Druckmanagement: Seien Sie dem Spiel einen Schritt voraus

Die Implementierung des Druckmanagements in Ihrem Unternehmen steht im Moment vielleicht nicht ganz oben auf Ihrer Agenda, aber vielleicht sollte es das sein.

Schließlich arbeiten die meisten von uns von zu Hause aus und sehen unsere Arbeitsbüros aufgrund der aktuellen Umstände möglicherweise wochen- oder sogar monatelang nicht.

Wenn uns das aktuelle Klima etwas gezeigt hat, dann, dass die Notwendigkeit, unnötige Ausgaben einzuschränken, noch nie so wichtig war.

Wenn Unternehmen zum normalen Geschäftsbetrieb zurückkehren, wird das Umfeld ganz anders sein – KMUs werden leiden und die finanziellen Auswirkungen des COVID-19-Ausbruchs werden noch lange zu spüren sein. Die Druckverwaltung kann eine erhebliche Hilfe bei der Reduzierung dieser unnötigen Kosten sein, wenn Sie sie am dringendsten benötigen.

Verschwendung beim Drucken

Die meisten Unternehmensleiter sind sich wahrscheinlich vage bewusst, dass ihre Druckgewohnheiten sie mehr kosten, als sie ausgeben möchten.

Die wahren Kosten könnten jedoch wirklich schockierend sein. Hier sind sieben Druckstatistiken, die zeigen, wie besorgniserregend Verschwendung sein sollte:

1. Die Druckgewohnheiten eines durchschnittlichen Mitarbeiters kosten Unternehmen 725 $ pro Jahr
2. Mitarbeiter drucken im Durchschnitt 34 Seiten am Tag, von denen 17 % ungelesen bleiben
3. 90 % der Unternehmen erfassen ihre Druckkosten nicht
4. Unternehmen, die ihre Druckkosten durch Vermutungen ermitteln, unterschätzen sie im Durchschnitt um 40 %
5. IT-Abteilungen verbringen durchschnittlich 15 % ihrer Zeit mit der Behebung druckbezogener Probleme
6. In den letzten 20 Jahren ist der Papierverbrauch in den USA von 92 Millionen Tonnen auf 208 Millionen gestiegen – eine Steigerung von 126 %
7. Der Papierverbrauch eines durchschnittlichen Unternehmens wächst jedes Jahr um 22 %, was bedeutet, dass sich Ihr Verbrauch in knapp dreieinhalb Jahren verdoppelt haben wird

Das Fazit hier ist, dass, wenn Sie die Druckgewohnheiten Ihres Unternehmens nicht im Griff haben, die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass Sie viel mehr ausgeben, als Sie möchten – die Auswirkungen werden angesichts des aktuellen Geschäftsumfelds noch verstärkt .

Umweltbelastung

Zudem ist die Umweltbelastung durch Druckabfall enorm.

Der Herstellungsprozess von Papier, bei dem Rinde verbrannt wird, um brauchbare Fasern zu erzeugen, setzt giftige Treibhausgase frei, einen schweren Schadstoff, der drastische Folgen für den Planeten hat.

40 % des weltweit kommerziell geschlagenen Holzes wird für die Papierherstellung verwendet, und über 30 Millionen Morgen Wald werden jährlich zerstört, um diese Produktion zu ergänzen.

Verbesserungen in Technologie und Fertigung haben die Papierproduktion hochgefahren, und auch der Verbrauch ist gestiegen.

Dies ist nicht nachhaltig, und Unternehmen jeder Größe werden sich früher oder später mit dem Thema Nachhaltigkeit innerhalb ihrer Organisationen auseinandersetzen müssen.

Auswirkungen auf die Produktivität

Die Auswirkungen, die das Drucken auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter hat, sind auf den ersten Blick möglicherweise nicht erkennbar.

Wenn Sie über Jahre oder sogar Jahrzehnte dieselbe Struktur verfolgt haben, kann es schwierig sein, ein Problem festzuhalten, das im Laufe der Zeit langsam gewachsen ist – selbst wenn es Sie täglich betrifft.

Fertigung, Gastgewerbe, Recht – unabhängig von der Branche haben KMUs immer wieder mit den gleichen Problemen in Bezug auf produktive Mitarbeiter als Folge von nicht verwaltetem Drucken zu kämpfen.

Mitarbeiter verbringen übermäßig viel Zeit mit der Suche nach den benötigten Informationen – insgesamt 1,8 Stunden pro Tag oder 9,3 Stunden pro Woche.

Dies schafft einen doppelten Schlag für KMUs; Sie verlieren nicht nur Geld durch Druckkosten, sondern auch durch Arbeitsausfälle, während die Mitarbeiter versuchen, die Flaute auszugleichen und sich ihren Weg durch ineffektive Dokumentenverwaltungsprozesse im Zusammenhang mit dem Drucken bahnen.

90 % der weltweiten Daten sind allein in den letzten zwei Jahren entstanden.

Mit jedem Jahr wächst die vorhandene Datenmenge exponentiell – dank des Aufkommens von Big Data.

Dies bedeutet, dass mehr Papier verwendet wird, um diesen Datenstrom zu bewältigen, und folglich mehr Zeit (und Geld) verschwendet wird.

Was ist Druckmanagement und wie kann es helfen?

Druckmanagement bedeutet, für Ihre Druckanforderungen mit einem Drittanbieter zusammenzuarbeiten.

In der Praxis bedeutet dies, dass der Drittanbieter Ihre Bedürfnisse bewertet, die für Sie am besten geeignete Hardware ermittelt und Sie langfristig mit Teilen und Zubehör für diese Hardware versorgt.

Sie verwenden Software, um Ihre Nutzung zu verfolgen und sich an Ihr Budgetziel zu halten.

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Workflow-Lösungen

Servicepartner und Berater nutzen das Druckmanagement oft als ersten Schritt in einer umfassenderen digitalen Transformationsstrategie.

Der Grund dafür ist, dass das Drucken so etwas wie eine niedrig hängende Frucht ist und KMUs, die besonders auf ihr Endergebnis bedacht sind, einen erheblichen ROI bieten kann.

Wenn ein Unternehmen seinen Druck erst noch in den Griff bekommen muss, ist es sehr oft teuer, ineffektiv und unvorbereitet für die Zukunft.

Workflow-Lösungen können Ihren Betrieb durch die Einführung einer Multifunktionsdruckerflotte (falls erforderlich) und einer Workflow-Software zur Rationalisierung Ihrer Dokumentenprozesse erheblich verbessern.

Anstatt beispielsweise jeden Tag stapelweise Papier zu drucken, können Sie stattdessen Ihr Dokument scannen und es jedem mit Zugriff über die Cloud sofort zur Verfügung stellen.

Wenn Ihre Daten und Dokumente effektiv organisiert sind, sparen Sie sich viel Ärger. Das Problem früher mit Mitarbeitern, die fast zwei Stunden mit der Suche nach Dokumenten verbringen? Jetzt werden sie keine Probleme haben, diese eine Schlüsselinformation zu finden, die sich unter einem Berg Papier versteckt, weil sie digital gespeichert und leicht zugänglich ist.

Dies wird die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erheblich verbessern, Ihre Ausgaben für Papier reduzieren und folglich Ihr Endergebnis verbessern.

Nachschub und Sichtbarkeit

Wenn Sie einen Partner haben, der Ihre Druckerflotte überwacht, verwendet dieser Tools zur Analyse und Bewertung Ihrer Ausgaben und Nutzung.

Wo es vorher keine Sichtbarkeit gab, haben Sie jetzt einen Partner, der Ihnen genau sagen kann, was Sie verwenden. Überschreiten Sie Ihr Budget? Sie werden es wissen und Ihnen helfen können, es niedrig zu halten.

Sie können auch feststellen, wann die Vorräte zur Neige gehen und wie viel Sie auffüllen müssen.

Kurz gesagt, Sie werden ein viel besseres Verständnis dafür haben, wie viel Sie verwenden und ob es Ihren Zielen entspricht, anstatt völlig im Dunkeln zu tappen und weit mehr auszugeben, als Sie möchten, indem Sie mehr kaufen, als Sie benötigen .

Wenn etwas schief geht, ist außerdem ein Qualitätsdienstleister sofort vor Ort, um Ihr Problem im Rahmen Ihres Servicevertrags zu beheben.

Beratungsgespräch

Ein erfahrener Managed Service Provider kann Sie in allen Aspekten Ihres Druckmanagements unterstützen.

Dies ist nicht – und Sie sollten sich nicht damit zufrieden geben – einfach ein Prozess, bei dem Sie einen Drucker kaufen und dann Schluss machen.

Ihr Partner sollte Ihnen bei der Druckerplatzierung helfen, indem er Mitarbeiter befragt; Gibt es ein Ungleichgewicht bei der Verwendung verschiedener Drucker? Sind sie in den Positionen, die die Produktivität maximieren? Was sind die aktuellen Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter und wie wirkt sich das auf Ihre Strategie aus?

Dies sind alles Schlüsselaspekte des Druckmanagements, die Ihnen helfen, Geld zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Grüne Initiativen

Ihr Partner sollte in der Lage sein, Ihnen grüne Initiativen anzubieten, mit denen Ihr Unternehmen seinen CO2-Fußabdruck verringern kann.

Dies kann durch die Beschaffung von grünem Papier aus den Vereinigten Staaten geschehen, wie wir es bei Impact tun, durch Toner-Recycling-Programme oder durch die Verwendung von Programmen wie PrintReleaf, mit denen Sie Ihren Beitrag zur Wiederaufforstung leisten können.

Wenn Sie Ihr Papier recyceln, können Sie das Äquivalent zu Ihrem Papierverbrauch „neu beblättern“ und haben sogar die Möglichkeit zu wählen, wo Sie es pflanzen möchten.

Das Endergebnis

Die wichtigste Erkenntnis ist folgende: Moderne Druckumgebungen haben sich viel stärker verändert als die Mehrheit der Unternehmen, die nicht Schritt gehalten haben – oft mehr als alles andere aufgrund eines einfachen Mangels an Informationen.

Indem Sie in eine Partnerschaft investieren, können Sie Verschwendung und unerwünschte Ausgaben (von denen Sie vielleicht nicht einmal wissen, dass Sie sie haben) erheblich reduzieren und sich für die Zukunft positionieren.

Wenn Sie jetzt Ihr Druckmanagement einrichten, können Sie Wunder bewirken, wenn wir zur Normalität zurückkehren – es wird Ihnen einen weiteren Affen vom Hals kriegen, Ihr Unternehmen rationalisieren und Sie auf die weitere digitale Implementierung vorbereiten, falls Sie sich dafür entscheiden sollten.

Das Druckmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der Kostensenkung für viele kleine und mittelständische Unternehmen, die budgetbewusst sind und nach Möglichkeiten suchen, Ausgaben und deren Umweltauswirkungen zu reduzieren. Weitere Informationen darüber, was Druckmanagement für Sie tun kann, finden Sie auf unserer Seite Managed Print Services und entdecken Sie, was Sie von einer Partnerschaft mit einem Managed Service Provider erwarten können.