Was ist RPA? Ihr Leitfaden zur robotergesteuerten Prozessautomatisierung

Was ist RPA?

Wenn Sie bereits Schwierigkeiten haben, sich mit der Litanei von Akronymen aus drei Buchstaben zurechtzufinden, die in den letzten Jahren durch die digitale Transformation entstanden sind, scheint RPA wie ein weiteres für den Haufen zu sein.

Lassen Sie sich jedoch nicht täuschen – dies ist wirklich eine Erinnerung für die Zukunft.

Robotic Process Automation – kurz RPA – entwickelt sich zu einer der wichtigsten Formen der Geschäftsprozessautomatisierung.

Einfach ausgedrückt, ermöglicht es Bots, mehrere komplexe Prozesse wie Datenverarbeitung und Kundenservice zu übernehmen, während maschinelles Lernen angewendet wird, um automatisierten Prozessen eine deutlich menschliche Note zu verleihen.

Ihre „Bots“ sind Softwareprogramme, die speziell entwickelt wurden, um spezifische und vielfältige Aufgaben wie Dateneingabe, Datenextraktion, Kandidatensuche und Gehaltsabrechnungsautomatisierung zu übernehmen.

Sie können Bots zuweisen und steuern, um Prozesse zu bewältigen – oft zeitaufwändig und eintönig – und den Mitarbeitern Zeit für andere Projekte geben.

Während die traditionelle Automatisierung schon seit einiger Zeit existiert, ist RPA innerhalb weniger Jahre erheblich gewachsen und wird Prognosen zufolge bis 2025 zu einem Markt von fast 4 Milliarden US-Dollar mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 31 % werden.

Da die Automatisierung immer ausgefeilter wird und RPA immer mehr in die digitalen Transformationspläne von Unternehmen integriert wird, wird es von großer Bedeutung sein, zu verstehen, was RPA ist und welche Zukunft es hat.

Anwendungen von RPA

Die Aufgaben und Verwendungen von RPA-Bots

• Datenextraktion – große Datenmengen können durchsucht werden
• Datenmanagement – ​​Datenaggregation und Kuration
• Operative Tätigkeiten – Logistik und operative Unterstützung
• Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung und Berichterstattung
• Inventar und Lieferkette – Kategorisierung und Verwaltung

Die verschiedenen Arten der RPA-Technologie

Welche RPA-Tools sind Optionen für Ihr Unternehmen?

Angesichts von geschätzten 80 Millionen Arbeitsplätzen in den USA, die als geeignete Kandidaten für die Automatisierung gelten, sollte es nicht überraschen, dass es einen echten und dringenden Bedarf gibt, Lösungen einzuführen, die diesen Anforderungen gerecht werden.

RPA gibt es in verschiedenen Formen, die sich typischerweise um drei Arten von Bots drehen:

Teilnahme an RPA

Typischerweise Frontend-Bots, die mit Menschen zusammenarbeiten, unterstützt RPA bei sich wiederholenden Aufgaben, wenn sie vom Benutzer ausgelöst werden.

Es ist oft in einem passiven Zustand, bis es aufgerufen wird, in dem es schnell niedere Aufgaben erledigen kann, während sich die Arbeiter auf andere wichtige Prozesse konzentrieren können, die eine menschliche Berührung erfordern.

Der Schlüsselaspekt von beaufsichtigtem RPA ist, dass es nur auf „Auslöser“ funktioniert, d. h. auf Befehl eines Menschen.

Unabhängig davon, ob dies sofort, eine geplante Verwendung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder nach Abschluss einer bestimmten Bedingung erfolgt, sind es Menschen, die ausschließlich die Verwendung von beaufsichtigten Bots auf ihren Befehl diktieren.

Gängige Beispiele für beaufsichtigte Automatisierung wären das Sammeln von Daten aus mehreren Datenbanken und Abteilungen während der Bearbeitung einer Kundenanfrage; oder Unterstützung bei der manuellen Dateneingabe durch Abrufen und Kopieren und Einfügen von Informationen, zum Beispiel.

Vorteile von beaufsichtigten RPA-Bots

• Erfordert menschliches Eingreifen, um einen automatisierten Prozess zu starten, der für Aufsichtszwecke und Compliance nützlich ist
• Wird häufig auf einer bestimmten Workstation oder einem bestimmten Server gehostet und darf eine bestimmte Aufgabe ausführen
• Einfach zu bedienen und benutzerfreundlich für Mitarbeiter, die an mehreren Bildschirmen arbeiten. Für Mitarbeiter mit Kundenkontakt kann dies ein großer Vorteil sein – während sie sich mit einer beliebigen Anzahl von Anfragen befassen, kann der Bot aktiviert werden, um seine Aufgabe auszuführen. Mit anderen Worten; Es ist eine Sache weniger, an die die Mitarbeiter denken müssen
• Unterbricht bestehende Prozesse nicht – beaufsichtigte Bots werden nicht unbedingt erstellt, um einen Prozess zu ändern, sondern nur, um ihn schneller und effizienter zu erledigen, wodurch Zeit und Geld für den Mitarbeiter gespart werden, dem die Aufgabe normalerweise zugewiesen ist

Unbeaufsichtigte RPA

Diese Bots arbeiten mit einer ähnlichen Methode, um auf Auslöser zu reagieren, müssen jedoch nicht manuell von Menschen ausgelöst werden, wenn sie eine Aufgabe ausführen.

Unbeaufsichtigte Bots befinden sich in der Regel in einem ständigen Bereitschaftszustand, bis sie zum Einsatz gezwungen werden.

Unbeaufsichtigte Bots arbeiten im Hintergrund und führen ihre zugewiesene Aufgabe kontinuierlich und automatisch aus, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.

Da sie keine Hilfe von Mitarbeitern benötigen, sind diese Bots äußerst nützlich, um Back-End-Büroaufgaben zu automatisieren und Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens zu rationalisieren.

Erwarten Sie, dass diese RPA-Lösungen nach Kundenkäufen automatisch E-Mails versenden; automatische Verarbeitung von Online-Bewerbungen; und Empfangen und Eingeben von unternehmensweiten Daten, wodurch Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit für viele Bürofunktionen verbessert werden

Vorteile von unbeaufsichtigter RPA

• 24/7/365 – unbeaufsichtigte Bots müssen nicht aktiv von einem Menschen ausgelöst werden, sodass sie ihre Aufgabe rund um die Uhr ausführen können, solange der Server, auf dem sie leben, Strom hat
• Unbeaufsichtigte Bots können von sich selbst oder anderen Softwareprogrammen ausgelöst werden
• Fernzugriff möglich
• Kann für groß angelegte Operationen skaliert werden – eine der beliebtesten Anwendungen von unbeaufsichtigter RPA ist die Aggregation, Sortierung und Speicherung von Massen von Daten

Hybrid-RPA

Diese Form von RPA ist eine Kombination aus beaufsichtigten und unbeaufsichtigten RPA-Bots, die im Tandem zusammenarbeiten.

RPA-Bots sind keine Entweder-Oder-Lösungen, und ihre gemeinsame Verwendung in einem Hybridsystem ist oft eine großartige Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und einen reibungslosen Betrieb Ihrer Bots zu erreichen.

Beispielsweise kann ein Mitarbeiter eine Aufgabe mit beaufsichtigter Automatisierung beginnen, die wiederum unbeaufsichtigte Bots betreibt, um alle erforderlichen Aufgaben auszuführen.

Diese hybriden Lösungen haben meistens die Form, Front- und Back-Office-Prozesse zu erleichtern. Wie wir bereits besprochen haben, kann ein Unternehmen in einen beaufsichtigten RPA-Bot investieren, um seinen Kundendienstbetrieb zu unterstützen, während es gleichzeitig unbeaufsichtigte Bots verwendet, um Kundendaten zu durchsuchen, die von einem Mitarbeiter jederzeit aus der Cloud abgerufen werden können .

Potenzial für die digitale Transformation für KMUs

Wie RPA die digitale Transformation in Unternehmen beeinflusst

Da RPA zu einem immer wichtigeren Bestandteil für die Zukunft des Geschäfts wird, zielen digitale Transformationsstrategien konsequent darauf ab, Bots in ihre Lösungen zu integrieren, um sich auf DX vorzubereiten.

Entscheidungsträger sind zunehmend daran interessiert, RPA in ihren Organisationen zu implementieren, wobei bis zu 40 % der größeren Unternehmen bis zum nächsten Jahr irgendeine Art von RPA-Software einführen, gegenüber 10 % im Jahr 2018

Während es im Bereich der digitalen Transformation für Unternehmen leicht ist, sich zu verzetteln und nicht benötigte technische Investitionen zu tätigen, ist RPA eine Lösung, die zunehmend so aussieht, als ob selbst bescheidene KMU ein Auge darauf haben sollten, ob sie sie nutzen können für ihre Arbeitsprozesse.

In einer Studie wurde festgestellt, dass Unternehmen mit RPA-Investitionen eine Rendite zwischen 30 % und 200 % erzielten.

Zugegeben, das ist eine große Diskrepanz, aber im Moment scheint klar zu sein, dass sich die bisherigen Investitionen für KMUs als erfolgreich erweisen, wobei die meisten von ihnen einen positiven Return on Adoption verzeichnen.

Es sollte anerkannt werden, dass es schwierig sein kann, den ROI von RPA zu beziffern – einer der Gründe, warum Studien dazu neigen, unterschiedliche Zahlen anzugeben.

Dies liegt vor allem daran, dass Investitionen in Bots möglicherweise keinen sofortigen ROI bieten, aber wie bei vielen digitalen Transformationsprojekten sind es die sekundären Effekte, die sich am Ende auszahlen.

In Bezug auf Bots ist dies typischerweise in der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu finden. Unternehmen, die RPA-Lösungen einsetzen, sollten ihren Erfolg messen, indem sie die Mitarbeiter nach ihren Erfahrungen damit fragen.

Helfen sie ihnen, bestimmte Aspekte ihrer Arbeit schneller zu erledigen? Können sie mehr Zeit für Aufgaben aufwenden, für deren Ausführung ein Mensch erforderlich ist? Sind sie zufriedener mit ihrer Rolle, jetzt, wo sie keine zeitaufwändige und niedere Aufgabe ausführen müssen? Können sie effektiver auf aggregierte Daten zugreifen und diese abrufen?

Hier kommen die Vorteile von RPA für die meisten Unternehmen zum Tragen.

Das ist ein bedeutender Sprung für eine aufstrebende Technologie, obwohl die Akzeptanz bei KMUs etwas langsamer ist.

Eine Automatisierungsstrategie erfordert eine erhebliche Investition über einen langen Zeitraum.

Da RPA jetzt für Unternehmen jeder Größe leicht verfügbar ist, ist ein Plan für die zukünftige Automatisierung in Ihrem Unternehmen eine wichtige Überlegung für Ihre digitale Transformationsstrategie.

Endeffekt

Der Markt für RPA ist in der letzten Hälfte der 2010er Jahre schnell gewachsen und bereitet sich auf noch größere Jahre vor. Von 2020 bis 2027 wird erwartet, dass der Markt mit einer CAGR von 34 % wachsen wird, eine noch schnellere Rate als in den Vorjahren.

Der Grund für diese zunehmende Implementierung durch Unternehmen liegt in einigen Hauptgründen: Erstens sind diese Lösungen in einer Weise leicht zugänglich, wie es in der Vergangenheit nicht der Fall war. Zweitens erkennen KMUs, dass nicht nur große Unternehmen in neue Technologien investieren, sondern auch ihre direkten lokalen Konkurrenten.

Aus diesem Grund ist es selbst für kleine KMU wichtig geworden, sich bewusst zu sein und bei Bedarf Bots zu installieren, die ihren Betrieb effektiv unterstützen können.

RPA kann als Teil einer umfassenderen digitalen Transformationsstrategie agieren und integriert werden; beispielsweise als Teil einer Dokumentenmanagementlösung. Infolgedessen ist RPA gefragter denn je und wird auch in Zukunft ein wichtiger Bestandteil der Technologieeinführungspläne von Unternehmen sein.

Erfahren Sie mehr darüber, was RPA für die Zukunft bedeutet

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung hilft Unternehmen, einen Wettbewerbsvorteil in ihrer Branche zu erzielen und aufrechtzuerhalten. Durch die Nutzung der verfügbaren Tools, die die Produktivität der Mitarbeiter steigern und die Kosten senken, können Unternehmen von einer höheren Betriebskapazität profitieren und gleichzeitig ein hervorragendes Kundenerlebnis bieten.

RPA ist nur ein Aspekt der digitalen Transformation, die die Arbeitsweise kleiner Unternehmen in der sich ständig weiterentwickelnden Landschaft von heute verändert. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihr Unternehmen mit RPA modernisieren können, besuchen Sie unser Lösungsangebot und sehen Sie, was Bots für Sie tun können.