7 Einsatzmöglichkeiten von Robotic Process Automation (RPA) für KMUs

Robotic Process Automation, kurz RPA, hat sich in den letzten Jahren immer mehr durchgesetzt.

Der globale RPA-Markt hatte 2016 einen Wert von 271 Millionen US-Dollar, und im Jahr 2020 erreichte diese Zahl 2,5 Milliarden US-Dollar, was in jeder Hinsicht ein enormer Anstieg ist.

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Diese Zahlen werden ständig überarbeitet, wobei die schnelle Akzeptanz von RPA bei KMUs die meisten Erwartungen übertrifft – es wurde nicht erwartet, dass der Markt vor 2021 2,5 Milliarden US-Dollar erreichen wird.

Dies ist vor allem auf die breite Akzeptanz zurückzuführen, die wir bei KMUs beobachten, die die Kosten für Automatisierungstechnologie in den letzten Jahren erheblich gesenkt haben.

Dies hat zusammen mit der wachsenden Notwendigkeit für Unternehmen, in neue Technologien zu investieren, die ihre Betriebsabläufe verbessern, zu einem steilen Anstieg des Marktes geführt.

Im Jahr 2020 hatten 78 % der Organisationen in einer Deloitte-Umfrage RPA bereits implementiert und 16 % planen dies in den nächsten drei Jahren.

Aber was erreichen moderne Unternehmen mit der RPA-Automatisierung? Welche Vorteile kann es bringen und warum braucht ein modernes Unternehmen es?

Heute werfen wir einen Blick auf sieben Möglichkeiten, wie KMUs RPA nutzen, um ihre Prozesse zu verbessern, um genau diese Frage zu beantworten.

1. Kundendienst

Die RPA-Automatisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Kunden umgehen. Es macht nämlich die Ticketauflösung erheblich einfacher und schneller.

Ein gängiges Beispiel hierfür ist die Verwendung von RPA zur Automatisierung von Kundeninteraktionen.

90 % der Mitarbeiter sind mit niederen Aufgaben belastet, die sich leicht automatisieren lassen, was im Wesentlichen zu viel Zeit- und Geldverlust führt

Anstatt einen Mitarbeiter den zeitnahen Prozess der Suche nach Informationen für Kunden selbst manuell durchlaufen zu lassen, verwenden Unternehmen häufiger RPA, um diesen Prozess zu automatisieren.

Unternehmen nutzen RPA, um jeden Schritt der Validierung der mit einem Kundenprofil verbundenen Daten zu automatisieren und die erforderlichen Datensätze zu integrieren, sodass kein menschlicher Mitarbeiter zwischen Anwendungen wechseln muss.

Kundenservice RPA in Aktion

Ein Unternehmen erhält eine Flut von Beschwerden, hat diese aber bisher einzeln manuell mit einem Mitarbeiter bearbeitet.

Sie installieren einen RPA-Bot, der darauf programmiert ist, die aus den Beschwerden gesammelten Informationen in bestimmte Kategorien zu sortieren und zu verarbeiten.

Wenn Beschwerden in Kategorien mit vordefinierten Vorgehensweisen fallen, können diese Aktionen dann vom Bot durchgeführt werden.

Dies sind alles Aktionen, die sonst von einem Menschen ausgeführt würden, aber RPA ermöglicht eine schnellere Lösung.

2. Rechnungsbearbeitung

Finanzprozesse sind für die täglichen Funktionen eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Rechnungen können schwierig zu verarbeiten sein. Bei manueller Bearbeitung müssen die Benutzer mit unterschiedlichen Dateiformaten und umständlichen E-Mail-Anhängen rechnen – diese Routineaufgaben nehmen viel Zeit und Energie in Anspruch.

Während größere Unternehmen bereits seit einigen Jahren Hunderte Millionen Dollar in RPA- und Automatisierungsstrategien stecken, mussten viele KMU geduldig warten, bis die Technologie zu einer erschwinglichen und praktikablen Option wurde

Ein automatisierter RPA-Bot kann helfen, indem er Dateien erkennt und Daten daraus ohne menschliches Zutun seziert.

Die Rechnungsstellung würde als Hauptkandidat für die Automatisierung angesehen. Dies liegt daran, dass die Rechnungsstellung von Natur aus ein regelbasierter Prozess ist; es ist lediglich das Melden eines Sachverhalts an den Kunden, was es zu einer perfekten Aufgabe für einen unbeaufsichtigten RPA-Bot macht.

Rechnungs-RPA in Aktion

Die Funktionsweise ist, dass ein Bot so programmiert ist, dass er einen bestimmten Ordner überprüft. Wenn eine Rechnungsdatei in den Ordner gelegt wird, wird der Bot benachrichtigt und fährt damit fort, alle relevanten notwendigen Informationen zu lesen und zu dokumentieren und sie an die gewünschte Stelle zu verteilen.

Dadurch wird die Zeit, die ein Kunde benötigt, um die benötigten Informationen zu erhalten, erheblich verkürzt, was seine Zufriedenheit erhöht. Es beseitigt auch die Notwendigkeit für einen Mitarbeiter, seinen Tag damit zu verbringen, Rechnungsaufgaben zu erledigen, die nachweislich automatisierbar sind.

3. Steigern Sie die Produktivität

Wenn Sie einen Spezialisten einstellen, der sich auf seinem Gebiet auszeichnet, und dieser stundenlang Daten eingeben oder sammeln muss, ist das eine Verschwendung Ihres Geldes und seiner Zeit.

Der Hauptvorteil der Automatisierung mit RPA besteht darin, dass Sie effektiv einen anderen Mitarbeiter einstellen, der diese Arbeit zu einem Bruchteil des Preises erledigt.

Diese Bots müssen nie eine Pause machen, machen nie einen Fehler und arbeiten rund um die Uhr.

Die Auswirkungen, die dies auf menschliche Arbeiter hat, sind beträchtlich.

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Von manuellen, monotonen Aufgaben befreit, können die Mitarbeiter nun ihre Zeit mit einer Arbeit verbringen, die ihre speziellen Fähigkeiten erfordert.

In einer Deloitte-Umfrage fanden sie heraus, dass 86 % der Befragten zustimmten, dass RPA die Produktivität an ihrem Arbeitsplatz verbessert

Hinzu kommt der zusätzliche Vorteil, Ihre Mitarbeiter zufriedener zu machen und deren Arbeitszufriedenheit zu steigern. Niemand möchte seine Zeit mit der manuellen Dateneingabe verbringen, insbesondere nicht, wenn Automatisierungsalternativen leicht verfügbar sind.

In diesen Fällen macht sich RPA wirklich bezahlt, indem es die Arbeitskosten für die Bezahlung eines Mitarbeiters für eine automatisierbare Aufgabe eliminiert und Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit gibt, diesen Mitarbeiter neu zu verteilen und ihm die Ausführung einer Aufgabe zu ermöglichen, die ihn mehr benötigt.

4. Mitarbeiter-Onboarding

Das Onboarding ist oft mit administrativen Aufgaben übersät, die erledigt werden müssen – oft banal und sich wiederholend.

Die RPA-Automatisierung kann verwendet werden, um Angebote automatisch zu generieren und zu versenden und einen automatisierten Workflow auszulösen, wenn das Konto des Mitarbeiters erstellt wird.

Wie die meisten Geschäftsinhaber wissen, ist Papier teuer und verschwenderisch.

Entscheidungsträger sind zunehmend daran interessiert, RPA in ihren Organisationen zu implementieren, wobei bis zu 40 % der größeren Unternehmen bis zum nächsten Jahr irgendeine Art von RPA-Software einführen, gegenüber 10 % im Jahr 2018

RPA kann auch verwendet werden, um die Menge an Papierkram zu reduzieren, den Sie verarbeiten, indem Sie über ein elektronisches Erfassungssystem verfügen, das die Erstellung von Papierkopien von Dokumenten überflüssig macht, indem Sie sie digital empfangen und bearbeiten.

Natürlich machen Sie auch Ihr HR-Team viel zufriedener und verkürzen die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter um das Zehnfache.

5. Gehaltsabrechnung

Die meisten HR-Mitarbeiter wissen, wie mühsam und zeitaufwändig die Gehaltsabrechnung sein kann.

Bots können umfassend eingesetzt werden, um Ihr Gehaltsabrechnungsteam durch die Standardisierung Ihrer Prozesse zu unterstützen.

Anstatt eifrig Tabellenkalkulationen durchzusehen und Schecks von Hand auszustellen, besorgen Sie sich ein System, das dies für Sie erledigt.

Eine automatisierte Gehaltsabrechnung kann so konzipiert werden, dass sie eine Vielzahl von Zahlungen wie Gehälter, Überstunden, Provisionen, Boni, Gehaltserhöhungen, Lohnabzüge und Spesen abwickelt.

Ihre HR-Mitarbeiter werden besser mit einem Automatisierungssystem bedient, das ihnen hilft, die Aufgaben zu erledigen, die sie benötigen.

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79 % der Befragten in einer HR-Umfrage zur Gehaltsabrechnung geben an, dass sie mit RPA nicht vertraut sind oder RPA nicht Teil ihrer aktuellen Strategie ist.

Gehaltsabrechnungs-RPA in Aktion

RPA kann für eine Vielzahl von Lohnabrechnungszwecken verwendet werden.

Anwesenheitsverwaltung, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter automatisch verfolgen und die Einnahmen entsprechend anpassen kann, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Es wird geschätzt, dass ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern durch die Implementierung von RPA für seine Zeiterfassungssysteme mindestens 20.000 US-Dollar pro Jahr einsparen kann.

Darüber hinaus haben Sie eine automatisierte Gehaltsabrechnung, Verarbeitung, Abzüge und mehr.

Viele dieser Prozesse gelten als Low-Hanging Fruits – also gängige, automatisierbare Prozesse in einem Workflow, die sich relativ einfach lösen lassen und deren Vorteile schnell vom Unternehmen erkannt werden.

6. Speichern von Informationen

Big Data ist ein wichtiger Aspekt moderner Unternehmen.

KMU verfügen heute über mehr Daten als je zuvor, und das Datenvolumen wächst exponentiell.

Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre Datenberge effektiv sortieren zu können.

RPA ist für Unternehmen von unschätzbarem Wert, da es große Datenmengen unermüdlich, fehlerfrei und rund um die Uhr durchsuchen kann.

Hier ist die RPA-Automatisierung am besten – sie kann den Prozess rationalisieren, der einen Menschen viel länger dauern würde, und es ihm ermöglichen, etwas zu tun, das eine menschliche Berührung erfordert.

Automatisierung wie diese ist am erfolgreichsten in Situationen, in denen die Aufgabe vorhersehbar und manuell ist, da Bots speziell dieser einen einfachen Aufgabe zugewiesen werden können.

Da die Datenmenge in KMUs im Laufe der Zeit zunimmt, was auch der Fall sein wird, müssen Unternehmen Methoden wie RPA einsetzen, die dabei helfen, diesen Informationsfluss zu organisieren und ihn schnell und ohne die übliche Fehlermöglichkeit in einem zentralen Repository zu speichern Menschen.

Data Governance ist eine zentrale Herausforderung, die Unternehmen lösen wollen. 80 % der Data Analytics- und Big Data-Führungskräfte gaben in einer Umfrage an, dass dies für sie sehr wichtig sei.

Dieser Anwendungsfall für den Datenaustausch ist auch für die interne IT-Abteilung nützlich, da RPA dabei helfen kann, die Überwachung von Netzwerkgeräten zu verbessern.

Beispielsweise wird die Prozessautomatisierung für ein Unternehmen mit einer großen Anzahl von Remote-Mitarbeitern – was heutzutage häufig vorkommt – relevante Informationen einspeisen und speichern und alle Bedenken anzeigen, auf die die IT aufmerksam gemacht werden sollte.

Dies macht die Fehlerbehebung für Dutzende, manchmal Hunderte von Geräten zu einer viel einfacheren und effektiveren Aufgabe als zuvor möglich. Der RPA-Einsatz bei Mobile Device Management (MDM)-Lösungen kann enorm hilfreich sein, wenn eine Stapelverarbeitung für große Datenmengen erforderlich ist.

7. Analytik

Das Entfernen des menschlichen Elements aus der Datenerfassung ist auch wichtig, wenn es darum geht, Ihnen Datenanalysen und Erkenntnisse bereitzustellen.

Die Datenmenge im Unternehmen bietet großartige Möglichkeiten für wertvolle Erkenntnisse darüber, was in Ihren Prozessen verbessert werden kann.

Für Entscheidungsträger sind Qualitätsdaten ein wichtiges Werkzeug. Leider müssen diese Unternehmensleiter aufgrund menschlicher Fehler mit Daten von schlechter Qualität umgehen.

Mit RPA können sie nicht nur unermüdlich große Datenmengen durchsuchen, sondern sie können auch so programmiert werden, dass sie Informationen erkennen, die für den Menschen nützlich sind.

Bots zeichnen sich dadurch aus, und es stellt sicher, dass die Daten, die Sie haben, von hoher Qualität sind und durch die Regeln definiert werden, die Sie selbst festlegen – was bedeutet, dass Sie nur genau das bekommen, was Sie brauchen.

Was das Durchsuchen großer Datensätze angeht, ist RPA bei der Erfüllung dieser Aufgaben also völlig konkurrenzlos.

Und das ist auch keine Kleinigkeit – Unternehmen verlassen sich heute mehr denn je auf Daten, sei es für die Marktforschung oder die Beurteilung der Leistung ihrer Mitarbeiter.

Imbiss

• RPA-Automatisierungssoftware hat eine Vielzahl von Anwendungen für kleine und mittlere Unternehmen.
• Der Markt für RPA ist in den letzten fünf Jahren erheblich gewachsen, angetrieben durch erschwinglichere Kosten.
• Die Vorteile sind vielfältig, wobei RPA die Effizienz und Produktivität verbessert, indem manuelle Aufgaben rationalisiert und die Arbeitskräfte effizienter eingesetzt werden.

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung hilft Unternehmen, einen Wettbewerbsvorteil in ihrer Branche zu erzielen und aufrechtzuerhalten. Durch die Nutzung der verfügbaren Tools, die die Produktivität der Mitarbeiter steigern und die Kosten senken, können Unternehmen von einer höheren Betriebskapazität profitieren und gleichzeitig ein hervorragendes Kundenerlebnis bieten.

RPA ist nur ein Aspekt der digitalen Transformation, die die Arbeitsweise kleiner Unternehmen in der sich ständig weiterentwickelnden Landschaft von heute verändert. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihr Unternehmen modernisieren können, sehen Sie sich unser Angebot zur robotergesteuerten Prozessautomatisierung an.