7 beste Dokumenten-Workflow-Software im Jahr 2023

Die 7 besten Dokumenten-Workflow-Softwares des Jahres 2023

1. Connecteam – Beste All-in-One-Dokumenten-Workflow-Software

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   Connecteam ist eine vielseitige Mitarbeiterverwaltungssoftware, die sich als Dokumenten-Workflow-Plattform auszeichnet. Es bietet mehrere Funktionen, die auf eine effiziente Dokumentenverwaltung zugeschnitten sind und die Erstellung, Verwaltung und Verteilung verschiedener Dokumente optimieren.

   Warum ich mich für Connecteam entschieden habe : Der Reiz von Connecteam liegt in seinen unkomplizierten Tools zur Workflow-Erstellung.Es bietet benutzerfreundliche Formulare, die zur Aufrechterhaltung effizienter Abläufe beitragen. Es ermöglicht außerdem einfache dokumentenbezogene Aufgabenzuweisungen und eine Vorlagenbibliothek zur Unterstützung bei alltäglichen Betriebsaufgaben.

   

   Im Folgenden erkunde ich die wichtigsten Funktionen von Connecteam, die seine Fähigkeiten bei der Verwaltung von Dokumenten und zugehörigen Arbeitsabläufen verbessern.

   Beseitigen Sie Papierkram durch verbesserte Dokumentenverwaltung und -kontrolle

   Mit dem Dokumentenmanagementsystem von Connecteam können Sie alle Dokumente und Formulare in einem sicheren,cloudbasierten Repository speichern, auf das Sie von überall und jederzeit zugreifen können.Dank der intuitiven Benutzeroberfläche können Sie Dokumente, seien es Richtlinien, Handbücher, Standardarbeitsanweisungen oder Teamdokumente, einfach kategorisieren und abrufen . Sie können sogar Ablaufdaten festlegen, um sicherzustellen, dass Ihre wichtigen Dokumente immer aktuell sind.

   Das Systemunterstützt verschiedene Dateiformate und gewährleistet so die Kompatibilität mit Ihren vorhandenen Dokumenten.Sie können Dateien per Drag-and-Drop oder in großen Mengen hochladen und sie dann für einen effizienten Abruf kategorisieren und mit Tags versehen. Erweiterte Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden von Dateien.

   Die Plattform bietetVersionskontrolle , verwaltet präzise Dokumentbearbeitungen und aktualisiert den Verlauf.Diese Funktion ist für die Verfolgung von Änderungen im Laufe der Zeit von entscheidender Bedeutung. Sie können Dateien auch automatisch synchronisieren, um sicherzustellen, dass Ihr Team immer mit den neuesten Dokumenten arbeitet. Darüber hinaus können Sie mit detaillierten Benutzerberechtigungen steuern, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten und löschen kann.

   Die Dokumentenmanagementlösung von Connecteamlässt sich nahtlos in Ihre bestehende HR- oder Customer-Relationship-Management-Software (CRM) integrieren und schafft so eine zusammenhängende Workflow-Umgebung.

   Optimieren Sie Dokumentenworkflows mit Smart Groups und intuitiver Aufgabenverwaltung

   Das automatisierte System von Connecteam rationalisiert Dokumenten- Workflow-Prozesse , reduziert manuelle Fehler und steigert die Effizienz. Sie können Smart Groups erstellen, die Mitarbeiter anhand von Kriterien wie Rolle, Abteilung oder Fähigkeiten automatisch in Gruppen einteilen. Anschließend kann das System Dokumente automatisch an die richtige Gruppe weiterleiten .

   Ich schätze auch, wie Connecteam die Erledigung dokumentbezogener Aufgaben unterstützt. Mit der Mitarbeiteraufgabenverfolgung von Connecteam können Sie klare Anweisungen in Dokumentaufgaben einbetten und so eine genaue Nachverfolgung gewährleisten.Darüber hinaus können Sie komplexe Prozesse in überschaubare Abläufe aufteilen und den Fortschritt über Ihr zentrales Dashboard überwachen.

   Darüber hinaus können Sie Aufgaben Einzelpersonen oder Gruppen zuweisen und das System aktualisiert den Aufgabenfortschritt. MehrereBenutzer können in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten, mit Live-Änderungen, Kommentaren und @Erwähnungen.Über ein zentrales Dashboard erhalten Sie außerdem Echtzeitwarnungen und Updates zum Workflow-Fortschritt, die Sie in jeder Phase über den Status jedes Dokuments informieren.

   Ein weiteres herausragendes Feature für die Zusammenarbeit istder aufgabenspezifische Kommunikationskanal von Connecteam , der eine direkte, wechselseitige Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Managern ermöglicht.Diese Funktion hilft Ihnen, Missverständnisse bei dokumentenbezogenen Aufgaben auszuräumen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter diese Aufgaben effektiv und genau ausführen.

   Steigern Sie die Effizienz und Datenerfassung mit anpassbaren Formularen

   Mit dem intuitivenDrag-and-Drop-Builder von Connecteam können Sie den Papierkram über Bord werfen und in wenigen Minuten individuelle digitale Formulare und Workflows erstellen – ganz ohne Programmieraufwand.Sie könnenFelder wie Text, Kontrollkästchen und Dropdowns hinzufügen.Integrieren Sie außerdem Elemente wie Bilder und Videos, um die Formulare ansprechender und informativer zu gestalten.

   Darüber hinaus ermöglicht Ihnen Connecteam die Erstellungdynamischer, anpassbarer Formulare .Diese Formulare verwenden bedingte Logik, um Benutzern relevante Informationen und Felder basierend auf ihren vorherigen Antworten anzuzeigen. Anstatt verschiedene statische Formulare für verschiedene Szenarien zu erstellen (z. B. mehrere Umfragen für verschiedene Abteilungen), könnten Sie nur ein dynamisches Formular erstellen.

   Darüber hinaus bereichert Connecteam Ihre Formularerstellung mit einer Vorlagenbibliothek undbietet verschiedene vorgefertigte Formulare, um Ihren Prozess zu beschleunigen .Diese Funktion spart Zeit und gewährleistet die Konsistenz über verschiedene Arten der Datenerfassung hinweg.

   Sie können Formulare effizient über die Plattform verteilen, ausfüllen und übermitteln und so den Datenerfassungsprozess optimieren. Die Software unterstützt auchelektronische Signaturen und fügt Ihren Formularen eine zusätzliche Ebene der Überprüfung und Authentizität hinzu.Eingereichte Formulare werden automatisch in einerWissensdatenbank des Unternehmens gespeichert und organisiert , was den Zugriff und die Analyse der gesammelten Daten erleichtert.

   Erleichtern Sie die nahtlose Integration und den Zugriff unterwegs

   Connecteam lässt sich in verschiedene Cloud-Speicherplattformen wie Google Drive, Dropbox und OneDrive integrieren und verbessert so den Zugriff auf Dateien und die Zusammenarbeit.

   Ein weiterer Vorteil? Connecteam funktioniert als mobile App, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist .Dadurch können Sie und Ihre Mitarbeiter direkt von Ihren Mobilgeräten aus auf Dokumente zugreifen, diese überprüfen, bearbeiten und teilen.

   

   Darüber hinaus ermöglichenmobile Erfassungsfunktionen das einfache Scannen und Hochladen von Dokumenten mit der Kamera eines Telefons, wodurch der Dokumentenverwaltungsprozess weiter optimiert wird.

   Schließlich halten Sie die Push-Benachrichtigungen über Dokumentaktualisierungen und -genehmigungen auf dem Laufenden und stellen so die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben sicher.

   Und vieles mehr

   Über seine Hauptfunktionen hinaus bietet Connecteam eine Reihe zusätzlicher Tools, darunter Mitarbeiterplanung , eine Mitarbeiterzeituhr und mehr, was es zu einer vielseitigen Workforce-Management-Lösung macht .

   Connecteam bietet auch einen kostenlosen lebenslangen Plan an – legen Sie jetzt los!

   Hauptmerkmale

   • Verbesserte Dokumentenverwaltung und -kontrolle

   • Workflow-Automatisierung

   • Anpassbare Formulare

   • E-Signaturen und Multimedia-Integration

   • Versionskontrolle

   • Aufgabenmanagement

   Vorteile

   • Anpassbar

   • Erschwinglich für alle Unternehmen

   • Zugriff über mobile Geräte

   • Integriert sich in andere Plattformen

   Nachteile

   • Weitere Integrationen sind unterwegs

   Preisgestaltung

   Lebenslang kostenloser Plan verfügbar. Premium-Pläne beginnen bei 29 $/Monatfür 30 Benutzer

   14-tägige kostenlose Testversion, keine Kreditkarte erforderlich

   Starten Sie Ihre kostenlose Testversion
2. 

   DocuPhase – Gut für KI-gesteuerte Datenerfassung

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   • Mac

   

   DocuPhase ist ein Softwareunternehmen, das sich hauptsächlich auf die Automatisierung finanzbezogener Prozesse mit Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, KI-gesteuerter Datenerfassung und Integration in verschiedene ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) konzentriert.

   Warum ich mich für DocuPhase entschieden habe : Es optimiert die Finanzabläufe und reduziert so den manuellen Aufwand deutlich.Mit der Workflow-Automatisierung können Sie die Genehmigung, Überprüfung und Weiterleitung von Dokumenten anpassen. Darüber hinaus können Sie automatisierte Auslöser einrichten – voreingestellte Aktionen, die bei bestimmten Ereignissen wie der Übermittlung von Dokumenten aktiviert werden – um sicherzustellen, dass Prozesse ohne Verzögerung voranschreiten.

   Eine Funktion, die ich besonders nützlich fand, ist die KI-gesteuerte Datenerfassung, die es Benutzern ermöglicht, Papierakten zu digitalisieren und elektronische Dokumente zu importieren . Es unterstützt die Indexierung und Kategorisierung von Dokumenten und ermöglicht so eine effiziente Organisation und Abfrage von Dokumenten.

   Die Software umfasst Webformulare und elektronische Signaturen, anpassbare Workflow-Automatisierung ohne IT-Beteiligung und integrierte Lieferantenzahlungen. Außerdem synchronisiert es Daten mit verschiedenen ERP-Systemen für eine bessere Entscheidungsfindung.

   Da es jedoch in erster Linie auf Finanzen ausgerichtet ist, wird es möglicherweise nicht auf breitere organisatorische Anforderungen eingehen. Darüber hinaus kann die Einrichtung komplex und für einige Unternehmen kostspielig sein.

   Erfahren Sie mehr über DocuPhase

   Hauptmerkmale

   • Dokumentenerfassung
   • Workflow-Automatisierung
   • E-Signaturen
   • Dokumentenindizierung

   Vorteile

   • Bietet anpassbare Arbeitsabläufe
   • Lässt sich mit anderen Tools integrieren

   Nachteile

   • Komplex
   • Für einige Unternehmen kostspielig

   Preisgestaltung

   Ab 250 $ Testversion: Ja Kostenloser Plan: Nein

3. 

   Jotform – Gut für den Drag-and-Drop-Formularersteller

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   JotForm ist eine Online-Formularerstellungs- und Workflow- und Dokumentenverwaltungssoftware , die eine Reihe von Funktionen zur Optimierung dokumentenbezogener Prozesse bietet.

   Warum ich mich für Jotform entschieden habe : Seine herausragende Funktion ist der intuitive Formularersteller, der die einfache Erstellung verschiedener Formulare ermöglicht – von Umfragen bis hin zu Registrierungsformularen.Seine Formen unterstützen die bedingte Logik.

   Darüber hinaus können Sie mit Jotform Formularen Signaturfelder hinzufügen. Es lässt sich auch in viele Geschäftstools wie Google Drive, Dropbox, Slack und Zapier integrieren. Dies trägt dazu bei, Datenerfassungs- und -verwaltungsprozesse zu rationalisieren.

   Eine weitere hilfreiche Funktion, auf die ich gestoßen bin, ist die umfangreiche Vorlagenbibliothek, die einen Ausgangspunkt für fast jeden Formulartyp bietet. Der Fokus von JotForm auf Formulare kann jedoch die erweiterten Funktionen zur Dokumenten-Workflow-Verwaltung einschränken.

   Erfahren Sie mehr über Jotform

   Hauptmerkmale

   • Drag-and-Drop-Formularersteller
   • Bedingte Logik
   • Vorlagenbibliothek
   • Workflow-Automatisierung

   Vorteile

   • Flexibel und skalierbar
   • Kosteneffizient

   Nachteile

   • Begrenzte Funktionen zur Dokumentenverwaltung
   • Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

   Preisgestaltung

   Ab 34 $/Monat für bis zu 25 Formulare. Testversion: Nein. Kostenloser Plan: Ja – Ja, bis zu 5 Formulare

4. 

   M-Dateien – Gut zum Verstehen von Dokumenten mit KI

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   • Mac

   

   M-Files ist ein Dokumentenmanagement-Workflow- System , das sich auf die Automatisierung von Arbeitsprozessen konzentriert. Es bietet eine Reihe von Funktionen, darunter Dokumenterstellung , Verwaltung, Prozessautomatisierung und externe Zusammenarbeit.

   Warum ich mich für M-Files entschieden habe : Die generative KI-Technologie von M-Files, M-Files Aino, hat mich beeindruckt.Es verwendet den Kontext (z. B. Dokumentmetadaten), um jeden Dokumenttyp zu bestimmen , mit dem es arbeitet. Darüber hinaus generiert es basierend auf Anweisungen verschiedene Inhaltsformate wie Zusammenfassungen, Berichte und E-Mails. Es kann diese auch in verschiedene Sprachen übersetzen.

   Basierend auf Dokumenteigenschaften (z. B. Dokumenttyp ) oder Metadaten (z. B. Projektname oder verantwortliche Abteilung) können die Arbeitsabläufe von M-Files Dokumente automatisch an die richtigen Prüfer, Genehmiger oder Ziele weiterleiten. Darüber hinaus bietet es Versionskontrolle, Audit-Trails und Integration mit anderen Systemen.

   Allerdings ist die Preisstruktur von M-Files für kleine Unternehmen möglicherweise weniger budgetfreundlich. Außerdem empfinden Benutzer, die an ordnerbasierte Systeme gewöhnt sind, den metadatengesteuerten Ansatz möglicherweise als weniger intuitiv.

   Erfahren Sie mehr über M-Dateien

   Hauptmerkmale

   • Metadatengesteuerte Dokumentenorganisation
   • Workflow-Automatisierung
   • Versionskontrolle
   • Kontextbezogene Suche und Navigation

   Vorteile

   • Effiziente Kategorisierung von Dokumenten
   • Verbesserte Sicherheit und Compliance

   Nachteile

   • Möglicherweise hohe Preise
   • Lernkurve für einen metadatengesteuerten Ansatz

   Preisgestaltung

   Kontaktieren Sie den Anbieter für den Preis. Testversion: Ja, kostenloser Plan: Nein

5. 

   Fluix – Gut für Außendienst- und Büroangestellte

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   • Android

   

   Fluix ist eine cloudbasierte Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Dokumentenprozesse zu digitalisieren und Routineaufgaben zu automatisieren. Es dient Büro- und Außendienstteams und zielt darauf ab, eine schnelle und sichere Datenerfassung zu ermöglichen und dabei Sicherheit und Compliance in den Vordergrund zu stellen.

   

   Warum ich mich für Fluix entschieden habe : Es bietet Tools zur Dokumentenerfassung und -digitalisierung zum Konvertieren von Papierdokumenten in digitale Dokumente sowie Anmerkungsfunktionen zum direkten Hinzufügen von Kommentaren und Markups in Dokumente.

   Fluix ermöglicht außerdem die Erstellung benutzerdefinierter Workflows für die Genehmigung und Weiterleitung von Dokumenten und unterstützt elektronische Signaturen für sichere Genehmigungen. Es bietet Inspektions- und Prüffunktionen zur Rationalisierung der Feldeinsätze. Der Fokus auf Sicherheit und Compliance ist ein wesentlicher Pluspunkt.

   Es ist wichtig zu beachten, dass der primäre Fokus von Fluix auf die Nutzung mobiler Geräte die Kompatibilität mit Organisationen einschränken kann, die stark auf Desktop-Plattformen angewiesen sind.

   Erfahren Sie mehr über Fluix

   Hauptmerkmale

   • Dokumentenerfassung und Digitalisierung
   • Anmerkungswerkzeuge
   • Anpassbare Workflow-Automatisierung
   • E-Signaturen

   Vorteile

   • Kompatibilität mit Mobilgeräten
   • Verbesserte Zusammenarbeit für Außendienstmitarbeiter

   Nachteile

   • Ist möglicherweise nicht für Desktop-zentrierte Organisationen geeignet
   • Erfordert Lernkurve

   Preisgestaltung

   Ab 20 $/Benutzer/Monat. Testversion: Ja – 14-tägiger kostenloser Plan: Nein

6. 

   DocuSign – Gut für elektronische Signaturen und Vertragsmanagement

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   DocuSign ist eine beliebte Dokumenten-Workflow-Software, die auf elektronische Signaturen und Vertragsmanagement spezialisiert ist. Es bietet Funktionen wie elektronische Signaturen, elektronische Beglaubigung, Vertragsanalyse und Dokumentenerstellung. Es richtet sich hauptsächlich an die Sektoren Finanzdienstleistungen, Versicherungen und Immobilien.

   Warum ich mich für DocuSign entschieden habe : Mit der Kernfunktion von DocuSign können Sie Dokumente hochladen, Signaturfelder für Empfänger hinzufügen und sie zur elektronischen Signatur senden.Unterzeichner können von jedem Gerät und überall auf der Welt auf Dokumente zugreifen und diese signieren.

   Ich schätze, wie ernst DocuSign Sicherheit und Compliance nimmt. Es verwendet branchenführende Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle, um den Datenschutz zu gewährleisten und Sie bei der Erfüllung verschiedener gesetzlicher Anforderungen zu unterstützen.

   Eine weitere Funktion, die ich besonders nützlich fand, ist das Contract Lifecycle Management (CLM), das den gesamten Vertragslebenszyklus verwaltet – von der Dokumentenvorbereitung und -verhandlung bis hin zur Genehmigung, Ausführung und Analyse nach der Unterzeichnung.

   Allerdings kann der Schwerpunkt von DocuSign auf E-Signaturen und Vertragsmanagement seine Eignung als umfassendere Dokumenten-Workflow-Lösung für Unternehmen einschränken.

   Erfahren Sie mehr über DocuSign

   Hauptmerkmale

   • E-Signaturen
   • Vertragsmanagement
   • Dokumentensicherheit
   • Workflow-Builder

   Vorteile

   • Mehrere Integrationen
   • Globale Zugänglichkeit

   Nachteile

   • Begrenzter Umfang über elektronische Signaturen hinaus
   • Für kleinere Unternehmen kann es teuer sein

   Preisgestaltung

   Beginnt bei 10 $/Benutzer/Monat. Testversion: Ja, kostenloser Plan: Ja

7. 

   DocuWare – Gut für KI-automatisierte Kategorisierung

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   • Android
   • Windows

   

   DocuWare ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software , die KI-gestützte Klassifizierung von Dokumenten, Aufgabenverwaltung und elektronische Signaturen bietet. Es lässt sich gut in Tools wie Microsoft Teams und Outlook integrieren.

   Warum ich mich für DocuWare entschieden habe : Die Plattform bietet eine umfassende Suite für das Dokumentenmanagement, vom Import und der Organisation von Dokumenten bis hin zur Optimierung von Genehmigungsprozessen.Seine elektronischen Formulare und die Outlook-Integration sind besonders effizient für die Verwaltung von Kommunikations- und Dokumentenworkflows.

   Ein weiteres herausragendes Merkmal ist die intelligente Indexierung, bei der Dokumente mithilfe von KI automatisch anhand ihres Inhalts organisiert werden. Es vereinfacht das Abrufen und Verwalten von Dokumenten, indem es wichtige Informationen in Dokumenten erkennt und markiert.

   Eine potenzielle Einschränkung von DocuWare, die mir aufgefallen ist, sind die Kosten, die für kleinere Unternehmen oder Organisationen mit begrenzten Budgets ein Hindernis darstellen können.

   Erfahren Sie mehr über DocuWare

   Hauptmerkmale

   • Indizierung und Kategorisierung
   • Barcode-Erkennung
   • Workflow-Automatisierung
   • E-Signaturen

   Vorteile

   • Benutzerfreundliches Design
   • Mehrere Integrationen

   Nachteile

   • Komplexe Ersteinrichtung
   • Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

   Preisgestaltung

   Kontaktieren Sie den Anbieter für Preise. Testversion: Nein. Kostenfreier Plan: Nein