Die 6 besten Dokumentenverwaltungssysteme für kleine Unternehmen im Jahr 2023
Veröffentlicht: 2023-03-27Effizientes Dokumentenmanagement, gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit sind für Unternehmen jeder Größe zu einem entscheidenden Faktor geworden. In diesem Artikel sehen wir uns die beste Dokumentenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen an und untersuchen die Vor- und Nachteile, Hauptfunktionen und Preise.
Dokumentenmanagementsysteme sind Plattformen zum Speichern, Organisieren und Verwalten von Dokumenten. Die besten Systeme befinden sich in der Cloud und ermöglichen den Zugriff von jedem autorisierten Benutzer, unabhängig davon, wo er arbeitet.
Dokumentenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen unterscheidet sich jedoch von Cloud-Speicher. Ein Dokumentenverwaltungssystem bietet neben der Speicherung von Dokumenten Verwaltungstools, Ressourcen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Automatisierung für Arbeitsabläufe. Die besten Dokumentenverwaltungssysteme für kleine Unternehmen helfen Ihnen, alle Arten von Dokumenten Ihres Unternehmens auf einer benutzerfreundlichen Plattform mit robuster Dokumentensicherheit aufzubewahren.
In diesem Artikel sehen wir uns die besten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für kleine Unternehmen an und untersuchen die Vor- und Nachteile, Hauptfunktionen und Preise oder kostenlose Testoptionen.
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Unsere Top-Picks
Bestes all-in-one Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem
Erfahren Sie mehr
Gut zum Erstellen und Bearbeiten von Dateien
Gut zum Optimieren der Dateispeicherung und -freigabe
So wählen Sie ein Dokumentenverwaltungssystem für kleine Unternehmen aus
Ein Dokumentenmanagementsystem für kleine Unternehmen sollte alle Ihre Dokumente an einem Ort hosten. Es sollte einen einfachen Zugriff und eine sichere Dateispeicherung ermöglichen. Als kleines Unternehmen möchten Sie auch, dass Ihr Dokumentenverwaltungssystem einfach zu bedienen ist – ohne sich auf ein Technikteam verlassen zu müssen, nur um auf Ihre Dateien zuzugreifen.
Die 6 besten Dokumentenverwaltungssysteme für kleine Unternehmen von 2023
Connecteam – Bestes cloudbasiertes All-in-One-Dokumentenverwaltungssystem
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Connecteam ist die einfachste Plattform zum Sammeln, Verwalten und Organisieren Ihrer Dokumente in einem zentralen Repository. Connecteam wird als beste All-in-One-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen eingestuft und eignet sich hervorragend für HR, Onboarding und Verarbeitung. Es ermöglicht Mitarbeitern, erforderliche Dokumente hochzuladen und persönliche Dateien sicher an einem Ort zu verwalten. Dies minimiert die Onboarding-Zeit und lässt die Mitarbeiter schneller arbeiten – wodurch Zeit für andere wichtige Aufgaben frei wird.
Ablauf und Warnungen
Sie können Ablauffristen für die Dokumentation mit automatischer Benachrichtigung festlegen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiterdatensätze immer auf dem neuesten Stand sind. Beispielsweise können Sie Benachrichtigungen festlegen, die Sie darüber informieren, wenn Mitarbeiter-Compliance-Dokumente, Lizenzen oder Zertifizierungen bald ablaufen, damit Sie Ihre Aufzeichnungen aktualisieren können.
Beseitigen Sie Datensilos
Da Sie in einer App auf alle Ihre Dokumente zugreifen können, können Sie Datensilos und Dokumentenverwaltungskanäle eliminieren. Sie müssen nicht mehr E-Mail, Google Drive oder Dropbox verwenden, um den Überblick zu behalten und sich Gedanken darüber zu machen, wo etwas gespeichert ist.
Robustes Zugriffsmanagement
Sie können jedes gespeicherte Dokument sofort abrufen, Benutzern Berechtigungen erteilen und Daten nur auf autorisierte Benutzer beschränken. Dies erleichtert die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Teammitgliedern und stellt gleichzeitig sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff haben.
Wissenszentren
Sie können Connecteam auch verwenden, um umfassende Wissenszentren für interne Teams aufzubauen , indem Sie so viele Dateien hinzufügen, wie Sie möchten. Beispielsweise können Sie alle Ihre Onboarding-Informationen, Schulungsunterlagen, Firmenhandbücher, Richtlinien und FAQs in einem für neue Mitarbeiter eingerichteten Bereich speichern. Dies macht es auch einfach, globale Änderungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die neuesten Informationen hat.
Teilen Sie Dokumente ganz einfach in Chats, Gruppen oder direkt
Teams können Dokumente in Team-Chats direkt mit anderen Teammitgliedern teilen oder Dokumente Gruppen zuweisen. Connecteam eignet sich besonders gut für „deskless workers“, die keinen regelmäßigen Zugriff auf einen Bürocomputer oder eine Unternehmens-E-Mail haben.
Hauptmerkmale
Sammeln, speichern und organisieren Sie Dokumente
Robuste Dokumentenmanagement-Teams
Digitale Formulare und Checklisten
Aufgabenmanagement
Knowledge-Center-Funktionalität
Angestellten Training
Vorteile
Einfach zu bedienen mit intuitiven Tools
Verwendet minimalen Speicherplatz
Erschwingliche Alternative zu anderen DMS-Lösungen
Ausgezeichnete Kundenbetreuung
Nachteile
Unterstützt derzeit keine Dokumentzusammenarbeit
Preisgestaltung
Ab nur 29 $/Monat für die ersten 30 Benutzer Kostenlose14-tägige Testversion Kostenloser Plan verfügbar
14-tägige kostenlose Testversion, keine Kreditkarte erforderlich
Starten Sie Ihre kostenlose TestversionZoho Docs – Gut zum Erstellen und Bearbeiten von Dateien
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Zoho WorkDrive ist eine weitere alternative Dokumentenverwaltungssoftware, die über das Erstellen und Speichern von Dokumenten in einem zentralen Repository hinausgeht. Es bietet einen sicheren, gemeinsam genutzten Arbeitsbereich, der einfach und benutzerfreundlich ist. Es bringt auch E-Mail, Chat, Anrufe und Aufgabenverwaltung an einem Ort zusammen.
Zoho stellte sein eigenständiges Dokumentverwaltungsprojekt Zoho Docs Anfang 2023 ein, führte die Funktionen jedoch in Zoho WorkDrive ein. Es enthält alle integrierten Collaboration-Tools von Zoho Docs, mit denen Benutzer Dateien in Echtzeit verbinden, kommunizieren, überprüfen, kommentieren oder bearbeiten können. Die Software erleichtert auch die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Teammitglieder oder Gruppen.
Erfahren Sie mehr über Zoho DocsHauptmerkmale
- Dokumentenklassifizierung
- Elektronische Signaturen
- Versionskontrolle
- Buchungskontrolle
Vorteile
- Sicherer, gemeinsam genutzter Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
- Schnelle Reaktion und einfach zu bedienen
Nachteile
- Es kann schwierig sein, Dateien zu finden, wenn Sie nicht wissen, wo sie gespeichert sind
- Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) fehlt in Einstiegs- und Midlevel-Optionen.
Preisgestaltung
Ab 5 $/Benutzer/Monat Testversion: Ja Kostenlos: Ja
Box – Gut zum Optimieren der Dateispeicherung und -freigabe
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
- Fenster
- Mac
Box for Business ermöglicht Ihnen das einfache Hochladen und Freigeben von Dokumenten in Ihrer gesamten Organisation. Sie können private Dateien hosten und vor dem Senden direkte Links senden oder Inhalte herunterladen. Mit Box for Business können Sie auch Links anpassen, um Anzeige- oder Bearbeitungsberechtigungen zu erteilen und passwortgeschützte Links zu generieren. Links können eine benutzerdefinierte URL enthalten und so eingestellt werden, dass sie nach einem bestimmten Intervall automatisch ablaufen und das Herunterladen von Dokumenten zulassen oder blockieren.
Benutzer können mit einer intuitiven Benutzeroberfläche für die Dateispeicherung schnell loslegen. Einige Benutzer empfinden die Berechtigungen und die Admin-Einrichtung jedoch als etwas herausfordernd.
Sie können auch offline bearbeiten; synchronisierte Dokumente werden automatisch aktualisiert, sobald sie online sind. Allerdings gibt es eine kleine Verzögerungszeit. Externe Benutzer wie Klienten und Kunden erhalten nur Leserechte und können Dokumente nicht bearbeiten, was die Zusammenarbeit erschweren könnte.
Erfahren Sie mehr über BoxHauptmerkmale
- Drag-and-Drop-Funktionalität
- Anpassbare Vorlagen
- Workflow-Management
- Archivierung und Aufbewahrung
Vorteile
- Unbegrenzter Datenspeicher
- Aufgabenautomatisierung, wie Erinnerungen und Genehmigungen
Nachteile
- Unterstützt keine optische Zeichenerkennung
- Es kann schwierig sein, Dokumente zu finden, es sei denn, Sie kennen den Ort
Preisgestaltung
Ab 20 $/Benutzer/Monat Testversion: Ja – 14-tägiger kostenloser Plan: Nein
Microsoft Sharepoint – Gut für Microsoft 365-Benutzer für gemeinsam genutzte Arbeitsumgebungen
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Microsoft SharePoint funktioniert als eigenständiges Produkt oder als Teil Ihres Microsoft 365-Abonnements. Es bietet Content Collaboration und erweiterte Suchfunktionen. Einige Benutzer finden es komplex und schwierig zu navigieren. Wenn Sie sich jedoch mit Microsoft 365 auskennen, wird es wahrscheinlich eine viel geringere Lernkurve sein. Neben der Dokumentenspeicherung können Benutzer auch Intranet-Sites zum Teilen von Informationen, Aufgabenplanung und Kontakten erstellen.
Da SharePoint in Microsoft 365 integriert ist, ist es eine beliebte Wahl für viele Unternehmen. Mit SharePoint können Sie Dokumente verwalten, Sicherheitsstufen und Berechtigungen festlegen und in Scan- und Erfassungstools integrieren. Außerdem können Benutzer Dokumentmetadaten eingeben und verwalten.
Einrichtung und Wartung können zeitaufwändig sein – während einige sofort einsatzbereite Funktionen enthalten sind, erfordern einige Funktionen einen erfahrenen Benutzer oder Entwickler, um sie zu erstellen. Für die Grundlagen der Dokumentenverwaltung ist es jedoch für ein kleines Unternehmen geeignet.
Erfahren Sie mehr über Microsoft SharepointHauptmerkmale
- Werkzeuge zur Zusammenarbeit
- Workflow-Management
- Kommentieren und Notizen
- Integration mit Microsoft 365
Vorteile
- Anpassbare Vorlagen
- Kann benutzerdefinierte Intranetseiten erstellen
Nachteile
- Unterstützt keine Versionskontrolle oder Audit-Trail
- Unterstützt keine elektronischen Signaturen
Preisgestaltung
Ab 4,59 $/Benutzer/Monat Testversion: Nein Kostenlos: Nein
SmartVault – Gut zum Speichern und Teilen von Dokumenten
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
- Fenster
SmartVault wurde für die sichere, Cloud-basierte Dokumentenverwaltung und -speicherung entwickelt, wobei Compliance und Workflow im Vordergrund stehen. Es eignet sich gut für den Austausch von Dokumenten mit Kunden, einschließlich der Erstellung von Markenkundenportalen. Während Sie Dokumente in SmartVault nicht bearbeiten können, können Sie Prozesse mithilfe standardisierter Vorlagen rationalisieren.
SmartVault wirbt mit seiner „Sicherheit auf Bankebene“, um Dokumente auf einem höheren Niveau zu schützen als Cloud-Apps für Verbraucher. Während es Kundeninteraktionen ermöglicht, müssen Kunden ein Konto haben, um auf alle Dokumente auf der Plattform zugreifen zu können.
Erfahren Sie mehr über SmartVaultHauptmerkmale
- Verschlüsselte Dokumentenverwaltung
- Werkzeuge zur Zusammenarbeit
- Drag-and-Drop-Funktionalität
- Workflow-Management-Tools
Vorteile
- Starke Zugriffskontrollen und Berechtigungen
- Automatisierte Audit-Trails
Nachteile
- Dokumente können in SmartVault nicht bearbeitet werden
- Unterstützt keine Echtzeit-Dokumentsynchronisierung
Preisgestaltung
Ab 20 $/Monat pro Benutzer mit mindestens 5 Benutzern Testversion: Ja – 14 Tage kostenloser Plan: Nein
Google Drive – Gut für die Dateispeicherung und Zusammenarbeit
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Google Drive bietet verschlüsselten Zugriff auf Dateien und arbeitet nahtlos mit Google Suite zusammen, einschließlich Google Docs, Google Sheets und Google Slides. Es ermöglicht Ihnen, in Echtzeit mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Es eignet sich gut für die einfache Dateispeicherung und als zentrales Archiv, bietet jedoch nicht die robusten Dateiverwaltungs- und Dokumentenverwaltungssysteme, die einige Unternehmen benötigen. Beispielsweise bietet es keine Unterstützung für Compliance , erweiterte Versionskontrollen oder automatisierte Workflows. Es ist jedoch eine solide Wahl für die grundlegende Dokumentenverwaltung und einen zentralen, kollaborativen Ort für Dateien.
Google Drive funktioniert auch mit Microsoft Office-Dateien, sodass Sie Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente online hochladen und bearbeiten können, ohne sie konvertieren zu müssen.
Erfahren Sie mehr über Google DriveHauptmerkmale
- Drag-and-Drop-Oberfläche
- Such- und Filterfunktionen
- Kollaborations- und Tracking-Tools
- Versionskontrolle
Vorteile
- Benutzerfreundlichkeit
- Bietet auch Offline-Zugriff auf Dokumente
Nachteile
- Unterstützt keine elektronischen Signaturen
- Unterstützt kein Workflow-Management
Preisgestaltung
Kostenlos für die erste 15-GB- Testversion: Nein Kostenlos: Ja
Die 6 besten Dokumentenverwaltungssysteme für kleine Unternehmen von 2023
| Thema |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bewertungen |   | | | | | |
| Preisgestaltung | Beginnt bei nur 29 $/Monat für die ersten 30 Benutzer | Beginnt bei $5/Benutzer/Monat | Beginnt bei 20 $/Benutzer/Monat | Ab 4,59 $/Benutzer/Monat | Ab 20 $/Monat pro Benutzer bei mindestens 5 Benutzern | Kostenlos für die ersten 15 GB |
| Kostenlose Testphase | Ja 14 Tage | Ja | Ja 14 Tage | NEIN | Ja 14 Tage | NEIN |
| Kostenloser Plan | Ja Bis zu 30 Benutzer | Ja | NEIN | NEIN | NEIN | Ja |
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem für kleine Unternehmen?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Online-Plattform zum Speichern, Verwalten und Freigeben von Dokumenten. Mit einem DMS können Sie Ihr Dokumentenmanagement zentralisieren und physische Dateien in digitale Dateien umwandeln. Dies reduziert die zeitaufwändige manuelle Ablage und den Abruf von Dokumenten und ermöglicht die gemeinsame Nutzung mit autorisierten Benutzern.
Je nach ausgewähltem DMS können Sie möglicherweise moderne Tools wie elektronische Signaturen und Online-Zusammenarbeit bearbeiten und nutzen .
Wie funktioniert Dokumentenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen?
Mit einer Dokumentenmanagement-Software können Sie Dokumente digital erfassen und in einer zentralen Datenbank speichern. Die besten Dokumentenverwaltungslösungen sind Cloud-basiert, um jedem verbundenen und autorisierten Benutzer Zugriff zu gewähren.
Benutzer können auf Dokumente zugreifen und an ihnen zusammenarbeiten, Dokumente mit anderen autorisierten Benutzern teilen und Arbeitsabläufe automatisieren. Sie haben auch Zugriff auf Tools für die Weiterleitung von Dokumenten, Genehmigungen und Benachrichtigungen, um die Effizienz zu steigern.
Die meisten DMS-Lösungen können ältere Versionen von Dokumenten archivieren und helfen, Änderungen zu verfolgen, um einen Prüfpfad bereitzustellen.
Die Vorteile einer Dokumentenverwaltungssoftware
Dokumentenverwaltungssoftware hilft kleinen Unternehmen, Arbeitsabläufe und Abläufe zu rationalisieren. Zu den Vorteilen gehören:
- Reduzierter Speicherplatz : Sie beseitigen die Notwendigkeit für physische Aktenschränke, Kisten und Binden zum Aufbewahren von Dokumenten.Dies erleichtert nicht nur das Auffinden der benötigten Dokumente, sondern verringert auch die Stellfläche.
- Organisation : Es ist viel einfacher, Dokumente in einer Dokumentenverwaltungssoftware zu finden, zu speichern und zu suchen.
- Dokumentensicherung und -wiederherstellung : Im Falle eines Feuers oder einer Überschwemmung können physische Dokumente verloren gehen oder zerstört werden.Ein DMS bietet automatisiertes Backup für Business Continuity und Disaster Recovery.
- Verbesserter Arbeitsablauf : Eine kürzlich durchgeführte Studie hat gezeigt, dass fast die Hälfte aller Unternehmen Schwierigkeiten hat, Dokumente zu finden und zu teilen , und etwa ein Drittel Bedenken hinsichtlich der Versionierung hatte.Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen kann diese Probleme lösen.
- Compliance : Die Einhaltung sich entwickelnder Branchen- und Regierungsvorschriften kann eine Herausforderung darstellen.Das richtige DMS stellt die Einhaltung sicher.
- Sicherheit : Ein sicheres, verschlüsseltes DMS schützt Ihre Dokumente.
- Teilen und Zusammenarbeit : DMS-Tools vereinfachen das Teilen und Zusammenarbeiten und unterstützen Remote-Mitarbeiter, verteilte Belegschaften und Kunden.
- Größerer Zugriff : Physische Dokumente werden nur an einem Ort gespeichert, und der Zugriff kann eingeschränkt sein.Der digitale Speicher ermöglicht die gemeinsame Nutzung mit allen Personen, die für den Zugriff berechtigt sind, ohne warten zu müssen.
Die Verwaltung und Pflege von Papierakten ist nicht mehr praktikabel. Die Suche nach Akten und Ordnern in Aktenschränken und Kisten kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die produktiver genutzt werden könnte. Selbst wenn alle Ihre Dateien online sind, kann es schwierig sein, sie zu organisieren und zugänglich zu halten, wenn sie nicht richtig verwaltet werden.
Mit einem effizienten DMS können Sie anhand von Wörtern oder Phrasen suchen, ohne den genauen Dateityp, Namen oder Speicherort zu kennen. Eine Umfrage ergab, dass mehr als die Hälfte der Büroangestellten mehr Zeit damit verbringen, nach Dateien zu suchen, als sie zu bearbeiten. Dieselbe Studie zeigte, wie herausfordernd dies sein kann, wenn Informationen umgehend benötigt werden – 81 % der befragten Büroangestellten gaben an, dass sie ein wichtiges Dokument nicht finden konnten, wenn ihr Chef oder Kunde etwas dringend benötigte.
Dies ist für Remote- und Hybridarbeiter, die unabhängig von ihrem Arbeitsplatz Zugriff auf Informationen benötigen, noch schwieriger geworden.
Wie viel kosten Dokumentenmanagementsysteme für kleine Unternehmen?
Dokumentenverwaltungssysteme für kleine Unternehmen sind für eine begrenzte Anzahl von Benutzern bis zu mehreren hundert Dollar pro Monat kostenlos, abhängig von der Zugriffsebene und dem gewählten Plan.
Beispielsweise ist das Small Business-Paket von Connecteam für die ersten 10 Benutzer zu 100 % kostenlos. Selbst wenn Sie ein etwas größeres Team haben – bis zu 30 Personen – kostet der Basisplan von Connecteam nur 30 US-Dollar pro Monat .
Zum Vergleich: 10 Benutzer mit SmartVault würden 400 US-Dollar pro Monat kosten. Der günstigste Microsoft SharePoint-Plan wäre 50 $ pro Monat für 10 Benutzer oder 230 $ pro Monat als Teil einer Microsoft 365 E3-Lizenz.
Häufig gestellte Fragen
Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenverwaltungssystemen, darunter Inhalts- und Datensatzverwaltung, Workflow-Management, HR-Dokumentenverwaltung und Dokumenten-Imaging. Wenn Sie ein DMS evaluieren, sollten Sie sicherstellen, dass es die Tools enthält, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen.
Wie verwaltet man Dokumente am besten?
Die Verwendung eines Cloud-basierten Dokumentenverwaltungssystems macht das Speichern, Organisieren und Teilen von Dokumenten einfach. Es bietet einen zentralen Ort für Ihre gesamte Dokumentation und erleichtert die Suche und Zusammenarbeit.
Worauf sollten Sie bei einem Dokumentenmanagementsystem achten?
Mit der besten Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen können Sie die Lösungen an Ihre Geschäftsabläufe anpassen. Stellen Sie sicher, dass Ihr DMS einfach zu bedienen ist, robuste Sicherheit und Compliance bietet, die Workflow-Automatisierung unterstützt und sich in Ihren bestehenden Tech-Stack integrieren lässt.
Sind Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme sicher?
Ja, Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme sind sicher. Suchen Sie nach einer Lösung, die eine automatische Verschlüsselung von Dokumenten bietet und Zugriffsverwaltungs- und Datenschutztools ermöglicht. Cloud-Verwaltungssysteme sind tatsächlich sicherer als lokale Dienste, da Plattformanbieter die Sicherheit überwachen und sicherstellen, dass Software-Patches und -Updates angewendet werden.
Das Fazit zu Dokumentenverwaltungssystemen für kleine Unternehmen
Ein robustes und sicheres Dokumentenmanagementsystem für kleine Unternehmen kann den Arbeitsablauf rationalisieren, das Speichern und Abrufen von Dokumenten vereinfachen und die gemeinsame Nutzung mit Teammitgliedern und Kunden ermöglichen. Suchen Sie nach einem DMS, das die erforderlichen Tools bereitstellt und einfach zu verwenden ist, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern.
Connecteam ist die erste Wahl für kleine und mittlere Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement verbessern möchten. Machen Sie noch heute mit Connecteam einen kleinen Schritt für sich selbst – und einen großen Sprung für Ihr Unternehmen . Vergessen Sie nicht , den Small Business Plan von Connecteam für alles zu lesen, was Sie zur Verwaltung Ihres Unternehmens benötigen.