9 Schritte zum Aufbau eines effektiven Personalmodells für Ihr Unternehmen

Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, dann sind Sie bestimmt auf der Suche nach coolen, innovativen Wegen, um Ihrem Unternehmen zu helfen, dorthin zu gelangen, wo es hin möchte.

Das bedeutet wahrscheinlich … ein effektives Personalmodell.

Ich habe in einigen Unternehmen gearbeitet, die Schwierigkeiten hatten, mit dem Wachstum Schritt zu halten, das sie erlebten.

Es hat oft zu stressigen Umgebungen geführt und Kollegen von mir haben darunter gelitten. Es ist nicht schön, und das ist eine Untertreibung.

Aus diesem Grund benötigt Ihr Unternehmen eine Art Personalvorlage, um sicherzustellen, dass es die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den richtigen Werkzeugen und Fähigkeiten gibt, um ihre Ziele zu erreichen.

Was genau ist ein Personalmodell?

Kurz gesagt, ein Personalmodell ist eine Sammlung von Grafiken, Berichten, Diagrammen und Zahlen, die Ihnen alle Antworten geben, um Ihrem Unternehmen zu helfen, die nächste Stufe zu erreichen.

Damit meinen wir Dinge wie die aktuelle Aktivität, Bedürfnisse und Budgetierung des Unternehmens. Im Grunde geht es darum, wie Ihr Team arbeitet – sowohl finanziell als auch zeitlich.

Wenn Sie es auf seine Grundlagen herunterbrechen, verwenden Personalabteilungen Personalbesetzungsmodelle, um die Zukunft vorherzusagen. Es bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre aktuellen Ziele hervorzuheben und einen Plan zu erstellen, der ihnen hilft, sie zu erreichen.

Es gibt zwei Dinge, die jedes hochkarätige Mitarbeitermodell von Anfang an erkennen wird. Zunächst sollten Sie ausrechnen, wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen braucht, um erfolgreich zu sein. Und zweitens, welche Fähigkeiten müssen diese Mitarbeiter lernen, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen?

Je früher Sie diese beiden Fragen beantworten können, desto klarer wird die Richtung, in die Ihr Unternehmen gehen muss. Es ist kein Hexenwerk.

Dies wirft die Frage auf: Wie können Sie Ihr eigenes effektives Personalmodell aufbauen? Scrollen Sie nach unten, um es herauszufinden.

So erstellen Sie ein effektives Personalmodell

Es ist sinnvoll, dass der erste Schritt zum Aufbau eines erfolgreichen Personalmodells darin besteht, auf Ihre aktuellen Fortschritte zurückzublicken. Der Schlüssel liegt darin, Ihre Ziele und die Mittel, mit denen Sie sie erreichen, zu bewerten. Dann stellen Sie sich folgende Fragen:

• Was sind die wichtigsten Ziele für das kommende Jahr?
• In welchen Bereichen muss sich das Unternehmen neu aufstellen?
• Was kann HR tun, um diese Änderungen vorzunehmen?

Die Antworten auf diese einfachen Fragen bilden die Grundlage, auf der Sie Ihr gesamtes Personalmodell aufbauen.

Sie können nicht einfach erwarten, dass Ihr Personalmodell reibungslos funktioniert. Sie müssen damit rechnen, dass es Probleme geben könnte, die der Erstellung Ihres Personalmodells im Wege stehen.

Um ehrlich zu sein – hier können innere und äußere Faktoren eine Rolle spielen. Dazu können Dinge wie sich ständig ändernde Gesetze, Wettbewerb oder die Art und Weise gehören, wie sich eine Position in Ihrem Unternehmen zwangsläufig ändert.

Während diese Faktoren Ihren Fortschritt behindern können, kann ihre frühzeitige Erkennung Aufschluss darüber geben, nach welchen Kandidaten Sie während des Einstellungsprozesses suchen sollten.

Das Identifizieren realistischer Ziele und der Herausforderungen, die sich darauf auswirken, dass sie erreicht werden, ermöglicht es Ihnen, mit dem nächsten Schritt fortzufahren. Dabei wird der aktuelle Stand Ihres Unternehmens herausgearbeitet, insbesondere aus personeller Sicht.

Um dies erfolgreich zu analysieren, müssen Sie Daten aus verschiedenen Bereichen sammeln. Dazu gehören die aktuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter, die das Unternehmen besitzt, seine aktuellen Ressourcen, verfügbare Mitarbeiter und so weiter.

Wenn Sie in all diesen Bereichen wissen, wo Ihr Unternehmen gerade steht, dann haben Sie eine Basis, auf der Sie ein Personalmodell aufbauen können.

Sobald Sie die Grundlage haben, auf der Sie aufbauen können, und ein Endspiel im Auge haben, können Sie jetzt damit beginnen, die Tools zu identifizieren, die Ihr Unternehmen benötigt, um Schritt eins des Prozesses zu verwirklichen.

Es ist zu früh, um bis zur Ziellinie zu rasen. Die Personalabteilung muss weiterhin Ideen sammeln, wie Sie Ihre ursprünglichen Ziele verwirklichen können.

Was ein Unternehmen braucht, kann man nur dann wirklich erkennen, wenn man erkennt, woran es derzeit noch fehlt – konkret an der Teamstruktur.

Beispielsweise könnten Ihrem Unternehmen bestimmte organisatorische Instrumente oder bestimmte Arten von Mitarbeitern fehlen. Überlegen Sie genau, was Ihnen aktuell an Operationen fehlt, die Sie tatsächlich benötigen.

Jeder kann auf Probleme in einem Unternehmen hinweisen. Wenn sie groß genug sind, werden sie auch von Berufseinsteigern gesehen. Aber HR muss in der Lage sein, Lösungen für diese Probleme zu entwickeln. Lösungen beziehen sich in diesem Fall auf die neu zu besetzenden Stellen.

Vielleicht braucht das Team einen anderen Manager, der einige der Führungsaufgaben übernimmt. Oder Sie müssen möglicherweise erfahrenere Arbeiter hinzuziehen, um das Schiff zu stabilisieren.

Die Lösung hängt vollständig von den Zielen ab, die in den vorherigen Schritten festgelegt wurden. Sie können entscheiden, welche Art von Mitarbeitern Sie rekrutieren oder halten müssen.

Ihr Personalmodell bestimmt, wie Sie zukünftige Mitarbeiter rekrutieren. Es hängt in erster Linie davon ab, welchen Personalbedarf Ihr Unternehmen gerade hat. Möglicherweise müssen Sie intern befördern, ehemalige Mitarbeiter wieder einstellen oder ganz neue einstellen.

Was auch immer der Fall sein mag, es gibt eine Reihe von Rekrutierungsstrategien, die die Personalabteilung anwenden kann, um den gesuchten Mitarbeiter auszulagern. Diese beinhalten:

• Behalten Sie bestimmte Jobbörsen im Auge
• Auffrischung der Vorstellungsgesprächsfähigkeiten
• Aktualisierung der Stellenbeschreibungen an aktuelle Anforderungen
• Virtuelle Treffen organisieren
• Einstellung von Teilzeitkräften und Studenten
• Vermittlung von Praktika
• Verwenden von Netzwerkseiten wie Linkedin
• Mitarbeiterempfehlungen

Für welche Strategien Sie sich bei der Rekrutierung auch entscheiden, die Bedürfnisse des Unternehmens müssen beim Stellenbesetzungsmodell immer Vorrang haben.

Es mag verlockend sein, den Kandidaten mit dem beeindruckendsten Lebenslauf auszuwählen. Aber wenn diese Person nicht zu Ihren Bedürfnissen passt, dann passt sie einfach nicht.

Um Ihre Auswahl sinnvoll einzugrenzen, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Identifizieren Sie Kandidaten mit einer guten Mischung aus Fähigkeiten und Qualitäten, die der Unternehmenskultur und der aktuellen Ausrichtung entsprechen
• Telefoninterviews
• Leiten Sie persönliche Gespräche ein
• Erstellen Sie einen schrittweisen Onboarding-Prozess

Letztendlich können gute Passformen in allen Formen und Größen auftreten. Sie können unterschiedliche Erfahrungsniveaus haben und kommen aus praktisch jedem Hintergrund. Eine gute Passform ist eine gute Passform.

Während der Aufbau des idealen Teams ein entscheidender Schritt in Ihrem Personalmodell ist, ist es genauso wichtig, diese Mitarbeiter bei sich zu behalten.

Wenn die Mitarbeiter anpassungsfähig, selbstständig, hilfsbereit und entschlossen sind, sich zu verbessern, dann haben Sie ein Team, das es wert ist, gehalten zu werden.

Es gibt eine Reihe von Schritten, die Personalverantwortliche ergreifen können, um eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung zu implementieren:

– Führen Sie regelmäßig Leistungsbeurteilungen durch

– Förderung der Teamarbeit durch Bindungsaktivitäten und Übungen

– Geben Sie Mitarbeitern Anerkennung, wo sie angebracht ist

– Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Vergünstigungen (z. B. Nebenleistungen)

Diese nützlichen Schritte bringen alle Arten von Vorteilen, wie z. B. Teammoral, Einigkeit und gesteigerte Produktivität.

Tools und Software, die Ihnen bei der Implementierung Ihres Personalmodells helfen

Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 glauben erstaunliche 67 % der Personalchefs, dass es unerlässlich ist, die neueste Technologie für Personalzwecke einzusetzen. Immer mehr Personaler haben sich mit mühsamen Methoden wie Stift und Papier, Tabellenkalkulationen und sogar Telefonanrufen bis hierher durchgekämpft.

Glücklicherweise gibt es eine große Auswahl an nützlichen Tools und Software, mit denen Sie Ihr Personalmodell implementieren können, sobald es erstellt wurde.

Eine All-in-one-Personal-App wie Connecteam hilft Ihnen, Ihre täglichen Abläufe zu rationalisieren. Mit dieser Art von App kann die Personalabteilung verschiedene Aspekte ihres Unternehmens verwalten, z. B. Zeiterfassung, Schichtplanung, Mitarbeiterengagement, interne Kommunikation und vieles mehr. Connecteam stellt sicher, dass Sie Ihr Unternehmen auch unterwegs verwalten können.

Effiziente Schichtplanung : Weisen Sie Schichten/Jobs je nach Bedarf zu. Fügen Sie wichtige Notizen wie Zeit, Adresse und andere Anweisungen hinzu, Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Schichten anzunehmen/abzulehnen usw.

Verfügbarkeit in Echtzeit: Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und verteilen Sie die Schichten nach Bedarf neu. Schaffen Sie außerdem offene Schichten, die Arbeitnehmer je nach ihren Qualifikationen und Fähigkeiten beanspruchen können – wer zuerst kommt, mahlt zuerst!

Schichtbenachrichtigungen: Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn ein Mitarbeiter zu seiner Schicht kommt, ablehnt oder nicht erscheint.

Checklisten und Formulare: Halten Sie Meldeprozesse durch Checklisten schnell und effizient. Erstellen Sie Mitarbeiterbeurteilungen, Mitarbeiterzufriedenheits- und Teamleistungsumfragen, um sie mit dem oberen Management zu teilen.

Alle Unternehmensrichtlinien verfügbar: Mitarbeiter können in Echtzeit auf alle wichtigen Unternehmensinformationen zugreifen, einschließlich Handbücher, Richtlinien und Handbücher usw.

Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter: Verwenden Sie Connecteam, um neue Mitarbeiter schnell und effektiv zu schulen. Sie können „Lesen und Unterschreiben“-Formulare und verschiedene andere Arten von mobilem Training in kürzester Zeit ausfüllen.

Automatisierte Zeiterfassung/Gehaltsabrechnung Behalten Sie einfach den Überblick über die Arbeitszeiten und informieren Sie die Mitarbeiter automatisch, um sicherzustellen, dass sie sich ein- und ausstempeln. Überprüfen Sie, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird, und verwenden Sie Daten, um die nächste Runde des Personalmodells zu informieren. Exportieren Sie Stundenzettel auch ganz einfach nach QuickBooks Online oder Gusto für eine genaue und reibungslose Gehaltsabrechnung.

Interne Kommunikation: Halten Sie Teams über Benachrichtigungen, Updates und Chats (sowohl 1:1 als auch Gruppen) auf dem Laufenden. Finden Sie heraus, welche Mitarbeiter die gesendeten Updates gelesen haben, und senden Sie Erinnerungen an diejenigen, die dies nicht getan haben. Suchen Sie außerdem wichtige Details aller Mitarbeiter im Mitarbeiterverzeichnis.

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Warum Ihr Unternehmen ein Personalmodell braucht

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt noch unschlüssig sind, gehen wir darauf ein, warum Ihr Unternehmen überhaupt ein Personalmodell benötigt.

COVID-19 hat die Personalbesetzung sicherlich nicht einfacher gemacht. Als die Pandemie begann, waren Unternehmen gezwungen, umfassende Änderungen vorzunehmen, was bedeutete, dass sie ihre Geschäftspläne überdenken mussten. Und die Zahlen lügen nicht.

Eine Studie der University of Chicago ergab, dass die Pandemie dazu geführt hat, dass die Zahl der Entlassungen auf 12,8 % gestiegen ist, während die Neueinstellungen bei 3,8 % blieben. Das bedeutet, dass auf zehn Kündigungen etwa drei Neueinstellungen kamen.

Als die Beschränkungen allmählich gelockert wurden, beeilten sich die Unternehmen, ihre Teams wieder zu vergrößern. Aber sie haben nicht unbedingt Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten eingestellt, um ihren Bedarf zu decken. Tatsächlich geben laut einer Studie aus dem Jahr 2019 52 % der Personalchefs an, dass eine der größten Herausforderungen bei der Personalbesetzung darin besteht, die richtigen Kandidaten zu finden.

Oben haben wir Schritt für Schritt aufgeschlüsselt, was erforderlich ist, um ein erfolgreiches Personalmodell aufzubauen, wenn wir in eine Ära nach der Pandemie eintreten. Ehe Sie sich versehen, wird Ihr Team aus allen Rohren feuern.

Das Endergebnis von Personalmodellen

Wie die jüngsten Ereignisse gezeigt haben, können interne und externe Faktoren es für Unternehmen zwingend erforderlich machen, neu aufzubauen und zum Reißbrett zurückzukehren.

Ob Sie also in der Fertigung, im Gesundheitswesen, im Einzelhandel, im Transportwesen, im Gastgewerbe, in der Reinigung oder im Sicherheitsbereich tätig sind – Personalmanager müssen einen detaillierten Plan haben, wenn es darum geht, die kurz- und langfristigen Anforderungen ihres Unternehmens zu erfüllen.

Ein gut geplantes Personalmodell verschafft der Personalabteilung den dringend benötigten Einblick in die aktuellen Stärken und Schwächen des Unternehmens, welche Fähigkeiten ihm derzeit fehlen und welche Lösungen es implementieren kann, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Und sobald Sie Ihr Personalmodell erstellt haben, können Sie es mit einer All-in-One-App implementieren, um Ihre Abläufe zu optimieren. Wenn Sie einen Plan haben, ist Ihr Unternehmen bereits auf Erfolgskurs.

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