6 der besten elektronischen Dokumentenverwaltungssysteme im Jahr 2023

Veröffentlicht: 2023-03-29

Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme bieten einen sicheren, zentralisierten Ort zum Speichern und Verwalten von Dokumenten. Wir überprüfen die 6 besten EDMS-Software für 2023, um Ihnen bei der Auswahl der besten für Ihr Unternehmen zu helfen.

Ohne die richtigen Tools kann die Dokumentenverwaltung zu einem zeitaufwändigen und frustrierenden Prozess werden. Die Verwendung eines zuverlässigen elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS) kann Ihnen helfen, Ihre Dateien effektiver zu organisieren, was eine reibungslosere Zusammenarbeit und weniger Fehler ermöglicht.

Moderne elektronische Dateiverwaltungssysteme sind hochsicher und ersetzen unorganisierte, manchmal teure physische Speicherung. Alle digitalen Dateien sind durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollberechtigungen geschützt. Außerdem verfügen die meisten Plattformen über Tools, mit denen Sie die Datenschutzbestimmungen einhalten können.

Um Ihnen zu helfen, mehr zu verstehen, haben wir diesen Leitfaden zu den 6 besten elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen zusammengestellt und was Sie bei der Auswahl beachten sollten.

Wenn Sie keine Zeit haben, unsere Forschung durchzulesen, springen Sie zu unserer schnellen Vergleichstabelle.

Unsere Top-Picks

Bestes elektronisches All-in-One-Dokumentenverwaltungssystem
Erfahren Sie mehr
Gut für die automatisierte Dokumentenablage
Gut für die Zusammenarbeit an Dokumenten

Worauf Sie bei einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem achten sollten

Die beste Dokumentenverwaltungssoftware kann viel mehr als nur Ihre Dokumente speichern. Hier sind einige wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten:

Dokumentenverwaltung und -abruf.Die Möglichkeit, Metadaten wie Tags, Kategorien und Beschreibungen hinzuzufügen, kann Ihnen das Speichern und Organisieren Ihrer elektronischen Dokumente erleichtern. Außerdem können Sie mithilfe der Suchfunktion alle Dokumente schnell finden und abrufen.
Benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen.Gewähren Sie bestimmten Mitarbeitern Zugriff auf bestimmte Dokumente, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen sicher bleiben. Mit Connecteam können Sie beispielsweise Benutzer und Benutzergruppen erstellen und Massenberechtigungen zuweisen. Einige Systeme verfügen auch über Passwortschutz und Verschlüsselungsfunktionen.
Funktionen für die Zusammenarbeit.Teilen Sie Dokumente ganz einfach und arbeiten Sie mit Teammitgliedern an Dokumenten zusammen. Mehrere Benutzer können Dokumente gleichzeitig bearbeiten und kommentieren, was die Teamarbeit fördert und Arbeitsabläufe optimiert.
Nachverfolgung der Versionskontrolle.Zeigen Sie frühere Versionen von Dokumenten und einen Änderungsverlauf zu Prüfungszwecken an. Dies erleichtert auch eine bessere Faktenprüfung und Zusammenarbeit.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.Unternehmen müssen die Vorschriften zur Datenspeicherung und zum Datenschutz einhalten, suchen Sie also nach einem Dokumentenablagesystem mit Funktionen wie Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Trails.
E-Signatur-Funktionalität.Ermöglicht es Ihnen, wichtige Dokumente mit Mitarbeitern zu teilen, die sie von ihren eigenen Geräten aus digital signieren können.
Analysen und Berichte.Erstellen Sie Berichte, um Daten zu Dokumentenaktivität, Leistung, Nutzung und mehr anzuzeigen.
App.Greifen Sie von jedem Gerät aus auf Dokumente zu und verwalten Sie sie – überall und jederzeit.

Die 6 besten elektronischen Dokumentenmanagementsysteme des Jahres 2023

Connecteam – Bestes elektronisches All-in-One-Dokumentenverwaltungssystem
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Connecteam führt unsere Liste als besteselektronisches All-in-One-Dokumentenverwaltungssystem an .Es bietet Sicherheitsfunktionen zum Schutz von Dateien, einschließlich Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, und verfügt über eine schlanke, benutzerfreundliche Oberfläche.
Nachfolgend sind die herausragenden Funktionen von Connecteam aufgeführt, mit denen Sie Ihre Dokumente mühelos verwalten können.
Optimiertes Dokumentenmanagement über ein zentralisiertes Dashboard
Mit Connecteam können Siealle Ihre Unternehmensdokumente an einem einzigen Ort speichern und verwalten.Mitarbeiter können Dokumente direkt hochladen – darunter Zertifikate, Formulare, persönliche und behördliche Dateien und mehr. Alles ist in einem zentralisierten Dashboard einsehbar, das selbst für diejenigen, die nicht sehr technisch versiert sind, einfach zu navigieren ist.

Mitder mobilen App von Connecteam können Sie und Ihre Teammitglieder jederzeit und überall Dokumente hochladen und darauf zugreifen.Die benutzerfreundliche Oberfläche macht es einfach, zu jedem Dokument zu navigieren, das Sie anzeigen müssen.
Das Beste daran ist, dass Connecteamunbegrenzten Speicherplatz bietet .Das bedeutet, dass es keine Beschränkungen für die AnzahloderGröße der Dokumente gibt, die Sie hochladen und speichern können.
Sichere Speicherung und Benutzerberechtigungen, um vertrauliche Informationen zu schützen
Connecteam speichert alle Ihre Dokumente in einer hochsicheren Cloud und verfügt übereine End-to-End-Datenverschlüsselung .Dies schützt unbefugte Dritte vor dem Zugriff auf Ihre Dokumente, wenn Sie diese hochladen, bearbeiten oder anzeigen. Connecteam verwendet außerdem eine branchenübliche 256-Bit-SSL-Verschlüsselung.

Darüber hinaus können Sie mit Connecteambenutzerdefinierte Berechtigungen für alle Benutzer in Ihrem Unternehmen festlegen.Sie haben die volle Kontrolle darüber, welche Mitarbeiter auf welche Dokumente zugreifen und ob sie diese bearbeiten dürfen oder nicht. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die entsprechenden Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen haben.
Bleiben Sie konform und halten Sie Dokumente auf dem neuesten Stand, indem Sie Ablaufdaten festlegen
Connecteam zeigt Ihnen alle Ablaufdaten für hochgeladene Dokumente an. Sie können auch benutzerdefinierte Ablaufdaten für Dokumente je nach Eintrag oder Typ festlegen.

Außerdembenachrichtigt Connecteam Sie automatisch, wenn Dokumente bald ablaufen .Auf diese Weise können Sie schnell Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente und Zertifizierungen nie veraltet sind. Es erleichtert auch die Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften zur Dokumentenspeicherung.
Reibungsloseres Onboarding mit sofortiger Dateifreigabe
Die Dokumentenverwaltungsfunktionen von Connecteam können auch den Onboarding-Prozess optimieren. Ihre neuen Mitarbeiter könnenerforderliche Dokumente und Bescheinigungen direkt von ihren Mobilgeräten hochladen.Dazu können Steuerformulare, unterzeichnete Verträge, persönliche Dateien und mehr gehören. Sie haben sofort Zugriff darauf und können mit nur einer Berührung Ihres Geräts zusätzliche Dokumente von Mitarbeitern anfordern.

Sie können auchErinnerungen an neue Mitarbeiter senden , um Dokumente hochzuladen, und Checklisten erstellen, die sie während der Einarbeitung abhaken können .Dadurch wird sichergestellt, dass nichts übersehen wird, sodass neue Mitarbeiter das Onboarding schneller abschließen können.
In-App-Chat und Unternehmens-Newsfeed für eine bessere Kommunikation
Mit derintegrierten Chat-Funktion von Connecteam können Sie in Echtzeit mit Teammitgliedern kommunizieren, egal wo oder wann sie arbeiten.Richten Sie in Sekundenschnelle sichere Einzel- oder Gruppenchats ein und erstellen Sie benutzerdefinierte Benutzerberechtigungen, um Konversationen sicher und im Kontext zu halten.

Sie können Bilder, Videos, Audionotizen und andere Dateien in Nachrichten senden. Außerdem stellen Push-Benachrichtigungen sicher, dass keine Ihrer Nachrichten verpasst wird.
Connecteam verfügt außerdem über einenUnternehmens-Newsfeed im Stil sozialer Medien, mit dem Sie Updates und Ankündigungen gleichzeitig mit Ihrem gesamten Team teilen können.Planen Sie Posts so, dass sie zum perfekten Zeitpunkt veröffentlicht werden, sehen Sie, wer Ihre Posts angesehen hat, und passen Sie Ankündigungen mit GIFs, Bildern und mehr an.
In Bezug auf die Dokumentenverwaltung ermöglichen Ihnen diese Funktionen,sofort über Dokumente zu kommunizieren .Fordern Sie Mitarbeiter auf, Dokumente einzureichen, teilen Sie ihnen mit, dass eine wichtige Zertifizierung bald abläuft, oder fordern Sie gleichzeitig Dokumente vom gesamten Team an.

Und vieles mehr
Connecteam ist mehr als nur eine elektronische Dokumentenverwaltungslösung. Es hat auch Funktionen für Schulungen , Aufgabenverwaltung , Mitarbeiterplanung , Belohnungen und Anerkennung und vieles mehr.
Connecteam bietet einenfür immer kostenlosen Small Business Plan für Teams mit 10 oder weniger Mitarbeitern.Bezahlte Pläne beginnen bei nur 29 US-Dollar pro Monat für bis zu 30 Benutzer, und es gibt auch eine kostenlose Testversion, die Sie nutzen können.
Hauptmerkmale
- Zentraler Ort zum Speichern, Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten
- Unbegrenzter Dokumentenspeicher
- Benutzerdefinierte Zugriffskontrollen für Dokumente
- Ablaufdaten auf Dokumenten
- Sofortige Dateifreigabe
- Integrierter Chat für Einzel- und Gruppennachrichten
Vorteile
- Einfach zu bedienen, auch für weniger technisch versierte Benutzer
- Mobile App, damit Sie unterwegs Dokumente hochladen und darauf zugreifen können
- Lebenslang kostenlos für Teams mit bis zu 10 Personen
- All-in-One-Work-Management-Lösung
Nachteile
- Weitere Integrationen folgen
Preisgestaltung
Abnur 29 $/Monat für die ersten 30 Benutzer Kostenlose14-tägige Testversion Kostenloser Plan verfügbar
14-tägige kostenlose Testversion, keine Kreditkarte erforderlich
Starten Sie Ihre kostenlose Testversion
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Beste Auswahl
Connecteam Rubex von eFileCabinet Zoho Docs PandaDoc DocuWare Oneflow
Alle häufig gestellten Fragen vergleichen
Rubex von eFileCabinet – Gut für die automatisierte Dokumentenablage
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Rubex von eFileCabinet ist ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem mit Funktionen für die automatische Dokumentenablage, Teamzusammenarbeit und mehr. Es kann Dokumentgenehmigungsprozesse automatisieren und Visualisierungen von Dokumentdaten bereitstellen. Rubex bietet Suchfunktionen, um auf Dokumente nach Datum oder Schlüsselwort zuzugreifen und sie abzurufen. Es ist als mobile oder Web-App verfügbar.
Manager können Benutzerberechtigungen festlegen, um zu verhindern, dass bestimmte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen oder diese bearbeiten. Rubex bietet auch ‌Versionskontrollfunktionen, Dokumentvorlagen, E-Signaturen, Dateifreigabe und Dateianfragen.
Erfahren Sie mehr über Rubex von eFileCabinet
Hauptmerkmale
- E-Signaturen
- Automatische Dokumentenablage
- Mobile und Web-Apps
- Benutzerberechtigungen und Versionskontrolle
Vorteile
- Bietet Integrationen mit Software von Drittanbietern
- Kann nach fehlenden Dokumenten suchen
Nachteile
- Preise nicht öffentlich aufgeführt
- Eingeschränkte Funktionen im kostenpflichtigen Basisplan
Preisgestaltung
Wenden Sie sich an den Anbieter, um den Preis zu erfragen. Testversion: Ja Kostenlos: Nein
Zoho Docs – Gut für die Zusammenarbeit an Dokumenten
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Zoho WorkDrive ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem, das sich auf die Teamzusammenarbeit konzentriert. Mit der Teamordner-Funktion können Benutzer Dokumente in Echtzeit miteinander teilen. Mehrere Benutzer können auch gleichzeitig an Dokumenten arbeiten.
Benutzer können Dokumente offline sichern, und die Daten werden synchronisiert, wenn sie sich wieder mit dem Internet verbinden. Sie können Dokumente auch in Ordnern und Unterordnern organisieren und nach Speicherort, Typ, Schlüsselwörtern oder Namen suchen.
Die Software bietet auch Versionskontrolle, Zugriffsberechtigungen und Berichte, einschließlich Audit-Trails und Statistiken zum Dateizugriff. Darüber hinaus verfügt es über Sicherheitsfunktionen und bietet Benutzern Zugriff auf die Zoho Office Suite.
Zoho WorkDrive bietet mobile Apps für Android- und iOS-Geräte sowie eine Desktop-App. Leider ist kein kostenloser Plan verfügbar.
Erfahren Sie mehr über Zoho Docs
Hauptmerkmale
- Teamordner
- Versionskontrolle und Zugriffsberechtigungen
- Offline-Datensicherung
- Mobile Apps
Vorteile
- Kann Ordner auf „öffentlich“ oder „privat“ setzen
- Suchfunktion zum schnellen Auffinden von Dokumenten
Nachteile
- Kein kostenloser Plan
- Datei-Upload-Limits in niedrigeren Plänen können restriktiv sein
Preisgestaltung
Ab 5 $/Benutzer/Monat Testversion: Ja Kostenlos: Ja
PandaDoc – Gut zum Akzeptieren von E-Signaturen
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Pandadoc ist ein Cloud-basiertes Dokumentenverwaltungsprogramm mit Tools für elektronische Signaturen und Vertragsverwaltung. Arbeitgeber können Drag-and-Drop-Tools zur Dokumentenerstellung verwenden, um ihre eigenen Dokumente zu erstellen. Es gibt eine Vorlagenbibliothek, die den Ausgangspunkt für verschiedene Arten von Dokumenten bietet.
Arbeitgeber können auch Dateiverläufe anzeigen und die Versionsverfolgung verwenden, um Änderungen im Laufe der Zeit zu überwachen. File-Sharing ist in der App verfügbar. Zugriffskontrollen können erstellt werden, um einzuschränken, wer welche Dateien anzeigen kann.
Leider kann Pandadoc für größere Teams recht teuer werden. Es beginnt bei 19 $ pro Benutzer und Monat. Dies würde 1.900 $ pro Monat für ein Team von 100 Personen entsprechen.
Erfahren Sie mehr über PandaDoc
Hauptmerkmale
- Dokumentenerstellung per Drag-and-Drop
- Versionsgeschichte
- Zugriffskontrollen
- Datenaustausch
Vorteile
- Einfach zu verwenden
- Große Vorlagenbibliothek
Nachteile
- Hohe Preise
- Kann etwas langsam sein
Preisgestaltung
Ab 19 $/Benutzer/Monat Testversion: Ja – 14-tägiger kostenloser Plan: Ja
DocuWare – Gut für das Rechnungsmanagement
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
- Windows
DocuWare ist ein automatisiertes Dokumentenmanagementsystem mit Tools für Rechnungsstellung und E-Signaturen. Arbeitgeber können das zentrale Management-Dashboard verwenden, um Dateien zu organisieren. Alle gespeicherten Informationen werden verschlüsselt und mit anderen Sicherheitspraktiken geschützt, und es gibt einige Integrationen von Drittanbietern.
Mitarbeiter, Kunden und andere mit Zugriffsberechtigungen können die mobile App verwenden, um Dokumente anzuzeigen und zu bearbeiten. Manager können Aktionspunkte mit Fristen festlegen. Es gibt eine integrierte Dateisuche und Dokumente können nach Dateityp sortiert werden. Eine detaillierte Zugriffskontrolle ist verfügbar, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Dokumente sehen können.
Ein mögliches Problem ist, dass die Pläne von DocuWare alle Speicherbeschränkungen beinhalten. Selbst die Top-End-Pakete bieten nur 250 GB Speicherplatz, der von bis zu 100 Benutzern geteilt wird.
Erfahren Sie mehr über DocuWare
Hauptmerkmale
- Sichere Dokumentenspeicherung
- Granulare Zugriffskontrollen
- Integrierte Dateisuche
- Integrationen von Drittanbietern
Vorteile
- Gute Zugangskontrollen
- Benutzerfreundliche mobile App
Nachteile
- Alle Pläne haben Speicherbeschränkungen
- Keine kostenlose Testversion oder kostenloser Plan
Preisgestaltung
Wenden Sie sich an den Anbieter, um die Preise zu erfragen. Testversion: Nein Kostenlos: Nein
Oneflow – Gut für das Vertragsmanagement
Verfügbar auf
- Netz
Oneflow ist ein spezialisiertes Vertragsverwaltungsprogramm. Arbeitgeber können mit dem Vertragsersteller digitale Verträge von Grund auf neu erstellen, und es gibt anpassbare Vorlagen. Zugriffsberechtigungen stellen sicher, dass nur relevante Personen Verträge anzeigen und mit ihnen interagieren können.
Es gibt auch Tools für die Zusammenarbeit, einschließlich der Möglichkeit, Geschäftsdokumente in Echtzeit zu bearbeiten. Jeder kann mit konfigurierbaren Benachrichtigungen auf dem Laufenden bleiben, und Oneflow-Verträge können online mit dem E-Signatur-Tool unterzeichnet werden.
Der größte Nachteil ist, dass Oneflow speziell für die Vertragserstellung und -verwaltung entwickelt wurde. Es ist nicht nützlich für eine allgemeinere Dokumentenverwaltung.
Erfahren Sie mehr über Oneflow
Hauptmerkmale
- Vertragsmanagement
- Vertragsbauer
- Zugriffskontrollen
- Werkzeuge zur Zusammenarbeit
Vorteile
- Schnelle Vertragserstellung
- Anpassbare Vertragsvorlagen
Nachteile
- Beschränkt auf Vertragsmanagement
- Relativ teuer
Preisgestaltung
Ab 18,42 $/Benutzer/Monat Testversion: Ja Kostenlos: Ja

Vergleichen Sie die besten elektronischen Dokumentenverwaltungssysteme

Thema
Bewertungen	4.8	4.4	4.5	4.5	4.6	4.5
Preisgestaltung	Beginnt bei nur 29 $/Monat für die ersten 30 Benutzer	Kontaktieren Sie den Anbieter für den Preis	Beginnt bei $5/Benutzer/Monat	Ab 19 $/Benutzer/Monat	Wenden Sie sich an den Anbieter, um die Preise zu erfahren	Beginnt bei 18,42 $/Benutzer/Monat
Kostenlose Testphase	Ja 14 Tage	Ja	Ja	Ja 14 Tage	NEIN	Ja
Kostenloser Plan	Ja Bis zu 30 Benutzer	NEIN	Ja	Ja	NEIN	Ja

Was sind elektronische Dokumentenmanagementsysteme?

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist eine Art Cloud-basierte Software, die es Organisationen ermöglicht,wichtige Dokumente digital zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen .

Diese Systeme ersetzen physische Aufbewahrungslösungen, wie die Aufbewahrung von Papierdokumenten in einem Aktenschrank. Stattdessen bieten sie einen sicheren, zentralen Ort zum Speichern von Dokumenten. Stellen Sie es sich wie eine elektronische Dateiverwaltung vor, bei der Zugriff und Abruf einfach sind. Unternehmen können alles speichern, von Rechnungen und Verträgen bis hin zu Mitarbeiterakten und Schulungsmaterialien – und noch viel mehr.

EDMS-Software automatisiert auch Dokumenten-Workflows wie Genehmigungs- und Überprüfungsprozesse. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und Unternehmen Zeit zu sparen. Außerdem verfügen diese Systeme oft über Funktionen, um den Zugriff auf bestimmte Dokumente zu kontrollieren und an Dokumenten vorgenommene Änderungen zu verfolgen. Dies trägt zur Verbesserung der Datensicherheit bei.

Darüber hinaus reduzieren diese Systeme den Papierverbrauch und eliminieren verlorene oder verlegte Dokumente. Das spart Unternehmen langfristig Geld.

Wie funktionieren elektronische Dokumentenmanagementsysteme?

Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme funktionieren, indem sie alle Dokumente, die die Mitarbeiter eines Unternehmens hochladen, sicher speichern .

Um eines dieser Systeme zu verwenden, müssen Unternehmen zunächst die EDMS-Software herunterladen. Die meisten sind als mobile und/oder Desktop-Apps verfügbar. Einige sind auch über Webbrowser verfügbar. Mitarbeiter können die App direkt auf ihre Mobilgeräte herunterladen oder auf ihren Desktop-Computern auf die Software zugreifen.

Unternehmen müssen dann Mitarbeiter in der Verwendung des Systems schulen und einen Prozess zum Hochladen und Organisieren von Dokumenten entwickeln. Sowohl Mitarbeiter als auch Manager können Dokumente hochladen, und Arbeitgeber können benutzerdefinierte Regeln für die Arten von Dokumenten festlegen, die Mitarbeiter hochladen können.

Sobald Dokumente in das System hochgeladen wurden, können Mitarbeiter jederzeit und von überall darauf zugreifen. Sie können Dokumente nach Titel, Datum, Autor, Schlüsselwort oder anderen Kriterien suchen. Diese Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern auch, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten, und das System kann die Änderungen nachverfolgen, die jeder Benutzer vornimmt.

Manager können diese Systeme verwenden, um sicherzustellen, dass Dokumente sicher gespeichert werden, und um Mitarbeitern, die sie benötigen, Zugriff zu gewähren.

Die Vorteile elektronischer Dokumentenmanagementsysteme

Einfache Zugänglichkeit und Abrufbarkeit

Diese Systeme bieten schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente von überall und jederzeit. Dies erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf und den Austausch von Dokumenten untereinander.

In ähnlicher Weise bietet die EDMS-Software Tools, mit denen Benutzer schnell nach genau den Dokumenten suchen können, nach denen sie suchen. Sie können nach Schlüsselwort, Titel, Autor, Datum und verschiedenen anderen Kriterien suchen. Sie müssen sich nicht mehr durch einen Berg von Dokumenten wühlen, um das Gesuchte zu finden.

Zeitersparnis

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme automatisieren viele zeitaufwändige Teile von Dokumenten-Workflows. Sie machen die manuelle Prüfung, Genehmigung und Verarbeitung von Dokumenten überflüssig. So gewinnen Sie Zeit, damit Sie sich wieder wichtigeren Aufgaben widmen können.

Verbesserte Zusammenarbeit und verbesserte Produktivität

Diese Systeme erleichtern Mitarbeitern die Zusammenarbeit an Dokumenten. Mehrere Personen können Dokumente gleichzeitig bearbeiten, und die EDMS-Software verfolgt automatisch die einzigartigen Änderungen, die jeder Benutzer vornimmt.

Durch die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Rationalisierung von Dokumenten-Workflows werden diese Systeme letztendlich auch die Produktivität steigern.

Verbesserte Sicherheit

Bei den meisten EDMS-Softwarelösungen können Sie benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen für bestimmte Dokumente und/oder Benutzer festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf sensible oder sogar vertrauliche Materialien zugreifen können. Ebenso kann die Software Änderungen nachverfolgen, die Benutzer an Dokumenten vornehmen. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, wer für bestimmte Änderungen verantwortlich ist.

Verbesserte Compliance

Mit diesen Systemen können Sie ganz einfach sicherstellen, dass Sie Dokumente gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften speichern und verwalten. Mit einer zuverlässigen Möglichkeit zum Speichern und Zugreifen auf Dokumente können Sie genaue, aktuelle Aufzeichnungen führen und diese bei Bedarf sofort erstellen.

Reduzierte Kosten

Mit der EDMS-Software müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, Geld für das Drucken und Speichern von Papierdokumenten auszugeben. Durch die Digitalisierung und elektronische Speicherung von Dokumenten machen diese Systeme auch den Bedarf an physischem Speicherplatz überflüssig, der teuer sein kann. Dadurch kann Ihr Unternehmen langfristig viel Geld sparen.

Wie viel kosten elektronische Dokumentenmanagementsysteme?

Die meisten Systeme werden pro Benutzer und Monat berechnet. Beispielsweise berechnet Panadoc 19 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Zoho WorkDrive hingegen berechnet etwas mehr als 3 US-Dollar pro Benutzer und Monat für seinen Basisplan. Es beinhaltet jedoch nicht den Zugriff auf alle seine Funktionen. Für zusätzliche Tools müssten Sie monatlich mehr bezahlen.

Einige Lösungen listen ihre Preispläne nicht öffentlich auf. Das bedeutet, dass Sie sich für Preisinformationen direkt an den Anbieter wenden müssen.

Connecteam ist mit seinen Preisen transparent und bietet erschwingliche Optionen für Unternehmen jeder Größe. Teams mit bis zu 10 Personen können Connecteam lebenslang kostenlos nutzen. Größere Teams können einen kostenpflichtigen Plan ab nur 29 $ pro Monat für bis zu 30 Benutzer nutzen .Danach kosten zusätzliche Benutzer nur 0,50 $ pro Monat.

Connecteam bietet auch einekostenlose Testversion an , mit der Sie es testen können, bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Beispiel für ein elektronisches Dokument?

Ein elektronisches Dokument ist jedes Dokument, das elektronisch erstellt, bearbeitet und gespeichert werden kann. Einige Beispiele sind PDF-Dateien, Excel-Tabellen und Microsoft Word-Dokumente. Sie können elektronische Dokumentenverwaltungssysteme wie Connecteam verwenden, um Ihre Dokumente digital zu speichern und zu verwalten.

Was ist ein Beispiel für ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem?

Es gibt viele elektronische Dokumentenverwaltungssysteme, aber einige Beispiele sind Microsoft SharePoint, Google Drive und Alfresco. Keines davon bietet jedoch so viele Funktionen wie Connecteam. Connecteam verfügt über leistungsstarke Funktionen für das Dokumentenmanagement sowie Tools für Terminplanung, Veranstaltungsplanung , Onboarding und Schulung und vieles mehr.

Was sind die Unterschiede zwischen EDMS und ERMS?

Zur Speicherung und Verwaltung elektronischer Dokumente wird ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) verwendet. Ein Electronic Records Management System (ERMS) ist umfassender und wird verwendet, um Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten. Elektronische Aufzeichnungen umfassen nicht nur Dokumente, sondern auch E-Mails, Bilder, Beiträge in sozialen Medien und mehr.

Kurz gesagt, EDMS konzentriert sich auf die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten. Inzwischen verfügt ERMS über erweiterte Funktionen zum Verwalten von Datensätzen, die Dokumente enthalten können.

Das Fazit zu elektronischen Dokumentenmanagementsystemen

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) erleichtern das Speichern, Verwalten und Zusammenarbeiten an allen Arten von digitalen Dokumenten. Benutzer können jederzeit und überall darauf zugreifen und sie abrufen.

Durch die Verwendung von EDMS-Software können Unternehmen von Zeiteinsparungen, reduzierten Kosten und verbesserter Produktivität und Zusammenarbeit profitieren. Außerdem können sie sicher sein, dass die Software ihr Unternehmen konform und ihre Daten sicher hält.

Es gibt viele EDMS-Softwarelösungen, aber Connecteam ist die beste .Mit einem eleganten zentralen Dashboard, Dateifreigabefunktionen, einem In-App-Chat und vielem mehr hat Connecteam alles, was Ihr Unternehmen braucht, um Dokumente mühelos zu verwalten. Die Preise beginnen bei nur 29 $ pro Monat für bis zu 30 Benutzer. Und Unternehmen mit bis zu 10 Benutzern können lebenslang kostenlos auf Connecteam zugreifen.

Melden Sie sich für eine 14-tägige kostenlose Testversion an, um den Wert von Connecteam selbst zu sehen.