Die 10 besten HR-Dokumentenverwaltungssoftware für 2023
Veröffentlicht: 2023-02-02Beseitigen Sie Probleme beim Speichern und Abrufen wichtiger Dokumente. Wir überprüfen die 10 besten HR-Dokumentenmanagement-Softwarelösungen für 2023.
Eine effektive Dokumentenkontrolle ist entscheidend für Unternehmen mit verteilten Mitarbeitern im Außendienst. Ohne die richtigen Tools kann das Sammeln, Speichern und Zugreifen auf Dokumente an vorderster Front die Arbeit zum Erliegen bringen. Glücklicherweise kann die richtige HR-Dokumentenverwaltungssoftware die Notwendigkeit beseitigen, unorganisierte Aktenschränke nach wichtigen Dateien zu durchsuchen.
Darüber hinaus machen erweiterte Funktionen wie digitale Formulare das Sammeln von Informationen von Mitarbeitern schnell und einfach. HR-Dokumentenverwaltungssoftware macht es einfach, den Zugriff auf Dokumente zu beschränken und stellt sicher, dass Sie die Datenschutzanforderungen für sensible Informationen einhalten.
In diesem Artikel stellen wir die beste heute verfügbare HR-Dokumentenverwaltungssoftware vor und erörtern, wie Sie die richtige für Ihr Unternehmen auswählen.
Wenn Sie keine Zeit haben, unsere Forschung durchzulesen, springen Sie zu unserer schnellen Vergleichstabelle.
Unsere Top-Picks
Beste All-in-One-HR-Dokumentenverwaltungssoftware
Erfahren Sie mehr
Gut für die grundlegende Aufbewahrung von Dokumenten
Gut für Teams, die viele Dokumente verwalten
Worauf Sie bei einer HR-Dokumentenverwaltungssoftware achten sollten
Die beste HR-Dokumentenverwaltungssoftware geht über ein einfaches Ablagesystem hinaus. Hier sind einige der wichtigsten angebotenen Funktionen:
- Einfaches und intuitives Dokumentenmanagement .Bei so vielen verschiedenen Dokumenten, die für verschiedene Arbeiter, Auftragnehmer und Kunden benötigt werden, kann es schnell kompliziert werden. Eine einfache Benutzeroberfläche, mit der Sie Dokumente übersichtlich nach Unterzeichner, Datum, Zweck und Titel organisieren können, ist unerlässlich.
- Digitale Formulare gruppieren und Mitarbeitern zuweisen .Die Gruppierung von Mitarbeitern nach Abteilung, Position oder Betriebszugehörigkeit macht die Weitergabe von Informationen effizienter. Dies kann HR-Mitarbeitern das Leben erleichtern. Beispielsweise können sie Linienmanagern schnell einen umfassenden Satz von Dokumenten zusenden, die für eine bestimmte Aufgabe benötigt werden, z. B. das Onboarding neuer Mitarbeiter.
- Verfolgen Sie Compliance-Dokumenteund den Lizenzstatus . Diese Funktion ist wertvoll, um sicherzustellen, dass Ihr Team die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Die Möglichkeit, diesen Status sofort auf dem Handy zu überprüfen, kann sowohl für das Management als auch für die Kunden beruhigend sein.
- Sammeln Sie elektronische Unterschriften . Das Sammeln elektronischer Unterschriften während des Onboarding-Prozesses oder des täglichen Betriebs ist ein wertvolles Feature. Mitarbeiter müssen Dokumente nicht mehr physisch unterschreiben. Das ist besonders praktisch für Deskless Worker, die vielleicht nur selten die Firmenzentrale aufsuchen.
Die 10 besten HR-Dokumentenverwaltungssoftware des Jahres 2023
Am besten geeignet für: All-in-One-HR-Dokumentenverwaltungssoftware
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Wir sind stolz darauf, sagen zu können, dass Connecteameine digitale All-in-One-Lösung für Dokumentenmanagement, Teammanagement und mehr ist.
Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Connecteam Ihnen helfen kann, Ihr HR-Dokumentenmanagement zu verbessern :
Verwalten Sie wichtige Dokumente mit Leichtigkeit
Connecteam macht es einfach, Unternehmensdokumente zu verwalten und HR-Prozesse von überall aus auszuführen.HR-Experten können jederzeit auf Mitarbeiterakten zugreifen und so wertvolle Zeit sparen.
Mit einem einfachen Klick können Sie auch Dokumente von bestimmten Mitarbeitergruppen anfordern . Daszentralisierte Dashboard macht es bequem, Dokumente direkt auf die Plattform hochzuladen.
Vereinfachen Sie alle Ihre Onboarding-Prozesse
Connecteam hilft Ihnen dabei, Ihren Onboarding-Prozess zu verkürzen und zu optimieren.Sie können schnell und einfach alle erforderlichen Dokumente, Formulare und Bescheinigungen von Mitarbeitern sammeln und an einem Ort speichern.
Erinnerungen und Checklisten sorgen dafür, dass wichtige Dokumente rechtzeitig eingereicht werden und nichts vergessen wird.
Diese Funktionen helfen neuen Mitarbeitern, schneller an Bord zu kommen und einsatzbereit zu sein.
Halten Sie sich an lokale und bundesstaatliche Gesetze
Connecteam hilft Ihnen auch dabei, konform zu bleiben. Es bietet einen klaren Überblick über die Ablaufdaten von Mitarbeiterdokumenten. Sie können sogarAblaufbenachrichtigungen senden, wenn Mitarbeiterverträge auslaufen oder wenn Aktualisierungen von Dokumenten erforderlich sind.
Bewahren Sie alle Ihre Dokumente sicher und geschützt auf
Mit Connecteam haben Sie die vollständige Kontrolle über die Berechtigungen, die bestimmen, was Benutzer mit gespeicherten Dokumenten tun können, um die Sicherheit zu verbessern.
Das Dokumentenverwaltungssystem von Connecteam speichert auch Ihre wichtigen Dateien sicher . Es bietetEnd-to-End-Datenverschlüsselung und führt eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung aus.Der Speicherplatz istunbegrenzt , sodass Sie nicht für teure Lösungen bezahlen oder den Verlust wichtiger Informationen riskieren müssen.
Bleiben Sie mit Ihrem Team in Verbindung
Mit Connecteam können Sie unternehmensweite Ankündigungen oder Warnungen an ein bestimmtes Team senden. Diese Funktion kann entscheidend sein, um Mitarbeiterdokumente auf dem neuesten Stand zu halten .Sie können beispielsweise eine einfache Benachrichtigung an Mitarbeiter senden, wenn neue Richtlinien die Bereitstellung zusätzlicher Informationen erfordern oder wenn bestimmte Zertifizierungen bald ablaufen.
Mitarbeiter und Manager könnenDokumente sowie Videos und Bilder direkt aus der mobilen App mit bestimmten Mitarbeitern oder unternehmensweit teilen.
Und sehr viel mehr…
Connecteam bietet effektives HR-Dokumentenmanagement und vieles mehr. Mit Connecteam können Sie Terminplanung, Gehaltsabrechnung und Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter verwalten. Es bietet Ihnen die kleinen Details, die Mitarbeiter motivieren und Leistungen anerkennen. Mitarbeiter können Dateien mit dem Team teilen und den ersten Tag eines neuen Mitarbeiters erkennen.
Hauptmerkmale
- Unbegrenzter Dateispeicher
- Laden Sie Dokumente von jedem mobilen Gerät hoch
- Legen Sie Ablaufdaten für kritische Dokumente fest
- Zentralisierter, organisierter Speicher für Ihre Dateien
- Berechtigungskontrollen für verbesserte Sicherheit und Datenspeicherung
- Echtzeit-Updates zu HR-Aufgaben
Vorteile
- Dokumente, auf die überall mit der mobilen App oder dem Desktop zugegriffen werden kann
- Anpassbare und benutzerfreundliche Oberfläche
- Umfassende Kundenbetreuung
- Kostenlose Vorlagen und Formulare
Nachteile
- Weitere Integrationen noch in der Entwicklung
Preisgestaltung
Ab nur 29 $/Monat für die ersten 30 Benutzer Kostenlose14-tägige Testversion Kostenloser Plan verfügbar
14-tägige kostenlose Testversion, keine Kreditkarte erforderlich
Starten Sie Ihre kostenlose TestversionGut für: Grundlegende Dokumentenaufbewahrung
Verfügbar auf
- Netz
DynaFile ist ein webbasierter Anbieter von HR-Dokumentenverwaltungssoftware. Zu den Hauptfunktionen gehören zentralisierte webbasierte Speicherung, Scanautomatisierung und Cloud-Zusammenarbeit.
DynaFile bietet zentralisierten webbasierten Speicher. Durch das Speichern von Dokumenten an einem Ort können Mitarbeiter jederzeit und überall auf wichtige Informationen zugreifen. Dies kann entscheidend sein, um die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter im Außendienst voranzutreiben.
Mit DynaFile können Sie Ihre Papierdokumente digitalisieren. Barcodes werden den Dateien während des Scanvorgangs zugewiesen, um die Suche nach Informationen zu erleichtern. Diese Funktion macht das Abrufen von Dokumenten schnell und einfach.
Es ermöglicht auch Stapelscannen, was für die gleichzeitige Organisation nicht zusammenhängender Dokumente wertvoll ist.
Mit DynaFile können mehrere Mitarbeiter gemeinsam Dokumente erstellen. DynaFile bietet auch Zugriffsberechtigungen, Verwaltungskontrollen und elektronische Signaturfunktionen, um eine effektive Zusammenarbeit zu erleichtern.
Einer der Hauptnachteile von DynaFile ist, dass es keine mobile App anbietet.
Erfahren Sie mehr über DynaFileHauptmerkmale
- Barcode-Erkennung organisiert Dokumente effizient
- Zugriffskontrollen für Benutzer und Gruppen verfügbar
- Dokumentenspeicher, auf den jederzeit und überall zugegriffen werden kann
- Versionskontrollen, die dafür sorgen, dass Ihre Dokumente sicher bleiben
Vorteile
- Die E-Signatur-Funktion erleichtert das Schließen von Dokumenten
- Collaboration-Tools helfen Teammitgliedern, effektiv zu arbeiten
Nachteile
- Mangelnde Preistransparenz auf der Website
- Auf dem Handy nicht verfügbar
Preisgestaltung
Die Preise sind nicht öffentlich verfügbar Kostenlose Testversion: Nein Kostenloser Plan: Nein
Gut für: Teams, die viele Dokumente verwalten
Verfügbar auf
- Netz
Avokaado ist eine End-to-End-Lösung für die Abwicklung des Vertragslebenszyklus. Es hilft HR-Experten bei Aufgaben wie der Automatisierung von auf Klauseln basierenden Verträgen. Sie können auch Vorlagen verwenden, um wiederkehrende Dokumentationen zu erstellen. Sie können elektronische Unterschriften sammeln und Dokumente digital speichern.
Avokaado ermöglicht es Ihnen, Ihre HR-Dokumente zu verfolgen. Sie können Erinnerungen für sich hinzufügen oder sie auf alle Mitarbeiter anwenden. So verpassen Sie keine Fristen.
Alle Dokumente werden in einem zentralen Hub gespeichert, wodurch garantiert wird, dass Sie niemals wichtige Daten verlegen oder verlieren. Außerdem kann der Zugriff der Beteiligten auf wichtige Informationen von jedem beliebigen Ort aus dazu beitragen, Geschäftsunterbrechungen zu vermeiden und das Abrufen von Dokumenten zu beschleunigen.
Avokaado ist ideal für Teams, die viele Dokumente erstellen und verwalten müssen.
Beachten Sie jedoch, dass Avokaado derzeit nur die Verwendung in englischer Sprache unterstützt. Wenn Sie eine vielfältigere Belegschaft haben, möchten Sie vielleicht andere Softwareoptionen für die Verwaltung von HR-Dokumenten in Betracht ziehen.
Erfahren Sie mehr über AvocadoHauptmerkmale
- Intelligente Vorlagen beschleunigen die Erstellung von Personalverträgen
- Automatisierte Nachverfolgung von Fristen und Fristen
- Sichere Datenspeicherung
- Datenimport und -export
Vorteile
- Vorlagen können einfach geändert und aktualisiert werden
- Benutzerfreundliche Oberfläche
Nachteile
- Begrenzte Sprachen unterstützt
- Die Benutzeroberfläche kann auf kleineren Bildschirmen schwer zu sehen sein
Preisgestaltung
Ab 35 $/Monat pro Benutzer Kostenlose Testversion: Ja Kostenloser Plan: Ja
Gut für: Benutzerdefinierte Workflows
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
GoCo ist ein Online-Softwaresystem zur Verwaltung von HR-Dokumenten, das Unternehmen dabei helfen kann, Abläufe zu rationalisieren. Es hilft Unternehmen, ihre manuellen Prozesse zu automatisieren, was zu Kosteneinsparungen und mehr Effizienz führt.
GoCo ist äußerst effektiv beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Sie können neuen Mitarbeitern eine Onboarding-Checkliste zur Verfügung stellen, die die erforderlichen Aufgaben mit angehängten Fristen enthält. Sie können den Status dieser Aufgaben verfolgen, und die Verwendung von Erinnerungen kann dazu beitragen, dass Dokumente rechtzeitig fertig gestellt werden.
Eine seiner Visitenkarten ist seine Flexibilität. GoCo kann Ihnen dabei helfen, nahezu jede HR-Funktion zu automatisieren, einschließlich Onboarding, Einstellung und Leistungsüberprüfungen. Es ist eine webbasierte Plattform, bietet aber auch eine mobile App für Android und iOS.
Im Gegensatz zu vielen HR-Dokumentenverwaltungssystemen bietet GoCo Ihnen die Möglichkeit, ihre proprietäre Gehaltsabrechnungssoftware zu verwenden, oder Sie können Ihren bestehenden Drittanbieter für Gehaltsabrechnungen integrieren.
Einer der Nachteile von GoCo ist das Fehlen einer kostenlosen Testversion.
Erfahren Sie mehr über GoCoHauptmerkmale
- Dokumentenverfolgung zur Verwaltung von Dokumenten
- Checklisten und Erinnerungen, damit die Mitarbeiter auf Kurs bleiben
- E-Signaturen beschleunigen die Erfassung von Dokumenten
- Die mobile App macht die Dokumentenverwaltung bequem
Vorteile
- Anpassbare Pläne für Ihre Anforderungen
- Die Plattform ist sehr einfach zu navigieren
Nachteile
- Begrenzte Integrationen von Drittanbietern
- Lade- und Verzögerungszeiten von Software können problematisch sein
Preisgestaltung
Ab 5 $/Monat pro Benutzer Kostenlose Testversion: Nein Kostenlos: Ja
Gut für: Unternehmen, die regelmäßige elektronische Signaturen benötigen
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
DocuSign bietet verschiedene digitale Kommunikationsdienste an, um Personalabteilungen in allen Branchen zu unterstützen. Es bietet Dienste, die sicher sind und den internationalen Vorschriften und Gesetzen der Vereinigten Staaten in Bezug auf elektronische Signaturen entsprechen.
Das Vorbereiten von Dokumenten für die Unterschrift ist ein unkomplizierter Vorgang. Laden Sie Ihr Formular hoch und identifizieren Sie die Bereiche, in denen der Empfänger handeln muss. Sie können Dokumente, die mehrere Unterzeichner erfordern, farblich kennzeichnen und Bereiche für Kontrollkästchen, Unterschriften und Initialen hinzufügen.
Diese Funktionen können für HR-Aktivitäten entscheidend sein. DocuSign hat jedoch ein begrenztes Angebot an anderen HR-Funktionen.
DocuSign lässt sich auch mit Drittanbietern integrieren, um deren Funktionsumfang zu erweitern.
Erfahren Sie mehr über DocuSignHauptmerkmale
- Ermöglicht es Ihnen, ein unterschreibbares Formular direkt auf Ihrer Website zu veröffentlichen
- Sammeln Sie Zahlungen mit nur einer E-Signatur
- Speichern Sie Vorlagen und greifen Sie mühelos darauf zu
- Zugriffskontrollen zum Schutz von Informationen
Vorteile
- Integration mit über 350 Drittanbietern
- Berichte werden in Echtzeit aktualisiert
Nachteile
- Eingeschränkte HR-Funktionalitäten
- Einschränkungen bei der Größe der Dateien und der Menge pro Empfänger
Preisgestaltung
Ab 10 $/Monat pro Benutzer Kostenlose Testversion: Ja Kostenloser Plan: Ja
Gut für: Lokale Unternehmen, die automatisieren möchten
Verfügbar auf
- Netz
EddyHR ist eine Human Resources Suite, die entwickelt wurde, um lokale Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiter ohne Schreibtisch zu unterstützen. Es bietet eine cloudbasierte Personalverwaltungslösung, die eine sichere Dokumentenspeicherung, Stellenausschreibung und Berichterstattung umfasst.
Mit Eddy können HR-Teams den Status von Bewerbungen verfolgen und Vorstellungsgespräche vereinbaren. Sie können Kandidaten auch über ihre geplanten Termine benachrichtigen und Stellenangebote auf vielversprechende Interessenten ausdehnen. EddyHR gibt Benutzern die Möglichkeit, Mitarbeiter mit dieser All-in-One-Software einzustellen, zu verwalten, einzugliedern und sogar zu bezahlen.
Administratoren können Dokumente speichern und Profile erstellen – wesentliche Aufgaben bei der Verwaltung neuer und bestehender Mitarbeiter. Alle Mitarbeiter können Details wie Unternehmenspositionen, Mitarbeiterbewertungen oder Anträge auf bezahlte Freizeit aktualisieren.
Während Eddy viele wertvolle Funktionen bietet, sind Bewerbertracking und Gehaltsabrechnung nur als Zusatzfunktionen verfügbar.
Erfahre mehr über EddyHauptmerkmale
- Eddy People für ein Mitarbeiterverzeichnis und mobile Stechuhren
- Eddy Hire für die Rekrutierung und Nachverfolgung von Bewerbern
- Eddy Payroll für Gehaltsabrechnungsanforderungen und Steuerkonformität
- Automatisierte Berichte zur Verfolgung wichtiger Kennzahlen
Vorteile
- Hoch bewerteter Kundensupport
- Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist sehr unkompliziert
Nachteile
- Kein Tagging-System
- Preisinformationen sind auf der Website nicht verfügbar
Preisgestaltung
Die Preise sind nicht öffentlich verfügbar Kostenlose Testversion: Ja Kostenloser Plan: Nein
Gut für: Dokumentenspeicherung und -bearbeitung
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Zoho Docs ist eine Online-App zum Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Teilen und Zusammenarbeiten an Dokumenten in nahezu jedem Dateiformat. Es verarbeitet Urlaubsanträge und ermöglicht die Erfassung von Urlaubs- und Urlaubszeiten. Der Abwesenheitstracker ermöglicht es Managern beispielsweise, Urlaubsanträge sofort zu bearbeiten.
Der Speicher von Zoho ist cloudbasiert. Sie können Dateien entweder einzeln oder mehrere gleichzeitig hochladen. Es bietet Managern die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu senden, um sicherzustellen, dass die Dokumentensammlung effizient ist.
Ihr Zoho Docs-Konto funktioniert genauso wie Ihr PC, sodass Sie Ordner erstellen und nach Typ, Datum oder anderen Kriterien organisieren können. Diese Einfachheit macht die Verwendung von Zoho Docs für das Schulungspersonal relativ unkompliziert.
Als Teil der Zoho-Produktlinie beschränkt sich Zoho Docs auf die Speicher- und Bearbeitungsfunktionen Ihrer wichtigen Dokumente. Wenn Sie nach anderen Diensten suchen, müssen Sie sich gegen Aufpreis für andere Zoho-Produkte anmelden.
Erfahren Sie mehr über Zoho DocsHauptmerkmale
- Verhindert verlorene Dateien durch Sicherung und Wiederherstellung
- Alle Dateien werden automatisch mit einem 2048-Bit-Schlüssel verschlüsselt
- Vertrauter Cloud-Speicher mit Desktop-Funktionalitäten
- Speichern Sie Dateien für die Lebensdauer Ihres Kontos
Vorteile
- Große Auswahl an Funktionen
- Effizienter Import und Export von Dokumenten
Nachteile
- Die Plattform kann manchmal langsam laufen
- Eingeschränkte mobile Funktionalität im Vergleich zur Webnutzung
Preisgestaltung
Ab $5/Monat pro Benutzer Kostenlose Testversion: Ja Kostenloser Plan: Ja
Gut für: Visuelle und interaktive Dokumente
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
PandaDoc ist ein E-Signatur-Tool, das bei der Aushandlung von Vertragsbedingungen mit Neueinstellungen verwendet wird. Es kann auch zum Sammeln von Mitarbeiterunterlagen verwendet werden.
Es bietet E-Signatur-Funktionen und die Möglichkeit, visuelle Dokumente zu erstellen. PandaDoc ermöglicht es Ihnen, Multimedia in jeden Text einzufügen und Ihren Dokumenten eine gewisse Persönlichkeit zu verleihen.
PandaDoc macht es Ihnen auch leicht, Dokumente an Mitarbeiter oder andere Interessengruppen weiterzuleiten. Ihr PandaDoc-Konto enthält vorgefertigte Vorlagen, die viele alltägliche Geschäftsanforderungen abdecken. Sie können sogar Ihre eigenen Vorlagen erstellen, indem Sie die einfache Drop-and-Drag-Oberfläche verwenden.
Einer der Nachteile von PandaDoc ist die relativ hohe Gebühr pro Benutzer. Diese Gebührenstruktur kann zu hohen monatlichen Zahlungen für Unternehmen führen, wenn sie skalieren.
Erfahren Sie mehr über PandaDocHauptmerkmale
- Erstellen Sie attraktive Dokumente mit E-Signatur-Funktionen
- Fügen Sie jedem Text multimediale Inhalte hinzu
- Kann die Weiterleitung von per E-Mail gesendeten Dateien einschränken
- Anpassbare Felder geben Ihnen die vollständige kreative Kontrolle
Vorteile
- Bietet eine Bibliothek mit über 400 Vorlagen
- Der Kundensupport wird für alle kostenpflichtigen Pläne rund um die Uhr angeboten
Nachteile
- Die mobile App hat eine eingeschränkte Funktionalität
- Fehlende telefonische Unterstützung verfügbar
Preisgestaltung
Ab 19 $/Monat pro Benutzer Kostenlose Testversion: Ja Kostenloser Plan: Ja
Gut für: Benutzerfreundlichkeit
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Document Locator ist ein HR-Dokumentenverwaltungssystem, mit dem ein Unternehmen viele Vorgänge automatisieren kann. Im Gegensatz zu anderen HR-Dokumentenverwaltungslösungen ist Document Locator direkt in Microsoft Windows integriert und funktioniert im Windows Explorer.
Es trägt dazu bei, das Risiko zu verringern, Dateien zu verlieren oder zu verlegen. Durch die automatische Ablage entfällt die Notwendigkeit, Dateien zu benennen und sie an einen bestimmten Ort zu verschieben. Benutzer können Regeln festlegen, die beim Ablegen von Dokumenten befolgt werden sollen. So können Sie beispielsweise Ordnerstrukturen und Dateinamen nach Datum oder Mitarbeiter einrichten.
Die Dokumentenspeicherung ist absolut sicher. Das Sicherheitssystem von Document Locator folgt dem Sicherheitsmodell von Windows NT und protokolliert jede Aktion.
Ein Nachteil von Document Locator ist, dass das System langsam laufen kann. Dies kann zu Frustration führen, wenn Sie versuchen, Fristen einzuhalten oder kleine Anpassungen vorzunehmen.
Erfahren Sie mehr über den DokumentenfinderHauptmerkmale
- Dateien sind im Volltext durchsuchbar
- Die Versionierung schützt Ihre Dokumente
- Dateien werden mit automatischer Benennungstechnologie und Archivierungstechnologie verwaltet
- Audit Trails decken alle Aktivitäten ab
Vorteile
- Funktioniert in Microsoft Windows
- Speichert Dokumente auf dem SQL-Server
Nachteile
- Die Benutzeroberfläche könnte verbessert werden
- Dokumente können langsam geladen werden
Preisgestaltung
Ab 41 $/Monat pro Benutzer Kostenlose Testversion: Nein Kostenloser Plan: Nein
Gut für: Großer Speicherbedarf
Verfügbar auf
- Netz
- iOS
- Android
Rubex von eFileCabinet ist ein cloudbasiertes HR-Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen große Speichermöglichkeiten und eine Vielzahl von Funktionen bietet. Es hat auch eine benutzerfreundliche App, die die gleichen Dienste auf dem Handy bietet.
Die Benutzeroberfläche ist einfach und ähnelt einem E-Mail-Posteingang wie Microsoft Outlook. Dieses Feature schafft ein positives Gesamterlebnis.
Es bietet viele Standardfunktionen wie sichere Dateifreigabe, Versionskontrolle und Benutzerberechtigungseinstellungen.
Einer der Mängel von eFileCabinet ist, dass seine Preise nicht auf seiner Website verfügbar sind. Benutzer müssen das Unternehmen anrufen oder sich per E-Mail nach Preisdetails erkundigen.
Erfahren Sie mehr über Rubex von eFileCabinetHauptmerkmale
- Große Dokumentenspeicherkapazität von 1 TB bis 20 TB
- Versionskontrolle zur Vermeidung von Dokumentenverlust
- Berechtigungseinstellungen zum Schutz vertraulicher Informationen
- Benutzerdefinierte Vorlagen machen die Dokumentenerstellung bequemer
Vorteile
- Die Benutzeroberfläche ist vertraut zu verwenden, da sie einem E-Mail-Posteingang ähnelt
- Alle Pläne bieten die gleichen Funktionen
Nachteile
- Begrenzte benutzerdefinierte Ordnervorlagen für einfachere Pläne verfügbar
- Keine transparenten Preisinformationen verfügbar
Preisgestaltung
Die Preise sind nicht öffentlich verfügbar Kostenlose Testversion: Ja Kostenloser Plan: Nein
Vergleichen Sie die besten HR-Dokumentenverwaltungssoftware
| Thema |  | | | | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bewertungen |   | | | | | | | | | |
| Preisgestaltung | Beginnt beinur 29 $/Monat für die ersten 30 Benutzer | Die Preise sind nicht öffentlich verfügbar | Beginnt bei 35 $/Monat pro Benutzer | Beginnt bei $5/Monat pro Benutzer | Beginnt bei $10/Monat pro Benutzer | Die Preise sind nicht öffentlich verfügbar | Beginnt bei $5/Monat pro Benutzer | Beginnt bei 19 $/Monat pro Benutzer | Beginnt bei 41 $/Monat pro Benutzer | Die Preise sind nicht öffentlich verfügbar |
| Kostenlose Testphase | Ja 14 Tage | NEIN | Ja | NEIN | Ja | Ja | Ja | Ja | NEIN | Ja |
| Kostenloser Plan | Ja Bis zu 10 Benutzer | NEIN | Ja | Ja | Ja | NEIN | Ja | Ja | NEIN | NEIN |
Was ist HR-Dokumentenverwaltungssoftware?
HR-Dokumentenverwaltungssoftwarehilft Unternehmen beim Sammeln, Speichern und Verwalten kritischer Dokumente im Zusammenhang mit Humanressourcen.Es konsolidiert Dokumente und Dateien in einemzentralen Bereich , auf den von überall und nach Bedarf zugegriffen werden kann.
HR-Dokumentenmanagement-Software verhindert, dass wichtige Dateien und Dokumente verlegt werden und erleichtert das bequeme Auffinden von Dokumenten durch verschiedene Suchfunktionen.Es ist ein wichtiges Tool für HR-Teams in Unternehmen jeder Größe.
HR-Dokumentenmanagement-Softwarespart Zeit und Geld , indem sie Informationen allen zur Verfügung stellt, die sie benötigen.Diese Funktion erspart HR-Experten sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben und entlastet sie für übergeordnete HR-Aktivitäten.
Wie funktioniert HR-Dokumentenverwaltungssoftware?
Es erfüllt seine wertvollen Funktionen durchErfassen, Speichern, Abrufen und Freigeben von Dokumenten .
Erfassen von Dokumenten
Eine Dokumentenmanagement-Softwareanwendung muss in der Lage sein , Dokumente aus beliebigen Quellen zu erfassen .Dieser Schritt umfasst Indizierungsinformationen, damit Sie in Zukunft problemlos darauf zugreifen können. Mit Dokumentenverwaltungssoftware können Sie häufig Begriffe wie Mitarbeiternummer oder Auftragsnummer hinzufügen, um die Suche nach Informationen zu erleichtern. Wenn die Indexierung funktioniert, können Sie in Zukunft problemlos auf das Dokument zugreifen.
Dokumente speichern
Es ist wichtig, wichtige Dokumentean einem Ort aufzubewahren .Mitarbeiter müssen jederzeit und von überall Zugriff auf Dateien haben. Diese Qualität gilt für statische Inhalte wie Rechnungen und dynamische Inhalte wie Formulare.
Die zentrale Dokumentenablage bietet außerdem den Vorteil der Versionskontrolle. Falls versehentlich Überarbeitungen vorgenommen wurden, können Sie zu einer früheren Version des Dokuments zurückkehren. Dieses Problem kann auch teilweise ausgeglichen werden, indem Sie Berechtigungen für Ihre gespeicherten Dateien einschließen.
Abrufen und Teilen von Dokumenten
Gespeicherte Informationen müssenschnell und einfach zugänglich sein .Andernfalls kann das System seine primäre Aufgabe nicht erfüllen. Die Bereitstellung von Suchfunktionen für die Mitarbeiter stellt sicher, dass die Informationen immer griffbereit sind.
Außerdem können Sie mit einer effektiven Dokumentenmanagement-Softwareanwendung Dateien auf vielfältige Weise teilen, z. B. über FTP und E-Mail.
Die Vorteile einer HR-Dokumentenverwaltungssoftware
In der Vergangenheit war die manuelle Dokumentenverwaltung mit vielen unnötigen Ausgaben verbunden. Papier- und Tintenkosten, Druckerwartung, Stromrechnungen und physischer Speicherplatz machten den Betrieb physischer Ablagesysteme teuer. HR-Dokumentenmanagement-Software eliminiert nicht nur diese Kosten, sondernspart den Mitarbeitern auch wertvolle Zeit , die sie besser damit verbringen könnten, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.
Steigert die Produktivität mit digitalen Tools
Ein weiterer Hauptvorteil einer HR-Dokumentenverwaltungssoftwareanwendung besteht darin, dass sie die Produktivität steigert. Die Indizierung gespeicherter Dokumente anhand von Datum, Metadaten oder anderen eindeutigen Kennungen macht das Abrufen von Dokumenten schnell und einfach .Es eliminiert praktisch Zeit beim Speichern und Abrufen von Dateien. Die Fähigkeit,mit Kollegen zusammenzuarbeiten , führt zu besserer Arbeit und nutzt die Stärken der Teammitglieder.
Stakeholder im gesamten Unternehmen können auf Knopfdruck auf elektronische Dokumente zugreifen, die sie benötigen .E-Signaturen, Compliance-Berichte und Ablaufbenachrichtigungen sind schnell und einfach und machen HR-Aktivitäten noch effizienter.
Hilft, Unternehmensdokumente sicherer zu machen
Eine HR-Dokumentenverwaltungssoftware erhöht nicht nur die Produktivität, sondern ist auchsicherer .Gemeinsame Funktionen wie Berechtigungseinstellungen, Passwortschutz, Zugriffskontrollen und Datenverschlüsselung schützen vertrauliche Unternehmensdateien. Sie können beispielsweise steuern, welche Mitarbeiter auf sensible Unternehmensdaten zugreifen können. Alternativ können Sie Worker auf schreibgeschützten Zugriff beschränken.
Vereinfacht das Onboarding und andere HR-Prozesse
Eine Dokumentenmanagement-Software erleichtert das Onboarding und andere HR-Prozesse erheblich. Funktionen wie E-Signatur, Ablaufdaten und Erinnerungen tragen dazu bei, Verzögerungen zu begrenzen und Fehler zu reduzieren. Die Möglichkeit, Dokumente von überall her hochzuladen, zuzuweisen und zu signieren, ist besonders wertvoll für Unternehmen mit Außendienst- und Einzelarbeitern.
Wie viel kostet eine HR-Dokumentenverwaltungssoftware?
Viele HR-Dokumentenmanagement-Softwaresysteme sind recht erschwinglich. Der Preis hängt häufig von der Anzahl der benötigten Funktionen und der Größe Ihres Unternehmens ab.
Eine typische Preisstruktur umfasst eine feste monatliche Gebühr für einen bestimmten Satz von Funktionen sowie variable Kosten, die auf der Anzahl der Benutzer pro Monat basieren. Die jährlichen Kosten werden im Allgemeinen gegenüber den monatlichen Gebühren abgezinst.
Beispielsweise kostet Document Locator monatlich 41 US-Dollar pro Benutzer. Eine Organisation mit 10 Mitarbeitern würde also monatlich 410 US-Dollar zahlen.
Einige Anbieter von HR-Dokumentenverwaltungssoftware bieten kostenlose Versionen an. Diesen kostenlosen Versionen fehlen jedoch oft wichtige Funktionen oder die Anzahl der Benutzer ist begrenzt.
Eine bemerkenswerte Ausnahme ist Connecteam. Unser Small Business Plan bietet alle notwendigen Tools, um ein Unternehmen von einer einzigen mobilen App aus zu führen. Es bietet vollständigen Zugriff auf alle Produkte und Dienstleistungen, einschließlich aller Funktionen, die kleine Unternehmen benötigen, um ihre Mitarbeiter einzuplanen, zu schulen und zu verwalten. Es ist kostenlos für Unternehmen mit weniger als 10 Benutzern .
Bezahlpläne beginnen bei 29 $ monatlich für bis zu 30 Benutzer und nur 0,50 $ monatlich für jeden weiteren Benutzer.
Häufig gestellte Fragen
Welches ist die beste HR-Dokumentenverwaltungssoftware?
Es gibt heute viele hochwertige HR-Dokumentenmanagement-Softwareoptionen auf dem Markt. Aber für den Gesamtwert und die Funktionalität ist Connecteam eine ausgezeichnete Wahl mit vielen einzigartigen Vorteilen.
Wie organisieren Sie HR-Dokumente?
Die Verwendung von HR-Dokumentenverwaltungssoftware ist der beste Weg. Mit einer HR-Dokumentenmanagement-Softwareanwendung können Sie Dokumente schnell und sicher digital speichern, abrufen und freigeben.
Welche Vorteile bietet die Verwendung von HR-Dokumentenverwaltungssoftware?
Der Hauptvorteil der HR-Dokumentenverwaltungssoftware besteht darin, dass Sie Ihre HR-Dokumente an einem Ort nachverfolgen können, wodurch die Ablage schneller und sicherer wird.
Das Fazit zur HR-Dokumentenverwaltungssoftware
Dokumentenverwaltungssoftware kann Ihnen helfen, Ihre HR-Prozesse zu rationalisieren und Zeit und Geld zu sparen. Es trägt auch zum Schutz sensibler Mitarbeiterinformationen bei und kann den Onboarding-Prozess für Personalabteilungen rationalisieren.
Digitale Tools sparen Ressourcen und steigern die Produktivität. Sie schaffen auch eine viel angenehmere Erfahrung bei der Arbeit, indem sie menschliche Fehler beseitigen, den Verlust von Dokumenten verhindern und Unordnung reduzieren.
Heutzutage sind viele hochwertige HR-Dokumentenverwaltungssysteme verfügbar. Aber kein Anbieter schlägt Connecteam für sein außergewöhnliches Preis-Leistungs-Verhältnis, seinen hervorragenden Kundenservice und seine überlegene Funktionalität.