Gewährleistung der Dokumentensicherheit, während Sie nicht im Büro sind

Die Dokumentensicherheit ist eine der wichtigsten Überlegungen, derer sich ein Unternehmen in den besten Zeiten bewusst sein muss.

Jetzt, da KMUs im ganzen Land ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, wächst der Druck auf Unternehmen, ihre Daten zu schützen.

Der Grund dafür ist zweifach:

• Erstens bedeutet eine Remote-Belegschaft, dass Sie jetzt eine beliebige Anzahl von Personen haben, die sich von einer Vielzahl von Geräten aus mit unbestätigten Verbindungen mit Ihrem internen Netzwerk verbinden
• Zweitens nutzen Cyberkriminelle Großereignisse und Krisen aus, um in Unternehmen einzudringen und deren Daten zu stehlen

Aus diesem Grund ist es absolut notwendig, dass Führungskräfte und Entscheidungsträger die richtigen Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass sie ihre Daten so gut wie möglich schützen.

Heute schauen wir uns an, wie Sie sich um Ihre Daten kümmern können, auch wenn Ihre Belegschaft OOO ist.

Die Dokumentensicherheitsrisiken bei der Arbeit von zu Hause aus

Eines der bestimmenden Merkmale der aktuellen Arbeitsumgebung, in der sich viele von uns befinden, ist die Bereitschaft von Organisationen im ganzen Land.

Verstöße gegen Sicherheitsrisiken sind nicht zu unterschätzen, und es gibt eine Reihe von Faktoren, die KMUs beim Versuch, sie zu verhindern, entgegenwirken.

Diese Faktoren sind nämlich:

• Mangelnde Sicherheitsvorbereitung zur Abwehr eines Angriffs
• Die mangelnde Vertrautheit der Mitarbeiter mit Cyberangriffsmethoden macht sie anfällig dafür, von Kriminellen ausgenutzt zu werden

Wenn ein Unternehmen verletzt wird

Wenn Unternehmen verletzt und ihre Daten gestohlen werden, kann das verheerend sein.

Dies gilt insbesondere für KMUs, denen oft das Kapital fehlt, um auch nur einen einzigen Verstoß zu überstehen und wieder auf die Beine zu kommen.

Ohne einen richtigen Plan für die Pflege Ihrer Daten können die Folgen fatal sein.

93 % der Unternehmen ohne Disaster-Recovery-Plan, die eine größere Datenkatastrophe erleiden, sind innerhalb eines Jahres aus dem Geschäft

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So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentensicherheit zufriedenstellend ist

Schutz Ihres internen Netzwerks

Wie wir gerade erwähnt haben, bringt eine Remote-Belegschaft eine Reihe von Sicherheitsherausforderungen mit sich.

Der erste und offensichtlichste ist, dass Ihre Mitarbeiter von außerhalb Ihres Büros auf Daten und Dokumente zugreifen, was bedeutet, dass sie nicht Ihr etabliertes (und vermutlich sichereres) Netzwerk verwenden.

Stattdessen greifen sie von zu Hause, von Cafés, Bibliotheken usw. auf das Netzwerk zu.

Nach ihren eigenen vier Wänden sind Cafés der zweithäufigste Ort, an dem Mitarbeiter Telearbeit leisten, wobei 37 % der Befragten angeben, dass sie diese nutzen

Der Punkt ist, dass Sie nichts über ihre Sicherheitsprotokolle wissen und es keine Gewissheit gibt, dass die von ihnen verwendeten Netzwerke die erforderliche Sicherheit bieten.

Der zweite Punkt ist, dass viele Arbeitnehmer ihre eigenen Geräte verwenden werden.

Während dies natürlich Overhead spart, gibt es den entscheidenden Nachteil, dass Sie die darauf installierte Software nicht kontrollieren können – nämlich Antivirus; insbesondere Antivirus der nächsten Generation, die Standardoption für viele Unternehmen, die eine Cloud- Lösung für ihre Sicherheit implementiert haben.

Das Endergebnis ist, dass Ihre Mitarbeiter auf die internen Dokumente Ihres Unternehmens zugreifen und Sie nicht sicher sein können, dass ihre Geräte gesichert sind oder dass sie sichere Netzwerke verwenden.

Der beste Weg, dies abzumildern, ist die Investition in ein VPN für Ihr Unternehmen.

Ein virtuelles privates Netzwerk funktioniert, indem es eine sichere Verbindung zwischen Ihren Mitarbeitern und Ihrem Netzwerk im Büro herstellt.

Daten, die es passieren, werden verschlüsselt und können von anderen nicht „gesehen“ werden, es sei denn, sie haben die richtigen Anmeldeinformationen.

Die Verwendung eines VPN ist eine einfache und sichere Methode, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente, auf die entfernte Mitarbeiter zugreifen müssen, sicher aufbewahrt werden.

Schulung Ihrer Mitarbeiter

In Krisenzeiten nutzen Cyberkriminelle die Ängste der Menschen aus, um die Daten ihres Unternehmens auszunutzen.

Wenn alle Ihre Mitarbeiter nicht im Büro sind, werden sie (sozusagen) sich selbst überlassen und Kriminellen leichte Beute machen.

Dabei wird nicht einmal berücksichtigt, dass Cyberangriffe auf KMU zunehmen und die jüngsten Ereignisse zu einem massiven Zustrom von Angriffen auf Unternehmen geführt haben.

Verwandter Beitrag: Coronavirus-Betrug: Fragen und Antworten mit Impacts Director of MIT Security Services

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig sicherzustellen, dass sich alle Ihre Mitarbeiter der Bedeutung von Cyber-Hygiene bewusst sind und verstehen, wie wichtig Dokumentensicherheit ist.

Es gibt eine Reihe von Programmen, die Mitarbeiter mit Fachwissen und Best Practices unterstützen.

Bei Impact bieten wir unseren Kunden beispielsweise KnowBe4-Sicherheitsbewusstseinsschulungen an, um Unternehmen eine starke erste Verteidigungslinie zu geben, indem wir unseren Mitarbeitern die Fähigkeiten und das Wissen vermitteln, um einen Betrug aufzuspüren und nicht ausgenutzt zu werden.

Erwägen Sie unbedingt die Implementierung eines Schulungsprogramms, um Ihren Remote-Mitarbeitern zu helfen, und vermeiden Sie, dass Remote-Mitarbeiter Daten aufgrund eines einfachen (und vermeidbaren) Mangels an Bewusstsein verlieren.

Haben Sie eine klare Richtlinie für Remote-Arbeit

Beide Punkte passen gut zu unserem letzten Punkt: Unternehmen sollten eine klare Richtlinie haben, wenn es um die Praktiken ihrer Remote-Mitarbeiter geht.

Während viele Unternehmen bereits mit Telearbeitern zufrieden sind – vielleicht haben sie bereits Mitarbeiter, die Telearbeit leisten –, gibt es eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen, die keine formelle Richtlinie für Mitarbeiter haben, die außerhalb des Büros arbeiten.

63 % der Unternehmensabteilungen haben mindestens eine Person, die für einen erheblichen Zeitraum von zu Hause aus arbeitet, aber 57 % der Unternehmen haben keine formelle Home-Office-Richtlinie

Da mehr als die Hälfte der Unternehmen keine bestehenden Verfahren für das aktuelle Szenario, in dem wir uns befinden, haben, gibt es viele Organisationen, die sich jetzt besonders anfällig für eine Datenschutzverletzung fühlen.

Der Grund dafür ist ganz einfach, dass die Mitarbeiter keine Regeln zu befolgen haben und anscheinend mit wichtigen Daten umgehen müssen, wie sie es für richtig halten – keine großartige Strategie für die Dokumentensicherheit.

Skizzieren Sie eine klare Richtlinie für Remote-Arbeit. Mitarbeiter sollten genau verstehen, was von ihnen in Bezug auf Datenschutz, Vertraulichkeit und Verhaltenskodex erwartet wird.

42 % der Telearbeiter planen, in den nächsten 5 Jahren häufiger aus der Ferne zu arbeiten, als sie es derzeit tun, und mehr als die Hälfte der Mitarbeiter vor Ort möchte damit beginnen, aus der Ferne zu arbeiten

Die Festlegung einer Richtlinie ist wichtig, nicht nur für die unmittelbare Zukunft, sondern auch langfristig.

Schließlich nimmt die Remote-Arbeit zu und wird sich wahrscheinlich in absehbarer Zeit nicht verlangsamen.

Imbiss

• Eine Remote-Belegschaft bringt mehrere Sicherheitsbedenken mit sich
• Ein VPN leistet einen großen Beitrag zur Gewährleistung der Dokumentensicherheit zwischen Ihrem Unternehmen und Remote-Mitarbeitern
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über das Know-how verfügen, um Betrug zu vermeiden
• Erstellen Sie eine klare Richtlinie für Remote-Arbeit, auf die sich die Mitarbeiter verlassen können, wenn sie außerhalb des Büros arbeiten

Angesichts der jüngsten Ereignisse haben viele Unternehmen versucht, aufzuholen und versuchen, provisorische Lösungen zu implementieren, um sicherzustellen, dass ihre Daten sicher sind, wenn sie eine Remote-Belegschaft einsetzen.

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