Ist Ihre Agentur die Abrechnung mit Kunden der richtige Weg?

Wenn Sie wie die meisten Agenturen sind, fühlt es sich immer wie ein Gewinn an, von Kunden bezahlt zu werden, und es hält das Licht an und das Team läuft und konzentriert sich. Aber so viel rund um den Abrechnungs- und Rechnungsprozess kann stressig sein. In der Tat ist es, wenn es falsch gemacht wird, ein verwirrender, umständlicher Prozess für Sie und Ihren Kunden. Es ist wohl auch der wichtigste Schritt in der Zusammenarbeit mit einem Kunden – nicht nur um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden, sondern um Ihre Professionalität zu beweisen und eine positive langfristige Kundenbeziehung aufzubauen. Wir zeigen Ihnen, was Sie heute tun können, um einen schmerzhaften Abrechnungsprozess in einen strategischen Vorteil zu verwandeln, der Ihren Kunden – und Ihrer Agentur – ein großartiges Erlebnis bietet.

1. Vermeiden Sie Überraschungen mit klaren Erwartungen

Nichts belastet eine Kundenbeziehung mehr, als wenn ein Kunde zu Ihnen kommt und fragt: „Was ist mit dieser Rechnung los?“ Diese eine Frage kann Panik und Zweifel hervorrufen: War es mehr als erwartet? Früher als erwartet? Artikel/Dienstleistungen und Gebühren, die sie nicht erwartet haben?Kunden, die Ihre Rechnung in Frage stellen, können all die guten Gefühle zunichte machen, die mit der Gewinnung eines neuen Kunden einhergehen.

Der Schlüssel hier ist, Zeit im Voraus zu investieren, um klare, detaillierte Schätzungen und Arbeitsumfänge festzulegen und Ihren Kunden von Anfang an an Bord zu holen.

Sobald Sie und der Kunde sich auf die Bedingungen, den Umfang und die Dienstleistungen oder Waren geeinigt haben, die Sie bereitstellen werden, schreiben Sie alles in einem Vertrag auf, der die wichtigsten Leistungen und Termine hervorhebt. Lassen Sie Ihren Kunden prüfen und unterschreiben, und lassen Sie es von jemand anderem in Ihrer Agentur überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre i's getroffen und alle Ihre t's angekreuzt haben.

2. Machen Sie die Zahlung einfach und individuell für jeden Kunden

Verwenden Sie einen Cloud-basierten Abrechnungsdienst

Dies ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wo sich seine Rechnungen befinden. Kunden müssen keinen Stapel von E-Mails durchsuchen oder versuchen, Dateien zu öffnen, auf die sie nicht zugreifen können, weil sie nicht über die richtige Software verfügen. Ein Cloud-basierter Abrechnungsdienst wie Hiveage bedeutet, dass Kunden überall und jederzeit auf Rechnungen zugreifen können.

Cloudbasierte Software bedeutet auch, dass Kunden immer Zugriff auf alte Rechnungen haben. Dies kann zur Steuerzeit hilfreich sein und hilft, eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen. Es ist auch gut für Ihre gesamte Agentur, alle Finanzen an einem Ort verfolgen zu können.

Fügen Sie einfache Zahlungsoptionen hinzu

Jeder Berührungspunkt mit Kunden ist eine Chance, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Stellen Sie sicher, dass es einfach ist, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und dass sie immer wieder zurückkommen.

• Bieten Sie die Möglichkeit der Ein-Klick-Zahlung mit mehreren Zahlungsmethoden. Wenn Sie das Bezahlen so einfach wie das Klicken auf eine Schaltfläche machen, ist es wahrscheinlicher, dass viel beschäftigte Kunden Ihre Rechnung bezahlen, wenn sie in ihrem Posteingang eintrifft. Je schwieriger es ist, desto länger werden sie es aufschieben.
• Richten Sie automatische Einzahlungen für E-Transfers ein, um das Erstellen und Senden von Passwörtern/Sicherheitsfragen zu vermeiden.
• Konsolidieren Sie so viel wie möglich. Als Agentur haben Sie möglicherweise mehrere Teams, die an mehreren Projekten für einen Kunden arbeiten. Erkundigen Sie sich beim Kunden, ob Sie ihn so abrechnen, wie er und seine Finanzabteilung es wünschen, aber konsolidieren Sie wann immer möglich in einer Rechnung. Achten Sie darauf, eine klare Aufschlüsselung der Arbeit beizufügen und vermeiden Sie Mehrfachabrechnungen, wenn Sie können.
• Teilzahlungen anbieten. Die Flexibilität, stufenweise abzurechnen, ist für Kunden von entscheidender Bedeutung, egal ob Sie eine Anzahlung erhalten, an Großprojekten arbeiten oder aus finanziellen Gründen der Kunden: Die Möglichkeit, Ihren Kunden entgegenzukommen, zeigt ihnen, dass Sie an einem Strang ziehen.
• Bieten Sie flexible Zahlungsmethoden an: Stellen Sie sicher, dass Sie mehrere Arten von Zahlungen und mehrere Währungen annehmen können, um internationalen Kunden die Arbeit zu erleichtern.

Professionelle Rechnungsstellung geht über die Art und Weise hinaus, wie Kunden Sie bezahlen – es kommt auch darauf an, wie Sie Ihre Rechnung präsentieren.

Verwenden Sie eine professionelle Vorlage, die ein Nummerierungssystem enthält, eine klare Aufschlüsselung des Tarifs und der Dienstleistungen enthält, Zahlungsbedingungen (fällig bei Erhalt, in 30 Tagen usw.), Verzugsgebühren und Zahlungsmethode enthält.

3. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Abrechnungsprozess für Sie und Ihre Kunden funktioniert

Denken Sie an Ihre eigenen schlimmsten Erfahrungen mit dem Kundenservice zurück: Vielleicht haben Sie versucht, mit einem Internet- oder Telefonanbieter zu verhandeln, Stunden am Telefon verbracht, nur um von einer Person etwas und von jemand anderem etwas anderes zu erfahren. Nach alledem war das Problem nicht gelöst und Sie mussten ein weiteres Mal zurückrufen, nur um eine völlig andere Antwort zu erhalten. Vieles davon könnte durch klare Kommunikation und die Beseitigung der Möglichkeit menschlicher Fehler gelöst werden.

Die Nutzung eines Cloud-basierten Rechnungsdienstes bedeutet, dass Sie fast jeden Schritt automatisieren können.

• Automatisieren Sie Ihren Abrechnungszeitraum. Das Versenden von Rechnungen kann zeitaufwändig sein – E-Mails aufspüren, sicherstellen, dass Sie für jeden Kunden den richtigen Abrechnungszeitraum haben usw., insbesondere wenn Sie viele Rechnungen versenden müssen. Sparen Sie viel Zeit, indem Sie eine Rechnungssoftware verwenden, mit der Sie sie einmal einrichten und dann den gesamten Prozess für Sie automatisieren können. Außerdem kann Ihr Kunde sicher sein, dass er genau weiß, wann er seine Rechnung erwarten kann – insbesondere wenn es sich um einen wiederkehrenden Kunden handelt.
• Senden Sie automatisierte Follow-ups. Sparen Sie Zeit und mentale Energie, indem Sie automatische Mahnungen für überfällige Rechnungen erstellen. Die Standardisierung dieser E-Mails bedeutet auch, dass sie immer professionell sind – selbst wenn Sie über eine verspätete Zahlung frustriert sind.
• Automatische wiederkehrende Abrechnung einrichten. Sobald Sie Ihre Kunden begeistert und einen Vorschussvertrag oder wiederkehrenden Vertrag erhalten haben, machen Sie die Dinge mit wiederkehrender Abrechnung noch einfacher. Dadurch wird auch sichergestellt, dass Sie immer im richtigen Abrechnungszeitraum abrechnen. So wie Sie keine Anzahlungen nachverfolgen müssen, sollten Ihre Kunden keine zusätzliche Arbeit leisten müssen, um Sie zu bezahlen.
• Senden Sie automatische Zahlungsbestätigungen. Wie bei den obigen Tipps sparen Sie Zeit und automatisieren Ihren Workflow besser, sodass Sie keine manuellen Quittungen senden müssen. Es hilft auch dabei, eine gute Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen, und gibt ihnen eine Quittung über die Transaktion für ihre Unterlagen. Sie können dies sogar mit einer herzlichen Nachricht personalisieren, um Ihre Beziehung weiter auszubauen und sie wissen zu lassen, dass Sie ihr Geschäft schätzen.

Verwenden Sie die Abrechnung, um Ihre Kundenbeziehungen zu stärken

Am Ende des Tages müssen Sie für Ihre Arbeit bezahlt werden. Aber der Abrechnungsprozess ist so viel mehr als eine Transaktion, und versierte Agenturen nutzen jede Gelegenheit, um zu beeindrucken. Sie investieren viel Arbeit, um Ihre Kunden an Land zu ziehen, und das Letzte, was Sie wollen, ist, die Beziehung durch so etwas wie einen schlampigen Abrechnungsprozess zu beeinträchtigen. Sie möchten, dass Kunden die Zusammenarbeit mit Ihnen als etwas sehen, das ihnen das Leben erleichtert – nicht als Ärger – und das sich auf jeden Aspekt Ihrer Beziehung erstreckt.

Kleine Details summieren sich. Seien Sie von Anfang an klar und offen, nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Kunden durch Ihren Prozess zu führen und ihm genau zu zeigen, wofür (und wie viel) er bezahlt, und machen Sie es ihm so einfach wie möglich, Sie alle zu demonstrieren Professionalität und tragen zu einem großartigen Kundenerlebnis bei. Und die richtige Rechnungssoftware kann den gesamten Prozess schmerzfrei gestalten, sodass die Rechnungsstellung für Sie genauso reibungslos verläuft wie für Ihre Kunden.