Warum Enterprise Content Management für Ihr Unternehmen unerlässlich ist

Eine Enterprise-Content-Management-Lösung hilft Unternehmen, ihre unstrukturierten Informationen wie Lieferscheine und Rechnungen, Lebensläufe, Steuerunterlagen, E-Mails und Besprechungsnotizen zu digitalisieren, zu kontrollieren und zu automatisieren.

Ein ECM-System erfasst, liest und indiziert Informationen, um ihre Verständlichkeit zu erhöhen; Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Informationen zu bearbeiten oder zu kommentieren; und bieten umfassende Workflow-Tools und Automatisierung, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen rechtzeitig in die richtigen Hände gelangen.

Innerhalb dieses Systems können Dokumente sicher und Compliance-konform erstellt, verwaltet, verarbeitet und archiviert werden.

88 % der Büroangestellten geben an, dass sie eine zuverlässige, einheitliche Datensuchplattform benötigen, die ihnen hilft, ihre Arbeit besser zu erledigen.

Sie können allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, ob mobil oder intern, und alle Dokumentenzugriffe, Änderungen und Bewegungen werden zur besseren Organisation und Forensik aufgezeichnet.

Die gesamte Kommunikation – einschließlich der mit Kunden, Lieferanten und Subunternehmern – wird intelligent verwaltet und kann für bessere Arbeitsabläufe und kontinuierliche Prozessverbesserungen leicht abgerufen werden.

Warum eine Enterprise-Content-Management-Lösung entscheidend ist

Moderne Unternehmen konzentrieren sich mehr denn je auf digitale Prozesse und setzen die Art der digitalen Transformation ein, die den Erfolg vorantreibt.

Ein Ansturm technologischer Fortschritte, darunter Cloud-Technologie, mobile Funktionen, maschinelles Lernen und Automatisierung, treiben Veränderungen voran und schaffen Chancen.

Neue Formen von Inhalten sind auf dem Vormarsch, da Social-Media-Plattformen, Audio und Video mehr unstrukturierte Daten erzeugen, mit denen Unternehmen umgehen müssen, zusätzlich zu Datenbergen, mit denen Unternehmen von Kunden und Arbeitsprozessen umgehen müssen.

Bis 2020 wird die weltweite Menge an täglich erzeugten Daten 44 Billionen Gigabyte erreichen, und die meisten dieser Daten werden unstrukturiert sein

Ein Enterprise-Content-Management-System bietet eine Lösung, die Unternehmen hilft, mit diesen schnellen und produktiven Änderungen fertig zu werden, indem es Möglichkeiten bietet, Informationen so zu organisieren, dass die Leistung optimiert und Fehler minimiert werden.

Darüber hinaus bedeuten zunehmende Betrugs- und Cyberangriffe, dass Data Governance und die Einhaltung von Vorschriften wichtiger denn je sind.

Ein ECM ermöglicht ein effektives Datenmanagement und – was wichtig ist – die Integration mit aktuellen Geschäftsanalysen, um Informationen vor Verlust zu schützen.

Schließlich müssen Unternehmen in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt die Macht der Produktivität nutzen, um ihren Vorteil zu behalten.

81 % der Mitarbeiter nennen die Notwendigkeit eines mobilen Zugriffs auf Unternehmensdokumente

Ein ECM bietet eine sichere und logisch organisierte Möglichkeit, wichtige Informationen zu archivieren, damit sie verfügbar sind, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Effizienz mit Ihren Daten zu steigern.

Aufschlüsselung: Was ist Enterprise Content Management?

In ihrer einfachsten Form sind ECMs (moderne Lösungen sind in der Regel Cloud-basierte ECMs) multifunktionale Systeme, die zum Katalogisieren und Speichern unstrukturierter Informationen für Geschäftszwecke verwendet werden.

Es gibt jedoch eine Menge, die in ihren Aufbau, ihre Funktion und ihre Vorteile einfließt, die klar verstanden werden sollten, um den wahren Wert zu erkennen, den sie für die Prozesse, die Produktivität und die Rentabilität eines Unternehmens bringen.

Komponenten einer Enterprise-Content-Management-Lösung

Es gibt fünf grundlegende Komponenten von Enterprise Content Management: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung.

Erfassung

Um sowohl digitale als auch gedruckte Informationen zu erfassen, muss ein ECM sowohl über Scan- als auch über optische Zeichenerkennungsfunktionen (OCR) verfügen.

Einige verwenden möglicherweise sogar die Handabdruckerkennungstechnologie (HCR), eine Form der intelligenten Zeichenerkennung (ICR), mit der handschriftlicher Text leicht interpretiert und erfasst werden kann.

Dies hilft bei der Automatisierung von Dateneingabeaufgaben, um menschliche Fehler zu reduzieren und die Verfolgung großer Datenmengen zu ermöglichen.

Management

Management-Tools variieren je nach den Anforderungen jedes Unternehmens. Typischerweise gehören dazu:

• Tools, die eine inhaltliche Zusammenarbeit ermöglichen
• Workflow-Tools für das Geschäftsprozessmanagement
• Archiv- und Dateiverwaltungstools zur einfachen Indizierung, Aufbewahrung und Bereinigung

Andere Tools können Web-Content-Management- oder Dokumenten-Management-Tools umfassen.

Lagerung

Speicherlösungen in einer Enterprise-Content-Management-Lösung bestehen aus drei grundlegenden Elementen:

Zuerst; Es gibt ein Repository zum Sammeln von Dateien.

Zweite; ein Bibliothekstool, das Dateien aufnimmt, die die Erfassungs- und Verwaltungssequenz durchlaufen haben.

Endlich; die Hardware – wie Server, Cloud-basierte Speicher, optische Laufwerke und mehr – die Dateien und Software zum Abrufen enthält.

Erhaltung

Im Gegensatz zum kurzfristigen Repository der Speicherkomponente bietet Preservation eine langfristige Speicherung oder Archivierung kritischer Dateien.

Es gibt viele Medienoptionen, die eine angemessene Archivierung bieten können, es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass die Medientypen mit den sich entwickelnden Technologien für eine langfristige Nutzung kompatibel sind.

Lieferung

Um Inhalte an die entsprechenden Benutzer in Ihrem System verschieben zu können, benötigen Sie Middleware, die beim Verschieben von Informationen von Anwendung zu Anwendung hilft.

Der Bereitstellungsprozess kann die Verteilung von Medien für den Zugriff durch Endbenutzer über Websites, soziale Medien, Intranet oder sogar gedruckte Dokumente umfassen.

Die Sicherheit ist in diesem Teil des Prozesses von entscheidender Bedeutung, sodass unbefugte Bearbeitungen und Zugriffe verboten sind, wenn Daten von Ort zu Ort verschoben werden.

Wie ECM funktioniert

Beim grundlegenden ECM-Prozess arbeiten alle fünf ECM-Komponenten zusammen, um wichtige Geschäftsprozessinformationen während des gesamten Lebenszyklus der Daten zu organisieren und zu verbreiten. Zusamenfassend:

• Daten werden erfasst
• Informationen werden intern oder auf einer Unternehmenswebsite veröffentlicht
• Informationen werden automatisch und sicher archiviert
• Alte, überholte oder ungenutzte Informationen werden regelmäßig gelöscht, um Platz zu sparen

Um mit der Verwendung von ECM zu beginnen, identifizieren Unternehmen in der Regel alle Arten von Inhalten, die innerhalb der Organisation verwendet werden, und weisen sie einem Geschäftsprozess und sogar bestimmten Mitarbeitern zu.

Anschließend zielt die ECM-Software auf doppelte Inhalte ab, um Speicherredundanzen zu reduzieren, und organisiert dann die Informationen zusammen mit Metadaten in einem zentralen Repository, sodass die Personen, die sie benötigen, schnell und effizient darauf zugreifen können.

Diese zugelassenen Benutzer können Volltextsuchen verwenden, um erforderliche Inhalte zu finden, die sie dann lesen, bearbeiten oder drucken können.

Benutzer können auch Schlüsselwörter oder Phrasen verwenden, um nach Dokumenten zu suchen, wodurch die Suchzeit verkürzt und die Produktivität gesteigert wird.

Diese einfachen, aber leistungsstarken Tools ermöglichen Abteilungen – oder ganzen Unternehmen – Folgendes:

• Reduzieren Sie die Abhängigkeit von Papier
• Optimieren Sie Arbeitsabläufe
• Risiko reduzieren
• Produktivität erhöhen
• Bieten Sie außergewöhnlichen Kundenservice

Der einfache Zugriff auf wichtige Informationen hilft Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen, Projekte schneller abzuschließen und mühelos zusammenzuarbeiten, um die Effizienz zu steigern.

Wie ECM Ihrem Unternehmen zugute kommt

Da ein Enterprise-Content-Management-System eine einheitliche Plattform für die Verbreitung, Speicherung und Verwaltung von Daten bietet, kann es Unternehmen dabei unterstützen, Daten so zu handhaben, dass die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen für ein außergewöhnliches Risikomanagement erfüllt werden.

Weitere Vorteile sind:

• Prüfungsfunktionen einschließlich Check-in/Check-out und Workflow-Überwachung
• Optimierter Zugriff und reduzierte Informationsengpässe durch Versionskontrolle
• Reduzierter Lager-, Papier- und Versandbedarf für minimierte Gemeinkosten
• Optimierte Sicherheit
• Reduzierte Kosten – und das Fehlerpotenzial – durch die Automatisierung manueller Prozesse
• Verbesserter Kundenservice durch Echtzeit-Sichtbarkeit

Der Zugriff eines ECM auf komplexe Tools verleiht Geschäftsprozessen robuste Funktionalität.

Beispielsweise wird Data Mining einfacher und genauer durch die Verwendung von Tools, die vom ECM-System bereitgestellt werden, die es ermöglichen, Parameter und Suchbereiche für schnellere und genauere Suchen genau festzulegen.

In Zukunft entwickeln sich ECM-Systeme weiter und verändern sich, da sie auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgerichtet sind, die in einer sich schnell verändernden Welt nach mehr Agilität, Integration und Wettbewerbsvorteilen suchen.

Da das digitale Tempo zunimmt, fügen ECMs weiterhin Funktionen hinzu und integrieren sich entwickelnde Technologien wie maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um die Effektivität zu maximieren.

Und Unternehmen – ob groß oder klein – profitieren von den Vorteilen dieser Systeme, um sich solider auf dem Markt zu positionieren.

Welche Schmerzpunkte lindert ECM?

Beachtung

Für viele Organisationen, insbesondere solche, die sich mit komplexen Compliance-Vorschriften in Branchen wie Lebensmittelvertrieb, Fertigung und Gesundheitswesen befassen müssen, kann ein ECM beim Records Management enorm helfen.

Durch die Verwendung eines ECM ist es für Unternehmen erheblich einfacher, die Compliance aufrechtzuerhalten. Im Fall von Audits bedeutet die Verwendung eines ECM zum Speichern Ihrer Geschäftsdaten beispielsweise, dass bei Bedarf ein sicherer Fernzugriff auf Informationen gewährt werden kann – was die Kosten für obligatorische Audits drastisch beschleunigt und Unternehmen beruhigt.

Darüber hinaus erleichtern Regeln und eine ordnungsgemäße Verwaltung der von Ihnen erfassten und gespeicherten Daten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auch auf andere Weise erheblich.

Beispielsweise müssen Informationen nicht mehr manuell gelöscht werden – es können automatische Kontrollen eingerichtet werden, damit sich Ihr ECM um Ihre Datenkonformität kümmert, während Sie sich um Ihr Geschäft kümmern können.

Kontrolle

So wie die Kontrolle für die Compliance von enormer Bedeutung ist, spielt sie auch im allgemeinen Geschäftsbetrieb eine große Rolle, und ein ECM kann eine große Rolle bei der Gewährleistung der Kontrolle über Informationen spielen.

Ohne ein ECM und ein zentrales Datenrepository ist es üblich, dass Unternehmen Daten dezentralisiert und unorganisiert haben.

Was bedeutet das im praktischen Sinne?

Dies kann bedeuten, dass Mitarbeiter unterschiedliche Versionen geschäftskritischer Dokumente verwenden; Dies kann bedeuten, dass ein Vertreter einen veralteten Kaufvertrag oder ein Bestellformular verwendet.

In einer Nintex-Umfrage gaben 39 % der Befragten an, einen fehlerhaften Dokumentenprozess in ihrem Unternehmen zu beobachten:

• 49 % gaben an, dass sie Dokumente nicht leicht finden können
• 43 % gaben an, Probleme beim Teilen von Dokumenten und beim Anfordern der Genehmigung von Dokumenten zu haben
• 33 % hatten Probleme mit der Dokumentenversionierung

Mit einem zentralen Informationsspeicher und einem ECM zum Organisieren von Daten können Ihnen dokumentierte Workflows zeigen, wer was gesendet hat; wer eine Police abgeschlossen hat und wer nicht; wer ein Dokument benötigt, das ihm noch nicht zugeschickt wurde – Sie verstehen schon.

Die Aktualisierung, Verteilung und Nachverfolgung geschäftskritischer Daten kann mit einem zentralisierten Datensystem und einem ECM als Kernstück viel effektiver durchgeführt werden.

Produktivität

Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen Enterprise-Content-Management-Systeme implementieren möchten, ist allein die Produktivität.

Unternehmen erkennen oft, dass ihre bestehenden Prozesse für das Dokumentenmanagement mangelhaft sind.

Laut einer AIIM-Umfrage beträgt die durchschnittliche Gesamtzeit, die für die Suche und Verwaltung von Informationen aufgewendet wird, 45 Minuten, etwa 8 % eines Arbeitstages.

Mit veralteten Methoden für das Datenmanagement verbringen Mitarbeiter mehr Zeit als nötig mit grundlegenden Aufgaben, wie der Suche nach einem Dokument.

Dies frustriert nicht nur Arbeitnehmer, die Zeit verschwenden müssen, um nach etwas zu suchen, auf das sie von überall aus sofort zugreifen können, sondern kostet das Unternehmen auch Geld in Form von schlecht eingesetzten Arbeitskräften.

Die Einführung eines ECM trägt dazu bei, diese Verschwendung zu verringern und die Produktivität Ihres Geschäftsbetriebs insgesamt zu verbessern.

IHS behauptet, dass ECM die Kosten im Zusammenhang mit der Unfähigkeit, Dokumente pro Benutzer und Monat für mittelständische Unternehmen (100–999 Mitarbeiter) zu finden, von etwa 200 auf 10 US-Dollar senken kann.

Effizienz

Natürlich geht die Verbesserung der Produktivität Ihres Betriebs Hand in Hand mit einem effizienteren Prozess für Ihre Dokumenten-Workflows.

Wenn wir über die Implementierung von ECM-Systemen sprechen, steht der Dokumenten-Workflow ganz oben auf der Agenda.

Verwandter Beitrag: Workflow für digitale Dokumente erklärt

42 % der Wissensarbeiter gaben zu, dass papierbasierte Arbeitsabläufe ihre täglichen Aufgaben weniger effizient, kostspieliger und weniger produktiv machen.

Enterprise Content Management ist ein äußerst nützliches Tool zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz, nicht zuletzt, weil es dabei hilft, Datensilos aufzubrechen.

Datensilos, die sich auf separate Datenspeicher beziehen, die innerhalb einer Organisation entstehen – oft zwischen Abteilungen, die nicht integrierte Systeme verwenden – sind ein großer Engpass, wenn es um Effizienz geht.

Dieser Schmerzpunkt kann erheblich gemildert werden, indem Geschäftsdaten über alle Abteilungen hinweg mit einem ECM vereinheitlicht und unternehmensweiter Zugriff auf Daten bereitgestellt werden, wo dies erforderlich und sinnvoll ist.

Papierverschwendung

Einer der offensichtlicheren Schwachstellen, die eine ECM-Lösung löst, sind die Papierausgaben von Unternehmen sowie die damit verbundenen Umweltbedenken.

Die ökologischen Vorteile der papierlosen Lösung sind ein bewundernswerter, wenn auch aus geschäftlicher Sicht nicht ganz überzeugender Grund für den Einsatz von ECM.

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt. Eine der interessanteren Entwicklungen, die sich aus der Pandemie ergaben, war die zunehmende Betonung, die Verbraucher auf das Kundenerlebnis legten – so sehr, dass es heute das wichtigste Wettbewerbsunterscheidungsmerkmal zwischen Unternehmen ist; sogar höher als Preis und Qualität.

Vor diesem Hintergrund ist es tatsächlich vorteilhaft, ein ECM zu verfolgen und die Abhängigkeit von Papier zu reduzieren, um Kunden Ihre Haltung zu bestimmten Themen zu demonstrieren. Wenn sich Kunden eines bestimmten Unternehmens in hohem Maße für den Umweltschutz interessieren, kann die Verfolgung eines rein digitalen Ansatzes tatsächlich als wichtiges Marketinginstrument für das Unternehmen fungieren.

Laut IBM gehören 81 % der Verbraucher weltweit einem von zwei Käufersegmenten an: wertorientierte Verbraucher (41 %), die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis wollen, und zweckorientierte Verbraucher (40 %), die Produkte und Dienstleistungen suchen, die ihren Werten entsprechen.

Wenn es um Papierverschwendung geht, gibt es natürlich dringende Bedenken für Unternehmen, Kunden oder Nicht-Kunden – das heißt einfach, dass Unternehmen heute mehr denn je drucken, und diese papierbasierten Kosten häufen sich für KMUs.

Zugehörige Infografik: Wie viel kostet Papier Ihr Unternehmen?

Werfen Sie einen Blick auf einige dieser Statistiken aus der verlinkten Infografik, um zu sehen, wie viel Papier ein durchschnittliches KMU kostet:

1. Die Druckgewohnheiten eines durchschnittlichen Mitarbeiters kosten Unternehmen 725 $ pro Jahr
2. Mitarbeiter drucken im Durchschnitt 34 Seiten am Tag, von denen 17 % ungelesen bleiben
3. 90 % der Unternehmen erfassen ihre Druckkosten nicht
4. Unternehmen, die ihre Druckkosten durch Vermutungen ermitteln, unterschätzen sie im Durchschnitt um 40 %
5. IT-Abteilungen verbringen durchschnittlich 15 % ihrer Zeit mit der Behebung druckbezogener Probleme
6. In den letzten 20 Jahren ist der Papierverbrauch in den USA von 92 Millionen Tonnen auf 208 Millionen gestiegen – eine Steigerung von 126 %
7. Der Papierverbrauch eines durchschnittlichen Unternehmens wächst jedes Jahr um 22 %, was bedeutet, dass sich Ihr Verbrauch in knapp dreieinhalb Jahren verdoppelt haben wird

Wenn Sie es in diesen Zusammenhang stellen, ist es klar, dass die Druckkosten steigen und – wenn sie es nicht bereits sind – für Unternehmen untragbar werden.

Aus diesem Grund ist die Investition in ein ECM-System zur Linderung dieses kostspieligen Schmerzpunkts eine gute Möglichkeit für ein Unternehmen, diese Verschwendung und unnötigen Ausgaben effektiv anzugehen.

Wo ist Enterprise Content Management in einem Unternehmen anwendbar?

Die meisten Unternehmen setzen ein ECM für bestimmte Geschäftsprozesse innerhalb ihrer Organisation ein. Werfen wir einen Blick auf einige gängige Anwendungen von ECM.

Verträge verwalten

Wenn Sie mit vielen Verträgen zu tun haben, wissen Sie, dass die Verwaltung dieser Verträge mühsam sein kann, und eine ECM-Lösung kann bei dieser Art von Arbeitsabläufen wirklich hilfreich sein.

Mit ECM können Sie sicherstellen, dass Verträge von den richtigen Personen zur richtigen Zeit überprüft werden, indem Sie die Verträge mithilfe der Automatisierung an die erforderlichen Beteiligten senden, wenn sie an der Reihe sind, das Dokument zu überprüfen oder zu bearbeiten.

Personalwesen automatisieren

Alle Phasen der Rekrutierung und Einarbeitung können automatisiert werden, um einen weitaus effizienteren HR-Prozess als zuvor zu schaffen.

Online-Formulare können verwendet werden, um Bewerbungen zu erfassen, die dann über einen automatisierten Workflow an Personalchefs gesendet werden.

Das gleiche Prinzip kann auf viele andere Aspekte der Personalabteilung angewendet werden, wie z. B. Richtlinien- und Verfahrensmanagement, I-9-Compliance und Katastrophenvorsorge (Daten geschützt in der Cloud aufbewahren, anstatt sie physisch zu archivieren), um nur einige zu nennen.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung automatisieren

AP und AR können durch die ECM-Implementierung erheblich verbessert werden.

AP und AR sind zwei der papierintensivsten Prozesse in Organisationen. Wie schnell und effektiv Rechnungen und Abrechnungen verarbeitet werden können, bestimmt, wie effizient Ihre Abläufe in diesen Bereichen sind.

Mit einem ECM können AP und AR vollständig digitalisiert werden, wobei Erfassung, Speicherung, Zugriff und Verwaltung weitaus rationalisierter sind als herkömmliche Papiermethoden.

Imbiss

• Eine Enterprise-Content-Management-Lösung erfasst, liest und indiziert Informationen; Mitarbeitern die Möglichkeit geben, zu bearbeiten oder zu kommentieren; und bieten umfassende Workflow-Tools und Automatisierung.
• Es gibt fünf grundlegende Komponenten eines ECM: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung.
• Ein Enterprise-Content-Management-System ist eine Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Daten so zu handhaben, dass die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen für ein außergewöhnliches Risikomanagement erfüllt werden.
• Zu den weiteren Vorteilen gehören Prüfungsfunktionen, optimierter Zugriff und reduzierte Informationen, reduzierter Lager-, Papier- und Versandbedarf für minimierte Gemeinkosten, optimierte Sicherheit und reduzierte langfristige Ausgaben

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