zahlungsvorschlagsliste, die ein anderer Mitarbeiter gegenzeichnen muss, um die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips zu gewährleisten. Diese Liste enthält die Bankverbindung der Gläubiger und die zu überweisenden Beträge. Banküberweisungen werden heute fast ausschließlich online abgewickelt, bei größeren Volumina erfolgt der automatisierte Datenaustausch über APIs.

Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt auch die Kontierung der Eingangsrechnung. Es erstellt den Buchungssatz, der das entsprechende Kreditorenkonto und ein Aufwandskonto adressiert. Diese Aufgabe ist von besonderer Bedeutung, da nur die Zuordnung der Eingangsrechnung zu den richtigen Spesenkonten eine aussagekräftige Kosten-Leistungs-Rechnung und ein Controlling ermöglichen. Beim Buchen ist der üblicherweise in den Stammdaten der Kreditoren hinterlegte Steuerschlüssel zu berücksichtigen. Lieferanten fakturieren ihre Lieferungen und Leistungen mit den anfallenden Steuern wie Umsatzsteuer (MwSt.), Umsatzsteuer etc. Bei der Umsatzsteuer kann das empfangende Unternehmen die so in Rechnung gestellten Umsatzsteuerbeträge als Vorsteuer von seiner zu zahlenden Steuer abziehen Last. Dadurch wird die Umsatzsteuer in Eingangsrechnungen zu einem ertragsneutralen Durchgangsposten.

Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Wie oben beschrieben, muss der Kreditorenprozess innerhalb einer Organisation sehr systematisch und organisiert sein . Eine der kritischsten Aufgaben des Kreditoren-Workflows ist die Verarbeitung von Rechnungen, die Kreditoren und Lieferanten an das Unternehmen ausstellen: die sogenannten Kreditorenrechnungen oder Eingangsrechnungen (wir nennen diese "Rechnungen" in Hiveage).

Zu den Kernaufgaben der Kreditorenbuchhaltung gehören weiterhin:

• Lieferantenstammsatzpflege
• Kreditorenrechnungsprüfung und Kontierung
• Erfassung von Lieferantenrechnungen
• Verwaltung offener Posten
• Zahlungen und Abrechnungen vornehmen

Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung: Reisekostenabrechnung

Eine häufig anfallende Tätigkeit in der Kreditorenbuchhaltung ist die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, die Mitarbeiter eines Unternehmens für ihre Dienstreisen einreichen. Diese Erstattungen sind an bestimmte rechtliche – insbesondere steuerliche – Voraussetzungen gebunden; andererseits können unternehmensinterne Regelungen auch für den/die Mitarbeiter günstigere Zusatzvereinbarungen enthalten, die die Kreditorenbuchhaltung natürlich berücksichtigen muss. Hier ist es Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung, die einzelnen Posten zu prüfen, ggf. Nachbelege anzufordern, die Ausstellung eines Ersatzbeleges zu verlangen oder nicht erstattungsfähige Auslagen abzulehnen. Abschließend wird die korrekt erfasste Reisekostenabrechnung mit allen Belegen geprüft und die Zahlungsanweisung erteilt.

Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und die Reduzierung der manuellen Dateneingabe können Unternehmen in vielerlei Hinsicht helfen. Nachfolgend sind die wichtigsten Vorteile der AP-Automatisierungssoftware aufgeführt, von denen wir glauben, dass sie jedem Unternehmen helfen können:

Umfassende Kosteneinsparungen

Die AP-Automatisierung ermöglicht umfassende und umfassende Kosteneinsparungen. Neben der Reduzierung der Arbeitskosten im Zusammenhang mit der Erfassung von Rechnungsdaten und der manuellen Bearbeitung profitieren Unternehmen auch von Self-Service-Portalen für Lieferanten, einer Reduzierung doppelter Rechnungen (und Doppelzahlungen), erhöhten Skontogewinnen (z. B. Skonto) und der Beseitigung von Verzugsgebühren aufgrund verspäteter Zahlung.

Cashflow-Optimierung

Ein automatisierter Kreditorenprozess, der manuelle Prozesse reduziert, ermöglicht eine genaue Planung des erwarteten Bargeldbedarfs. Die Prozesstransparenz ermöglicht es der Kreditorenbuchhaltung, ihre Prioritäten auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die sich am stärksten auf den Cashflow auswirken. Infolgedessen können alle Rechnungen pünktlich bezahlt werden, und dynamisches Skonto bietet Lieferanten auch pünktlichere Zahlungen im Austausch für Zahlungsrabatte, was zu erheblichen jährlichen Renditen führen kann. Ohne Automatisierung ist dynamisches Skonto möglicherweise nicht durchführbar.

Verbesserte Beziehungen zu Lieferanten

Die Kreditorenbuchhaltung muss intern und extern einen großen Kundenstamm erreichen. Der manuelle Prozess erfordert einen Post- und E-Mail-Austausch mit Formularen, die oft schwer zu entziffern sind. Ein automatisierter Prozess vereinfacht die browserbasierte Bearbeitung von Lieferantenanfragen, offenen Posten und Genehmigungen. Die Verfahren sind auf Desktops, Tablets und Mobilgeräten verfügbar und berücksichtigen dabei Sicherheitsstandards des Unternehmens. Schnelles Handeln und Kommunikation mit Anbietern werden sicherlich den guten Willen und langfristige Beziehungen verbessern, die für das Wachstum eines Unternehmens unerlässlich sind.

Sichtbarkeit optimieren

Der zentralisierte Empfang, die sofortige Erfassung, Extraktion, Validierung und Weiterleitung von Daten für alle Rechnungstypen fördert die genaue Buchung von Verbindlichkeiten. Es wird ein vollständiger Pfad erstellt, um jeden Schritt und jeden am Prozess beteiligten Mitarbeiter zu überprüfen. Gleichzeitig kann das Management potenzielle Probleme lösen, sobald sie auftreten. Anfragen und Hin- und Her-Kommunikation werden eliminiert, da Mitarbeiter, Finanzmanagementteams und Lieferanten ihren eigenen Self-Service-Zugriff auf Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen haben.

Verbesserte interne Kontrollen und Prozesse

Da die Welt aufgrund aufkommender Vorschriften zu elektronischen Formen der Rechnungsstellung übergeht, wird die strenge Einhaltung interner Kontrollen zur Verhinderung von Betrug und zur Gewährleistung der Integrität von Finanzergebnissen immer wichtiger. Damit erweitert sich der Aufgabenbereich der Kreditorenbuchhaltung. Es ist praktisch unmöglich, solche Kontrollen mit einem manuellen Prozess zuverlässig umzusetzen. Organisationen mit manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozessen verlassen sich auf Audits, die zusätzliche Kosten verursachen, während sie nur begrenzt in der Lage sind, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Mit Regeln, die in den automatisierten Prozess eingebettet sind, können Kreditorenbuchhalter den Compliance-Aufwand, die Kosten und die wertvolle Zeit reduzieren, die für einen reibungslosen Ablauf der Arbeitsabläufe erforderlich sind.

Qualitätsverbesserung

Ein automatisierter Workflow mit hochwertigen Rechnungsdaten, der sie mit ERP-Daten (Enterprise Resource Planning Systems) validiert, gewährleistet Genauigkeit und kann Unternehmen dabei helfen, Fehler (einschließlich Dateneingabefehler und menschliche Fehler), Verzögerungen und unnötige Kosten zu vermeiden. Bei Ausnahmen, die entsprechende Schritte erfordern, erfolgt dies innerhalb des Workflows und nicht in einem separaten Prozess. Solche separaten Prozesse sind oft teuer, unkontrolliert, ungetestet und finden ohne Einhaltung von Vorschriften statt.

Operative Flexibilität

Kreditorenprozesse müssen die Geschäftsstrategie unterstützen. Dies kann ein erhöhtes Transaktionsvolumen aufgrund von Wachstum oder Akquisitionen bedeuten. „Umsteigen“ ist in einem automatisierten Prozess weit weniger kostspielig als wachsende Arbeitskosten in einem weitgehend manuellen und nicht standardisierten Prozess. Die Automatisierung erleichtert auch das Auslagern von Funktionen. Der Prozess kann im Falle von Fusionen und Übernahmen problemlos erweitert werden und bietet Effizienz zu geringen Kosten.

Vereinfachte Kreditorenbuchhaltung mit Hiveage

Als Rechnungsdienst bietet Hiveage die Möglichkeit, Ihre eingehenden Rechnungen zu verfolgen und effektiv zu organisieren. Eingehende Rechnungen werden in Hiveage „Rechnungen“ genannt. Mit der Rechnungsfunktion können Sie die Rechnungen erfassen, die Sie von Ihren Lieferanten und Lieferanten erhalten – Ihre eigene kleine Kreditorenbuchhaltung

Beginnen Sie mit dem Ausfüllen der wesentlichen Informationen wie Verkäufername, Adresse, Artikeldetails und Steuern. Sie können die Originalrechnung auch an eine Rechnung in Hiveage anhängen, wodurch Sie alle Ihre Unterlagen an einem Ort organisieren können.

Wenn Sie ein größeres Unternehmen mit einem Team sind, das Ihre Konten verwaltet, möchten Sie möglicherweise doppelte Kontrolle haben, damit jemand anderes in Ihrem Team die Rechnungen überprüft, bevor sie für Zahlungen genehmigt werden. Genehmigungen können mit der Option „Als zahlbar markieren“ erfolgen. Wenn die Rechnungen als „Zahlbar“ gekennzeichnet sind, erscheinen sie im Dashboard unter dem Abschnitt „Kreditorenbuchhaltung“, der nach dem Namen des Anbieters geordnet ist, sodass Sie den Überblick über die jedem Anbieter fälligen Gesamtbeträge behalten können.

Sobald die fälligen Zahlungen auf die Kreditorenkonten eingegangen sind, können Sie die Rechnungen aktualisieren, indem Sie die Zahlungsinformationen hinzufügen. Mit diesem Schritt schließen Sie den Kreditoren-Workflow in Hiveage ab und löschen die Salden aus dem Dashboard.

Um Ihre Kreditorenbuchhaltung zu vereinfachen und beruhigt zu sein, melden Sie sich noch heute für Ihre kostenlose 14-tägige Testversion mit vollem Funktionsumfang in Hiveage an. Mit unseren intuitiven und benutzerfreundlichen Workflows werden Sie feststellen, dass der Kreditorenprozess nicht kompliziert und umständlich sein muss. Fröhliche Abrechnung!

FAQs zu den Vorteilen der Kreditorenbuchhaltung

Was ist der Hauptvorteil der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Die Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung erleichtert die Verwaltung der Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung über eine einzige digitale Plattform. Es bietet eine klarere Transparenz und verbesserte Kontrolle über Finanzprozesse und Datenerfassung.

Was sind die wichtigsten Ziele der Kreditorenbuchhaltung?

Zu den Zielen der Kreditorenbuchhaltung gehören: Pünktliche Zahlungen an Lieferanten, Pflege genauer Daten, Aufrechterhaltung positiver Beziehungen zu Lieferanten und Erforschung von Möglichkeiten, Geld zu sparen und das Endergebnis zu verbessern.

Was sind die Schlüsselfunktionen des AP-Prozesses?

Zu den Schlüsselprozessen der Kreditorenbuchhaltung gehören: Kalkulieren, Buchen von Geschäftstransaktionen, Rechnungsverarbeitung und Verifizieren von Finanzdaten zur Verwendung bei der Pflege von Aufzeichnungen.