Bestandteile einer Rechnung: Was eine Rechnung enthalten muss

Wenn Sie mit dem Erstellen von Rechnungen beginnen, kann dies sicherlich überwältigend sein. Dies gilt insbesondere, da viele Rechnungen je nach der von Ihnen geleisteten Arbeit, den Anforderungen von Ihnen und Ihrem Kunden und davon, ob Sie konsolidierte Rechnungen erstellen, unterschiedlich sind. Es gibt jedoch einige Schlüsselelemente, die Sie in jede Rechnung aufnehmen müssen – sowohl für Ad-hoc-Rechnungen als auch für wiederkehrende Rechnungen.

Sie können sich diese als „Baseline“ Ihrer Rechnung vorstellen – die wichtigsten Informationen für Sie und den Empfänger. Indem Sie sicherstellen, dass Sie diese in jede ausgestellte Rechnung aufnehmen, haben Sie eine gute Vorlage, auf der Sie aufbauen können.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die acht Schlüsselelemente, die Sie auf jeder Rechnung angeben müssen. Wir werden auch darauf eingehen, wie Sie den gesamten Zahlungsprozess vereinfachen können, indem Sie Rechnungssoftware wie Hiveage verwenden. Lass uns anfangen!

8 wesentliche Bestandteile einer Rechnung, die alle Ihre Rechnungen enthalten müssen

Natürlich enthält Ihre Rechnung normalerweise alle von Ihren Kunden geforderten Elemente, und dies wird manchmal durch geografische oder regierungsspezifische Gesetze und Vorschriften vorgeschrieben. Unser erstes Element ist jedoch fest im gesunden Menschenverstand verankert.

1. Kennzeichnen Sie Ihre Rechnungen deutlich als solche

Dieser erste Punkt ist einfach. Dies bedeutet einfach, dass Sie das Wort „Rechnung“ auf Ihrer Rechnung angeben. Obwohl dies offensichtlich erscheinen mag, ist es tatsächlich sehr wichtig, seinen Zweck klar zu machen. Wenn Sie Ihre Rechnung beispielsweise deutlich kennzeichnen, vermeiden Sie Situationen, in denen Personen sie mit einer Quittung, einem Kontoauszug oder einem Kostenvoranschlag verwechseln könnten.

Denken Sie beim Durchlesen dieser Elemente daran, dass Ihr Hauptziel darin bestehen sollte, so schnell wie möglich bezahlt zu werden, sobald eine Rechnung ausgestellt wurde. Daher werden Sie oft feststellen, dass Ihre Vorlage in irgendeiner Weise angepasst werden muss, wenn die Zahlungsfristen zu lang sind.

2. Fügen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer hinzu

Eine Rechnungs-ID-Nummer oder einfach Rechnungsnummer ist eine eindeutige Zeichenfolge, die eine bestimmte Rechnung identifiziert. Diese haben normalerweise ein vorgegebenes Format, einschließlich eines Präfixes und einer Zahlenfolge. Rechnungs-IDs werden am häufigsten mit wiederkehrender Abrechnung in Verbindung gebracht.

Es ist jedoch immer noch äußerst wichtig, sie aufzunehmen, selbst auf einmaligen Rechnungen für Ihre eigenen Unterlagen und die Ihrer Kunden. Indem Sie jeder Rechnung eine eindeutige Kennung zuweisen, können Sie leicht auf frühere Rechnungen verweisen und es wird viel einfacher, die Arbeit zu verfolgen, die Sie mit verschiedenen Kunden geleistet haben.

3. Fügen Sie genaue Kostenbeträge hinzu

Natürlich müssen Sie Ihrem Kunden sagen, was er bezahlen muss. Neben der Gesamtsumme sollten Sie die Kosten aber auch in einzelne Beträge für jeden Aspekt Ihrer geleisteten Arbeit aufschlüsseln.

Wenn Sie beispielsweise sowohl eine Website als auch ein Logo für einen Kunden entworfen haben, sollten Sie die Kosten für jede Aufgabe skizzieren. Dies wird ihnen helfen, eine klarere Vorstellung davon zu bekommen, wofür sie bezahlen und wie die endgültige Zahl berechnet wurde.

4. Machen Sie die Zahlungsbedingungen klar

Sie müssen ihnen nicht nur sagen, was sie bezahlen sollen, sondern auch klar machen, wie sie es tun sollen. Auf diese Weise können Sie sie darüber informieren, ob Teilzahlungen zulässig sind, welche Zahlungsmethoden Sie zum Einzug der Zahlung verwenden und wann sie zahlen sollen (dh Fälligkeitsdatum).

In dieser Phase klar zu sein, wird dazu beitragen, Unsicherheiten oder Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Wie bereits erwähnt, je einfacher es ist, eine Rechnung zu bezahlen, desto schneller erhalten Sie das Geld.

5. Geben Sie Zahlungsdetails an

Natürlich müssen Sie Ihrem Kunden auch die Details mitteilen, die er benötigt, um die Zahlung abzuschließen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Ihre Kontodaten und Bankleitzahl oder Ihre PayPal-Adresse handeln.

Wenn Sie in dieser Phase alle Informationen und Details angeben, wird es Ihren Kunden nach wie vor leichter fallen, die Zahlung rechtzeitig abzuschließen. Es stellt auch sicher, dass jede Zahlung gemäß Ihren Anforderungen abgeschlossen wird.

6. Geben Sie alle relevanten Daten auf Ihrer Verkaufsrechnung an

Ihre Rechnung muss auch genaue Datumsinformationen enthalten. Dies beinhaltet Folgendes:

• Lieferdatum: Wenn Sie die Dienstleistung oder das Produkt an den Kunden geliefert haben.
• Rechnungsdatum: Wenn Sie die Rechnung gesendet haben.
• Zahlungsfälligkeit: Frist zur Zahlung der Rechnung.

Natürlich ist es auch wichtig, dass Sie relevante Daten eindeutig angeben, um Missverständnisse zu vermeiden.

7. Fügen Sie eine Zusammenfassung des in Rechnung gestellten Produkts oder Dienstes bei

Sie sollten beschreiben, wofür genau die Rechnung bestimmt ist. Der Zweck besteht darin, klar darzustellen, welches Produkt oder welche Dienstleistung Sie dem Kunden bereitgestellt haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie hier so spezifisch wie möglich sind, da dies den für die Bearbeitung der Rechnung Verantwortlichen hilft, genau zu wissen, wofür sie bezahlen. Vermeiden Sie vage Kommentare wie „Erbrachte verschiedene Dienstleistungen“ und konzentrieren Sie sich auf die eigentlichen Leistungen.

8. Geben Sie persönliche Informationen für Sie und Ihren Kunden an

Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten persönlichen Informationen über Sie und Ihren Kunden hinzufügen. Für Sie gehören dazu mindestens Name, Adresse und Kontaktinformationen. Wenn es um den Kunden geht, sollten Sie mindestens seinen Firmennamen und seine Adresse angeben.

Gegebenenfalls können Sie auch zusätzliche Informationen hinzufügen, z. B. Steueridentifikationsnummern. Vermeiden Sie jedoch das Hinzufügen unwichtiger Füller, da dies die Lesbarkeit der Rechnung beeinträchtigen könnte.

So erstellen und verwalten Sie ganz einfach professionelle Rechnungen

Auch wenn Sie einige Dinge beachten müssen, muss das Erstellen einer funktionierenden Rechnungsvorlage nicht schwierig sein. Um sich das Leben zu erleichtern, sollten Sie in Betracht ziehen, eine spezielle Software wie Hiveage für die Erstellung elektronischer Rechnungen zu verwenden.

Damit erstellen Sie ganz einfach professionelle Rechnungen anhand von Vorlagen, die sicherstellen, dass alle relevanten Informationen jederzeit enthalten sind. Sie können dies sogar verwenden, um Quittungen und Erinnerungen über dieselbe Oberfläche zu versenden und alles an einem ordentlichen Ort zu halten.

Letztendlich hilft Ihnen dies dabei, konsistente und umfassende Rechnungen zu erstellen und Ihren Rechnungsprozess zu optimieren. Dies hilft Ihnen, Zeit zu sparen, da Sie leicht nachverfolgen können, welche Rechnungen Sie gesendet haben und auf die Zahlung warten, während Ihre Kunden saubere, funktionale Rechnungen erhalten, die alle Informationen enthalten, die sie benötigen, um Sie umgehend zu bezahlen.

Fazit

Das Erstellen von Rechnungen kann eine beängstigende Aufgabe sein, wenn Sie nur begrenzte Erfahrung auf diesem Gebiet haben, aber das muss nicht sein. Wenn Sie den Kernaufbau einer Rechnung verstehen und wissen, was die absoluten Mindestanforderungen sind, können Sie problemlos funktionierende Rechnungen erstellen und versenden.

In diesem Artikel haben wir die Elemente beschrieben, die jede Rechnung enthalten muss. Dazu gehören die eindeutige Kennzeichnung Ihrer Rechnungen, einschließlich der Details Ihres Kunden und Ihrer Person, eine Zusammenfassung der von Ihnen tatsächlich erbrachten Dienstleistungen, der Gesamtkosten und mehr.

Haben Sie Fragen zum Erstellen einer Rechnung? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen!