So erzielen Sie Geschäftswachstum durch Verbesserung der Compliance und des Zeitmanagements: Die Fallstudie von Canada Restoration Services

Kitt, Nägel, Hämmer, Holz, Leim, Blech. Wenn es um die Restaurierung von Privathaushalten und Büros geht, sind die Handwerkszeuge gut etabliert; oder zumindest waren sie es. Um als Profi zu gelten und ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, musste man bis vor kurzem einfach gut darin sein, sie zu nutzen. Aber die Zeiten ändern sich. Heutzutage ist Technologie in unseren Alltag eingebettet. Wir können uns ohne unsere Technologie kaum vorstellen und sie wegzunehmen würde drastische Veränderungen erzwingen.

Doch obwohl Technologie überall um uns herum und ein Teil unseres Alltags ist, haben viele lokale Unternehmen immer noch Angst, wenn es um die Einführung neuer Technologien geht. Es ist kein Geheimnis, dass Technologie ein Unternehmen voranbringen kann, aber nur, wenn Sie wissen, wie man sie einsetzt. Viele Traditionsunternehmen setzen deshalb immer noch lieber auf Stift und Papier als „online“.

Veränderung ist beängstigend, aber Veränderungen zu ignorieren kann noch beängstigender sein. Langsam aber sicher verändert sich die Baubranche und wird technologischer. Der Wandel begann mit großen Branchenakteuren, die den Begriff und die Methodik des „Lean Construction“ einführten. Eine Methode, mit der Bauunternehmen schnell und effektiv arbeiten und dabei die Kundenbedürfnisse in den Vordergrund stellen. Eine der häufigsten Methoden zur Implementierung von Lean-Construction-Methoden ist die Einführung von (kostengünstiger) Computersoftware, um reibungslosere Arbeitsprozesse zu generieren.

Lean Construction gibt es eigentlich schon seit etwa 25 Jahren, aber erst seit kurzem setzt es sich selbstbewusst auch bei lokalen Unternehmen durch. Beispielsweise verwenden seit 2012 etwa 50 % der nordamerikanischen Bauunternehmen Software zur Erstellung von Projektschätzungen, und diese Zahl steigt jedes Jahr um etwa 10 %.

Marketing zuerst

Dies ist kein Kurs in Lean-Construction-Methoden. Stattdessen möchten wir das Konzept aus der hypothetischen Wolke auf den Bürgersteig bringen. Die Herausforderungen lokaler Bauunternehmen erfordern und können eine vollständige Überarbeitung ihrer Arbeitsweise nicht aufrechterhalten. Bevor wir versuchen, das edle, aber hochgesteckte Ziel zu erreichen, die Branche zu revolutionieren, sollten wir zunächst die täglichen Prozesse weniger zeitaufwändig und produktiver gestalten.

Wie bereits erwähnt, kann Bausoftware Unternehmen dabei helfen, ihre Effizienz zu steigern. Die meisten Konstruktionsprogramme sind jedoch teuer und schwer zu bedienen. Dies hat lokale Unternehmen von der Umsetzung abgehalten. Wo die Softwaredurchdringung tiefgreifend ist, ist im Marketing. Marketing ist normalerweise einer der ersten Bereiche, in denen kleine Unternehmen neue Technologien integrieren.

Warum? Weil sich Ihre Investition in neue Technologie sofort auszahlt (oder auch nicht). Beispielsweise werben die meisten Heimwerkerdienste jetzt bei Google. Einige betreiben sogar SEO (Suchmaschinenoptimierung) und haben eine aktive Präsenz in den sozialen Medien.

Es ist relativ einfach, Ihre Marketingaktivitäten online zu stellen. Ihre potenziellen Kunden sind bereits da . Sie können Ihr Marketing auch problemlos an einen externen Anbieter auslagern und müssen nichts Neues lernen oder Ihre Organisation auf den Kopf stellen. Sie lehnen sich einfach zurück und warten auf die eingehenden Anrufe (oder E-Mails).

Ein Profi zu sein bedeutet jedoch nicht, jemand anderen dafür zu bezahlen, es für Sie zu tun, sondern es selbst zu tun. Und während Sie Ihr Marketing auslagern können, können Sie Ihre Kernoperationen nicht auslagern. Was Sie tun können, ist Technologie einzusetzen, um die Produktivität Ihres Teams zu verbessern, solange Sie eine Technologie finden, die einfach zu verwenden und erschwinglich ist und alle Ihre Anforderungen erfüllt .

Laut Darren Gradus, dem CEO und Gründer von Canada's Restoration Services, hat ihn dies dazu veranlasst, sich für die Mitarbeiter-App von Connecteam zu entscheiden, um die Effizienz und Produktivität seiner Belegschaft zu verbessern.

Über die Wiederherstellung Kanadas

Canada's Restoration Services ist ein von Darren Gradus gegründetes Wasser-, Feuer- und Schimmelsanierungsunternehmen. Seit seiner ursprünglichen Gründung in Toronto vor fast 8 Jahren hat sich Canada's Restoration Services zu einem Unternehmen entwickelt, das 6 Standorte in ganz Kanada abdeckt: Ottawa, Montreal, Edmonton, Calgary, Vancouver und Toronto.

Eine Branche der Kunden von Canada Restoration sind Versicherungsunternehmen, die Canada Restoration als Verkäufer einsetzen. Wenn ein Versicherer seine Versicherung aktiviert und z. B. nach einer Überschwemmung die Wiederherstellung eines Kellers verlangt, schickt die Versicherungsgesellschaft Canada Restoration, um den Auftrag auszuführen.

Die Zusammenarbeit mit einem großen Kunden wie einem Versicherungsanbieter bedeutet, dass Canada Restoration sehr spezifische Vorschriften einhalten muss. An der Einhaltung dieser Vorschriften wird die Leistung des Unternehmens gemessen.

Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter zunächst einmal die Vorschriften kennen müssen. Zweitens, die Vorschriften einhalten und schließlich für ihre Handlungen verantwortlich sein. Bei der Verwaltung eines kleinen Personals kann ein Manager sehr einfach und schnell mit seinen Mitarbeitern kommunizieren und die Einhaltung überprüfen. Wenn Ihr Personal jedoch wächst, können Sie nicht überall gleichzeitig sein, und es wird immer schwieriger, zwischen den Standorten hin und her zu laufen und trotzdem ein Unternehmen zu führen und auszubauen.

Unternehmenswachstum vs. Geschäftsprozess

Unternehmen, die sich eines schnellen Wachstums erfreuen, leiden normalerweise auch unter etwas chaotischen Betriebsabläufen. Man kann es sich wie ein Wildpferd vorstellen: Je schneller und kräftiger das Pferd ist, desto schwieriger kann es sein, es unter Kontrolle zu halten.

Verstehen Sie uns nicht falsch, schnelles Wachstum ist fantastisch und das, was jedes Unternehmen will. Es bringt jedoch einige neue Probleme mit sich. Einige Unternehmen beginnen ihren Tag beispielsweise mit einem täglichen 15-minütigen Meeting, bei dem alle Arbeitsaufträge an Teams verteilt werden, die sich dann auf den Weg zu ihren Standorten machen. Dieser Prozess kann für ein Bauunternehmen mit 10 Mitarbeitern sinnvoll sein, aber für ein Unternehmen mit 40 oder 60 Mitarbeitern können Änderungen erforderlich sein .

Darren Gradus erkannte schnell, dass er mit dem Wachstum von Canada Restoration Services einige Änderungen vornehmen musste, um das Serviceniveau aufrechtzuerhalten. Da Compliance für Canada Restoration Services ein großes Anliegen ist, verstand er zuallererst, dass er ein weiteres Paar Augen vor Ort brauchte. Um die Gewinnmargen aufrechtzuerhalten, waren jedoch zusätzliche Einstellungen über die bereits geplanten hinaus keine Option.

Wie Connecteam geholfen hat

Viele Unternehmen, die nach einer Möglichkeit suchen, das Unternehmenswachstum zu steuern und aufrechtzuerhalten, ohne ihre Gewinnspannen zu schmälern, wenden sich der Technologie zu. Und so begann die Suche nach einer technologischen Lösung, die den Anforderungen von Canada Restoration Services entsprach. Die erfolgreiche Lösung müsste viele Kriterien erfüllen und dennoch erschwinglich genug sein, um wirtschaftlich sinnvoll zu sein.

Es müsste Compliance und Rechenschaftspflicht sicherstellen und gleichzeitig eine effektive Kommunikation, Aufgabenverwaltung und Zeitverwaltung bieten. Ein integriertes Berichtssystem, das Informationen über die aufgewendete Zeit, verwendete Ressourcen und abgeschlossene (oder nicht) Verfahren liefert, wäre ebenfalls schön zu haben. Schließlich musste die Lösung schnell zu implementieren und einfach zu bedienen sein, sonst wird unsere „Lösung“ sehr schnell zu einem „Problem“.

Nach längerer Recherche fand Darren schließlich mit Connecteam das All-in-One-Tool, das seinen Anforderungen entsprach.

Zeiteinteilung

Für das Zeitmanagement verwendet Canada Restoration Services die GPS-fähige mobile Stechuhr von Connecteam, um bestimmte Mitarbeiterschichten pro Projekt zu erfassen. Mitarbeiter verwenden die mobile App von Canada Restoration Services, um auf ihre Stempeluhr zuzugreifen und sich vor Ort ein- und auszustempeln .

Sie fügen auch Tags und Notizen hinzu, die automatisch mit ihren Schichten an einen Administrator im Büro gesendet werden. Auf dem Desktop „Launch Pad“ wird dann ein Stundenzettel erstellt, auf dem ein Administrator auf alle Schichten zugreifen, sie bearbeiten und genehmigen kann. Der Bericht kann dann in Gehaltsabrechnungssysteme exportiert werden.

Mithilfe der mobilen Stempeluhr mit GPS-Ortung konnte Darren jederzeit einen besseren Überblick darüber haben, wo sich seine Teams befinden.

Die Integration von Connecteam mit QuickBooks Online und Gusto ermöglicht Managern auch den einfachen Export von Stundenzetteln für eine 100 % genaue Gehaltsabrechnung.

Compliance-Workflows

Auftragnehmer, die mit Versicherungsunternehmen zusammenarbeiten, wissen, dass die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist und Ihrem Unternehmen zum Verhängnis werden kann. Dennoch ist Compliance für viele Auftragnehmer ein Problem.

Es ist nicht unbedingt so, dass Mitarbeiter kein Interesse an Compliance haben oder sich nicht um Compliance kümmern, aber Vorschriften ändern sich schnell und es ist schwierig, den Überblick zu behalten, insbesondere wenn Sie es gewohnt sind, die Dinge auf eine bestimmte Weise zu tun .

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter jederzeit über Vorschriften und Standards informiert werden, hat Canada Restoration Services mit Connecteams Workflow Asset Compliance-Workflows erstellt. Das Workflow-Asset ermöglicht Managern und Administratoren, einen bestimmten Jobfortschritt zu erstellen, der abgeschlossen sein muss, bevor ein Job als erledigt betrachtet werden kann. Über die mobile App können jedem Mitarbeiter Workflows zugewiesen und anschließend ein Abschlussbericht erstellt werden.

Auf diese Weise können Manager und Administratoren den Arbeitsfortschritt pro Mitarbeiter vollständig einsehen und auch Rechenschaft darüber ablegen, wer was getan hat oder wer was NICHT getan hat. Sie müssen nicht mehr herumlaufen und versuchen, herauszufinden, wer verantwortlich ist, wenn die Compliance nicht eingehalten wird.

Dokumenten-Management

Verkäufer von Versicherungsunternehmen sind nicht nur Bauprofis, sondern auch Bürokratie-Ninjas. Wie Ihnen jeder Versicherungsanbieter sagen wird, bedeutet die Zusammenarbeit mit Versicherungsunternehmen, dass Sie ein effizientes Ablagesystem benötigen oder dass Ihnen ein sehr stressiger Tag garantiert ist.

Auftragnehmer sollten eine umfassende Richtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen entwickeln. Bewahren Sie alle Versicherungszertifikate mit Vermerken, eine Kopie der Verkäufervereinbarung und den Arbeitsumfang und die Feldnotizen des Verkäufers für mindestens 7 Jahre nach Abschluss des Projekts auf.

Viele Bundesstaaten haben 10-12-Jahres-Satzungen für die Geltendmachung von Sachschadensansprüchen, aber keine Begrenzung für Körperverletzungsansprüche. Einige Rechtsstreitigkeiten wegen Körperverletzungsansprüchen im Zusammenhang mit Asbest- und Umweltverschmutzungshaftung, die angeblich bereits in den 1960er Jahren stattgefunden haben, dauern noch heute an.

Der unmittelbare Vorteil der Aufbewahrung dieser Versicherungsunterlagen besteht darin, Prozesskosten für einen 10 Jahre alten Baumangelanspruch an die Versicherungsgesellschaft Ihres untergeordneten Subunternehmers abzuwenden und so die Auswirkungen dieser Kosten auf Ihre Bilanz oder Schadenquote zu vermeiden. Angesichts der Popularität digitaler Speicheroptionen ist es am besten, Aufzeichnungen dauerhaft aufzubewahren.

Canada Restoration Services ging bei der Verwaltung von Aufzeichnungen noch einen Schritt weiter. Durch die Verwendung von Connecteam konnten sie alle Aufzeichnungen auf mobilen Geräten verfügbar machen und sie vor Ort den relevanten Projektmanagern zuweisen. Dies beschleunigte die Arbeitsprozesse erheblich und reduzierte die Notwendigkeit für Projektmanager, zurück ins Büro zu gehen, was wiederum die Kraftstoffkosten senkte und die Produktivität steigerte.

Training am Arbeitsplatz mit integrierter Verantwortlichkeit

Seit 2014 verlangt das Arbeitsministerium von Ontario von allen Arbeitgebern sicherzustellen, dass alle ihre Arbeiter und Vorgesetzten ein grundlegendes Schulungsprogramm zum Thema Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz absolvieren. Abgesehen von diesen neuen Anforderungen haben Arbeitgeber im Rahmen des OHSA weiterhin die Pflicht, Arbeitnehmer über arbeitsplatzspezifische Gefahren zu informieren.

Niemand bestreitet die Bedeutung von Sicherheitsschulungen, insbesondere in der Baubranche. Wenn Schulungen jedoch bedeuten, einen Mitarbeiter von einem Projekt abzuziehen, um die Anforderungen an Sicherheitsschulungen zu erfüllen, kann dies schwerwiegende Folgen für ein lokales Bauunternehmen haben.

Canada Restoration Services verwendet die integrierten Schulungsmodule von Connecteam, um OSHA-Sicherheitsschulungsmodule für Vorgesetzte und Mitarbeiter bereitzustellen . Sie können das Schulungsprogramm dann vor Ort, unterwegs oder zu Hause absolvieren. Der Administrator erhält einen vollständigen Bericht über seinen Fortschritt und kann sogar Quizfragen hinzufügen, um sein Wissen zu bewerten.

Sicherheitstraining ist natürlich ein guter Anfang, aber die Einsatzmöglichkeiten sind endlos und können Ihre Teams wirklich auf die nächste Stufe bringen.

Professionelle Anleitung in Echtzeit

Die meisten Bauunternehmen haben Probleme, Wissen vom Büro auf den Außendienst zu bringen. Schulungen sind eine großartige Lösung, wenn Sie nach einer strategischen und langfristigen Lösung suchen, aber manchmal müssen Sie nur schnelle und effektive informelle Gespräche führen, bei denen Manager Probleme in Echtzeit mit Mitarbeitern außerhalb des Unternehmens besprechen können.

Das Chat-Asset von Connecteam wurde von den Teams von Canada Restoration Services als eine Art professionelles Forum genutzt, in dem sie Wissen austauschen und verschiedene Optionen diskutieren konnten. Das Chat-Asset ermöglicht es Teams, Bilder hochzuladen und Dateien in einer Live-Chat-Umgebung zu kommentieren. Für die weniger erfahrenen Arbeitnehmer erwies sich der Chat als großartiges Instrument, um erfahrenere Arbeitnehmer auf informelle und zugänglichere Weise um Rat zu fragen.

Was können wir daraus lernen

Also, wie Austin Powers sagen würde: „Was bedeutet das alles, Basil“? Wenn Sie ein Bau- oder Dienstleistungsunternehmen leiten und betreiben, sind Sie sich der digitalen Revolution, die um uns herum stattfindet, sehr wohl bewusst. Sie sind auf Facebook, Sie haben ein Twitter-Konto (wahrscheinlich seit einigen Jahren nicht mehr aktiv), Sie kommunizieren hauptsächlich über die mobilen Apps auf Ihrem Smartphone.

Dennoch läuft Ihr Unternehmen immer noch mit Stift, Papier, einem Whiteboard und vielleicht einer Excel-Tabelle, wenn Sie sehr fleißig sind. Sie wissen auch, dass Ihre Wettbewerber ebenfalls mit dem digitalen Wandel beginnen.

Wie die meisten Geschäftsinhaber halten Sie sich jedoch an das Sprichwort: „Wenn es nicht kaputt ist, reparieren Sie es nicht“. Die Sache mit alten Sprichwörtern ist, dass sie, nun ja, alt sind und nicht auf die schnelllebige und technologische Welt, in der wir heute leben, angewendet werden können. Das Ignorieren der Veränderungen, die überall stattfinden, kann für Ihr Unternehmen katastrophal sein. Je früher Sie in das digitale Zeitalter eintreten, desto einfacher wird es, die Produktivität zu steigern und sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben.

Wir haben Darren gebeten, seine Erfahrung mit Connecteam in einem Satz zusammenzufassen: „Sie werden bei keiner Software da draußen einen besseren ROI finden, eine Plattform, die ALLES kann“.