Welche Schmerzpunkte können Sie durch die digitale Transformation lindern?

Wenn Sie ein Entscheidungsträger oder Geschäftsinhaber sind, sind Sie sich wahrscheinlich der Schmerzpunkte bewusst, die mit der digitalen Transformation einhergehen.

Änderungsmanagement, Implementierung, Kosten – die Liste ist erschreckend und ließe sich beliebig fortsetzen.

Aber KMU planen keinen Fahrplan für die digitale Transformation mit der Absicht, noch mehr Schmerzpunkte entstehen zu lassen – sie tun es, um sie zu beseitigen und Arbeitsprozesse zu vereinfachen.

Vor diesem Hintergrund werfen wir heute einen Blick auf die branchenübergreifenden gemeinsamen Schmerzpunkte, die durch die digitale Transformation gelindert werden.

Menschlicher Fehler

Unternehmen führen häufig digitale Projekte ein, um die Anzahl der manuellen Aufgaben zu reduzieren, die in einer Organisation ausgeführt werden.

Wo es manuelle Aufgaben gibt, gibt es natürlich Möglichkeiten für kostspielige menschliche Fehler. Diese Fehler entstehen typischerweise durch das Gerüst von Fähigkeiten-Regeln-Wissen.

• Fähigkeiten: Diese Fehler treten auf, wenn eine ansonsten qualifizierte Person die Ausführung einer Aufgabe falsch ausführt. Dies sind oft Routineaufgaben wie die Dateneingabe, die wenig Nachdenken erfordern, aber ein einfacher Fehler kann sich als problematisch erweisen. Ein gängiges Beispiel hierfür wäre das Scannen von Dokumenten, das den Prozess vollständig automatisiert und das menschliche Element vollständig entfernt – wodurch Risiken eliminiert werden.

• Regeln: Fehler, die aufgrund von Regeln auftreten, treten normalerweise auf, wenn eine schlechte Regel zu befolgen ist, gute Regeln in einer bestimmten Situation falsch angewendet werden oder eine gute Regel nicht befolgt wird. Oft gibt es schlechte Regeln, die von Mitarbeitern befolgt werden, die schwer festzumachen sind, weil sie über einen langen Zeitraum etabliert wurden.

• Wissen: Dies sind Fehler, die auftreten, wenn es keine Regeln oder Verfahren für eine Aufgabe gibt und von dem Arbeitnehmer erwartet wird, dass er sie ausführt, obwohl ihm das richtige Wissen fehlt.

Derartige Fehler lassen sich vor allem durch Automatisierung und Schulung beseitigen. Wenn es schlechte Regeln gibt, die ungünstige Präzedenzfälle geschaffen haben, können digitale Techniken wie visuelle Anleitung dazu beitragen, einfache menschliche Fehler zu mildern.

Isolierte Abteilungen

Einer der wichtigsten Aspekte der digitalen Transformation ist die Kommunikation.

Nahezu jede digitale Transformationsstrategie wird die Kommunikation berücksichtigen, wobei häufig Technologien eingesetzt werden, um die Kommunikationskanäle innerhalb des Unternehmens zu rationalisieren.

Abteilungen mit schlechter Kommunikation werden „isoliert“ – mit anderen Worten, sie arbeiten unabhängig voneinander und der Austausch von Daten ist schwierig oder unmöglich.

Die Kosten isolierter Abteilungen können die Ressourcen eines Unternehmens erheblich belasten.

Eine Studie von SIS ergab, dass ein durchschnittliches KMU mit 100 Mitarbeitern aufgrund von Kommunikationsbarrieren und Latenzen jährlich etwa 520.000 US-Dollar verlieren könnte.

Es versteht sich von selbst, dass kleine und mittlere Unternehmen es sich nicht leisten können, jedes Jahr eine halbe Million Dollar durch schlechte Kommunikation zu verlieren.

Hier sind einige weitere Beispiele für die Folgen eines schlechten Kommunikationsaufbaus:

• Erhöhte Fluktuation: Isolierte Abteilungen können der Unternehmenskultur schaden und dazu führen, dass Mitarbeiter frustriert sind und sich woanders Arbeit suchen.

• Schlechter Kundenservice: In Unternehmen mit Silos sind wichtige Informationen nicht für alle Mitarbeiter ohne Weiteres verfügbar, was bedeutet, dass Mitarbeiter Schwierigkeiten haben können, auf Daten zuzugreifen, um eine qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten und Kunden zu bedienen. In Zeiten der Not sollten Mitarbeiter Zugriff auf alle Daten haben, die sie benötigen.

• Niedrigere Produktivität: Dies ist eine große Sache – einfach gesagt, das tägliche Versenden von E-Mails oder das Versenden von SMS an Kollegen für geschäftliche Zwecke ist nicht gut für die Produktivität und macht das Arbeiten träger. Ein Unified Communications Service (UCaaS) kann einen großen Beitrag zur Lösung dieser Probleme leisten.

Netzwerkschutz

Cybersicherheit ist vielleicht das größte Problem, mit dem sich Unternehmen im Jahr 2019 auseinandersetzen mussten.

KMU, die das Pech hatten, Opfer eines Angriffs zu werden, wissen, dass die Kosten verheerend sein können. Mehr als die Hälfte aller KMU, die Opfer eines Cyberangriffs werden, sind innerhalb von sechs Monaten aus dem Geschäft.

Als ob das nicht ernüchternd genug wäre, sind 71 % der KMUs nicht auf einen Cyberangriff vorbereitet, und dennoch glauben überwältigende 96 % der IT-Entscheidungsträger, dass sie anfällig für externe Cyberbedrohungen sind.

Der Schutz Ihres Netzwerks und damit Ihrer Daten ist das Hauptziel vieler digitaler Transformationsstrategien.

Glücklicherweise kann dieser spezielle Schmerzpunkt mit etwas Arbeit behoben werden. KMUs wenden sich für ihren Netzwerkschutz zunehmend an Managed Security Provider (MSSP), die in der Regel die folgenden Dienste umfassen:

• Schwachstellenanalyse
• Perimetersicherung
• Endgeräteschutz
• Datenfluss
• Authentifizierung
• Sicherung und Wiederherstellung
• Überwachung
• Ausbildung

Wenn dies nicht bereits für Ihre Sicherheit getan wird, ist es jetzt an der Zeit, Ihre Schutzstrategie ernsthaft zu überdenken.

Beweglichkeit

Heutzutage ist die sogenannte „Business Agilität“ ein enorm wichtiges Merkmal für ein modernes KMU.

Das bedeutet im Wesentlichen, dass Ihre Organisation schnell, fokussiert und flexibel ist. Wenn es in Ihrem Unternehmen Faktoren gibt, die diese Attribute hemmen – wenn Projekte schleppend und erstickt sind – dann kann die digitale Transformation helfen, sie zu lindern.

• Schnell: Die Fähigkeit, das Tempo des Projektfortschritts zu erhöhen. Das bedeutet, die notwendigen Werkzeuge zu erwerben, um eine Umgebung zu schaffen, in der Ideen in viel kürzerer Zeit als zuvor Wirklichkeit werden können. Ein gutes Beispiel hierfür wäre die Low-Code-Entwicklung, die die Entwicklungszeiten für Business-Apps erheblich verkürzt hat.

• Fokussiert: Fast die Hälfte aller Unternehmen gibt an, dass die Verbesserung der Kundenzufriedenheit der wichtigste Einflussfaktor für die digitale Transformation war. Fokussiert zu sein bedeutet, ein kundenorientiertes Unternehmen zu haben, das schnell auf Anforderungen reagieren kann – etwas, das durch Analysen erreicht werden kann.

• Flexibel: Flexibilität an einem Arbeitsplatz kann viele Dinge bedeuten, aber in KMUs bedeutet es in der Regel, die Belegschaft zu stärken, indem mehr Auswahl und Entscheidungsfreiheit geboten werden. Dies kann durch die Schaffung einer Kultur erreicht werden, in der Teams kollaborativer und produktiver sein können, typischerweise indem ihnen die Tools zur Verfügung gestellt werden, die sie benötigen. Beispielsweise die Verabschiedung einer BYOD- oder Telearbeitsrichtlinie, die es Mitarbeitern ermöglicht, außerhalb des Büros zu arbeiten.

Imbiss

• Die digitale Transformation kann übermäßig kompliziert sein, daher ist es entscheidend, sie auf Schlüsselbereiche für die Verbesserung des Unternehmens zu reduzieren
• Es gibt mehrere Schwachstellen, von denen Unternehmen entweder nicht wussten, dass sie sie beheben können, oder an die sie sich gewöhnt haben – Sicherheitsrichtlinien werden beispielsweise oft von Führungskräften übersehen, die mit den Gefahren von Cyberangriffen nicht vertraut sind
• Beginnen Sie langsam, indem Sie nur das einführen, was Sie brauchen, bevor Sie später eine fortgeschrittenere Digitalisierung einführen

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