6 Überlegungen zur Fernarbeit für KMUs

Coronavirus-Ausbruch veranlasst beispielloses Experiment zur Fernarbeit

Der Ausbruch des Coronavirus hat zu einer Revolution der Fernarbeit geführt, bei der viele Unternehmen den beispiellosen Schritt unternehmen, ihre Belegschaft zu bitten, ihre Arbeit von zu Hause aus zu erledigen.

Während Telearbeit im Allgemeinen in den letzten Jahren zunehmend angenommen wurde, machen diese Mitarbeiter nur 3,4 % der gesamten US-Belegschaft aus.

Wenn wir das Unternehmen als Ganzes betrachten, bieten nur 7 % der Arbeitgeber in den USA den meisten oder allen ihren Mitarbeitern Homeoffice-Optionen an.

Vor diesem Hintergrund gibt es eine beträchtliche Anzahl von Organisationen im ganzen Land, die sehr schnell lernen müssen, wie sie nach einem effektiv neuen Geschäftsmodell arbeiten können.

Verfügen Sie über die Ressourcen und Maßnahmen, um dieser unerwarteten Herausforderung zu begegnen?

Heute werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Überlegungen, die Sie anstellen müssen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf einen längeren Zeitraum der Fernarbeit vorbereiten.

Wichtige Überlegungen zur Remote-Arbeit für KMUs

1. Welche Hardware benötigen Mitarbeiter?

Unternehmen, die bereits Work-from-Home-Richtlinien anwenden, verfügen wahrscheinlich über Ausrüstung und ein klares Verständnis dafür, was ihre Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeit außerhalb des Büros erledigen zu können.

Diejenigen, die neu in diesem Bereich sind, haben keinen solchen Luxus und sind sich möglicherweise nicht sicher, wie sie dieses Problem am besten angehen sollen.

Die meisten Arbeitnehmer werden einen Laptop benötigen, um ihre Arbeit zu Hause fortzusetzen, aber ziehen Sie auf jeden Fall Fachleute in Betracht, deren Hardware ein wesentlicher Bestandteil ihres Arbeitslebens ist.

Für einen Datenwissenschaftler beispielsweise reicht ein persönlicher Laptop oder sogar ein Standard-Laptop eines Unternehmens möglicherweise nicht annähernd aus, um hardwareintensive Anwendungen zu nutzen.

In ähnlicher Weise verlassen sich Profis in kreativen Bereichen oft auf bestimmte Marken und Hardwarespezifikationen, um das auszuführen, was sie für ihre Arbeit benötigen.

Schätzen Sie die Bedürfnisse aller Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, sorgfältig ein und stellen Sie sicher, dass sie über die richtigen Tools für die Arbeit verfügen – Sie könnten sie zum Scheitern bringen, wenn Sie nicht gründlich vorgehen.

2. Wie werden sie Arbeitssoftware verwenden?

Die Büroumgebung Ihrer Organisation unterscheidet sich grundlegend von der Heimumgebung der Mitarbeiter, wo sie möglicherweise nur Zugriff auf einen Laptop und eine Internetverbindung haben.

Mitarbeiter haben die feste Erwartung, dass sie auf ihren normalen Arbeits-Desktops oder -Laptops Zugriff auf die gesamte Software haben, die sie benötigen.

Nach Hause geschickt zu werden, ist jedoch eine andere Sache – sie haben keinen Zugriff auf lokal installierte Software auf ihren Computern und sind sich möglicherweise nicht sicher, wie sie die benötigten Anwendungen bekommen können, wenn sie nicht im Büro sind.

Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, darüber nachzudenken, wie Mitarbeiter in eine Heimarbeitsumgebung wechseln und dennoch alle benötigten Apps nutzen können.

Denken Sie an Ihre Softwarelizenzierung für die von Ihnen verwendeten Apps.

Die meisten Cloud-basierten Softwarelösungen ermöglichen es Benutzern, sich von jedem Gerät aus anzumelden, aber ältere Legacy-Anwendungen müssen oft auf Gerätebasis installiert werden.

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Sind Sie darauf vorbereitet? Müssen Sie die Anzahl Ihrer Lizenzen anpassen, damit Ihre Remote-Mitarbeiter das nutzen können, was sie benötigen?

Überlegen Sie, ob eine Skalierung Ihrer Softwarelizenzen erforderlich ist, damit Mitarbeiter effektiv von zu Hause aus arbeiten können.

3. Müssen Remote-Mitarbeiter ein VPN verwenden?

Wenn Remote-Mitarbeiter Zugriff auf das interne Netzwerk des Unternehmens benötigen, sollten Sie über die Verwendung eines VPN nachdenken, um die Sicherheit der Daten Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

Während es für Unternehmen überschaubar ist, ein sicheres Geschäft mit allen in einem Netzwerk zu haben, bedeutet die Arbeit von zu Hause aus, dass eine Vielzahl von Mitarbeitern auf wertvolle Unternehmensdaten aus einer Vielzahl von Netzwerken mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen zugreifen.

Ein virtuelles privates Netzwerk bedeutet, dass Sie effektiv eine sichere Brücke zwischen Ihrem internen Netzwerk und den Geräten Ihrer Remote-Mitarbeiter erstellen können.

Nur diejenigen mit den richtigen Anmeldeinformationen können Zugriff erhalten, und wenn ein Remote-Mitarbeiter eines verwendet, können Außenstehende das Netzwerk nicht „sehen“, wie sie es bei einer normalen WLAN-Verbindung können, und wichtige Geschäftsdaten werden nicht gestohlen.

Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Mitarbeiter öffentliches WLAN nutzen können, was sonst äußerst riskant wäre.

Nach ihren eigenen vier Wänden sind Cafés der zweithäufigste Ort, an dem Mitarbeiter Telearbeit leisten, wobei 37 % der Befragten angeben, dass sie diese nutzen

Solange sie mit dem VPN verbunden sind, sind ihre Daten verschlüsselt und vor Angriffen geschützt.

Wenn Sie davon ausgehen, dass Remote-Mitarbeiter Zugriff auf interne Unternehmensdaten benötigen, sollten Sie unbedingt die Verwendung eines VPN in Betracht ziehen, um das Risiko einer Sicherheitsverletzung zu vermeiden.

4. Haben Sie Leitlinien und Verfahren eingerichtet?

Für viele Mitarbeiter könnte dies die erste Erfahrung mit der Arbeit von zu Hause aus sein.

Stellen Sie sicher, dass sie genau verstehen, was von ihnen erwartet wird, und nicht nur mit vagen Richtlinien zurückgelassen werden, während sie weiterarbeiten.

Die Verlagerung von Arbeitnehmern von Büros nach Hause ist tiefgreifend, und Organisationen sollten ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen, indem sie eine Richtlinie skizzieren, die sie befolgen können, während sie nicht im Büro sind.

Dies kann eine beliebige Anzahl von Dingen umfassen, bezieht sich jedoch typischerweise auf Arbeitszeiten, Kommunikationserwartungen und Verantwortlichkeiten.

63 % der Unternehmensabteilungen haben mindestens eine Person, die für einen erheblichen Zeitraum von zu Hause aus arbeitet, aber 57 % der Unternehmen haben keine formellen Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus

Dies wird nicht nur kurzfristig dem Unternehmen und den Arbeitnehmern zugute kommen, sondern auch eine Grundlage für die Zukunft schaffen, in der Telearbeit für viele bereits eine immer beliebtere Wahl ist.

Remote-Arbeit hat in den letzten zehn Jahren ein Wachstum von 91 % erlebt, ein Trend, der sich wahrscheinlich fortsetzen wird, sobald wir zur Normalität zurückkehren, sodass für viele die Ausarbeitung einer Richtlinie eine gute Praxis sein wird

5. Wie kann ich eine gute Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aufrechterhalten?

Eine der größten Hürden, die es bei Remote-Mitarbeitern zu überwinden gilt, besteht natürlich darin, dass sie miteinander kommunizieren.

Natürlich ist dies erheblich schwieriger, wenn sich die Mitarbeiter nicht im selben Raum befinden, aber es gibt dennoch Möglichkeiten, dies zu mildern.

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf Messaging, Videokonferenzen und Chat-Plattformen wie Teams und Slack , damit sie weiterhin so nahtlos wie möglich miteinander kommunizieren können.

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Vergessen oder vernachlässigen Sie auch nicht den sozialen Aspekt der Kommunikation .

Die Mitarbeiter werden es gewohnt sein, mit ihren Kollegen persönlich zu sprechen und Kontakte zu knüpfen, und wenn dies weggenommen wird, kann dies zu Einsamkeit führen.

In einer Umfrage stellte sich heraus, dass Einsamkeit der größte Kampf für Remote-Arbeiter ist, wobei 21 % von ihnen dies als Problem nannten.

Um Ihre Mitarbeiter in dieser unsicheren Zeit bei Laune zu halten, ermutigen Sie sie, so viel wie möglich zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, und geben Sie ihnen die Software dafür an die Hand.

6. Sicherheitsbewusstseinsschulung

Sie können das fortschrittlichste Unternehmen der Welt sein; Sie können jede erdenkliche Sicherheitsmaßnahme ergreifen und trotzdem rückgängig gemacht werden, weil Remote-Mitarbeiter nicht über das Wissen verfügen, um sich vor Cyber-Bedrohungen zu schützen.

Es ist leider Realität, dass menschliche Fehler auf die eine oder andere Weise für die meisten Datenschutzverletzungen verantwortlich sind.

Menschliches Versagen ist die häufigste Ursache für Datenschutzverletzungen durch Cyberangriffe, wobei 52 % der Vorfälle direkt darauf zurückzuführen sind

Mit Mitarbeitern unter einem Dach kann es einfach genug sein, Ihr Netzwerk zu sichern, aber bei Remote-Mitarbeitern verlassen Sie sich oft auf ihre Fähigkeit, sich selbst um Geschäftsdaten zu kümmern.

Heute sind Organisationen – insbesondere KMUs – mehr denn je von einer steigenden Zahl von Kriminellen bedroht, die versuchen, ahnungslose Opfer auszunutzen.

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Alles, was es braucht, ist ein Verstoß, um ein Unternehmen bankrott zu machen. Lassen Sie also nichts unversucht, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter gut gerüstet sind, um alles zu bewältigen, was ihnen in den Weg kommt, insbesondere Phishing- oder Ransomware-Angriffe.

In Anbetracht der jüngsten Ereignisse haben viele Unternehmen versucht, behelfsmäßige digitale Lösungen zu implementieren, um verlorenes Terrain aufzuholen, während ihre Belegschaften für die unmittelbare Zukunft auf Remote-Arbeit umstellen.

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