Buchhaltungsgrundlagen für neue Geschäftsinhaber

Die meisten Menschen neigen dazu, Meister in einem oder zwei Bereichen zu sein, anstatt in allem, woran sie ihre Hand anlegen. Sie können ein Experte sein, wenn es darum geht, kreative Ideen zu entwickeln, oder ein Künstler, wenn es darum geht, diese Ideen Wirklichkeit werden zu lassen. Vielleicht haben Sie großartige Menschenkenntnisse oder sind ein technisches Genie. Wenn Sie also ein geborener Unternehmer sind und dennoch keine drei wichtigen Finanzdokumente nennen können, sind Sie nicht allein. Laut SCORE, Beratern für amerikanische Kleinunternehmen, würden viele Kleinunternehmer bei der grundlegenden Buchhaltung durchfallen.

Als neuer Geschäftsinhaber wird von Ihnen nicht erwartet, dass Sie ein Buchhaltungszauberer sind – Sie stellen Fachleute ein, die das für Sie erledigen, damit Sie sich auf die Führung und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Denken Sie jedoch an zwei Gründe, warum Sie ein grundlegendes Verständnis der Buchhaltung haben sollten: um den IRS bei Laune zu halten und um Ihnen bei der Verwaltung Ihres Unternehmens zu helfen. Hier ist also, was Sie wissen müssen: ### Gemeinsame Terminologie Bestimmte Wörter und Begriffe werden Ihnen mit der Zeit vertraut werden, aber die folgende ist die gebräuchlichste Terminologie, die Sie verstehen müssen: * **Bilanz** ist ein Finanzbericht die einen Überblick über die Finanzen des Unternehmens gibt. Um Ihre Bücher auszugleichen, befolgen Sie diese Formel: **Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital** * **Vermögenswerte** sind Ressourcen oder das, was das Unternehmen besitzt, wie Bargeld, Inventar, Ausrüstung und Fahrzeuge. * **Verbindlichkeiten** sind das, was das Unternehmen anderen schuldet, einschließlich Rechnungen an Lieferanten, Kreditkartensalden und von Ihnen aufgenommene Darlehen. * **Eigenkapital** ist das gesamte Geld, das von seinen Eigentümern in das Unternehmen investiert wird. * Buchhaltungsmethode: * **Barbuchhaltung** ist, wenn Sie Transaktionen nur bei Zahlung erfassen. * **Abgrenzungsrechnung** bedeutet, dass Sie Transaktionen aufzeichnen, wenn sie stattfinden, unabhängig davon, ob Sie bereits bezahlt wurden. * **Gewinn- und Verlustrechnung** ist eine Finanzaufstellung, die einen Überblick über die Finanztätigkeit des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg zeigt. Um einzuschätzen, wo Sie stehen, folgen Sie dieser Formel: **Nettogewinn oder -verlust = Umsatz – Kosten der verkauften Waren – Ausgaben** * **Nettogewinn oder -verlust** – Eine positive Zahl bedeutet, dass Ihr Unternehmen Geld verdient hat, und eine negative Zahl bedeutet, dass Sie Geld verloren haben. * **Einnahmen** – Das Geld, das durch den Verkauf von Waren und Dienstleistungen verdient wird. * **Kosten der verkauften Waren** – Das Geld, das für die Herstellung von Waren und Dienstleistungen ausgegeben wird. * **Ausgaben** – Das Geld, das für den Betrieb des Unternehmens ausgegeben wird, ohne die Kosten der verkauften Waren. * **Kreditorenkonto** ist das Konto, von dem aus Sie Ihre Rechnungen bezahlen. * **Debitorenkonto** ist das Konto, auf das Sie Geld aus Verkäufen oder anderen Rechnungen einzahlen. ### Grundlegende Fähigkeiten – Bleiben Sie professionell Die Small Business Association (SBA) sagt, dass kleine Unternehmen es sich zur Gewohnheit machen sollten, saubere, professionelle Rechnungen zu versenden.

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Mit Hiveage können Sie Ihren Kunden elegante Rechnungen senden, Online-Zahlungen akzeptieren und Ihr Team verwalten – alles an einem Ort.

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#### Vorgehensweise: Stellen Sie sicher, dass Ihre Firmenrechnung Ihr Logo und andere relevante Geschäftsinformationen wie Adresse, Telefonnummer, Faxnummer und, falls vorhanden, eine Lizenznummer enthält. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine Rechnungsnummer angeben, damit sowohl Sie als auch Ihr Kunde die Rechnung besser verfolgen können. Die Idee ist, es Ihrem Kunden so einfach wie möglich zu machen, Sie zu bezahlen. Machen Sie Ihre Zahlungsbedingungen mit Aussagen wie „Zahlung fällig in 30 Tagen“ glasklar. ### Basic Skill – Verfolgen Sie Ihre Rechnungen Es führt kein Weg daran vorbei, dass zu viele verspätete und unbezahlte Rechnungen Ihr Geschäft ruinieren können. Stellen Sie nach dem Versand einer Rechnung sicher, dass Sie wissen, wann sie bezahlt werden muss. Bei Zahlungsverzug sind Sie dafür verantwortlich, dass der Kunde an seine Zahlungsverpflichtung erinnert wird. #### Vorgehensweise: Wenn Sie keine Zeit haben, bestimmen Sie einen internen Mitarbeiter, der Ihre Rechnungen ausstellt und einzieht. Auf jeder Rechnung sollte angegeben sein, wann die Rechnung überfällig wird und welche Strafen anfallen. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Kunde automatisch jede Rechnung rechtzeitig bezahlt; Es liegt in Ihrer Verantwortung, nachzuverfolgen und das Geld zu erhalten, das Ihnen zusteht. Wenn Sie keinen ausgewiesenen Buchhalter haben, sollten Sie die Nutzung eines Online-Abrechnungs- und Rechnungsstellungsdienstes wie Hiveage in Betracht ziehen. Wir spielen für Ihren „guten Bullen“ den „bösen Polizisten“ und versenden Rechnungen, Mahnungen, Dankesschreiben und jegliche andere rechnungsbezogene Korrespondenz, damit Sie weiterhin das tun können, was Sie am besten können: Ihr Unternehmen führen und ausbauen. ### Basic Skill – Einlagen sorgfältig schützen Als Unternehmer haben Sie rund 1.000 Dinge zu tun, die zu jeder Zeit erledigt werden müssen. Es ist nicht zu leugnen, dass Sie beschäftigt sind. Dies sollte Sie jedoch nicht daran hindern, sicherzustellen, dass Einzahlungen ordnungsgemäß verbucht werden. #### Wie es geht: Erstellen Sie ein System, um alles in Ordnung zu halten. Sie können ein einfaches Notizbuch, eine Excel-Tabelle oder eine Online-Software verwenden. Welches System Sie auch wählen, bleiben Sie konsequent. Warten Sie nicht, um Einzahlungen zu tätigen. Egal, woher das Geld kommt – seien es Einnahmen aus Verkäufen, Bargeld von einem Verwandten, Miete für Immobilien oder ein Bankdarlehen – es muss sofort hinterlegt und erfasst werden. Das Problem, dies nicht zu tun, ist zweifach. Erstens spielen Sie ein gefährliches Spiel mit der Gesundheit Ihres Unternehmens, wenn Sie nicht wissen, wo sich das Geld befindet oder woher es stammt. Zweitens könnten Sie am Ende mehr Steuern zahlen, als Sie müssen, wenn Sie nicht ordnungsgemäß aufzeichnen, woher die einzelnen Geldbeträge stammen. Angenommen, Sie haben 5.000 $ von Ihren persönlichen Ersparnissen auf Ihr Geschäftskonto überwiesen. Wenn Ihre Aufzeichnungen die Tatsache nicht eindeutig angeben, könnten Sie oder Ihr Buchhalter dies als Einkommen verbuchen und dazu führen, dass Sie Steuern auf Geld zahlen, für das Sie bereits besteuert wurden. ### Grundlegende Fähigkeit – Geld für Steuern beiseite legen Einer der schwierigsten Aspekte beim Versuch, ein Geschäft mit Traktion aufzubauen, ist die Tatsache, dass das Geld knapp sein kann. So verlockend es auch ist, vermeiden Sie die Gefahr, jeden verdienten Cent auszugeben. Uncle Sam will auch etwas von dem Geld. #### Wie es geht: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, wie das Zähneputzen. Sparen Sie das ganze Jahr über systematisch Geld für die Steuern, die auf Ihr Einkommen fällig werden. Wenn Sie vierteljährliche Zahlungen an den Internal Revenue Service leisten, markieren Sie diese in Ihrem Kalender und planen Sie Zeit ein, um diese Steuerformulare vorzubereiten. Egal, was Sie tun, tauchen Sie nicht in die Einbehaltung von Mitarbeitereinbehalten ein, um eine Ausfallzeit zu überstehen. Die IRS sieht nicht nur darauf herab, sondern Sie werden sich mit einem weiteren finanziellen Loch wiederfinden, aus dem Sie sich herausgraben müssen. Sie wissen zu Beginn des Jahres, dass Steuern fällig werden, stellen Sie also sicher, dass die Mittel vorhanden sind, auch wenn dies bedeutet, dass in einem anderen Bereich gekürzt werden muss. ### Grundlegende Fähigkeit – Planen Sie größere Ausgaben ein Dies ist wichtig, da Sie durch die Planung weniger wahrscheinlich ein wildes Gerangel um einen Kredit machen, wenn unerwartete Ausgaben auf Sie zukommen. Darüber hinaus können Sie, wenn Sie über das nötige Kleingeld verfügen, problemlos Geschäftsmöglichkeiten nutzen, sobald sie sich ergeben. #### So geht's: Sehen Sie sich die Ausgaben an, die Ihnen mit Sicherheit entstehen werden, wie z. und Steuern zahlen. Sie haben keine Kristallkugel und können die Zukunft nicht vorhersagen, aber Sie können gute Vermutungen anstellen. Selbst wenn Sie nur die Grundlagen lernen, reicht das aus, um Ihnen einen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu geben. Nehmen Sie sich also ein wenig Zeit, um ein einfaches Buchhaltungssystem einzurichten, oder beauftragen Sie einen professionellen Buchhalter, damit Sie Ihr Unternehmen mit Zuversicht und Klarheit weiter ausbauen können. _Haben Sie weitere Vorschläge für neue Geschäftsinhaber, wie sie ihre Finanzen verwalten können? Bitte teilen Sie sie in den Kommentaren!_