Was ist eine Produktivitätssuite und wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen?

Implementieren von Produktivitätssuiten

Wir haben bereits darüber gesprochen, wie wichtig es ist, einen Backup- und Business-Continuity-Plan zu erstellen und sicherzustellen, dass Ihre Sicherheitsrichtlinie für die Remote-Arbeit dem erforderlichen Standard entspricht, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Diese Woche werfen wir einen Blick darauf, wie Sie Ihre Mitarbeiter durch die Implementierung einer Produktivitätssuite zur bestmöglichen Leistung bringen können.

Wir werden darüber sprechen, was eine Produktivitätssuite ist, warum sie für die Effizienz Ihrer Mitarbeiter wichtig ist und wie sie Ihnen die betriebliche Flexibilität geben kann, um in schwierigen Zeiten effektiv zu reagieren.

Was ist eine Produktivitätssuite?

Eine Produktivitätssuite ist eine Reihe von Anwendungen, die Apps wie eine Textverarbeitung, eine Präsentations-App und eine App zum Erstellen von Tabellenkalkulationen umfassen – diese drei Apps sind normalerweise die Hauptstützen jeder Produktivitätssuite.

Die meisten Menschen werden mit den beiden größten Produktivitätssuiten auf dem Markt vertraut sein; Googles G Suite und Office 365 (das in Microsoft 365 umbenannt wurde).

Natürlich verwenden die Leute seit Jahren Microsoft Word und Excel – vielleicht haben Sie sogar eine Installation von Word 2003 auf einem Ihrer Desktops herumliegen.

88 % der Büroangestellten geben an, dass sie eine zuverlässige, einheitliche Datensuchplattform benötigen, die ihnen hilft, ihre Arbeit besser zu erledigen.

Was eine Produktivitätssuite ausmacht, ist, dass sie typischerweise:

• Funktion auf Abonnementbasis, d. h. keine einmaligen Käufe
• Aktualisieren Sie automatisch auf die neueste Version, was bedeutet, dass Sie nie veraltete Software haben werden
• Vereinheitlichen Sie alle Apps in einer einheitlichen Oberfläche
• Sichert Ihre Daten in der Cloud und gibt jedem Benutzer eine zugewiesene Menge an Online-Speicherplatz

Produktivitätssuiten auf dem Vormarsch

Während der Beginn des neuen Jahrzehnts für KMUs im ganzen Land eine gewaltige Herausforderung war, sind Produktivitätssuiten eine Lösung, die ein enorm wachsendes Interesse von Unternehmen erfahren hat.

G Suite hat seinen Kundenstamm um satte eine Million weitere Unternehmen erweitert, die allein zwischen Februar und März 2020 von 5 auf 6 Millionen gewachsen sind.

Microsoft wird unterdessen voraussichtlich stärker aus der COVID-19-Pandemie hervorgehen, als sie hineingegangen sind, und seine Teams-App – Microsofts Antwort auf Slack – hat sich zur beliebtesten Business-Kommunikations-App der Welt entwickelt und die Anzahl der täglich aktiven Benutzer mehr als verdoppelt von 20 Millionen im November 2019 auf 44 Millionen im März 2020 und dann auf satte 115 Millionen DAUs im Oktober 2020.

Warum sehen Microsoft und Google eine so gestiegene Nachfrage nach ihren Produktivitätssuiten?

Die Antwort ist ganz einfach: Der Ausbruch hat zu einer Massenflucht aus Büroräumen geführt, und Arbeitnehmer brauchen eine zuverlässige Cloud-Lösung, die mit den benötigten Apps ausgestattet ist und es ihnen ermöglicht, von zu Hause aus weiterzuarbeiten, als ob sie nie weg gewesen wären.

Während viele Arbeitnehmer seitdem ins Büro zurückgekehrt sind, arbeiten noch viele weitere entweder von zu Hause aus oder unter unsicheren Umständen. Vor dieser Ungewissheit wollen sich Unternehmen für die Zukunft schützen.

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Wenn Sie jedoch denken, dass KMU diese Lösungen nur aufgrund aktueller Ereignisse erhalten; Denk nochmal.

Produktivitätssuiten sind seit einigen Jahren auf dem Vormarsch; lange bevor die Krise Einzug hielt.

Tatsächlich hätten viele der Organisationen, die bisher mit Investitionen gewartet haben, wahrscheinlich festgestellt, dass sie später auf jeden Fall investiert hätten.

Wie hilft eine Produktivitätssuite meinem Unternehmen?

Es ist schön und gut, darüber zu sprechen, wie andere Unternehmen mit dem Kauf von Produktivitätssuite-Abonnements reagieren, aber was Sie wirklich wissen möchten, ist, warum Sie eines brauchen.

Es gibt zwei Hauptgründe, warum ein Unternehmen eine Produktivitätssuite implementieren sollte; Effizienz und Zusammenarbeit.

Effizienz

Für Unternehmen ohne jegliche Art von Produktivitätssuite ist es wahrscheinlich, dass ihre Mitarbeiter Legacy-Anwendungen verwenden, um ihre Arbeit zu erledigen.

An Legacy-Apps an und für sich ist nichts auszusetzen, aber sie haben eine gut dokumentierte Tendenz, Datensilos in Geschäftsumgebungen zu bilden, die die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erheblich beeinträchtigen.

Ein Datensilo liegt vor, wenn Daten von einer einzelnen Person oder Abteilung gespeichert werden und für andere nicht zugänglich sind.

Dies ist ein großes Problem für ein modernes Unternehmen und etwas, das um jeden Preis vermieden werden sollte.

Datensilos verschwenden Zeit, Geld und Effizienz.

Zum Beispiel; jemand verwendet ein Legacy-System und möchte eine Datei an jemand anderen übertragen; Sie versuchen, es ihnen per E-Mail zu schicken, aber die Dateigröße ist zu groß – wenn sie darauf beschränkt sind, es auf einen USB-Stick zu packen und es physisch zur Person zu transportieren, dann ist das eine enorme Verschwendung von Zeit und Arbeit.

Wenn Sie über eine Produktivitätssuite wie Office 365 verfügen, können alle Ihre Daten aus den zugehörigen Anwendungen sofort mit jedem in Ihrem Unternehmen geteilt werden, sodass Sie an einem Arbeitstag viel mehr erledigen können.

Darüber hinaus können Sie diese Apps auf jedem Gerät verwenden und darauf zugreifen, unabhängig davon, ob Sie im Büro sind oder nicht – besonders nützlich, wenn Sie Remote-Mitarbeiter haben.

Zusammenarbeit

Die meisten Entscheidungsträger wissen, wie wichtig Zusammenarbeit und Kommunikation in ihrem Unternehmen sind.

Einer der wichtigsten Aspekte jeder digitalen Transformationsstrategie ist die Beseitigung von Kommunikationsbarrieren – die Apps, die verschiedene Abteilungen verwenden, müssen vereinheitlicht werden, um diese Barrieren abzubauen.

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Eine reibungslose Kommunikation ist ein entscheidender Faktor, um dies zu realisieren.

Bei einer Produktivitätssuite geht es nicht nur darum, ein unternehmensweites Abonnement für die neueste Version von Office zu erhalten. ebenso wichtig sind die Kommunikations-Apps, die Ihre Belegschaft zusammenbringen.

Wie wir gerade kurz erwähnt haben, ist die Teams-App von Microsoft seit letztem Jahr in die Höhe geschossen, hauptsächlich angetrieben von Unternehmen, die eine Kommunikations- und Kollaborationsanwendung benötigen, um ihren Mitarbeitern zu helfen.

Mit Teams können Sie unter anderem:

• Sofortnachrichten an Einzelpersonen und Gruppen
• Dateien teilen
• Video- und Audiokonferenz
• Anrufe aufzeichnen

Wie Sie sich vorstellen können, sind Apps, die es Benutzern ermöglichen, diese Dinge über eine Oberfläche zu erledigen, aus gutem Grund beliebt, und Unternehmen schreien danach, sie zu installieren.

Der Branchenbegriff für diese Art von Apps ist Unified Communications-as-a-Service oder UCaaS.

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UCaaS war in den letzten Jahren bei Unternehmen unglaublich beliebt, da sie versuchen, Kommunikationsineffizienzen zu reduzieren und die Zusammenarbeit innerhalb ihrer Unternehmen zu verbessern.

Es ist auch äußerst nützlich, um Remote-Mitarbeiter zusammenzubringen, da es ihnen ermöglicht, ihre gesamte Kommunikation an einem Ort zu führen – Facebook Messenger oder WhatsApp müssen nicht mehr verwendet werden, um Kollegen zu kontaktieren.

Besonders Teams ist wegen seiner Ende-zu-Ende-Verschlüsselung begehrt, die die meisten anderen Kommunikationsplattformen wie Slack und Google Hangouts nicht haben.

Jetzt haben Sie eine dedizierte Geschäftskommunikationsplattform, die geräteübergreifend und von überall aus funktioniert.

Das Endergebnis

Cloudbasierte Lösungen waren in der letzten Hälfte des letzten Jahrzehnts und zu Beginn dieses Jahrzehnts ein Segen für KMUs.

Diese Lösungen haben sich für Sicherheit, Geschäftskontinuität und andere Aspekte des Geschäftsbetriebs als sehr nützlich erwiesen; und Produktivitätssuiten sind ebenfalls Teil dieser Aufstellung.

Die Verwendung einer Produktivitätssuite wie Microsoft 365 bietet Ihnen die Tools und die Flexibilität, damit Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können, als wären sie im Büro.

Sie müssen sich keine Sorgen mehr darüber machen, ob sie Zugriff auf diese oder jene App haben, und keine Bedenken mehr, dass auf einem Büro-Desktop installierte Legacy-Software verschwendet wird.

Für die Dauer dieser Krise, für normale Arbeitsbedingungen und für kommende zukünftige Herausforderungen wird eine Produktivitätssuite Ihren Betrieb erheblich vereinfachen.

Produktivitätssuiten sind ein unverzichtbarer Bestandteil eines modernen Unternehmens, da sie es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeit effizient auszuführen, und Unternehmen die Flexibilität bieten, in schwierigen Situationen zu reagieren, z. B. bei einer Zunahme von Mitarbeitern, die remote arbeiten.

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