Geschäftsprozessautomatisierung – Vorteile, Anwendungen, Beispiele und Schritte zur Automatisierung

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter Aufgaben nicht unnötig wiederholen oder Aufgaben vorzeitig abbrechen, Details übersehen oder keine Schritte in Arbeitsabläufen überspringen, richten Unternehmen standardisierte Prozesse ein. Diese Geschäftsprozesse gewährleisten Compliance und Konformität in der Arbeitsweise eines Unternehmens. Daher müssen Geschäftsprozesse bei sich wiederholenden Ausführungen konsistent bleiben. Hier kommt die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ins Spiel.

BPA konzentriert sich auf die Automatisierung alltäglicher IT-Prozesse und Geschäftsfunktionen, um die Effizienz zu maximieren, Kosten zu senken und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Laut einem Bericht von Markets and Markets wird erwartet, dass die globale Marktgröße für die Automatisierung von Geschäftsprozessen bis 2026 19,6 Milliarden USD erreichen wird, gegenüber 9,8 Milliarden USD im Jahr 2020, was einer jährlichen Wachstumsrate von 12,2 % entspricht.

Verschiedene Faktoren wie Unternehmen , die planen, ihre IT-Infrastruktur in die Cloud zu migrieren , die Geschäftskontinuität zu verbessern und den Geschäftsbetrieb zu verbessern, haben zu einer breiten Einführung von BPA in den Unternehmen geführt.

Im folgenden Artikel werden wir die Vorteile der Methodik zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zusammen mit den Schritten zur Implementierung der Automatisierung in Geschäftsprozessen erörtern.

Aber bevor wir darauf eingehen, lassen Sie uns zunächst die Unterschiede zwischen der Geschäftsprozessautomatisierung und der robotergesteuerten Prozessautomatisierung verstehen, um das Konzept klarer zu machen.

Lassen Sie uns also ohne weiteres eintauchen!

BPA vs. RPA – Was ist der Unterschied?

Geschäftsprozessautomatisierung wird oft mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung verwechselt, aber beide unterscheiden sich auf ihre Weise. Sie ergänzen sich jedoch gegenseitig und können Ihnen helfen, die unternehmensweite digitale Transformation nahtlos umzusetzen.

Bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung erstellen Softwarebenutzer Softwareroboter oder Bots , die lernen, nachahmen und dann regelbasierte Geschäftsprozesse ausführen können. Die RPA-Automatisierung ermöglicht es Benutzern, Bots zu erstellen, indem sie menschliche digitale Aktionen beobachten. Jeder Bot ist für eine einzelne spezifische Aufgabe konzipiert.

Beispielsweise könnte ein Bot erstellt werden, der sich bei einem System anmeldet, Daten kopiert und diese Daten dann in eine Tabelle einfügt.

BPA hingegen ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen von Anfang bis Ende. BPA ist eine End-to-End-Lösung zur Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse und RPA ist eine Ergänzung zu einem soliden BPA-Ansatz. Darüber hinaus bietet BPA eine Reihe von Funktionen, die in RPA nicht zu finden sind. Dazu gehören Funktionen, die die Zusammenarbeit verbessern und Daten und Einblicke in die Prozessleistung liefern.

Nachdem wir uns nun mit den wichtigsten Unterschieden zwischen RPA und BPA befasst haben, wollen wir uns genauer anschauen, wie Unternehmen von BPA profitieren und warum es ein idealer Ansatz ist, wenn es darum geht, manuelle Prozesse zu automatisieren.

Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

In diesem Abschnitt besprechen wir die wichtigsten Vorteile der Automatisierung im Unternehmen und wie sie die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens verbessern kann.

Reduzierte Kosten

Wenn Geschäftsprozesse manuell ausgeführt werden, wird eine erhebliche Menge an Ressourcen verschwendet und es besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit von Ineffizienzen. Laut einem Bericht verlieren Organisationen jedes Jahr 20-30 % ihres Umsatzes aufgrund ineffizienter Prozesse. Die Umstellung von manuellen auf automatisierte Prozesse ermöglicht eine Fehlerminimierung. Auf diese Weise müssen keine Zeit und kein Geld für die Behebung von Problemen aufgewendet werden. Außerdem werden Ressourcen optimal genutzt und Verschwendung eliminiert.

Generali, ein führender europäischer Versicherungsanbieter, ist eines der besten Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen . Es verlagerte sich von papierbasierten Prozessen, die sie Zeit und Geld kosteten, zu automatisierten Geschäftsprozessen. Dies reduzierte die Zeit, um komplexe Aufgaben zu zeichnen, um die Hälfte und spart bis zu 90 % durch wiederverwendbare Prozesse.

Verbessertes Kundenerlebnis

Einer der spannendsten Vorteile von BPA ist seine positive Wirkung auf Ihre Kunden , ihre Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen und die Art und Weise, wie Sie ihnen dienen.

Mit BPA können Sie effizient und schneller auf Kundenanfragen reagieren, die Zeit Ihrer Kunden respektieren und gleichzeitig ihre Anfragen und Anfragen erfolgreich beantworten.

Was früher mehrere Stunden oder sogar Tage dauerte, dauert jetzt nur noch Minuten. Dies kann natürlich auf eine beliebige Anzahl von Kundeninteraktionen angewendet werden, einschließlich der Auftragsabwicklung.

Dies wird den Ruf Ihres Unternehmens bei Ihrem Publikum durch positive Mundpropaganda und stärkere Online-Bewertungen verbessern.

Verbesserte Betriebseffizienz

Die Implementierung von Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bringt eine Vielzahl von betrieblichen Vorteilen mit sich. Zunächst einmal sind automatisierte Prozesse weitgehend freihändig, was bedeutet, dass Sie nicht persönlich sicherstellen müssen, dass eine Aufgabe im Prozess zur nächsten übergeht.

Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen auch das Erkennen und Korrigieren von Fehlern und Engpässen in Arbeitsabläufen. Dies trägt insgesamt zu einer höheren Prozesseffizienz bei.

Beispielsweise implementierte Adidas eine Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, um seine Prozesse zu standardisieren und verschiedene Abteilungen zu automatisieren, darunter Finanzen, Marketing, E-Commerce und Einzelhandel. Die äußerst erfolgreiche Initiative verkürzte die Markteinführungszeit im Vergleich zur traditionellen Eigenentwicklung um zwei Drittel und steigerte die betriebliche Effizienz um 60 %.

Sichtbarkeit und Transparenz

Mit der Automatisierung kann die Sichtbarkeit von Prozessen im gesamten Unternehmen durch anpassbare Dashboards verbessert werden. Etablierte Key Performance Indicators (KPIs) können einfach für mehrere Prozesse nachverfolgt werden. Ausführliche Berichte zur Prozessleistung können wertvolle Einblicke in Bereiche geben, die verbessert werden müssen.

Automatisierung erleichtert auch die Transparenz in Geschäftsprozessen. Dies hilft den Teams, über die zugewiesenen Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben, und fördert die Verantwortlichkeit.

Beispielsweise wollte Insight Investment, ein globales Vermögensverwaltungsunternehmen, Geschäftsprozesse dokumentieren, entdecken und digitalisieren, um Transparenz zu schaffen. Durch die Verwendung anpassbarer Dashboards zur Visualisierung der Daten haben sie die Grundlage für ein Berichtssystem geschaffen, das die Komplexität reduziert, der Geschäftsleitung Transparenz bietet und die Übergabe von Aufgaben zuverlässiger macht.

Verbesserte Mitarbeitermoral

Ein entscheidender Vorteil der Methodik zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die höhere Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Durch die Automatisierung können Mitarbeiter ihre Arbeit reibungslos erledigen. Genehmigungen sind schneller, was bedeutet, dass Teams keine Zeit damit verbringen müssen, zu warten und Manager daran zu erinnern.

Transparenz in Prozessen verhilft Leistungsträgern zu der Anerkennung, die sie verdienen. Die durch die Automatisierung freigesetzte Bandbreite kann Mitarbeiter zu Innovationen motivieren und die Arbeitsweise verbessern.

Nachdem wir nun verstanden haben, was Geschäftsprozessautomatisierung ist, und die wichtigsten Vorteile zusammen mit Beispielen zur Geschäftsprozessautomatisierung durchgegangen sind, ist es an der Zeit, sich mit den wichtigsten Anwendungsfällen der Automatisierung von Unternehmensprozessen zu befassen .

Schlüsselanwendungen der Geschäftsprozessautomatisierung

Anwendungsfälle für die Automatisierung von Geschäftsprozessen können eine Vielzahl von Betriebsbereichen abdecken, von der Einstellung über Budgetgenehmigungen bis hin zu Vertrieb und Marketing. Schauen wir uns einige davon genauer an.

Rekrutierung und HR

Rekrutierung und Personalwesen sind die Schlüsselbereiche, die aufgrund der Anzahl der zu verwaltenden Prozesse und des Papierkrams einer Automatisierung bedürfen.

Onboarding und Rekrutierung sind oft ein langwieriger und zeitaufwändiger Prozess. Durch die Implementierung der Automatisierung können jedoch manuelle Arbeitsweisen, wie das Schalten von Stellenanzeigen oder das Durchgehen von Compliances für neue Mitarbeiter, automatisiert werden.

HR ist eine weitere Abteilung, die viele manuelle Schreibarbeiten erfordert – von denen viele automatisiert werden können. Einige dieser Aufgaben umfassen die Verfolgung von Arbeitszeittabellen von Mitarbeitern, Austrittsgespräche, Leistungsmanagement und mehr. Die Zeitersparnis durch die Automatisierung von Prozessen hilft HR-Mitarbeitern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. HR-Teams könnten die Schulung, Kultur und das Wohlbefinden der Mitarbeiter effektiver verwalten.

Rechnungsverarbeitung

Den Überblick über aufzählige Rechnungen zu behalten, kann mühsam sein und bei manueller Bearbeitung zu Fehlern führen. Mit BPA können Sie die Verarbeitung von Rechnungen automatisieren und pünktliche Zahlungen für Ihre Lieferanten sicherstellen. Dies wird auch menschliche Fehler und Ungenauigkeiten im Zahlungsprozess reduzieren.

Durch die Automatisierung können Sie Ihrem Account-Team viel Zeit sparen und es kann sich auf Aufgaben mit hoher Priorität wie Budgetentscheidungen und Prognosen konzentrieren.

Kauforder

Bestellungen spielen eine entscheidende Rolle im gesamten Beschaffungsprozess. Sie ermöglichen es Organisationen, Waren und Dienstleistungen zu beschaffen, die sie für ihren Betrieb benötigen. Dieser Prozess wird jedoch durch physische Formulare und manuelle Dateneingabe beeinträchtigt. Mitarbeiter verbringen den größten Teil ihrer Zeit jede Woche mit sich wiederholenden Aufgaben wie dem Ausfüllen derselben Bestellungen.

Mithilfe von Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen können Sie diesen gesamten Prozess mühelos rationalisieren. Sie können Ihre Bestellformulare digitalisieren und sogar mit einer SQL-Datenbank verbinden, um Kundeninformationen abzurufen.

Kostenabrechnungen

Die manuelle Verwaltung von Spesenabrechnungen führt zu längeren Bearbeitungszeiten und macht das Unternehmen anfällig für Spesenbetrug. Mitarbeiter können beispielsweise falsche Angaben machen oder aufblähen. Mit BPA erstellen Sie einen automatisierten Workflow, der jeden Schritt rationalisieren und das Risiko menschlicher Fehler reduzieren kann.

Mitarbeiter können schnell elektronische Formulare ausfüllen und sogar Quittungen hinzufügen. Sobald eine Spesenabrechnung eingereicht wurde, wird das Formular automatisch an ihren Vorgesetzten weitergeleitet, der es dann sofort überprüfen kann.

Während dieses Prozesses können die Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen nachverfolgen. Der automatisierte Prozess stellt auch sicher, dass die Mitarbeiter die Erstattung rechtzeitig erhalten, und reduziert Spesenbetrug, da es eine klare Spur gibt.

Budgetgenehmigungen

Budgetfreigaben sind wesentliche Dokumente, wenn es um die Finanzplanung geht. Sie ermöglichen Unternehmen, ihre Budgets effektiv zu verwalten und für die Zukunft zu planen. Die manuelle Verwaltung von Budgetgenehmigungen kann jedoch mühsam und zeitaufwändig sein, insbesondere für das Finanzteam, das sie überprüfen und genehmigen muss.

Mithilfe von Automatisierungssoftware können Sie ganz einfach benutzerdefinierte Formulare für Budgetgenehmigungen erstellen. Sie können die Software auch verwenden, um einen automatisierten Workflow zu erstellen, der alle Formulare an die richtigen Genehmiger weiterleitet.

Verkauf und Marketing

Ein weiterer wichtiger Bereich, der enorm von Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren würde, sind Vertrieb und Marketing. Wenn Vertriebsmitarbeiter und BPA-Lösungen zusammenarbeiten, können sie die Ressourcenzuweisung, Verkaufsprognosen, Verwaltungsaufgaben und mehr verbessern. Vertriebsmitarbeiter können sich stärker auf den Kunden konzentrieren, indem sie die Kontaktzeit und das Kundenerlebnis erhöhen .

Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen haben, wenn sie auf Marketingabteilungen angewendet werden, ein enormes Potenzial im E-Mail-Marketing und Lead-Management. Es bietet Kosteneffizienz und liefert die gewünschten Geschäftsergebnisse. Es hilft auch bei der Lead-Pflege, Lead-Erfassung, Lead-Qualifizierung und Lead-Bewertung. Darüber hinaus unterstützt es auch bei automatisierten Antworten/Kundensupport.

Urlaubsanträge

Mitarbeiter können Anträge auf Freistellung aufgrund persönlicher Notfälle oder Krankheit stellen. Die Bearbeitung dieser Anfragen kann mit physischen Formularen oder E-Mails ziemlich schwierig sein. Mit BPA können Sie diesen Prozess rationalisieren und es Ihren Mitarbeitern erleichtern, Urlaubsanträge zu stellen. Dies bringt Transparenz in den Prozess und beschleunigt dadurch Genehmigungen.

Außerdem ist es für Manager wichtig, einen Prozess für Urlaubsanträge zu haben, um die Mitarbeiter angemessen zu entlohnen.

Preisangebote

Wenn potenzielle Kunden nach einem Angebot fragen, bedeutet dies, dass sie sehr daran interessiert sind, mit Ihnen Geschäfte zu machen. Aber sie benötigen immer noch detaillierte Preisinformationen, um ihnen zu helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Jede Verzögerung in diesem Prozess kann Sie möglicherweise einen potenziellen Kunden kosten.

Ihr Vertriebsteam kann mithilfe der BPA-Software schnell Preisangebote erstellen und diese automatisch zur Überprüfung an einen Manager senden.

Die Automatisierung von Preisangeboten kann dazu beitragen, einen guten ersten Eindruck bei Kunden zu hinterlassen. Alles, was Sie tun müssen, ist Ihren Kunden einfach einen Link zum Preisangebot zu senden, und sie können das Dokument sofort unterschreiben – ohne sich mit E-Mails herumschlagen zu müssen.

Schritte zur Implementierung der Geschäftsprozessautomatisierung

Laut einer Umfrage glauben 75 % der Unternehmen, dass BPM und Technologien ihrer Organisation geholfen haben, ihre Ziele zu erreichen. Darüber hinaus geben 73 % an, dass das Interesse ihrer Organisation an BPM in den letzten Jahren leicht oder schnell gestiegen ist.

Diese Statistiken zeigen, wie Unternehmen auf der ganzen Welt auf Automatisierung umstellen, um ihre Produktivität zu steigern und ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.

In diesem Abschnitt haben wir einige Schritte aufgelistet, die Ihnen helfen, die Automatisierung von Unternehmensprozessen in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu implementieren.

Also, lass uns direkt darauf eingehen.

Identifizieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Der erste Schritt bei der Entscheidung für Dienstleistungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen besteht darin, sich wiederholende Aufgaben und Bereiche in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, die möglicherweise Verbesserungsmöglichkeiten bieten.

Um solche Bereiche und Probleme zu identifizieren, ist ein tiefes Verständnis des Geschäfts entscheidend. Die beste Option wäre, eine visuelle Darstellung Ihres aktuellen Workflows mit Hilfe von Flussdiagrammen zu erstellen. Dies wird Ihnen helfen, Ihr Unternehmen besser zu verstehen und sich wiederholende Aufgaben zu identifizieren.

Dies ist ein wichtiger Schritt, der in enger Zusammenarbeit mit den tatsächlichen Benutzern des Prozesses und den wichtigsten Interessengruppen durchgeführt werden muss.

Sie sollten auch die Nettovorteile der Geschäftsprozessautomatisierung in Bezug auf effektive Kosteneinsparungen und Zeitersparnis berücksichtigen. Dies wird dazu beitragen, einen klaren Business Case zu präsentieren, um die Automatisierung dieser Geschäftsprozesse zu unterstützen.

Definieren Sie Ihre Ziele

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Geschäftsziele und -vorgaben anhand des aktuellen Workflows als Benchmark zu definieren. Ihr Ziel kann es sein, alltägliche Aufgaben wie das Verfassen und Versenden von E-Mails, das Benachrichtigen von Teammitgliedern oder das Aktualisieren von Aufgabenstatus zu automatisieren.

Möglicherweise möchten Sie auch, dass sich Ihre Mitarbeiter mehr auf Prozesseinblicke und -optimierung konzentrieren, anstatt viel Zeit mit der Dateneingabe zu verbringen.

Es könnte möglicherweise alles sein, aber Sie sollten in der Lage sein zu begründen, wie Ihre Ziele mithilfe der Automatisierung erreicht werden und wie Sie sie messen und Ihre Leistung verfolgen.

Wählen Sie die richtige Automatisierungslösung

Sie müssen nicht Millionen von Dollar für benutzerdefinierte Codierungssoftware ausgeben, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. Es gibt eine Vielzahl von Diensten zur Geschäftsprozessautomatisierung und Datenanalyse auf dem Markt, die Unternehmen bei der Gestaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützen können. Wählen Sie eine Software oder lassen Sie sich eine benutzerdefinierte Software erstellen, die ideal zu Ihrem Unternehmen passt. Fordern Sie eine Demo an und erfahren Sie, wie die Automatisierungstools die Geschäftsziele unterstützen können.

Basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen können Sie drei bis fünf Anbieter in die engere Wahl ziehen und dann eine vergleichende Analyse durchführen, um den besten auszuwählen. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Software einfach und benutzerfreundlich ist und von Ihren Benutzern leicht angepasst werden kann.

Benutzer schulen

Sobald Sie das Automatisierungstool in Ihrem Unternehmen implementiert haben, besteht der nächste Schritt darin, die Mitarbeiter in der Verwendung der neuen Software zu schulen.

Jede neue Änderung, die von der Geschäftsleitung eingebracht wird, stößt in der Regel auf Widerstand der Mitarbeiter, da sie sie für unnötig halten. Daher ist es zwingend erforderlich, Endbenutzer vom ersten Schritt an einzubeziehen. Beziehen Sie sie in Ihre Diskussionen ein, damit sie den Prozess besser verstehen und ihre Ideen und ihr Feedback teilen können.

Die Bereitstellung eines klaren Übergangspfads vom bestehenden manuellen Prozess zum neuen automatisierten System und die Bereitstellung angemessener Schulungen würden einen großen Beitrag zu einem erfolgreichen Übergang leisten.

Verfolgen Sie Ihre Fortschritte

Sobald Sie Ihr neues automatisiertes System in Betrieb genommen haben, ist es wichtig, die KPIs weiter zu verfolgen und das Workflow-System zu verbessern.

Ihre Benutzer werden wertvolles Feedback zum Prozess geben; Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Feedback umsetzen, um die Probleme zu beheben und den aktuellen Workflow zu verbessern.

Kontinuierliche Überwachung und Messung Ihres automatisierten Arbeitsablaufs helfen dabei, Engpässe zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten vorzuschlagen. Die kontinuierliche Bewertung Ihres neu aktualisierten Workflows wird Ihrem Team helfen, effizienter zu werden.

Abschließende Gedanken

Die Automatisierung der Geschäftsprozesse kann einem Unternehmen dabei helfen, von einem linearen zu einem schnelleren Wachstum zu gelangen. Von der Bestandsverwaltung über die Einarbeitung von Mitarbeitern bis hin zur Digitalisierung von Kernprozessen werden Sie feststellen, dass optimierte automatisierte Systeme die manuelle Verarbeitung zugunsten eines reibungslosen, fehlerfreien Betriebs ausschließen.

Wenn Sie die Kosten für schwerfällige manuelle Prozesse senken und Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren möchten, können Sie sich an ein renommiertes Unternehmen für KI-Softwareentwicklung wie Appinventiv wenden. Appinventiv beherrscht alle komplexen Technologien, die zur effizienten Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse erforderlich sind.

Beispielsweise haben wir kürzlich einer globalen Bank geholfen, ihre Bankprozesse mithilfe von Technologien für künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen zu automatisieren. Unsere Geschäftsautomatisierungslösungen halfen ihnen bei der Bewältigung komplexer Aufgaben wie der Lösung von Kundenbeschwerden in Echtzeit und der Meldung von Fällen gestohlener Kreditkarten.

Die Automatisierung führte zu einer Steigerung der Kundenbindungsrate um 20 % und einer Reduzierung manueller Prozesse um 35 %.

Falls Sie also Hilfe bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse benötigen, können Sie sich an uns wenden . Unsere Experten bieten eine umfassende Lösung, die erschwinglich und einfach zu bedienen ist. Sie führen Sie auch durch die wichtigen Funktionen der Geschäftsprozessautomatisierung, die Sie in Ihre Software integrieren können.