Digitaler Dokumenten-Workflow erklärt

Definition des digitalen Dokumenten-Workflows: Die Bedeutung von Dokumentenmanagement und Digitalisierung bezieht sich hauptsächlich auf die Methoden und Prozesse, die verwendet werden, um Dokumenten-Workflows in einem Unternehmen zu etablieren, die ausschließlich auf digitalen Mitteln beruhen. Dies beinhaltet in der Regel Cloud-Technologie und Automatisierung, um die Effizienz in dokumentenbezogenen Prozessen zu verbessern.

Der digitale Dokumenten-Workflow ist seit einigen Jahren ein Ziel von KMUs.

Die Gründe dafür werden deutlicher, je mehr Unternehmen die Vorteile der digitalen Transformation ihrer Arbeitsprozesse erkennen.

Derzeit gibt es eine lange Liste digitaler Lösungen und Technologien, die CIOs versuchen, in ihre Strategien zu integrieren, um die Wettbewerbsvorteile der Digitalisierung zu nutzen.

Drei Viertel der KMUs stimmen zu, dass die digitale Technologie die Geschäftslandschaft verändert hat, und 48 % suchen nach zusätzlichen Möglichkeiten, um transformative Maßnahmen zu ihrem Geschäftsumfang hinzuzufügen

Die Transformation von Arbeitsabläufen ist ein wichtiger digitaler Trend, der in Nordamerika eine einzigartige Bedeutung erlangt hat.

Zugehörige Fallstudie: Neues Dokumentenverwaltungsverfahren hilft Versicherungsunternehmen bei der Reorganisation von Kreditorenbuchhaltung und Schadensfällen

Unternehmen in der Region verbrauchen fast doppelt so viel Papier wie ihre europäischen Kollegen.

Während es bei der digitalen Transformation von Workflows nicht nur darum geht, papierbasierte Prozesse zu ersetzen, besteht kein Zweifel daran, dass der Zeit- und Geldaufwand für veraltete Arbeitsprozesse ein entscheidender Faktor für Unternehmen ist.

Heute werden wir einen Blick darauf werfen, was Ihr Unternehmen aus einem qualitativ hochwertigen digitalen Dokumenten-Workflow ziehen kann und welche Art von Gewinnen zu erwarten sind.

Dokumentenmanagement und Digitalisierung Bedeutung

Dokumentenmanagement und Digitalisierung Bedeutung: Dokumentenmanagement und Digitalisierung bezieht sich auf die gleichen Prozesse, die einen digitalen Dokumenten-Workflow ausmachen.

Dokumentenmanagement und -digitalisierung kann man sich als die Lösung vorstellen, die von Organisationen zum Erfassen, Verfolgen und Speichern von Dokumenten verwendet wird – egal ob es sich um PDFs oder Papierakten handelt.

Wenn wir über digitale Dokumenten-Workflows sprechen, können wir an Dokumentenmanagement und Digitalisierung als Hauptkomponenten denken.

Die Probleme eines schlechten Workflows für digitale Dokumente

Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit damit, auf Informationen zuzugreifen

Wie immer, wenn es um die digitale Transformation geht, geht es um die Produktivität.

Ob in der Fertigung oder im Gastgewerbe, Unternehmen aller Branchen nutzen digitale Transformationsstrategien, um ihre Geschäftsabläufe zu rationalisieren und ihre Produktivität zu verbessern.

Mitarbeiter verbringen jeden Tag durchschnittlich 1,8 Stunden mit dem Suchen und Sammeln von Daten – das sind 9 Stunden pro Woche, die sonst für etwas Wertvolleres hätten aufgewendet werden können.

Wenn Sie bedenken, wie viele Daten heutzutage in Unternehmen vorhanden sind, ist die Verbesserung der Mittel, mit denen sie verarbeitet und geteilt werden können, von entscheidender Bedeutung. Zum Vergleich: 90 % aller Daten weltweit wurden in den letzten zwei Jahren generiert.

Und so gibt es eine ständig wachsende Menge an Informationen, die Mitarbeiter ständig sichten müssen. In einem Unternehmen, das noch keine digitalen Lösungen nutzt, bedeutet dies viel Zeitverschwendung durch Mitarbeiter, die nach dem suchen, was sie brauchen.

Informationen sind für Mitarbeiter nicht ohne Weiteres verfügbar

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter in vielen KMU Schwierigkeiten haben, auf Daten zuzugreifen, die ihnen bei einem ordnungsgemäßen Dokumenten-Workflow nicht sofort zur Verfügung stehen.

Dies kann verschiedene Gründe haben, am häufigsten jedoch, weil Abteilungen in einem Unternehmen unterschiedliche Datenverwaltungssysteme haben – typischerweise Legacy-Systeme, die vom Rest des Unternehmens abgeschnitten sind.

Dies bedeutet, dass es für jemanden in einer Abteilung praktisch unmöglich sein kann, Daten von einer anderen abzurufen, weil er keinen Zugriff hat.

Datengesteuerte Unternehmen gewinnen mit 23-mal höherer Wahrscheinlichkeit Kunden, behalten mit 6-mal höherer Wahrscheinlichkeit Kunden und erzielen dadurch mit 19-mal höherer Wahrscheinlichkeit Gewinne

Dies wird als Datensilo bezeichnet und sie tragen wesentlich zur Ineffizienz in Unternehmen bei.

Dies ist ein Problem, wenn es um die Produktivität geht, und Schätzungen zufolge verbringen IT-Abteilungen 80 % ihrer Zeit mit Problemen, die direkt oder indirekt durch Datensilos verursacht werden.

Zugehörige Kundenerfahrung: Software-Roboter bringen erweiterte Produktivität in Fertigungsbüros

Unzufriedenheit durch die ständige Ausführung einfacher Aufgaben

Eine Studie ergab, dass 22 % der Zeit eines Mitarbeiters mit sich wiederholenden Aufgaben verbracht wird. Sie können sich vorstellen, wie viel Geld im Laufe eines Jahres verschwendet wird, wenn Mitarbeiter Zeit für manuelle Aufgaben aufwenden, die jetzt automatisiert werden können

Routinemäßige, manuelle Aufgaben sind in Unternehmen üblich, die die digitale Transformation ihrer Dokumenten-Workflows noch implementieren müssen.

Diese Aufgaben drehen sich in der Regel um die Dateneingabe oder die routinemäßige Datenverarbeitung.

Beispielsweise finden Sie möglicherweise einen Mitarbeiter in der Personalabteilung, der Daten zu Leistungen an Arbeitnehmer manuell eingibt, oder Sie geben möglicherweise alle Ihre Kundenrechnungen und -quittungen manuell ein.

Dies sind Fälle, in denen sich Unternehmen daran gewöhnt haben, diese niederen Aufgaben einfach als Teil ihrer Geschäftstätigkeit zu akzeptieren.

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Die Wahrheit ist jedoch, dass diese aufgrund des digitalen Dokumenten-Workflows oft völlig vermeidbar sind.

Das Endergebnis ist, dass die Mitarbeiter frustriert sind, weil ihre digitalen Dokumenten-Workflows (oder deren Fehlen) ihre Produktivität nicht steigern.

Sie erledigen effektiv eine Arbeit, die digitalisiert werden könnte. In diesem Fall hätten sie die Möglichkeit, ihre Energie auf etwas zu konzentrieren, das eine menschliche Note braucht, wie z. B. Kundenanfragen.

Minderwertige Workflows für digitale Dokumente kosten Ihr Unternehmen Geld und Ihre Mitarbeiter Zeit.

Die Ursachen für einen schlechten Workflow für digitale Dokumente

Datensilos

Datensilos sind Datengruppen, die praktisch vom Rest des Unternehmens abgeschnitten sind, weil sie an getrennten digitalen Standorten existieren.

Dies kann gewollt sein, ist aber fast immer unbeabsichtigt, oft weil verschiedene Abteilungen über einen langen Zeitraum zwischen Systemen gewechselt haben.

Das Endergebnis davon ist, dass Unternehmensdaten unstrukturiert und schwer zu nutzen sind – von entscheidender Bedeutung für ein modernes KMU.

87 % der Unternehmen haben einen niedrigen Analyse- und Business-Intelligence-Reifegrad, was bedeutet, dass Daten nicht genutzt werden

Die digitale Transformation lebt und stirbt durch den nahtlosen Informationsfluss, und das muss angegangen werden, wenn ein Unternehmen bei der Verwaltung seiner Dokumenten-Workflows ins Hintertreffen gerät.

Verwandter Beitrag: Datensilos aufbrechen: Vereinheitlichen Sie Ihre Geschäftsdaten

Wer Datensilos toleriert, hemmt die eigene Produktivität.

Hier sind nur einige Beispiele für Probleme mit Datensilos, die sich aus einem schlechten Workflow für digitale Dokumente ergeben:

• Datenanalyse: Silos bedeuten, dass Informationen an verschiedenen Orten gespeichert werden, oft als inkonsistente Dateiformate. Dies erschwert die Analyse für Geschäftsentscheidungen erheblich.
• Zugriff: Berechtigungen und Zugriffsprobleme sind bei Silos üblich. Das Endergebnis ist, dass die Mitarbeiter die benötigten Daten nicht schnell genug abrufen können, was die Arbeitsprozesse erheblich verlangsamt.
• Unnötige Arbeit: Eingeschränkte Sichtbarkeit in einem Unternehmen führt oft dazu, dass verschiedene Teams dieselbe Arbeit gemeinsam erledigen, wenn ein gemeinsamer Zugriff und die Beseitigung von Silos Zeit und Energie sparen würden.

Schlechte Kommunikation

Unterdurchschnittliche Kommunikation innerhalb einer Organisation und ein fehlender Workflow für digitale Dokumente gehen Hand in Hand.

Verwandter Beitrag: Warum abteilungsübergreifende Kommunikation für Ihren DX unerlässlich ist

Wenn digitale Dokumenten-Workflows zu wenig genutzt werden, können Sie in der Regel feststellen, dass nicht nur Daten isoliert werden, sondern auch die Kultur.

Abteilungen innerhalb des Unternehmens beginnen selbstständig mit ihren eigenen Daten und Prozessen zu arbeiten.

Wir bei Impact haben immer wieder erlebt, wie wichtig es für die digitale Transformation ist, eine starke Kultur zu haben, um sowohl bei unseren Kunden als auch bei uns selbst erfolgreich zu sein.

Wenn Sie Ihre Dokumenten-Workflows vernachlässigen, tappen Sie sehr leicht in eine Falle, in der die Kultur uneinheitlich ist und Abteilungen mit zu viel Autonomie agieren.

Zeitaufwändige Papierarbeitsprozesse

Wir sprachen darüber, wie Mitarbeiter oft durch niedere, manuelle Aufgaben behindert werden.

Diese haben oft mit manuellen Dateneingabeaufträgen zu tun, aber Papierprozesse sind ein weiterer häufiger Übeltäter.

Ähnlich wie die mühsame Dateneingabe, die Sie Arbeit kostet, ist auch Papier ein Doppelschlag.

In Unternehmen, die überwiegend mit papierbasierten Prozessen arbeiten, müssen Mitarbeiter wertvolle Zeit mit der Bearbeitung physischer Dokumente verbringen.

Dies kommt zu den hohen Summen hinzu, die für das Papier selbst ausgegeben werden.

Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbraucht 10.000 Blatt Papier pro Jahr

Unternehmen wie diese gehen oft auf Kosten eines großartigen digitalen Dokumenten-Workflows, der Zeit und Geld spart.

Wie viel kostet ein schlechter Dokumenten-Workflow?

Wie wir bei einigen der oben genannten Probleme festgestellt haben, die auf schlechtes Dokumentenmanagement zurückzuführen sind, handelt es sich bei vielen um „versteckte“ Kosten, von denen viele von Unternehmen weitgehend unbemerkt bleiben, weil sie dazu neigen, sie zu akzeptieren als Konstante.

Das beste Beispiel dafür ist der Papierverbrauch, bei dem die Druckgewohnheiten eines durchschnittlichen Mitarbeiters Unternehmen 725 $ pro Jahr kosten.

Zugehörige Infografik: Wie viel kostet Papier Ihr Unternehmen?

Wenn man bedenkt, dass der Papierverbrauch um durchschnittlich 22 % pro Jahr wächst, verdoppeln sich die Papierkosten etwa alle 3,3 Jahre.

Für die meisten Unternehmen wird diese Art von Ausgaben immer weniger machbar, insbesondere wenn es leicht verfügbare digitale Alternativen gibt, die allein die Kosten für den Papierverbrauch drastisch senken können.

Wenn Sie auch die Auswirkungen berücksichtigen, die ein schlechter Dokumenten-Workflow auf die Arbeitskosten hat – nämlich, dass Mitarbeiter viel mehr Zeit damit verbringen, die benötigten Dokumente zu finden und darauf zuzugreifen –, dann wird das Argument für ein digitalisiertes Dokumentenmanagementsystem umso deutlicher.

Dokumenten-Workflow: Druckkostenstatistiken, die Sie kennen sollten

Berücksichtigen Sie diese Druckstatistiken, wenn Sie überlegen, ob Sie Technologie für Ihr Dokumentenmanagement implementieren müssen.

Drucken ist eine häufige Belastung für die Ressourcen eines Unternehmens, was durch die Tatsache noch verschlimmert wird, dass ein erheblicher Anteil – fast ein Fünftel – des Druckmaterials ungelesen und von Mitarbeitern nicht verwendet wird.

• 90 % der Unternehmen erfassen ihre Druckkosten nicht
• Unternehmen, die ihre Druckkosten durch Vermutungen ermitteln, unterschätzen sie im Durchschnitt um 40 %
• IT-Abteilungen verbringen durchschnittlich 15 % ihrer Zeit mit der Behebung druckbezogener Probleme
• In den letzten 20 Jahren ist der Papierverbrauch in den USA von 92 Millionen Tonnen auf 208 Millionen Tonnen gestiegen
• 17 % der gedruckten Dokumente bleiben ungelesen

Quelle

Die Lösung für schlechten digitalen Dokumenten-Workflow

Automatisierung

Der Einsatz von robotergesteuerter Prozessautomatisierung nimmt in Unternehmen aller Art zu.

Deloitte berichtete beispielsweise, dass fast zwei Drittel der Unternehmen in RPA investieren, um auf veraltete Prozesse zu reagieren, die durch die Pandemie aufgedeckt wurden.

Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Der Einsatz von Automatisierung spart viel Zeit und Ressourcen.

Hier sind einige der Aufgaben, für die RPA verwendet werden kann:

• Datenextraktion: Große Datenmengen können durchsucht werden, um das Gesuchte mühelos zu finden
• Datenmanagement: Datenaggregation und Kuration
• Operative Tätigkeiten: Logistik und operative Unterstützung
• Procure-to-Pay: Rechnungsverarbeitung und Berichterstattung
• Inventar und Lieferkette: Kategorisierung und Verwaltung

Kurz gesagt, Unternehmen, die Automatisierung auch nur in geringem Maße einsetzen, können drastische Verbesserungen in ihren digitalen Dokumenten-Workflows feststellen.

Die Wolke

Die Vereinheitlichung Ihrer Unternehmensdaten in der Cloud ist ein wichtiger Schritt in den digitalen Strategien vieler Organisationen.

Im vergangenen Jahr betrug der weltweite Markt für öffentliche Cloud-Services 182 Milliarden US-Dollar, bis 2022 wird er 331 Milliarden US-Dollar wert sein

Die Nutzung der Cloud zur Optimierung Ihrer Workflows für digitale Dokumente und zur Verbesserung des Zugriffs in Ihrem Unternehmen ist eine relativ einfache und effektive Möglichkeit, Prozesse zu verbessern.

Historische Bedenken hinsichtlich der Sicherheit von Cloud-basierten Servern wurden in den letzten Jahren ausgeräumt.

Dies liegt vor allem an der enormen Verbesserung, die Rechenzentren erfahren haben.

Insbesondere Tier-IV-Rechenzentren sind genauso sicher oder sogar sicherer als On-Premise-Server.

Vorteile von Workflows zur Digitalisierung der Dokumentation

Wie wir in diesem Blogbeitrag festgestellt haben, gibt es eine Reihe von Problemen, die sich aus einer schlechten Verarbeitung digitaler Dokumente für Informationen und Daten ergeben.

Die Behebung dieser Probleme beginnt mit dem Verständnis, dass die Dokumentenerstellung eine wichtige Geschäftsfunktion ist und wie diese Dokumentenerstellung gehandhabt wird – in Bezug auf Erfassung, Speicherung und Workflow – entscheidend ist, um die Vorteile und Vorteile der digitalen Dokumentation zu realisieren.

Hier sind einige dieser Vorteile:

Verringerung der Abhängigkeit von gedruckten Dokumenten

Wir ignorieren nicht die Tatsache, dass es für ein Unternehmen eine große Veränderung sein kann, papierbasierte Prozesse aufzugeben.

Für viele ist es jedoch eine notwendige Umstellung, bis zu einem gewissen Grad auf digitale Dokumenten-Workflows umzusteigen.

Der Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) kann die Produktivität Ihrer Arbeitsabläufe erheblich steigern.

Dadurch sparen Sie Zeit und Material gegenüber physischen Äquivalenten auf Papierbasis.

Es gibt Ihnen auch eine weitaus größere Transparenz und Kontrolle über Dokumente und Daten, die Ihr Unternehmen durchlaufen, sodass Sie Ihren Arbeitsablauf diktieren können und nicht umgekehrt.

Besser verbrachte Zeit

Da weniger Zeit für das Suchen, Speichern und Handhaben von Daten und Informationen aufgewendet wird, können Mitarbeiter ihre Zeit besser nutzen, wenn Prozesse zur Automatisierung des Dokumentenflusses und zur Verwaltung hochwertiger Dokumente vorhanden sind.

Dies bietet Vorteile für das Unternehmen und den Mitarbeiter – die Mitarbeiter verschwenden weniger Zeit, während der Arbeitgeber die Mitarbeiter nicht dafür bezahlt, übermäßig viel Zeit damit zu verbringen, nach Dokumenten zu suchen, auf die sie jetzt sofort Zugriff haben.

Vorbereitung auf Compliance

Ob es Ihnen gefällt oder nicht, Compliance ist heute ein ernstzunehmender Bereich für Unternehmen.

Mit Gesetzen wie CCPA, SHIELD und branchenspezifischen Gesetzen wie HIPAA wird es für Unternehmen immer wichtiger, die in ihrem Besitz befindlichen Informationen so zu organisieren, dass es für sie einfach ist, die sich abzeichnende Fülle von Vorschriften einzuhalten, die in Kraft treten.

Für Unternehmen, die wichtige Informationen über Kunden besitzen, insbesondere sensible oder identifizierende Daten, ist es eine kluge Investition, einen Dokumentendigitalisierungs-Workflow einzurichten, der Informationen auf effektive Weise sicher speichert.

Imbiss:

• Schlechte Workflows für digitale Dokumente führen zu Effizienz und Unzufriedenheit
• Diese werden durch isolierte Daten, schlechte Kommunikation und zeitaufwändige Papierprozesse verursacht
• Automatisierung, die Cloud und die Verringerung der Abhängigkeit von Papier innerhalb Ihres Unternehmens können Ihre betrieblichen Prozesse und Effizienz erheblich verbessern.

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