BnB Clean Services sparen Zeit und Geld bei Zeiterfassung, Terminplanung und mehr (Fallstudie)

Seit etwa 1998 ist Cathy in der Reinigungsbranche mit Spezialisierung auf Wohn- und Gewerbeimmobilien und sogar Einzugsdienstleistungen tätig. Letztes Jahr traf sie auf einige Airbnb-Besitzer, die mit ihrer wachsenden Reinigungsfirma BnB Clean Services den Kreis geschlossen haben.

BnB Clean Services bietet Executive-Reinigungsdienste für Airbnb, Wohn- und Gewerbeimmobilien; mit seinem Markenzeichen, alle urigen Essentials wie Handtücher und Süßigkeiten anzubieten. Bis heute betreut BnB Clean Services rund 100 Objekte für seine Kunden. Und wie jedes Reinigungsunternehmen sahen sie sich mit einigen Herausforderungen konfrontiert – von mangelnder Aufsicht bis hin zu Kopfschmerzen bei der manuellen Planung über Google Kalender, chaotischer Kommunikation und so weiter.

Erst als BnB Clean Services auf die Reinigungsdienst-App von Connecteam stieß, gehörten die üblichen Herausforderungen der Vergangenheit an.

Wir haben Cathy und Olivia von BnB Clean Services gebeten, sich virtuell mit uns zusammenzusetzen, um ihre Erfahrungen mit der Reinigungsdienst-App von Connecteam zu besprechen und zu erfahren, wie ihr Geschäftsbetrieb von der Verwendung einer All-in-One-Lösung profitiert. In ihren eigenen Worten, hier ist, was sie zu sagen hatten:

Was haben Sie vor Connecteam für den täglichen Betrieb verwendet?

Google Kalender! [Stichwort Gelächter!] In Bezug auf den Zeitplan haben wir den Kalender verwendet und Kalender mit unseren Mitarbeitern geteilt. Aber sie mussten Google Mail-Konten erstellen, und als wir wuchsen, funktionierte es einfach nicht für uns. Der Kalender war nicht immer mit allen Telefonen oder E-Mails kompatibel.

Darüber hinaus hatten wir keine Möglichkeit, die Zeit unserer Mitarbeiter zu verfolgen, und wir haben viel zu viele E-Mails und Textnachrichten verschickt. Bei uns hat es einfach nicht funktioniert.

Als wir nach Planungs- und Zeiterfassungslösungen suchten, hatten wir eine Liste mit Dingen, die wir brauchten. Und wir konnten keine finden, die alles hatte, was wir brauchten, bis wir Connecteam fanden.

Erzählen Sie uns von den Funktionen, die Sie am häufigsten verwenden und wie sie für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter hilfreich sind.

Effiziente Auftragsplanung:

Am hilfreichsten für uns ist wahrscheinlich der Jobplan, da eines der Probleme, mit denen wir zuvor konfrontiert waren, darin bestand, dass jeder Job einen anderen Standort, eine andere Beschreibung, Eingabedetails usw. hat. Es gab keine Möglichkeit, alles zusammenzubringen. Ich musste für jede Schicht eine andere Beschreibung kopieren und einfügen, was sehr zeitaufwändig war. Aber mit Connecteam können wir diese Jobs mit Vorlagen fertig haben, sodass ich nicht jedes Mal kopieren und einfügen muss, die Informationen sind bereits vorhanden.

Wir verwenden auch die Verfügbarkeits- und Anfrageformulare , damit unsere Mitarbeiter uns mitteilen können, wann sie für eine Schicht verfügbar sind, und sie fügen ihre Informationen einfach selbst hinzu, damit wir das nicht ständig nachverfolgen. Wenn sie Urlaub oder einen Krankheitstag beantragen möchten, geschieht dies in der App zu ihrer eigenen Zeit, sodass wir uns keine Gedanken darüber machen müssen, es aufzuschreiben und uns daran zu erinnern, dass sie zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar sind. Wir haben jetzt vollen Einblick in die Zeitpläne unserer Reinigungskräfte.

GPS-unterstützte Zeiterfassung:

Früher notierten unsere Mitarbeiter ihre Stunden manuell auf einem ausgedruckten Stundenzettel und schickten uns ein Bild davon. Wir haben Stundenzettel buchstäblich ausgedruckt und unsere Mitarbeiter mussten alles eintragen, wie das Datum, wo sie waren und wie lange sie dort waren. Wir hatten keine Möglichkeit zu verfolgen, ob all diese Informationen korrekt waren. Jetzt ist alles in der App, sodass wir die Arbeitszeiten einfach nachverfolgen können, damit wir wissen, wann sie auf der Website angekommen sind und wann sie gegangen sind. Auch aus Sicherheitsgründen wissen wir, dass wir niemanden in das Grundstück lassen dürfen, während unsere Mitarbeiter dort sind. Außerdem ist es einfach, Stundenzettel schnell in QuickBooks Online und die Gusto-Integration von Connecteam zu exportieren, um eine 100 % genaue Gehaltsabrechnung zu erhalten.

Gezielte Kommunikation:

Wir verwenden Updates ziemlich häufig, um die Moral zu stärken, Ideen und Vorschläge auszutauschen (wie man einen Weinfleck entfernt), positive Kundenbewertungen zu teilen, Mitarbeiter anzuerkennen, die alles getan haben, aber es hilft auch bei der Logistik. Wenn zum Beispiel jemand an einem Grundstück überfordert ist, senden wir ein Update, wenn jemand in der Nähe ist und helfen kann. Wir müssen nicht 20 verschiedene Textnachrichten an 20 verschiedene Personen verschicken, stattdessen ist alles mit einem Fingertipp erledigt.

Schichtnotizen:

Wir kontrollieren die Bestände in diesen Airbnb-Unterkünften, wie Toilettenpapier und Kaffee, und die Mitarbeiter können Notizen zu einer Schicht hinzufügen. Wenn also etwas zur Neige geht und ersetzt werden muss, wird dies in der Schicht vermerkt. Dies trägt wirklich dazu bei, die Abläufe und Prozesse zu rationalisieren.

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Welchen ROI haben Sie erlebt?

Connecteam hat wirklich dazu beigetragen, unseren Zeitaufwand für die Überwachung zu reduzieren, da wir früher etwa 75 % unserer Zeit nur mit der Verfolgung von Dingen verbracht haben.Zum Beispiel machen wir Fotos von jeder Immobilie und pro Standort, Sie können sich nicht einmal vorstellen, wie viele Fotos gemacht werden. Bei Connecteam laden die Mitarbeiter jedoch die Fotos dieser bestimmten Immobilie in den Tagesplan hoch, sodass wir keine Zeit damit verschwenden müssen, tausend Bilder zu durchsuchen, es ist alles da, durchsuchbar und leicht zu finden: Wir gehen einfach zu der Immobilie, die wir haben brauchen, an einem bestimmten Tag, und alle Bilder sind direkt da.

Und ein weiterer erwähnenswerter Punkt ist, dass unsere Arbeitszeittabellen genau dort sind, sodass die Lohnabrechnung einfach zu bearbeiten ist und viel weniger Zeit in Anspruch nimmt.

Welche Eindrücke hatten Sie von der Umsetzung?

Es hat gar nicht lange gedauert. Um ehrlich zu sein, sah es zuerst einschüchternd aus, es sieht komplizierter aus, als es tatsächlich ist. Und unsere Benutzer lernen es ziemlich schnell, höchstens einen Tag.

Jedes Mal, wenn wir der App einen neuen Benutzer hinzufügen, sind viele von ihnen wirklich beeindruckt von Connecteam. Sie lieben es wirklich.

Würden Sie Connecteam Ihren Kollegen empfehlen? Warum?

Ich würde es absolut empfehlen, weil es einfach so stromlinienförmig ist. Wir hatten ungefähr fünf, sechs verschiedene Systeme und jetzt ist alles an einem Ort. Das ist so eine Erleichterung. Ich würde Connecteam jedem Unternehmen empfehlen, das auf ähnliche Prozesse wie wir angewiesen ist. Rationalisierung und Zeitersparnis ist super groß.

Was hat Sie an Connecteam überrascht?

Der Kundensupport ist unglaublich. Wir bekommen ziemlich schnelle Antworten, was großartig ist. Wenn Sie einen Online-Chat führen, ist es immer ein Schuss ins Blaue, wenn sich jemand schnell bei Ihnen meldet, aber das war bei Connecteam nie ein Problem.

Was möchten Sie in Zukunft mit Connecteam erreichen?

Wir möchten Schulungsvideos hinzufügen, um unsere Schulung und Einarbeitung zu verbessern. Wir sind ein schnell wachsendes Unternehmen und ich denke, Connecteam würde es schnell und effizient machen, neue Reinigungskräfte wirklich an Bord zu nehmen und sie auf den neuesten Stand zu bringen.

Möchten Sie noch etwas zu Ihrer Erfahrung mit Connecteam hinzufügen?

Es war eine große Last von unseren Schultern und eine große Zeitersparnis, und Zeit ist enorm für uns, Zeit ist Geld in unserem Geschäft.Wir haben oft Engpässe und laufen 7 Tage die Woche, also ist alles, was uns auch nur eine Minute Zeit spart, enorm für uns. Connecteam macht uns effizienter, sodass wir mehr Geschäfte und mehr Standorte übernehmen können – Zeit ist Geld. Es war eine große Sache für uns, Connecteam zu finden, es macht meine Arbeit viel einfacher. Wir haben uns mit vielen anderen Apps befasst, die nicht alles hatten, was wir brauchten, oder Dinge anboten, die wir nicht brauchten, und oft gab es einige Probleme. Aber als wir Connecteam gefunden haben, haben wir nie darüber nachgedacht, zu einer anderen Lösung zu wechseln, während wir bei anderen Lösungen definitiv über einen Wechsel nachgedacht haben. Wir hatten bei Connecteam nicht das Bedürfnis, irgendwo hinzuschauen.